How to Build the Best Editorial Style Guide in 10 Steps (Template) 71
Als marketeer is het creëren van content die lezers omzet in klanten essentieel voor een succesvolle contentstrategie.
Maar als uw team uit meerdere schrijvers bestaat, kan het lastig zijn om consistentie in content en merkstandaarden af te dwingen.
Dit geldt vooral voor teamleden die content moeten schrijven, maar geen schrijver van beroep zijn.
Dus, hoe behoudt u een consistente stem in alle content die uw bedrijf creëert?
Het antwoord begint met een sterke redactionele stijlgids.
Deze zijn de heilige graal van schrijversrichtlijnen, waardoor het voor iedereen gemakkelijk wordt om de stem, stijl en toon van uw organisatie te begrijpen.
Deze geven ook antwoord op vragen over opmaak, gepast gebruik van merktermen, en meer.
Wanneer elke schrijver in uw team is uitgerust met een, zullen ze bereid zijn om inhoud die beter versterkt uw merk uit te voeren.
In deze post, leer je alles wat je moet weten over het creëren van een die werken.
Download uw stijlgids sjabloon
Eén van de redenen waarom bedrijven niet de moeite nemen om stijlgidsen te maken is omdat het tijd kost. Elimineer dat excuus met deze gratis sjabloon. Download het nu, en gebruik dan dit bericht om te leren hoe u elk onderdeel invult. Tegen de tijd dat u klaar bent, hebt u een compleet exemplaar dat u met uw organisatie kunt delen.
Get Your Download Now
Word bovendien lid van onze e-maillijst om op de hoogte te blijven.
Succes! Uw download zou nu moeten beginnen. Of u kunt het hier handmatig downloaden.
Terug naar het begin
Wat is een Content Style Guide, eigenlijk?
In het kader van dit bericht hanteren we de volgende definitie:
Een Content Style Guide is een document waarin de verwachtingen en merknormen worden beschreven waaraan elk stuk inhoud moet voldoen. Hierin moet alles worden beschreven, van grammatica en spelling tot ontwerpelementen, zoals het juiste gebruik van kopteksten en de plaatsing van logo’s.
Terug naar het begin
Hoe ziet een stijlgids eruit?
Als u op zoek bent naar nog meer informatie over hoe u uw stijlgids kunt samenstellen, bekijk dan de volgende 15 voorbeelden.
Terug naar boven
Waarom zijn stijlgidsen belangrijk voor marketeers?
Stijlgidsen zijn niet alleen voor ontwerpers. Ze kunnen alle makers van inhoud helpen het volgende te bereiken:
- Inzicht in uw normen voor prestaties. Wat moet elk stuk dat u publiceert bevatten?
- Houd de inhoud consistent. Dit omvat het juiste gebruik van merktermen, tekstopmaak en meer.
- Leer te schrijven met de stem van uw merk. Uw bedrijf moet klinken als uw bedrijf, ongeacht wie de inhoud schrijft.
Voor alles helpen ze redacteuren en managers tijd te besparen bij het bewerken van de inhoud van schrijvers door van tevoren duidelijke verwachtingen te stellen.
Terug naar boven
Stap 1. Overweeg de AP-stijl te volgen
Als u ooit journalistiek hebt gestudeerd, bent u waarschijnlijk bekend met de AP-stijl.
Maar wist u dat er ook andere stijlboeken zijn die u kunt volgen?
Bedrijven, zoals uitgevers, baseren vaak delen van hun stijlgidsen op de AP-stijl. Overweeg een exemplaar voor uw kantoor te bestellen.
Terug naar het begin
Stap 2. Stel richtlijnen op voor Spanning, Stem en Gezichtspunt
Zelfs de beste schrijvers kunnen herinneringen gebruiken over de basisaspecten van goed schrijven.
Voor teamleden die geen schrijver van beroep zijn, kan het opnemen van enkele algemene tips hen ook helpen fouten te voorkomen.
Algemene beste praktijken moeten zich richten op drie schrijfelementen:
- Spanning: Moet de inhoud worden geschreven in de verleden, tegenwoordige of toekomstige tijd?
- Stem: Terwijl het meeste schrijven in actieve stem zou moeten zijn, is passieve stem aanvaardbaar voor uw merk in bepaalde omstandigheden?
- Gezichtspunt: Moeten schrijvers eerste, tweede, of derde-persoonsperspectief gebruiken bij het schrijven als uw bedrijf?
Understanding When to Use Active Voice vs. Passive Voice
Most content should be written in active voice. Er zijn echter momenten waarop de passieve stem de voorkeur verdient. Maar om de juiste stem te gebruiken, is het belangrijk om het verschil tussen active en passive voice te begrijpen.
(Ter verduidelijking, dit gaat niet over brand voice. Dat komt later aan de orde.)
- Actieve stem: Bij het gebruik van active voice, voert het onderwerp van de zin een actie uit. Ex: CoSchedule maakt geweldige software.
- Passieve stem: Bij gebruik van passieve stem wordt een actie met terugwerkende kracht toegepast op het onderwerp. Ex: De geweldige software is gemaakt door CoSchedule.
In het voorbeeld met de actieve stem komt het onderwerp op de eerste plaats, gevolgd door een werkwoord. Dit verschilt van het voorbeeld met de passieve stem, waarin de handeling eerst komt, gevolgd door het onderwerp.
Hoor je het verschil? Actieve stem klinkt veel vloeiender, terwijl passieve stem formeel klinkt.
Verleden vs. Heden vs. Toekomstige tijd
De tijd vertelt de lezer wanneer iets zal gebeuren, of wanneer het in het verleden is gebeurd. Er zijn drie tijden, elk met vier subcategorieën.
Present Tense
Present tense is een onveranderlijke, herhaalde of terugkerende actie die op dit moment bestaat.
Present Tense Subcategories:
- Simple Present: Het voorkeursgebruik van de tegenwoordige tijd. Het gebruikt het minste aantal woorden van alle andere vormen, en is het beste voor het maken van duidelijke en beknopte berichten.
- Present Progressive: Geeft aan dat een actie aan de gang is die gebeurt op hetzelfde moment dat iemand de verklaring schrijft.
- Present Perfect: Een actie die plaatsvindt op een onbepaald tijdstip in het verleden of begint in het verleden en doorloopt tot het heden.
- Present Perfect Progressive: Een handeling die begint in het verleden, doorgaat tot het heden en kan doorgaan tot in de toekomst.
Past Tense
Past tense drukt een handeling uit die begint en eindigt op een eerder tijdstip.
Past Tense Subcategorieën:
- Simple Past: Dit is het voorkeursgebruik van de verleden tijd. Net als de eenvoudige tegenwoordige tijd is het de minst wijdlopige van alle subcategorieën van de verleden tijd en wordt het geprefereerd vanwege zijn vermogen om duidelijk en beknopt te zijn.
- Verleden Progressief: Een doorlopende actie die in het verleden gebeurt op hetzelfde moment als een andere actie.
- Past Perfect: Een actie die in het verleden gebeurt vóór een andere actie in het verleden.
- Past Perfect Progressive: Een actie die in het verleden begint en eindigt voordat een andere actie plaatsvindt.
Toekomstteken
Toekomstteken drukt een actie uit die in de toekomst plaatsvindt. Het wordt aanbevolen dat schrijvers vermijden in deze stijl te schrijven wanneer ze inhoud creëren voor potentiële klanten.
Toekomstteken Subcategorieën:
- Eenvoudige toekomst: Net als bij de andere twee tijden, eenvoudige toekomst is de voorkeur gebruik van de tijd, omdat het is de minst woordelijke en kan de meest beknopte.
- Future Progressive: Geeft een lopende actie die gebeurt in de toekomst.
- Future Perfect: Een actie die in de toekomst gebeurt vóór een andere toekomstige actie.
- Future Perfect Progressive: Een in de toekomst lopende actie die in de toekomst begint vóór een andere toekomstige actie.
Point of View
Point of view verwijst naar het perspectief dat de auteur aanneemt bij het schrijven.
De drie gezichtspunten:
- Eerste persoon: De spreker verwijst naar zichzelf/zichzelf. Ex: Ik krijg georganiseerd met CoSchedule.
- Tweede persoon: De spreker richt zich rechtstreeks tot de lezer. Ex: Je kunt je organiseren met CoSchedule.
- Derde persoon</em: De spreker verwijst naar een persoon, plaats, ding, of idee. Ex: CoSchedule helpt marketeers zich te organiseren.
Onder het kopje General Writing Best Practices noteer je de volgende informatie:
- Beslis of je in de actieve of passieve stem zult schrijven. Leg uit wanneer (of als) het gebruik van de actieve of passieve stem aanvaardbaar is in uw inhoud.
- Leer schrijvers hoe ze moeten kiezen tussen de tijden. Toon voorbeelden van verschillende tijden en wanneer ze te gebruiken.
- Kies een POV. Kies je POV en leg uit waarom inhoud in die POV geschreven moet worden. Voeg voorbeeldteksten toe.
Terug naar het begin
Stap 3. Vertaal jargon in klantvriendelijke taal
Ten slotte moet in uw stijlgids worden uitgelegd hoe u jargon vertaalt in conversatietaal die klanten begrijpen.
Elk bedrijf en elke bedrijfstak gebruikt wel een of andere vorm van jargon. Dit kunnen acroniemen zijn, steno die verwijst naar producten, of termen die u intern gebruikt (die de meeste mensen niet uit hun context zouden begrijpen).
Lijst veelvoorkomende jargon en intern taalgebruik, en bied betere alternatieven om te gebruiken in content en copy instead.
Bijv. een fabrikant van hybride auto’s zou de term “geavanceerde technologie – gedeeltelijke emissievrije auto” kunnen gebruiken.
Wat een mond vol, toch? Een auto shopper zou beter begrijpen “hybride auto” of “aardgasmotor.”
Template Action Item: Onder het kopje Interne jargonvertalingen:
- Registreer elk stukje jargon dat in uw klantgerichte inhoud voorkomt aan de linkerkant van het schema.
- Reg de klantvriendelijke vertaling van dat jargon aan de rechterkant van de grafiek.
- Voeg rijen toe op basis van het aantal termen dat uw schrijvers vaak zullen tegenkomen.
Terug naar het begin
Stap 4. Leg uit wat de beste schrijfpraktijken zijn voor verschillende formaten en soorten inhoud
Het volgende onderdeel van uw stijlgids draait om het kiezen en schetsen van verwachtingen voor de soorten inhoud die uw marketingteam zal maken.
Er zijn veel verschillende soorten inhoud die u kunt kiezen om te maken.
Enkele veel voorkomende inhoudstypen omvatten:
- Blogposts
- Case Studies
- Infographics
- Podcasts
- Video Scripts
- Social Posts
- Website Content
Nou, u kunt verschillende stijlnormen hebben voor verschillende soorten inhoud. Zo zullen berichten in sociale media waarschijnlijk andere best practices volgen dan videoscripts.
Kijk eens naar de stijlgids van MailChimp. Zij bieden specifieke schrijfaanbevelingen voor tal van verschillende kanalen en inhoudstypen:
Volg hun voorbeeld met uw eigen stijlgids. Neem elk type inhoud op dat uw team maakt.
Terug naar het begin
Stap 5. Bepaal hoe merktermen moeten worden gespeld en geformatteerd
Een ander deel van uw stijlgids moet merknamen, handelsmerken, enzovoort bevatten die op een specifieke manier moeten worden gespeld, telkens wanneer ze worden genoemd.
Soms kan dit juridische gevolgen hebben, zoals wanneer u termen gebruikt die onder een handelsmerk vallen.
Kijkt u eens naar dit voorbeeld van Microsoft.com:
Merk op dat zowel Intel als Core verschillende wettelijke handelsmerksymbolen hebben. Als deze niet juist zijn, kan dit resulteren in een brief van Intels advocaten.
Hier is een ander voorbeeld van dezelfde pagina:
Merk op dat PixelSense niet alleen met een handelsmerksymbool wordt geschreven, maar ook met een hoofdletter S. Dit is waarschijnlijk een merkoverweging die het bedrijf consistent wil houden.
Als u merktermen hebt die op een bepaalde manier moeten worden gespeld of geformatteerd, hetzij om juridische of stilistische redenen, documenteer deze dan in uw stijlgids.
Onder het kopje Merkterminologie, noteer elke merkterm die in uw inhoud wordt gebruikt in de grafiek in uw sjabloon. Als uw bedrijf een groot aantal producten heeft, kunt u overwegen alleen die producten op te nemen waar schrijvers het vaakst naar zullen moeten verwijzen.
Terug naar het begin
Stap 6. Bepaal uw merkstem en -toon
In het volgende deel van uw stijlgids moet worden uitgelegd welke stem, toon en stijl uw merkcontent moet hebben.
Wat is merkstem?
Merkstem is de doelgerichte en consistente personificatie of typering van een merk, vaak uitgedrukt in woorden, toon en cultuur.
Als marketeer is het belangrijk om deze stem te allen tijde over te brengen, of dat nu via content of een andere mediavorm is.
Misschien hebt u uw merkstem al in de vingers, maar als dat niet zo is, probeer dan eens een brainstormsessie met het volgende kader:
Wij zijn , maar we zijn het niet.
Als we bijvoorbeeld een brand voice-sessie zouden doen voor een groot softwarebedrijf, zou het er ongeveer zo uit kunnen zien:
Wij zijn professioneel maar niet stoffig.
Wij zijn slim maar niet arrogant.
Wij zijn technisch onderlegd maar niet ontoegankelijk.
Houd dit proces 15 tot 20 keer vol. Kies vervolgens vier of vijf combinaties die het beste bij uw merkstem passen en leg deze vast in uw sjabloon.
Wat is de toon?
Toon is de verbuiging van uw merkstem. Afhankelijk van de situatie kan uw toon veranderen.
Als u bijvoorbeeld iets weggeeft, kunt u een leuke, luchtige toon aanslaan.
Als u echter vertelt dat uw systeem is uitgevallen, zou u een serieuzere toon aanslaan.
Gebruik de volgende prompt om richtlijnen te creëren rond de juiste toon om aan te slaan in verschillende situaties:
Bij , zou onze standaardtoon moeten zijn , en . Echter, als zich een situatie voordoet waarin door het management wordt bepaald dat onze reguliere toon niet raadzaam is om te gebruiken, verwijs dan naar het volgende:
Als zich voordoet, gebruik dan een toon.
Als zich voordoet, gebruik dan een toon.
Als zich voordoet, gebruik dan toon.
Voeg situaties toe die uw schrijvers waarschijnlijk zullen tegenkomen.
Terug naar boven
Stap 7. Bepaal de prestatienormen
Nadat u hebt vastgesteld welke soorten inhoud u gaat maken, moet u de prestatienormen voor elk type inhoud bepalen.
De prestatienormen zijn richtlijnen waaraan elk stuk inhoud moet voldoen voordat het wordt gepubliceerd.
Bij CoSchedule hebben we bijvoorbeeld vijf prestatienormen waaraan elke schrijver moet voldoen voordat zijn inhoud op onze blog wordt gepubliceerd. Deze zijn:
- Comprehensiveness
- Keyword Targeting
- Actionablity
- Relevance
- Well-Researched
Elke blog post die we schrijven moet aan deze normen voldoen of het zal niet worden gepubliceerd. Stel soortgelijke normen voor uw eigen inhoud.
Terug naar het begin
Stap 8. Stel opmaakrichtlijnen op
Het volgende deel van uw stijlgids is gericht op de opmaak van uw inhoud. Dit deel van uw stijlgids moet de lezers uitleggen wanneer ze dingen als H2- en H3-koppen moeten gebruiken, wanneer ze vetgedrukte of cursieve tekst moeten gebruiken en richtlijnen voor hyperlinks.
Het bepalen van het juiste gebruik van kopteksten
Kopteksten en subkopteksten helpen uw inhoud op te splitsen, zodat het gemakkelijk te lezen is (of voor sommigen, te doorbladeren). Bepaal voor uw schrijvers welke soorten koppen ze moeten gebruiken en wanneer.
Zo worden H2-koppen bijvoorbeeld gebruikt wanneer een nieuwe sectie van de inhoud wordt geïntroduceerd. Als u sub-punten hebt die u voor uw lezer moet opsplitsen die onder diezelfde sectie vallen, gebruikt u een H3-kop.
Wanneer vette/gecalculeerde/regelmatige tekst gebruiken
Volgens Practical Typography zijn er twee regels die u in gedachten moet houden bij het gebruik van vette of gecursiveerde tekst.
- Ze sluiten elkaar uit. Vetgedrukte en gecursiveerde tekst zijn niet één en hetzelfde.
- Gebruik ze niet vaak. Vetgedrukte en cursieve tekst zijn bedoeld om een punt te benadrukken dat u wilt maken.
Hyperlinking Text
Hoe u tekst hyperlinkt, kan van invloed zijn op waar uw lezer op klikt en in sommige gevallen hoe uw pagina rankt voor SEO-factoren.
In het algemeen zijn de beste praktijken voor hyperlinken:
- Elke tekst die u kiest om te markeren, moet de lezer (en zoekmachines) vertellen waar de bestemmingspagina over gaat.
- Hyperlink geen volledige zinnen (tenzij ze extreem kort zijn). Het ziet er overdreven uit.
- Streef ernaar om conversatie ankertekst te gebruiken (dat wil zeggen, stukjes tekst die op zichzelf zinvol zijn).
Onder de kop Formatting Guidelines:
- Beslis wanneer uw schrijvers verschillende koppen moeten gebruiken en zet dit uiteen in uw stijlgids. Voeg indien mogelijk voorbeelden toe.
- Voeg aanbevelingen toe voor het gebruik van vetgedrukte of cursieve tekst in uw inhoud.
- Voeg best practices toe voor het hyperlinken van tekst in uw inhoud.
Terug naar het begin
Stap 9. Definieer richtlijnen voor fotografie
Het laatste deel van uw stijlgids moet beschrijven hoe, waar en welk type afbeeldingen moet worden gebruikt wanneer u uw inhoud creëert.
Bepaal welke soorten foto’s aanvaardbaar zijn
Bepaal eerst welk soort beelden deel gaat uitmaken van uw inhoud.
Er zijn opties zoals stockfotografie die u kunt kopen bij sites als Stock. U kunt ook richtlijnen opstellen voor het gebruik van uw eigen fotografie (hoewel specifieke fotografie waarschijnlijk in uw merkrichtlijnen zou staan), of uw ontwerpers uw eigen afbeeldingen laten maken. Of, je kan een mix van beide hebben. Wat je ook besluit te doen, zorg ervoor dat de beeldverwachtingen duidelijk zijn voor je team.
Outline Guidelines for Image Captions
Het tweede wat je moet beslissen is of je wel of geen bijschriften op je foto’s gaat zetten. Als u besluit ze op te nemen, hoe lang moeten ze zijn, en waar gaat u ze plaatsen?
Motieven kunnen u ook in staat stellen om krediet te geven aan foto’s van derden die u in uw inhoud gebruikt. Dit moet altijd worden gedaan wanneer u een afbeelding van een externe bron gebruikt.
Eisen aan de afbeeldingsgrootte
Het laatste dat hier moet worden gedefinieerd, zijn de juiste foto- en afbeeldingsafmetingen voor verschillende soorten inhoud.
Consistente afmetingen creëren een meer uniform stuk inhoud, dus afhankelijk van de soorten inhoud die u maakt, kan uw standaardgrootte variëren.
Op de CoSchedule-blog bijvoorbeeld, is elke afbeelding die in onze berichten wordt ingevoegd ingesteld op 770px breed (de exacte kolombreedte van onze blog).
Onder de kop Beeldmateriaal:
- Bepaal welke soorten afbeeldingen u in uw inhoud zult gebruiken. Geef ten minste twee voorbeelden.
- In een van uw voorbeeldafbeeldingen geeft u aan waar de afbeeldingscredit moet komen (indien van toepassing).
- In een andere voorbeeldafbeelding geeft u aan waar de bijschriften moeten komen.
- Voor elk type inhoud geeft u de voorkeursafbeeldingsformaten op.
Terug naar het begin
Stap 10. Neem richtlijnen op voor ontwerpelementen
Het laatste deel van uw stijlgids moet een aantal basisontwerpelementen bevatten die elke marketeer of schrijver in uw marketingteam zou moeten kennen.
U hoeft niet zo diep op deze secties in te gaan. Neem gewoon alle informatie op die uw marketeers moeten weten.
Colors
De kleuren die je gebruikt in je content kunnen invloed hebben op je lezer. Dat heet kleurenpsychologie, en als schrijver is het essentieel om de boodschap die je wilt overbrengen af te stemmen op een kleurenschema dat de juiste emoties oproept.
In je stijlgids moet je aanwijzingen opnemen over hoe je schrijvers kunnen samenwerken met ontwerpers om de boodschap die ze hebben gemaakt af te stemmen op de ontworpen beelden die de ontwerper heeft gemaakt.
Typografie
Het volgende ontwerpelement dat in je stijlgids moet worden opgenomen, is typografie. U moet uw schrijvers duidelijk maken welke verschillende lettertypen acceptabel zijn.
Waarom?
Omdat het helpt consistentie vast te stellen en de verleiding wegneemt om fancy (maar moeilijk te lezen) lettertypen te gebruiken. Het helpt ontwerpers ook te begrijpen hoe ze consistente tekst voor ontworpen afbeeldingen kunnen maken.
Gebruik van logo’s
Het laatste ontwerpelement dat in uw stijlgids moet staan, is waar u uw logo’s in de inhoud plaatst en welk logo op dit moment wordt gebruikt.
Dit zou een betrekkelijk eenvoudig onderdeel moeten zijn en aangeven welk logo in gebruik is en waar het op uw inhoud moet worden geplaatst (als dat al het geval is).
Onder de kop Design Elements neemt u het volgende op:
- Geef een overzicht van uw kleurenpalet. Wat zijn de standaardkleuren die voor uw merk worden gebruikt? Geef een overzicht van hun HEX-codes en de emoties die ze bij uw publiek oproepen.
- Geef een overzicht van aanvaardbare lettertypen. Welke lettertypen gebruikt u als merk? Vermeld het volledige lettertype voor kopteksten, subkopteksten en standaardtekst.
- Voeg uw huidige logo toe. Voeg diagrammen bij van waar uw logo moet worden geplaatst, in context, op verschillende inhoudstypen die uw team maakt.
Terug naar af
Nu hebt u een voltooide stijlgids
Nu u deze hele post hebt gelezen, zou u in staat moeten zijn om een volledige stijlgids voor uw team op te stellen.
Controleer hem dubbel op spelling, grammatica en nauwkeurigheid en verstuur hem naar uw team. Laat de stijlgids voor de rest zorgen.