Jak stworzyć najlepszy przewodnik stylu redakcyjnego w 10 krokach (szablon) 71
Jako marketer, tworzenie treści, które przekształcają czytelników w klientów, jest kluczem do udanej strategii treści.
Jednakże, jeśli Twój zespół ma wielu pisarzy, może być trudno wyegzekwować spójność treści i standardy marki.
Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku członków zespołu, którzy muszą pisać treści, ale nie są pisarzami z zawodu.
Jak więc utrzymać spójny głos we wszystkich treściach tworzonych przez Twoją firmę?
Odpowiedź zaczyna się od silnego przewodnika stylu redakcyjnego.
Odpowiadają również na pytania dotyczące formatowania, odpowiedniego używania terminów związanych z marką i nie tylko.
Gdy każdy pisarz w Twoim zespole jest wyposażony w jeden z nich, będzie przygotowany do wykonania treści, które lepiej wzmacniają Twoją markę.
W tym poście dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o tworzeniu jednego, który działa.
Pobierz swój szablon przewodnika stylu
Jednym z powodów, dla których firmy nie zawracają sobie głowy tworzeniem przewodników stylu, jest to, że wymagają one czasu. Wyeliminuj tę wymówkę dzięki temu darmowemu szablonowi. Pobierz go teraz, a następnie skorzystaj z tego postu, aby dowiedzieć się, jak wypełnić każdą sekcję. Gdy skończysz, będziesz mieć kompletną kopię, którą możesz podzielić się ze swoją organizacją.
Pobierz teraz
Plus, dołącz do naszej listy e-mailowej, aby być na bieżąco.
Sukces! Twoje pobieranie powinno się wkrótce rozpocząć. Możesz też pobrać go ręcznie tutaj.
Back to the Top
What is a Content Style Guide, Anyway?
Dla celów tego postu, oto definicja, z którą będziemy pracować:
Przewodnik stylu treści to dokument, który określa oczekiwania i standardy marki, które musi spełniać każdy element treści. Powinien on opisywać wszystko, od gramatyki i ortografii po elementy projektu, takie jak prawidłowe użycie nagłówków i umieszczenie logo.
Back to the Top
Jak wygląda przewodnik stylu?
Jeśli szukasz jeszcze więcej informacji o tym, jak zbudować przewodnik stylu, zapoznaj się z poniższymi 15 przykładami.
Back to the Top
Dlaczego przewodniki stylu są ważne dla marketerów?
Przewodniki stylu nie są przeznaczone wyłącznie dla projektantów. Mogą one pomóc wszystkim twórcom treści osiągnąć następujące cele:
- Zrozumienie swoich standardów działania. Co powinna zawierać każda publikowana przez Ciebie treść?
- Zachowaj spójność treści. Obejmuje to właściwe użycie terminów marki, formatowanie tekstu i inne elementy.
- Dowiedz się, jak pisać głosem swojej marki. Twoja firma powinna brzmieć jak Twoja firma, bez względu na to, kto pisze treść.
Przede wszystkim pomagają one redaktorom i menedżerom zaoszczędzić czas na przerabianiu treści pisanych przez autorów dzięki określeniu z góry jasnych oczekiwań.
Back to the Top
Krok 1. Rozważ zastosowanie stylu AP
Jeśli kiedykolwiek brałeś udział w zajęciach z dziennikarstwa, prawdopodobnie znasz styl AP.
Ale czy wiesz, że są też inne podręczniki stylu, które możesz stosować?
Marki, podobnie jak wydawcy, często opierają część swoich przewodników stylu na stylu AP. Rozważ zamówienie egzemplarza dla swojego biura.
Back to the Top
Krok 2. Establish Guidelines for Tense, Voice, and Point of View
Nawet najlepszym pisarzom przydadzą się przypomnienia o podstawowych aspektach dobrego pisania.
Dla członków zespołu, którzy nie są pisarzami z zawodu, włączenie kilku ogólnych wskazówek może pomóc im uniknąć błędów, too.
Ogólne najlepsze praktyki powinny koncentrować się wokół trzech elementów pisania:
- Tense: Czy treść powinna być napisana w czasie przeszłym, teraźniejszym lub przyszłym?
- Głos: Podczas gdy większość pisania powinna być w głosie czynnym, czy głos bierny jest dopuszczalny dla Twojej marki w pewnych okolicznościach? Czy pisarze powinni używać pierwszej, drugiej lub trzeciej osoby podczas pisania jako Twoja firma?
Understanding When to Use Active Voice vs. Passive Voice
Większość treści powinna być napisana w aktywnym głosie. Istnieją jednak sytuacje, w których głos bierny może być lepszy. Aby jednak użyć właściwego głosu, ważne jest, aby zrozumieć różnicę między głosem czynnym a biernym.
(Dla wyjaśnienia, to nie odnosi się do głosu marki. To będzie dotknięte później.)
- Głos czynny: Kiedy używasz głosu czynnego, podmiot zdania wykonuje jakąś czynność. Ex: CoSchedule sprawia, że świetne oprogramowanie.
- Passive Voice: Kiedy używasz passive voice, akcja jest stosowana wstecz do podmiotu. Ex: The great software is made by CoSchedule.
W przykładzie active voice, podmiot jest na pierwszym miejscu, a następnie czasownik. Różni się to od przykładu z głosem biernym, gdzie najpierw pojawia się czynność, a następnie podmiot.
Słyszysz różnicę? Głosy czynne brzmią dużo bardziej płynnie, podczas gdy głos bierny brzmi formalnie.
Czas przeszły vs. teraźniejszy vs. przyszły
Czasy mówią czytelnikom, kiedy coś się wydarzy, lub kiedy to się wydarzyło w przeszłości. Istnieją trzy czasy, każdy z czterema podkategoriami czasu.
Czas teraźniejszy
Czas teraźniejszy to niezmienna, powtarzająca się lub powracająca czynność, która istnieje w tej chwili.
Podkategorie czasu teraźniejszego:
- Simple Present: Preferowane użycie czasu teraźniejszego. Używa najmniej słów ze wszystkich innych form i jest najlepszy do tworzenia jasnych i zwięzłych komunikatów.
- Present Progressive: Wskazuje na trwającą akcję, która dzieje się w tym samym czasie, w którym ktoś pisze oświadczenie.
- Present Perfect: Czynność, która dzieje się w nieokreślonym czasie w przeszłości lub zaczyna się w przeszłości i trwa do teraźniejszości.
- Present Perfect Progressive: Działanie, które rozpoczyna się w przeszłości, trwa do chwili obecnej i może trwać w przyszłości.
Past Tense
Past tense wyraża działanie, które rozpoczyna się i kończy w poprzednim punkcie w czasie.
Past Tense Subcategories:
- Simple Past: Jest to preferowane użycie czasu przeszłego. Podobnie jak czas teraźniejszy prosty, jest to najmniej słowny ze wszystkich podkategorii czasu przeszłego i jest preferowany ze względu na jego zdolność do bycia jasnym i zwięzłym.
- Past Progressive: Trwające działanie, które dzieje się w przeszłości w tym samym czasie co inne działanie.
- Past Perfect: Czynność, która dzieje się w przeszłości przed inną czynnością w przeszłości.
- Past Perfect Progressive: Akcja, która zaczyna się w przeszłości i kończy się przed inną akcją occurs.
Future Tense
Future tense wyraża akcję, która ma miejsce w przyszłości. Zaleca się, aby pisarze unikali pisania w tym stylu, gdy tworzą treść dla potencjalnych klientów.
Podkategorie czasu przyszłego:
- Simple Future: Podobnie jak w przypadku pozostałych dwóch czasów, simple future jest preferowanym użyciem tego czasu, ponieważ jest najmniej wordy i może być najbardziej concise.
- Future Progressive: Wskazuje na trwające działanie, które dzieje się w przyszłości.
- Future Perfect: Działanie, które dzieje się w przyszłości przed innym przyszłym działaniem.
- Future Perfect Progressive: Przyszłe trwające działanie, które rozpoczyna się w przyszłości przed innym przyszłym działaniem.
Point of View
Point of view odnosi się do perspektywy, którą autor przyjmuje podczas pisania.
Trzy punkty widzenia:
- First Person: Mówca odnosi się do siebie/do siebie. Ex: I get organized with CoSchedule.
- Druga osoba: Osoba mówiąca zwraca się bezpośrednio do czytelnika. Ex: You can get organized with CoSchedule.
- Third Person</em: Mówca odnosi się do osoby, miejsca, rzeczy lub idei. Ex: CoSchedule pomaga marketerom się zorganizować.
Pod nagłówkiem General Writing Best Practices zapisz następujące informacje:
- Zdecyduj, czy będziesz pisał w głosie czynnym czy biernym. Wyjaśnij, kiedy (lub czy) używanie głosu czynnego lub biernego jest dopuszczalne w twojej treści.
- Naucz pisarzy, jak wybierać między czasami. Pokaż przykłady różnych czasów i kiedy należy używać każdego z nich.
- Wybierz POV. Wybierz swój POV i wyjaśnij, dlaczego treść powinna być napisana w tym POV. Zamieść przykładowy tekst.
Back to the Top
Krok 3. Przetłumacz żargon na język przyjazny dla klienta
Następnie, Twój przewodnik po stylu powinien wyjaśniać, jak przetłumaczyć żargon na język konwersacyjny, który klienci zrozumieją.
Każda firma i branża używa jakiegoś rodzaju żargonu. Może to obejmować akronimy, skróty odnoszące się do produktów lub terminy używane wewnętrznie (których większość ludzi nie zrozumie z kontekstu).
Wymień wspólne elementy żargonu i języka wewnętrznego oraz zaproponuj lepsze alternatywy do wykorzystania w treści i kopiach.
Na przykład, producent samochodów hybrydowych może używać terminu „zaawansowana technologia – pojazd o częściowo zerowej emisji”.
Co za słownictwo, prawda? Kupujący samochód może lepiej zrozumieć „samochód hybrydowy” lub „silnik na gaz ziemny.”
Template Action Item: Pod nagłówkiem Internal Jargon Translations:
- Zapisz każdy element żargonu, który pojawia się w treści skierowanej do klienta po lewej stronie wykresu.
- Zapisz przyjazne dla klienta tłumaczenie wspomnianego żargonu po prawej stronie wykresu.
- Dodaj wiersze na podstawie liczby terminów, z którymi Twoi pisarze będą się często spotykać.
Back to the Top
Krok 4. Wyjaśnij najlepsze praktyki pisania dla różnych formatów i typów treści
Kolejny element przewodnika po stylach dotyczy wyboru i określenia oczekiwań co do typów treści, które będzie tworzyć zespół marketingowy.
Istnieje wiele różnych typów treści, które można wybrać do tworzenia.
Niektóre wspólne typy treści obejmują:
- Blog Posts
- Case Studies
- Infographics
- Podcasts
- Video Scripts
- Social Posts
- Website Content
Now, możesz mieć różne standardy stylu dla różnych typów treści. Na przykład, posty w mediach społecznościowych prawdopodobnie będą stosować inne najlepsze praktyki niż skrypty wideo.
Spójrz na przewodnik stylu MailChimp. Oferuje on konkretne zalecenia dotyczące pisania dla wielu różnych kanałów i typów treści:
Pójdź za ich przykładem, tworząc własny przewodnik stylu. Uwzględnij w nim każdy rodzaj treści tworzonych przez Twój zespół.
Back to the Top
Krok 5. Identify How Branded Terms Must Be Spelled and Formatted
Inna sekcja Twojego przewodnika po stylach powinna identyfikować nazwy marek, znaki towarowe i tak dalej, które muszą być pisane w określony sposób za każdym razem, gdy jest o nich mowa.
Niekiedy może to mieć konsekwencje prawne, na przykład gdy używasz terminów oznaczonych znakami towarowymi.
Patrząc na ten przykład z witryny Microsoft.com:
Zauważ, że zarówno Intel, jak i Core mają różne symbole znaków towarowych. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować listem od prawników Intela.
Oto inny przykład z tej samej strony:
Zauważ, że nazwa PixelSense jest zapisana nie tylko za pomocą symbolu znaku towarowego, ale także za pomocą wielkiej litery S. Jest to prawdopodobnie kwestia marki, którą firma chce utrzymać w spójności.
Jeśli masz jakiekolwiek terminy związane z marką, które muszą być pisane lub formatowane w określony sposób, czy to z powodów prawnych, czy stylistycznych, udokumentuj je w swoim przewodniku stylu.
Pod nagłówkiem Brand Terminology (Terminologia marki) zapisz każdy termin związany z marką, którego używa Twoja zawartość, w tabeli w szablonie. Jeśli Twoja firma ma dużą liczbę produktów, rozważ włączenie tylko tych, do których autorzy będą musieli odwoływać się najczęściej.
Back to the Top
Krok 6. Zdefiniuj głos i ton marki
Kolejna część Twojego przewodnika po stylu powinna wyjaśniać głos, ton i styl, jaki powinny mieć Twoje treści związane z marką.
Co to jest głos marki?
Głos marki to celowa i spójna personifikacja lub charakterystyka marki, często wyrażana za pomocą słów, tonu i kultury.
Jako marketer, ważne jest, aby ten głos był zawsze obecny w treści lub w innej formie medialnej.
Możesz już mieć swój głos marki, ale jeśli nie, spróbuj sesji burzy mózgów z następującymi ramami:
Jesteśmy , ale nie jesteśmy .
Na przykład, gdybyśmy przeprowadzali sesję dotyczącą głosu marki dla dużej firmy programistycznej, mogłoby to wyglądać następująco:
Jesteśmy profesjonalni, ale nie duszni.
Jesteśmy inteligentni, ale nie aroganccy.
Jesteśmy obeznani z technologią, ale nie niedostępni.
Powtórz ten proces 15 do 20 razy. Następnie wybierz cztery lub pięć par, które najlepiej pasują do głosu Twojej marki, i zapisz je w swoim szablonie.
Co to jest ton głosu?
Ton to fleksja głosu Twojej marki. W zależności od sytuacji ton może się zmieniać.
Na przykład, jeśli coś rozdajesz, możesz mieć wesoły, lekki ton.
Jednakże, jeśli mówisz o tym, że Twój system się zepsuł, przyjmiesz bardziej poważny ton.
Użyj następującej podpowiedzi, aby stworzyć wytyczne dotyczące odpowiedniego tonu, który należy stosować w różnych sytuacjach:
W firmie , naszym standardowym tonem powinny być , , i . Jeśli jednak pojawi się sytuacja, w której kierownictwo stwierdzi, że stosowanie naszego standardowego tonu nie jest wskazane, należy odnieść się do następujących kwestii:
Jeśli wystąpi, użyj tonu.
Jeśli wystąpi, użyj tonu.
Jeśli występuje, użyj tonu.
Dodaj sytuacje, z którymi prawdopodobnie zetkną się Twoi pisarze.
Back to the Top
Krok 7. Ustal standardy wydajności
Po określeniu typów treści, które będziesz tworzyć, musisz określić standardy wydajności dla każdego z nich.
Standardy wydajności to wytyczne, które musi spełnić każdy element treści, aby mógł zostać opublikowany.
Na przykład w CoSchedule mamy pięć standardów wydajności, które musi spełnić każdy pisarz, zanim jego treść zostanie opublikowana na naszym blogu. Są to:
- Comprehensiveness
- Keyword Targeting
- Actionablity
- Relevance
- Well-Researched
Każdy post na blogu, który piszemy, musi spełniać te standardy lub nie zostanie opublikowany. Ustal podobne standardy dla swoich własnych treści.
Back to the Top
Krok 8. Ustal wytyczne dotyczące formatowania
Kolejna część Twojego przewodnika stylu skupia się na formatowaniu treści. Ta część twojego przewodnika stylu powinna wyjaśnić czytelnikom, kiedy używać takich rzeczy jak nagłówki H2 i H3, kiedy używać pogrubienia lub kursywy i wytycznych dotyczących hiperłączy.
Determining Appropriate Header Tag Usage
Nagłówki i podnagłówki pomagają rozbić twoją treść, więc jest ona łatwa do czytania (lub dla niektórych, skim). Określ dla swoich pisarzy, jakie typy nagłówków powinny być używane i kiedy.
Na przykład, nagłówki H2 będą używane za każdym razem, gdy wprowadzana jest nowa sekcja treści. Jeśli masz podpunkty, które musisz rozbić dla swojego czytelnika, które mieszczą się w tej samej sekcji, użyjesz nagłówka H3.
Kiedy używać pogrubionego/pochylonego/regularnego tekstu
Zgodnie z Practical Typography, istnieją dwie zasady, o których należy pamiętać przy używaniu pogrubionego lub pochylonego tekstu.
- Są one wzajemnie wykluczające się. Pogrubienie i kursywa nie są jednym i tym samym.
- Nie używaj ich często. Pogrubienie i kursywa są przeznaczone do podkreślenia punktu, który chcesz zrobić.
Hyperlinking Text
Jak hiperłącze tekst może mieć wpływ na to, co czytelnik kliknie, a w niektórych przypadkach, jak Twoja strona plasuje się w rankingu dla czynników SEO.
Ogólnie, najlepsze praktyki dotyczące hiperłączy to:
- Każdy tekst, który zdecydujesz się wyróżnić, powinien powiedzieć czytelnikowi (i wyszukiwarkom), o czym jest strona docelowa.
- Nie umieszczaj hiperłączy do pełnych zdań (chyba że są wyjątkowo krótkie). Wygląda to przesadnie.
- Staraj się używać konwersacyjnych anchor text (czyli fragmentów tekstu, które miałyby sens same w sobie).
Pod nagłówkiem Formatting Guidelines:
- Zdecyduj, kiedy twoi autorzy muszą używać różnych nagłówków i przedstaw to w swoim przewodniku stylu. Dołącz przykłady, jeśli możesz.
- Dodaj zalecenia dotyczące tego, kiedy należy używać pogrubienia lub kursywy w treści.
- Dodaj najlepsze praktyki dotyczące hiperłączy w treści.
Back to the Top
Krok 9. Zdefiniuj wytyczne dotyczące fotografii
Ostatnia część Twojego przewodnika po stylu powinna określać, jak, gdzie i jakiego rodzaju obrazy powinny być używane podczas tworzenia treści.
Decide Which Types of Photos Are Acceptable
Przede wszystkim zdecyduj, jakiego typu obrazy będą częścią Twojej treści.
Istnieją takie opcje jak fotografia stockowa, którą możesz zakupić w serwisach takich jak iStock. Możesz również określić wytyczne dotyczące korzystania z własnej fotografii (chociaż specyfika fotografii będzie prawdopodobnie w wytycznych marki), lub zlecić projektantom stworzenie własnych obrazów. Możesz też połączyć oba rozwiązania. Cokolwiek zdecydujesz się zrobić, upewnij się, że oczekiwania dotyczące obrazu są jasne dla twojego zespołu.
Outline Guidelines for Image Captions
Drugą rzeczą, którą musisz zdecydować jest to, czy zamierzasz umieścić podpisy na swoich zdjęciach. Jeśli zdecydujesz się je dołączyć, jak długie powinny być i gdzie zamierzasz je umieścić?
Podpisy mogą również pozwolić ci na przyznanie kredytu zdjęciom osób trzecich, których używasz w swoich treściach. Należy to zrobić za każdym razem, gdy używasz obrazu z zewnętrznego źródła.
Establish Image Size Requirements
Ostatnią rzeczą, która powinna być tutaj zdefiniowana, są odpowiednie wymiary zdjęć i obrazów dla różnych typów treści.
Spójny rozmiar tworzy bardziej jednolity kawałek treści, więc w zależności od typów treści, które tworzysz, twój standardowy rozmiar może się różnić.
Na przykład na blogu CoSchedule każda grafika, która jest wstawiana do naszych postów, jest ustawiona na 770px szerokości (dokładna szerokość kolumny naszego bloga).
Pod nagłówkiem Imagery:
- Zidentyfikuj, jakich typów obrazów użyjesz w swoich treściach. Podaj co najmniej dwa przykłady.
- W jednym z przykładowych obrazów wskaż, gdzie należy umieścić kredyt obrazu (jeśli dotyczy).
- W innym przykładowym obrazie określ, gdzie należy umieścić podpisy.
- Dla każdego typu treści wymień preferowane rozmiary obrazów dla każdego z nich.
Back to the Top
Krok 10. Dołącz wytyczne dotyczące elementów projektu
Ostatnia część Twojego przewodnika po stylu powinna zawierać niektóre z podstawowych elementów projektu, które każdy marketer lub pisarz w Twoim zespole marketingowym powinien znać.
Nie musisz zagłębiać się w te sekcje. Wystarczy zawrzeć wszelkie informacje, które Twoi marketerzy muszą znać.
Colors
Kolory, których używasz w swoich treściach, mogą wpłynąć na Twojego czytelnika. Nazywa się to psychologią kolorów, a jako pisarz, istotne jest, aby dopasować wiadomość, którą chcesz wysłać do schematu kolorów, który wywołuje odpowiednie emocje.
W swoim przewodniku po stylu zawrzyj wskazówki, w jaki sposób Twoi pisarze mogą współpracować z projektantami, aby dopasować wiadomości, które stworzyli do zaprojektowanych obrazów, które projektant zbudował.
Typografia
Kolejnym elementem projektu, który powinien być zawarty w Twoim przewodniku po stylu jest typografia. Powinieneś wyłożyć swoim pisarzom różne czcionki, które są dopuszczalne.
Dlaczego?
Ponieważ pomaga to ustanowić spójność i eliminuje pokusę użycia wymyślnych (ale trudnych do odczytania) czcionek. Pomoże również projektantom zrozumieć, jak stworzyć spójny tekst dla zaprojektowanych obrazów.
Użycie logo
Ostatnim elementem projektu, który powinien znaleźć się w Twoim przewodniku stylu jest miejsce umieszczenia logo w treści i jakie logo jest w bieżącym użyciu.
To powinna być stosunkowo prosta sekcja i nakreślać jakie logo jest w użyciu i gdzie powinno być umieszczone w treści (jeśli w ogóle).
Pod nagłówkiem Elementy projektowe zamieść następujące elementy:
- Wymień swoją paletę kolorów. Jakie są standardowe kolory, które są używane dla Twojej marki? Wymień ich kody HEX i emocje, jakie każdy z nich wywołuje u odbiorców.
- Wymień akceptowalne czcionki. Jakich czcionek używasz jako marka? Wymień pełną czcionkę dla nagłówków, podnagłówków i standardowego tekstu.
- Dołącz swoje aktualne logo. Dołącz schematy, gdzie logo powinno być umieszczone, w kontekście, na różnych typów treści twój zespół creates.
Back to the Top
Now You Have A Completed Style Guide
Now, że przeczytałeś cały ten post powinieneś być w stanie zbudować cały przewodnik stylu dla swojego zespołu.
Double check it for spelling, grammar and accuracy and ship it out to your team. Niech przewodnik po stylach zajmie się resztą.