O que é o Accounts Receivable(AR)? Definição, lançamentos contábeis, Exemplos
A compreensão da importância das contas a receber é muito crucial para a manutenção da boa saúde financeira do seu negócio. Ter uma boa saúde nas contas a receber é sempre recomendado. Mesmo que você tenha muitos clientes, mas se eles não lhe pagarem a tempo ou não lhe pagarem de todo, pode prejudicar muito o seu negócio.
Os pagamentos tardios dos clientes podem levar a problemas de fluxo de caixa para qualquer negócio. Se uma empresa tem saldo de contas a receber, isso significa que parte da receita ainda está pendente. Se os clientes demorarem mais tempo a pagar, isso pode ter um impacto significativo no seu fluxo de caixa.
As contas a receber são classificadas como um ativo, pois são pagamentos pendentes e são registradas na seção do ativo circulante do balanço.
Vamos cobrir os seguintes tópicos relacionados a contas a receber neste artigo:
O que são contas a receber?
Por que as empresas têm contas a receber?
As contas a receber são um ativo ou um passivo?
Qual é a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
Qual é o lançamento contábil manual para contas a receber?
Exemplo de contas a receber
Como funcionam as contas a receber?
O que acontece se as contas a receber não são pagas nunca?
Qual é o índice de faturamento das contas a receber?
O que é um calendário de envelhecimento das contas a receber?
Dicas de cobrança das contas a receber
Qual é a função do departamento de contas a receber?
Quais são as Responsabilidades do Gestor de Contas a Receber?
O que é a Automação de Contas a Receber?
O que é Contas a Receber?
Contas a Receber (RA) é o dinheiro que os seus clientes lhe devem pela compra de bens e serviços a crédito. As suas contas a receber consistem em todas as facturas não pagas ou dinheiro devido pelos seus clientes. Os seus clientes devem pagar esta quantia antes da data de vencimento da factura. As AR são registadas como um activo no balanço da sua empresa.
Por que as empresas têm contas a receber?
No mundo competitivo de hoje, as empresas precisam de vender bens e serviços a crédito para tornar o processo de pagamento mais flexível e mais fácil para os seus clientes. Permitir que os clientes comprem bens e serviços a crédito também encoraja mais vendas, já que todos os clientes tendem a segurar o dinheiro e estão mais inclinados a comprar a crédito.
Por exemplo – Seu vendedor quer comprar bens de você para vender aos seus clientes já que receberam ordem de venda, mas não têm dinheiro suficiente para pagar pelos bens. Eles comprarão as mercadorias de você a crédito e as enviarão para o depósito do cliente. Uma vez que o fornecedor tenha recebido dinheiro do cliente, ele lhe pagará e compensará a fatura.
Um outro exemplo é para a companhia de eletricidade. Uma companhia de electricidade fornece electricidade a crédito e recolhe dinheiro no final do mês. Todas as faturas não pagas de todos os clientes fazem parte das suas contas a receber.
As contas a receber são um ativo ou um passivo?
As contas a receber são classificadas como um ativo porque são pagamentos pendentes devidos no futuro e fornecem valor à sua empresa. As contas a receber são registradas na seção do ativo circulante do balanço patrimonial. Se o negócio tem que esperar mais de um ano para converter AR em dinheiro, é considerado um activo de longo prazo.
Qual é a diferença entre Contas a Pagar e Contas a Receber?
Contas a Pagar é precisamente o oposto das contas a receber. As contas a receber representam dinheiro que os seus clientes devem por bens e serviços adquiridos a crédito. As contas a receber são uma conta de ativo. As contas a pagar representam o dinheiro que você deve aos seus fornecedores por bens e serviços comprados a crédito. As contas a pagar são uma conta de passivo. Leia mais sobre a diferença em contas a pagar e contas a receber aqui.
O que é o lançamento contábil manual para contas a receber?
Quando uma venda de bens ou serviços é feita a um cliente, você usa seu software de contabilidade para criar uma nota fiscal que automaticamente cria um lançamento contábil manual para creditar a conta de vendas e debitar a conta de contas a receber.
Lançamento contábil manual para registrar a fatura de vendas –
| Nome da conta | Débito | Crédito | > | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Contas a receber | XXX | > | |||
| Vendas | XXX | ||||
Após receber o pagamento em dinheiro do cliente, a conta de caixa seria debitada, e a conta a receber seria creditada.
Entrada de periódico para registrar o pagamento em dinheiro.
| Nome da conta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | XXX | ||||
| Contas Recebíveis | XXX | ||||
Algumas empresas oferecem descontos a clientes que pagam antes da data de vencimento.
Periódico para registar o pagamento em dinheiro com desconto…
| Nome da conta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | XXX | ||||
| Desconto | XXX | ||||
| Contas a Receber | XXX |
Se algum cliente não puder pagar o montante da factura devido à falência, você precisa de anular as contas a receber como uma dívida incerta.
Entrada de periódico para anular contas a receber como uma dívida incobrável-
| Nome da conta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Gastos de Dívida Maus | XXX | ||||
| Contas Recebíveis | XXX | ||||
Se o seu cliente está a devolver os artigos de inventário por qualquer motivo, você precisa emitir uma nota de crédito para o seu cliente.
Entrada no diário para registar a nota de crédito emitida a um cliente…
| Nome da conta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Receita | XXX | ||||
| Contas a Receber | XXX | ||||
Exemplo de Contas a Receber
Aqui explicamos as contas a receber com um exemplo.
A empresa ABC vendeu mercadorias no valor de $50.000 a crédito da empresa CDE. Aqui está o lançamento contábil manual de contas a receber nos livros da empresa ABC:
| Nome da conta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Contas a receber | $50,000 | ||||
| Vendas | >$50,000 | ||||
O custo destes itens para a empresa ABC foi de $10.000. Uma vez que os itens de estoque são entregues à empresa CDE, aqui está o lançamento contábil manual para atualizar o custo dos produtos vendidos nos livros da empresa ABC:
| Nome da conta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Custo dos bens vendidos | $10,000 | ||||
| Inventário | $10,000 | ||||
CDE empresa pagou a quantia total de $50.000 em dinheiro à empresa ABC. Aqui está a entrada do diário de pagamento nos livros da empresa ABC:
| Nome da conta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | $50,000 | ||||
| Contas a Receber | >$50,000 | ||||
Como Funciona a Contabilidade de Contas a Receber?
Aqui explicamos os passos do processo de contas a receber:
Passo 1 Venda de bens e serviços a crédito
O processo de contas a receber começa com a venda de bens ou serviços a clientes a crédito.
Passo 2 Envio de uma factura
A partir do momento em que a venda é confirmada, é necessário enviar uma factura ao seu cliente. Uma factura é um documento de vendas que tem uma lista de produtos e serviços fornecidos com a sua quantidade e preços. Enviar uma factura ao seu cliente é informá-lo sobre o dinheiro devido pelos bens e serviços fornecidos pelo seu negócio. A fatura pode ser enviada aos clientes antes ou depois da entrega das mercadorias ou serviços, dependendo do contrato de venda. Ao criar uma factura, certifique-se de que a factura tem toda a informação importante como:
- Data da factura
- Informação do cliente como nome, facturação e moradas de envio, etc.
- Serviços e nome da mercadoria, quantidade com o preço.
- Valor devido
- Data de vencimento da factura
- Número do pedido de compra relevante e informação se o seu cliente o partilhou consigo.
- Sua informação de contacto
- Termos de pagamento
- Detalhes dos impostos e descontos
A partir do momento em que uma factura é enviada aos seus clientes, também precisa de registar o lançamento contabilístico da factura. Enquanto registra o lançamento contábil manual de notas fiscais, você precisa debitar a conta a receber pelo valor devido pelo seu cliente e creditar a conta de vendas pelo mesmo valor. Você também precisa de lançar o custo das mercadorias vendidas no lançamento contábil manual para atualizar seu estoque. Se você estiver utilizando um sistema contábil como o Deskera Books, estes lançamentos contábeis manuais serão criados automaticamente no momento da geração da nota fiscal de vendas e do preenchimento.
Passo 3 Cobrança de Pagamento
Após o seu cliente ter recebido a fatura, ele precisa fazer o pagamento. Todos os clientes precisam de fazer o pagamento antes da data de vencimento da factura. Depois de ter recebido o pagamento, é necessário dar-lhes um recibo de pagamento e também registar a entrada de pagamento no sistema. Enquanto registra o lançamento contábil manual, você precisa debitar o dinheiro para mostrar um aumento devido ao pagamento e contas a receber para reduzir o valor devido pelo seu cliente.
What Happens If Accounts Receivable Is Not Paid Ever?
Quando os seus clientes não conseguem pagar uma conta a receber devido a falência ou qualquer outro motivo, você precisa anulá-la como uma despesa de cobrança duvidosa. Além disso, se a sua agência de cobrança está cobrando taxas mais altas do que o valor total da dívida, você deve anotar o valor como uma despesa de cobrança duvidosa. Má profundidade acontece quando o cliente é incapaz de pagar devido à falta de finanças disponíveis, ou o cliente está indo à falência.
Qual é o índice de rotatividade de contas a receber?
O índice de rotatividade de contas a receber ajuda você a descobrir o quão rápido seus clientes estão pagando suas contas. O índice de rotatividade de AR é usado para identificar a eficiência de uma empresa na cobrança de suas contas a receber pendentes de clientes. O índice de faturamento médio de contas a receber é calculado dividindo as vendas líquidas por contas a receber médias.
Rácio de Faturamento de Contas a Receber Fórmula –
Rácio de Faturamento de Contas a Receber=Vendas Líquidas de Crédito/ Contas a Receber Médias
Exemplo de Cálculo do Índice de Faturamento de Contas a Receber-
Por exemplo- As vendas líquidas de crédito para a empresa ABC é de $150.000 para este ano. No início do exercício financeiro, $20.000 é saldo de AR, e $10.000 é saldo de contas a receber no final deste ano. Aqui a média de contas a receber será ($20.000+$10.000)/2 que é de $15.000. Para calcular o índice de faturamento de contas a receber, é necessário dividir $150.000 por $15.000, que é 10.
Vendas líquidas- $150.000
Saldo de contas a receber do ano anterior- $20.000
Saldo de contas a receber deste ano- $10.000
Contas a receber médias = ($20.000+$10.000)/2= $15,000
Rácio de Faturamento de Contas a Receber(ARTR)- $150.000/$15.000= 10
O que é um Cronograma de Envelhecimento de Contas a Receber?
Se você tiver muitos clientes, será muito difícil acompanhar e manter as contas a receber de cada cliente. Todos os contabilistas criam um relatório de antiguidade das contas a receber para acompanhar todos os pagamentos pendentes dos clientes. Este relatório pode ser criado manualmente por um contabilista ou pode ser gerado com a ajuda de um software de contabilidade. O cronograma de vencimento do AR mostra a lista de todos os clientes com o período de reembolso. Além disso, o cronograma de envelhecimento destaca os atrasos nos pagamentos dos clientes.
Exemplo do relatório de envelhecimento do RA gerado pelo software de contabilidade Deskera Books:
Amostras do Relatório de Envelhecimento de Contas a Receber-
Dicas de Cobrança de Contas a Receber-
Aqui estão listadas algumas das dicas que as empresas podem empregar para a cobrança de contas a receber:
- Clientes de SK a pagar uma taxa de atraso por pagamentos em atraso
- Recompensar clientes que pagam rapidamente oferecendo alguns descontos
- Enviar alertas de sistema automatizado para facturas em atraso
- Configurar um acompanhamento eficiente…processo para pagamentos pendentes
- Contratar uma agência de cobranças
- Controlar todas as faturas com um software de contabilidade
Qual é a função do Departamento de Contas a Receber?
A principal função do departamento de contas a receber é rastrear todas as contas a receber e acompanhar os pagamentos pendentes dos clientes. O departamento de AR é responsável por gerar as faturas, enviá-las aos clientes, acompanhar os pagamentos pendentes e registrar os pagamentos. Eles também são responsáveis por manter os termos das mercadorias com os clientes, enviando-lhes lembretes amigáveis de pagamento.
Quais são as responsabilidades do gerente de contas a receber?
A principal responsabilidade do gerente de contas a receber é acompanhar os pagamentos pendentes e garantir que a empresa está recebendo todos os pagamentos em tempo hábil. Eles também precisam criar e enviar faturas de vendas para os clientes e enviar-lhes um recibo de pagamento assim que o pagamento for recebido. O gerente de AR deve ter conhecimentos de contabilidade, assim como eles precisam registrar notas fiscais de vendas e lançamentos contábeis manuais de transações de pagamento.
Aqui listamos as principais responsabilidades de um gerente de contas a receber:
- Gerenciar e enviar notas fiscais de vendas e extratos de conta
- Posicionar todas as notas fiscais, lançamentos contábeis manuais de pagamentos
- Realizar reconciliações de contas a receber
- Manter arquivos e registros de contas a receber.
- Investigar e resolver quaisquer irregularidades ou discrepâncias
- Gerir os relatórios relevantes para a gestão
O que é automação de contas a receber?
A automação de contas a receber está automatizando todo o processo de contas a receber com um software de automação de contas a receber. O Software de Automação de Contas a Receber (AR Automation Software) ajuda você a rastrear todas as faturas com seus status de pagamento.
AR Automation Software permite-lhe automatizar o seu processo de facturação e cobrança de pagamentos. Com o AR Automation Software, você pode rastrear suas contas a receber e gerar relatórios abrangentes. O Software de Automatização AR também o ajuda a enviar facturas e extractos por e-mail aos seus clientes.
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Após receber a factura, os seus clientes podem fazer um pagamento online, e o registo do pagamento será automaticamente criado no sistema. Além disso, todos os relatórios financeiros serão gerados, e todos os lançamentos contábeis serão automaticamente lançados.
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Como o Deskera Books o ajuda no processo de contas a receber?
Todas as empresas querem poupar tempo, automatizando o processo de faturamento e cobrança de pagamentos para serem pagos mais rapidamente. Com o Deskera Books, você pode digitalizar todo o processo de RA. Você pode eliminar a impressão e o envio das facturas em papel para os seus clientes. Você pode criar faturas a qualquer hora e em qualquer lugar com o aplicativo web e móvel. Com o Deskera Books, você pode enviar faturas por e-mail aos seus clientes, e eles podem clicar em ‘pagar agora’ para fazer um pagamento on-line. Assim que o pagamento é recebido, todos os relatórios financeiros são automaticamente atualizados. O Deskera Books permite que você seja pago mais rapidamente com os pagamentos online automatizados.
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