¿Qué son las cuentas por cobrar (AR)? Definición, Asientos, Ejemplos
Entender la importancia de las cuentas por cobrar es muy crucial para mantener la buena salud financiera de su negocio. Tener una cuenta por cobrar saludable es siempre recomendable. Aunque tengas muchos clientes, pero si no te pagan a tiempo o no te pagan en absoluto puede perjudicar mucho a tu negocio.
Los pagos atrasados de los clientes pueden conducir a problemas de flujo de caja para cualquier negocio. Si una empresa tiene un saldo de cuentas por cobrar, esto significa que esa parte de los ingresos aún está pendiente. Si los clientes tardan más en pagar, puede tener un impacto significativo en su flujo de caja.
Las cuentas por cobrar se clasifican como un activo ya que son pagos pendientes y se registran en la sección de activo corriente del balance.
En este artículo trataremos los siguientes temas relacionados con las cuentas por cobrar:
¿Qué son las cuentas por cobrar?
¿Por qué las empresas tienen cuentas por cobrar?
¿Son las cuentas por cobrar un activo o un pasivo?
¿Cuál es la diferencia entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?
¿Cuál es el asiento de las cuentas por cobrar?
Ejemplo de cuentas por cobrar
¿Cómo funcionan las cuentas por cobrar?
¿Qué sucede si las cuentas por cobrar no se pagan nunca?
¿Cuál es el índice de rotación de las cuentas por cobrar?
¿Qué es un calendario de vencimiento de las cuentas por cobrar?
Consejos para cobrar las cuentas por cobrar
¿Cuál es la función del departamento de cuentas por cobrar?
¿Cuáles son las responsabilidades del gerente de cuentas por cobrar?
¿Qué es la automatización de las cuentas por cobrar?
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar (AR) son el dinero que sus clientes le deben por comprar bienes y servicios a crédito. Sus cuentas por cobrar consisten en todas las facturas impagadas o el dinero que le deben sus clientes. Sus clientes deben pagar esta cantidad antes de la fecha de vencimiento de la factura. Las cuentas por cobrar se registran como un activo en el balance de su empresa.
¿Por qué las empresas tienen cuentas por cobrar?
En el mundo competitivo de hoy, las empresas necesitan vender bienes y servicios a crédito para que el proceso de pago sea más flexible y fácil para sus clientes. Permitir que los clientes compren bienes y servicios a crédito también fomenta más ventas, ya que todos los clientes tienden a conservar el dinero en efectivo y son más propensos a comprar a crédito.
Por ejemplo, su proveedor quiere comprarle bienes para venderlos a sus clientes, ya que ha recibido una orden de venta pero no tiene suficiente efectivo para pagar los bienes. Le comprará la mercancía a crédito y la enviará al almacén de su cliente. Una vez que su proveedor haya recibido el dinero de su cliente, le pagará a usted y liquidará la factura.
Otro ejemplo es el de la compañía eléctrica. Una compañía eléctrica suministra electricidad a crédito y cobra el dinero a final de mes. Todas las facturas impagadas de todos los clientes forman parte de sus cuentas por cobrar.
¿Las cuentas por cobrar son un activo o un pasivo?
Las cuentas por cobrar se clasifican como un activo porque son pagos pendientes que vencen en el futuro y proporcionan valor a su empresa. Las cuentas por cobrar se registran en la sección de activos corrientes del balance. Si la empresa tiene que esperar más de un año para convertir las cuentas por cobrar en efectivo, se considera un activo a largo plazo.
¿Cuál es la diferencia entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?
Las cuentas por pagar son precisamente lo contrario de las cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar representan el dinero que sus clientes deben por los bienes y servicios adquiridos a crédito. Las cuentas por cobrar son una cuenta de activo. Las cuentas por pagar representan el dinero que usted debe a sus proveedores por los bienes y servicios adquiridos a crédito. Las cuentas por pagar son una cuenta de pasivo. Lea más sobre la diferencia entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar aquí.
¿Qué es el asiento para las cuentas por cobrar?
Cuando se realiza una venta de bienes o servicios a un cliente, usted utiliza su software de contabilidad para crear una factura que automáticamente crea un asiento para acreditar la cuenta de ventas y debitar la cuenta de cuentas por cobrar.
Asiento para registrar la factura de venta-
| Nombre de la cuenta | Debito | Crédito | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | XXX | |||||
| Ventas | XXX | |||||
Una vez recibido el pago en efectivo del cliente, se cargará la cuenta de efectivo y se abonará la cuenta de cuentas por cobrar.
Asiento para registrar el pago en efectivo.
| Nombre de la cuenta | Debito | Abono | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Caja | XXX | |||||
| Cuentas Deudores | XXX | |||||
Algunas empresas ofrecen descuentos a los clientes que pagan antes del vencimiento.
Asiento para registrar el pago al contado con descuento-.
| Nombre de la cuenta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Efectivo | XXX | ||||
| Descuento | XXX | ||||
| Cuentas por cobrar | XXX |
Si algún cliente no puede pagar el importe de la factura por quiebra, hay que dar de baja las cuentas por cobrar como deuda incobrable.
Asiento para cancelar cuentas por cobrar como deuda incobrable-
| Nombre de la cuenta | Débito | Crédito | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gastos por deudas incobrables | XXX | |||||
| Cuentas Deudores | XXX | |||||
Si su cliente devuelve los artículos del inventario debido a cualquier razón, necesita emitir una nota de crédito a su cliente.
Asiento para registrar la nota de crédito emitida a un cliente-
| Nombre de la cuenta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Ingresos | XXX | ||||
| Cuentas por cobrar | XXX | ||||
Ejemplo de cuentas por cobrar
Aquí hemos explicado las cuentas por cobrar con un ejemplo.
La empresa ABC vendió bienes por valor de 50.000 dólares a crédito a la empresa CDE. Aquí está el asiento de cuentas por cobrar en los libros de la empresa ABC:
| Nombre de la cuenta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | 50$,000 | ||||
| Ventas | 50$,000 | ||||
El coste de estos artículos para la empresa ABC fue de 10.000 dólares. Una vez que los artículos del inventario son entregados a la empresa CDE, aquí está el asiento de diario para actualizar el costo de los bienes vendidos en los libros de la empresa ABC:
| Nombre de la cuenta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Costo de los bienes vendidos | $10,000 | ||||
| Inventario | 10$,000 | ||||
La empresa CDE pagó la cantidad total de $50,000 en efectivo a la empresa ABC. Este es el asiento de pago en los libros de la empresa ABC:
| Nombre de la cuenta | Débito | Crédito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Efectivo | 50$,000 | ||||
| Cuentas por cobrar | 50$,000 | ||||
¿Cómo funcionan las cuentas por cobrar?
Aquí hemos explicado los pasos del proceso de cuentas por cobrar:
Paso 1 Vender bienes y servicios a crédito
El proceso de cuentas por cobrar comienza con la venta de bienes o servicios a los clientes a crédito.
Paso 2 Enviar una factura
Una vez confirmada la venta, debe enviar una factura a su cliente. Una factura es un documento de venta que tiene una lista de productos y servicios suministrados con su cantidad y precios. Enviar una factura a su cliente es informarle del dinero que debe por los productos y servicios proporcionados por su empresa. La factura puede enviarse a los clientes antes o después de la entrega de los bienes o servicios, en función del contrato de venta. Al crear una factura, asegúrese de que la factura tiene toda la información importante como:
- Fecha de la factura
- Información del cliente como nombre, direcciones de facturación y envío, etc.
- Nombre de los servicios y bienes, cantidad con el precio.
- Importe a pagar
- Fecha de vencimiento de la factura
- Número de orden de compra relevante e información si su cliente la compartió con usted.
- Su información de contacto
- Condiciones de pago
- Detalles de impuestos y descuentos
Una vez que se envía una factura a sus clientes, también necesita registrar el asiento de la factura. Al registrar el asiento de la factura, debe cargar en la cuenta de deudores el importe adeudado por su cliente y abonar en la cuenta de ventas el mismo importe. También es necesario registrar el asiento del coste de los bienes vendidos para actualizar el inventario. Si está utilizando un sistema de contabilidad como Deskera Books, estos asientos se crearán automáticamente al generar la factura de venta y el cumplimiento.
Paso 3 Recaudación de Pagos
Una vez que su cliente ha recibido la factura, debe realizar el pago. Todos los clientes deben realizar el pago antes de la fecha de vencimiento de la factura. Una vez que haya recibido el pago, tiene que darle un recibo de pago y también registrar el asiento de pago en el sistema. Al registrar el asiento de pago, es necesario cargar el efectivo para mostrar un aumento debido al pago y acreditar las cuentas por cobrar para reducir el monto adeudado por su cliente.
¿Qué sucede si las cuentas por cobrar no se pagan nunca?
Cuando sus clientes no pueden pagar una cuenta por cobrar debido a la bancarrota o a cualquier otra razón, usted necesita anotarla como un gasto de deuda incobrable. Además, si su agencia de cobros está cobrando honorarios más altos que el importe total de la deuda, debe anotar el importe como gasto por deudas incobrables. La profundidad mala ocurre en los casos en que el cliente no puede pagar debido a la falta de finanzas disponibles, o el cliente va a la quiebra.
¿Qué es el ratio de rotación de cuentas por cobrar?
El ratio de rotación de cuentas por cobrar le ayuda a averiguar la rapidez con que sus clientes están pagando sus facturas. El ratio de rotación de cuentas por cobrar se utiliza para identificar la eficiencia de una empresa en el cobro de sus cuentas por cobrar pendientes de los clientes. El ratio de rotación de cuentas por cobrar se calcula dividiendo las ventas netas entre el promedio de cuentas por cobrar.
Fórmula del ratio de rotación de cuentas por cobrar-
Ratio de rotación de cuentas por cobrar= Ventas netas a crédito/ promedio de cuentas por cobrar
Ejemplo de cálculo del ratio de rotación de cuentas por cobrar-
Por ejemplo- Las ventas netas a crédito de la empresa ABC son de 150.000 dólares para este año. Al inicio del año financiero, $20,000 es el saldo de las cuentas por cobrar, y $ 10,000 es el saldo de las cuentas por cobrar al final de este año. Aquí el promedio de cuentas por cobrar será ($20,000+$10,000)/2 que es $15,000. Para calcular el índice de rotación de las cuentas por cobrar, hay que dividir 150.000 dólares entre 15.000 dólares, que es 10.
Ventas netas- $150,000
Saldo de cuentas por cobrar del año anterior- $20,000
Saldo de cuentas por cobrar de este año- $10,000
Promedio de cuentas por cobrar = ($20,000+$10,000)/2= $15,000
Razón de rotación de cuentas por cobrar(ARTR)- $150,000/$15,000= 10
¿Qué es un programa de antigüedad de cuentas por cobrar?
Si tiene muchos clientes, será muy difícil seguir y mantener las cuentas por cobrar de cada cliente. Todos los contables crean un informe de antigüedad de cuentas por cobrar para hacer un seguimiento de todos los pagos pendientes de los clientes. Este informe puede ser creado manualmente por un contable o puede ser generado con la ayuda de un software de contabilidad. El calendario de vencimiento de las cuentas por cobrar muestra la lista de todos los clientes con el periodo de pago. Además, el calendario de vencimiento destaca los pagos atrasados de los clientes.
Aquí hay un ejemplo de informe de antigüedad de cuentas por cobrar generado por el software de contabilidad Deskera Books:
Muestra de informe de antigüedad de cuentas por cobrar-
Consejos para el cobro de cuentas por cobrar
Aquí hemos enumerado algunos de los consejos que las empresas pueden emplear para el cobro de cuentas por cobrar:
- Pedir a los clientes que paguen una cuota de retraso por los pagos atrasados
- Recompensar a los clientes que paguen rápidamente ofreciéndoles algunos descuentos
- Enviar alertas automáticas del sistema para las facturas atrasadas
- Configurar un proceso de seguimiento eficiente para los pagos pendientes
- Contratar una agencia de cobros
- Mantener el control de todas las facturas con un software de contabilidad
.proceso de seguimiento de los pagos pendientes
¿Cuál es la función del departamento de cuentas por cobrar?
La función principal del departamento de cuentas por cobrar es el seguimiento de todas las cuentas por cobrar y el seguimiento de los pagos pendientes de los clientes. El departamento de cuentas por cobrar es responsable de generar las facturas, enviarlas a los clientes, hacer un seguimiento de los pagos pendientes y registrar los pagos. También son responsables de mantener las condiciones de los bienes con los clientes enviándoles recordatorios de pago amistosos.
¿Cuáles son las responsabilidades del gestor de cuentas por cobrar?
La principal responsabilidad del gestor de cuentas por cobrar es hacer un seguimiento de los pagos pendientes y asegurarse de que la empresa recibe todos los pagos a tiempo. También tiene que crear y enviar las facturas de venta a los clientes y enviarles un recibo de pago una vez que se reciba el pago. El gestor de cuentas por cobrar debe tener conocimientos de contabilidad, así como registrar las facturas de ventas y los asientos de transacciones de pago.
Aquí hemos enumerado las principales responsabilidades de un gestor de cuentas por cobrar:
- Generar y enviar las facturas de ventas y los estados de cuenta
- Contabilizar todas las facturas, los asientos de pagos
- Realizar conciliaciones de cuentas
- Mantener los archivos de cuentas por cobrar, y los registros.
- Investigar y resolver cualquier irregularidad o discrepancia
- Generar los informes pertinentes para la gestión
¿Qué es la automatización de cuentas por cobrar?
La automatización de cuentas por cobrar es automatizar todo el proceso de cuentas por cobrar con un software de automatización de cuentas por cobrar. El software de automatización de cuentas por cobrar (AR Automation Software) le ayuda a realizar un seguimiento de todas las facturas con sus estados de pago.
El Software de Automatización AR le permite automatizar su proceso de facturación y cobro. Con el Software de Automatización AR, usted puede rastrear sus cuentas por cobrar y generar informes completos. El Software de Automatización AR también le ayuda a enviar por correo electrónico facturas y extractos a sus clientes.
Una vez que sus clientes reciban la factura, pueden realizar un pago en línea, y la entrada de pago se creará automáticamente en el sistema. Además, se generarán todos los informes financieros y se contabilizarán automáticamente todos los asientos contables.
¿Cómo le ayuda Deskera Books con el proceso de cuentas por cobrar?
Todas las empresas quieren ahorrar tiempo automatizando el proceso de facturación y cobro para cobrar más rápido. Con Deskera Books, puede digitalizar todo el proceso de cuentas por cobrar. Puede eliminar la impresión y el envío de facturas en papel a sus clientes. Puede crear facturas en cualquier momento y en cualquier lugar con la web y la aplicación móvil. Con Deskera Books, puede enviar las facturas por correo electrónico a sus clientes, y ellos pueden hacer clic en «pagar ahora» para realizar un pago en línea. Una vez recibido el pago, todos los informes financieros se actualizan automáticamente. Deskera books le permite cobrar más rápido con los pagos automatizados en línea.
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