© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC

En av de vanligaste orosmolnen och klagomålen från människor idag är att de inte har tillräckligt med tid för att göra det som de – eller särskilt deras chefer – vill att de ska göra. Följaktligen finns det många resurser med riktlinjer och tips för att hantera tiden mer effektivt. Tidshantering och stresshantering är ofta nära relaterade och diskuteras tillsammans.

Avsnitt av detta ämne omfattar

Test – Hur bra är din stress- och tidshantering nu?
Myter om stress och tidshantering
De viktigaste orsakerna till stress på arbetsplatsen
De största tidsförstörarna
Samma symptom på dålig stress- och tidshantering
Visa principer för god stress- och tidshantering
Enkla tekniker för att hantera stress
Enkla tekniker för att hantera tid
Roll av ”mod”
Förbättrade resurser om tidshantering
Förbättrade resurser om stresshantering

Också att tänka på
Relaterade biblioteksämnen

Test – Hur bra är din stress- och tidshantering nu?

Innan du läser mer om stresshantering kan det vara intressant att se hur din stressnivå är nu. Gör det här korta testet.

Testa din stress

Hur är det med hur du hanterar din tid nu?

Tidshanteringsquiz

Så vad vill du göra för att hantera din stress och tid ännu bättre? Tänk på de många riktlinjerna i det här ämnet.

Myter om stress och tidshantering

Myt nr 1: All stress är dålig. Nej, det finns bra och dålig stress. Bra stress är spänning, spänning osv. Målet är att känna igen personliga tecken på dålig stress och hantera dem.

Myt nr 2: Att planera min tid tar bara mer tid. Forskning visar faktiskt på motsatsen.

Myt nr 3: Jag får mer gjort på mer tid när jag använder koffein, socker, alkohol eller nikotin på ett klokt sätt. Fel! Forskning visar att kroppen alltid måste ”komma ner” och när den gör det kan man inte alltid vara särskilt effektiv sedan efter boostet.

Myt #4: Ett tidshanteringsproblem innebär att det inte finns tillräckligt med tid för att få gjort det som måste göras. Nej, ett problem med tidshantering innebär att du inte använder din tid på bästa sätt för att få det du vill ha gjort gjort.

Myt nr 5: Ju mer upptagen jag är, desto bättre använder jag min tid. Se upp! Du kanske bara gör det som är brådskande och inte det som är viktigt.

Myt #6: Jag känner mig väldigt upptagen, upptagen, så jag måste ha ett problem med tidshantering. Inte nödvändigtvis. Du bör kontrollera att du har ett problem med tidshantering. Detta kräver att du vet vad du verkligen vill få gjort och om det blir gjort eller inte.

Myt #7: Jag känner mig okej, så jag måste inte vara stressad. I verkligheten vet många vuxna inte ens när de verkligen är stressade förrän deras kroppar talar om det för dem. De missar de tidiga varningssignalerna från kroppen, till exempel huvudvärk, stilla ryggar, ryckningar etc.

Huvudorsaker till stress på arbetsplatsen

1. Inte veta vad man vill ha eller om man får det – dålig planering.
2. Känslan av att det finns för mycket att göra. Man kan ha den här känslan även om det knappt finns något att göra alls.
3. Inte trivas på jobbet. Detta kan orsakas av många saker, till exempel att man inte vet vad man vill, att man inte äter bra osv. De flesta människor skyller dock alltid på sina jobb.
4. Konflikterande krav på jobbet.
5. Otillräckliga resurser för att utföra jobbet.6. Att inte känna sig uppskattad.

Största tidsförstörarna

1. Avbrott. Det kommer alltid att finnas avbrott. Det är hur de hanteras som slösar bort tid.
2. Hopplöshet. Människor ”ger upp”, ”dövar” och ”marscherar genom dagen”.
4. Dålig delegeringsförmåga. Detta innebär att man inte delar arbetet med andra.

Vanliga symptom på dålig stress- och tidshantering

1. Irritabilitet. Arbetskamrater märker detta först.
2. Trötthet. Hur många vuxna lägger ens märke till detta?
3. Svårt att koncentrera sig. Du behöver ofta inte koncentrera dig bara för att klara av dagen!
4. Glömska. Du kan inte komma ihåg vad du har gjort hela dagen eller vad du åt i går.
5. Sömnlöshet. Detta påverkar allt annat!
6. Fysiska störningar, till exempel huvudvärk, utslag, tics, kramper etc.
7. I värsta fall tillbakadragande och depression.

Kloka principer för god stress- och tidshantering

1. Lär dig tecknen på att du är överstressad eller har problem med tidshantering. Fråga dina vänner om dig. Kanske kan de berätta vad de ser hos dig när du är överstressad.
2. De flesta människor känner att de är stressade och/eller har problem med tidshantering. Kontrollera att du verkligen har ett problem. Vad ser, hör eller känner du som får dig att dra slutsatsen att du har ett tids- eller stressproblem?
3. Ha inte illusionen att göra mer kommer att göra dig lyckligare. Är det kvantitet av tid du vill ha eller kvalitet?
4. Stress- och tidshanteringsproblem har många orsaker och kräver vanligtvis mer än en teknik för att åtgärdas. Du behöver inte många tekniker, oftast mer än en, men inte många.
5. En av de stora fördelarna med att göra tidsplanering är att känna att du har kontroll.
6. Fokusera på resultat, inte på busyness.
7. Det är försöket som räknas – minst lika mycket som att göra den perfekta tekniken.

Enkla tekniker för att hantera stress

Det finns många saker som människor kan göra för att minska stressen. De flesta vet förmodligen till och med vad de kan göra. Det är inte bristen på att veta vad man ska göra för att minska stressen; det är att göra det man vet att man måste göra. Följande tekniker är inriktade på att hjälpa dig att göra det du vet att du måste göra.

1. Prata med någon. Du behöver inte åtgärda problemet, bara rapportera det.
2. Lägg märke till om någon av kroppens muskler är spända. Att bara lägga märke till det gör ofta att muskeln slappnar av.
3. Fråga din chef om det går bra för dig. Denna enkla fråga kan göra stor skillnad och verifiera felaktiga intryck.
4. Delegera.
5. Om du tar till dig en teknik för att hantera stress, berätta för någon annan. De kan hjälpa dig att vara ansvarig inför dem och dig själv.
6. Skär ner på koffein och sötsaker. Ta en promenad i stället. Berätta för någon att du ska göra det.
7. Använd grundläggande tekniker för planering, problemlösning och beslutsfattande.
8. Sammanfattade riktlinjer finns i den här handboken. Berätta för någon att du kommer att använda dessa tekniker.
9. Övervaka antalet timmar som du arbetar i veckan. Berätta för din chef, familj och/eller vänner hur många timmar du arbetar.
10. Skriv veckovisa lägesrapporter. Inkludera vad du har åstadkommit förra veckan och planerar att göra nästa vecka. Inkludera eventuella aktuella frågor eller rekommendationer som du måste rapportera till din chef. Ge den skriftliga statusrapporten till din chef varje vecka.
11. ”Diskar”. Gör något som du kan känna dig nöjd med.

Enkla tekniker för att hantera tiden

Det verkar aldrig finnas tillräckligt med tid i rollerna som chef och övervakare. Därför bör målet med tidshantering inte vara att hitta mer tid. Målet är att fastställa en rimlig tid för dessa roller och sedan använda den tiden klokt.

1. Börja med de enkla teknikerna för stresshantering ovan.
2. Att hantera tiden kräver övning. Öva på att ställa den här frågan till dig själv under hela dagen: ”Är det här vad jag vill eller behöver göra just nu?”. Om ja, fortsätt då att göra det.
3. Hitta något sätt att realistiskt och praktiskt analysera din tid. Att logga din tid under en vecka i 15-minutersintervaller är inte så svårt och tar inte så mycket tid i anspråk. Gör det i en vecka och gå igenom dina resultat.
4. Gör en ”todo”-lista för din dag. Gör den i slutet av föregående dag. Markera punkterna som ”A” och ”B” i prioritet. Avsätt två timmar direkt varje dag för att göra de viktiga A-punkterna och gör sedan B-punkterna på eftermiddagen. Låt din telefonsvarare ta emot dina samtal under din ”A”-tid.
5. I slutet av dagen ska du ägna fem minuter åt att städa upp ditt utrymme. Använd även denna tid till att organisera ditt utrymme, inklusive ditt skrivbord. Det ger dig en ren start för nästa dag.
6. Lär dig skillnaden mellan ”Var kan jag hjälpa till?” och ”Var behövs jag verkligen?”. Erfarna ledare lär sig att den sista frågan är mycket viktigare än den förra.
7. Lär dig skillnaden mellan ”Behöver jag göra detta nu?” och ”Behöver jag göra detta överhuvudtaget?”. Erfarna ledare lär sig att snabbt besvara denna fråga när de ställs inför en ny uppgift.
8. Delegera. Delegering dyker upp som ett vanligt förslag i den här guiden eftersom det är en av de viktigaste färdigheterna för en ledare att ha. Effektiv delegering kommer att frigöra mycket tid för dig.
9. Om du är VD i ett företag, be då din styrelse om hjälp. De är ansvariga för att övervaka dig som VD. Även om styrelsen inte bör mikroförvalta dig, det vill säga vara involverad i företagets dagliga verksamhet, kan de ändå ha några idéer som kan hjälpa dig med din tidsplanering. Kom också ihåg att god tidshantering kommer från god planering, och styrelsen är ansvarig för att övervaka utvecklingen av större planer. Styrelsen kan alltså hjälpa dig genom att själv bli bättre på att ta sitt ansvar som planerare för organisationen.
10. Använd en ”Stör inte”-skylt! Under den tidiga delen av dagen, när du ägnar dig åt dina viktiga saker (din A-lista), häng denna skylt på dörrhandtaget utanför din dörr.
11. Sortera din post i kategorier som ”läs nu”, ”hantera nu” och ”läs senare”. Du kommer snabbt att få en känsla för att sortera din post. Du kommer också att märka att mycket av det du tror att du behöver läsa senare egentligen inte var så viktigt ändå.
12. Läs din post vid samma tidpunkt varje dag. På så sätt kommer du troligen att få tag på din post regelbundet och blir inte distraherad av en viss post som slutar med att ta för mycket av din tid.
13. Ha en plats för allting och lägg allting på sin plats. På så sätt vet du var du kan hitta det när du behöver det. Ett annat viktigt resultat är att dina medarbetare kommer att se att du är någorlunda organiserad, snarare än att du har tappat kontrollen.
14. Bästa förslaget för att spara tid – planera in 10 minuter för att göra ingenting. Den tiden kan du använda för att bara sitta och rensa tankarna. Det kommer att sluta med att du tänker klarare, vilket resulterar i mer tid på din dag. Det bästa resultatet av denna praxis är att den påminner dig om att du inte är en slav till en klocka – och att om du tar 10 minuter av din dag kommer du och din organisation inte att falla sönder.
15. Lär dig goda färdigheter i möteshantering. Möten kan bli ett fruktansvärt slöseri med tid. Riktlinjer för god möteshantering finns senare i det här avsnittet.

”Gumptionens” roll

Allt bra börjar vanligtvis med gumption. Det handlar om att ta sig upp, bestämma sig för att man skulle kunna vara lyckligare, att man vill vara lyckligare – och sedan göra en liten sak för att komma igång och hålla igång. Tristess och skuldbeläggande är motsatsen till mod. Stress och tidshantering börjar med mod. Det är försöket som räknas. Dålig tids- och stresshantering beror ofta på att man gör samma sak hårdare i stället för smartare.

Ytterligare resurser om tidshantering

Andrade artiklar

Big Dog on Time Management
Bättre tidshantering är inte svaret
Triple Your Personal Productivity

Andra artiklar

Grunderna i tids- och stresshantering
Time Management Central – verktyg, tips och recensioner för att spara tid
Tidshantering – psykologisk självhjälp
Tidshantering för ledare
Planeringstips
Tidshanteringsaktiviteter
Vad är din största tidsödande faktor?
Definition av tidshantering
Balansera din etik för arbete och fritid
Har du kontroll över eller kontrolleras du av tekniken?
Definition av prokrastinering
Coachingtips – hantera tidens brådska
En 90-minutersplan för personlig effektivitet
Hur självspårning kan gynna affärsverksamheten
Tidshantering med örnar, rödhakar och kalkoner
Hantera inte bara din tid, förbättra din produktivitet
Prioritetshantering: Fokusera på de stora stenarna
Prioritetshantering: Fokusera på de stora stenarna
Prioritetshantering: Fokusera på de stora stenarna: Håll de viktigaste sakerna i fokus
Multitasking Yourself to Mediocrity?
Metoden ”Gör ingenting” för produktivitet
Great Read This Week in HR
Bättre tidshantering är inte svaret

Ytterligare resurser om stresshantering

Kontrollera förhöjd stress på arbetsplatsen
Var mindre upptagen
Stress hos chefer: Vi har varit på fallet
Stress, ångest, rädsla, och psykosomatiska sjukdomar
Din hjärna om stress
Förhindra onödiga ersättningsbara stressanspråk
Minska stressen genom att öka feedbacken
Att chefer som är stressade under stressiga tider behöver stresslösningar för chefer
Hålla fast vid personliga värderingar på jobbet
Hantera stress under semestern
21 sätt att minska e-postmonstret
Tar dina mest begåvade personer tappat förståndet?
Få stress att fungera för dig
Stresshantering på arbetsplatsen
Var perfekt eller var ditt bästa
Hantera stress på jobbet
Hantera stress på jobbet innan den hanterar dig!
10 tips om jobbstress
Inspirationen till stress
Arbetsstress som får dig på fall: Så här gör du för att komma upp igen!

Stresstester

Stress själv-Utvärdering
Test av stressnivå

Tänk också på
Kritiskt tänkande
Innovation
Kreativt tänkande
Beslutsfattande
Organisera dig själv
Personlig utveckling
Personlig Wellness
Problemlösning
Tidshantering

Lär dig mer i bibliotekets bloggar om tids- och stresshantering

Inom artiklarna på denna sida, även följande bloggar som har inlägg relaterade till Tidshantering och stresshantering. Scanna nedåt på bloggens sida för att se olika inlägg. Se även avsnittet ”Senaste blogginlägg” i bloggens sidofält eller klicka på ”nästa” längst ner i ett inlägg i bloggen. Bloggen länkar också till många gratis relaterade resurser.

Bibliotekets blogg om karriärhantering
Bibliotekets blogg om coachning
Bibliotekets blogg om mänskliga resurser
Bibliotekets blogg om andlighet

För kategorin personlig produktivitet: