O Exercício:

Então agora que projetamos e publicamos o ‘Formulário de Solicitação’ e um formulário de ‘Solicitação de Férias do Funcionário’ na Parte 1, iniciaremos um Workflow e faremos bom uso da tarefa ‘Iniciar Processo de Aprovação’ na Parte 2. Vamos adicionar campos adicionais disponíveis ao Formulário de Tarefa usando uma regra de Carga de Formulário na Parte 2.

As ferramentas necessárias são:

• InfoPath 2010 ou 2013 Designer
• SharePoint 2010 ou 2013 Enterprise environment
• SharePoint 2010 ou 2013 Designer

Desenhamos um Workflow para atribuir um Processo de Tarefa de Aprovação a ser associado à nossa biblioteca de Pedidos de Férias anteriores e personalizamos o formulário de tarefa:

TIP: Encontre o seu próximo Infopath Forms Replacement over no nosso Collab365.Directory.

Steps:

Open SharePoint Designer (SPD) e conecte-se ao site contendo a biblioteca de documentos direcionados > depois abra o menu de fluxo de trabalho da janela de navegação lateral.

No menu de fitas clique em Listar fluxo de trabalho e escolha a biblioteca de Formulários de Férias necessária para associar o fluxo de trabalho nele. Escreva o nome do fluxo de trabalho e coloque a descrição. A janela do editor de workflow será aberta como mostrado abaixo;

No menu do ribbon adicione uma ação > dentro do setor de ação da tarefa escolha ‘Iniciar processo de aprovação’.

Veremos uma nova ação adicionada como uma linha no editor de workflow.

Vamos definir os usuários participantes do processo de tarefa, clicando no link “estes usuários” e escolher os usuários dos grupos do SharePoint ou usuários individuais.

No primeiro campo adicionar os IDs dos participantes e há uma opção para enviar a tarefa para os usuários. Em paralelo ou um de cada vez (seqüencial) e aqui está a captura de tela para a tarefa de aprovação seqüencial.

Então a tarefa será atribuída ao grupo de Gerentes de Hierarquia > se aprovado > grupo de Aprovadores. Não é necessário adicionar nenhum título ou instruções, mas você precisa definir o tempo de duração da tarefa e a data do devido processo, se necessário. Finalmente precisamos acionar este fluxo de trabalho quando um item é adicionado à biblioteca de documentos. Portanto, temos de clicar nas definições do Workflow no menu da faixa de opções. Sob as Opções de Início marque a caixa de seleção ‘Iniciar fluxo de trabalho automaticamente quando o item é criado’ como mostrado na captura de tela abaixo.

Guardar e publicar o fluxo de trabalho a partir do menu do ribbon. Você notará que após publicar uma nova Tarefa, um formulário InfoPath será adicionado na seção Formulários.

Este formulário será aberto pelos aprovadores para aprovar o pedido de férias ou rejeitá-lo. Podemos abri-lo clicando sobre ele na mesma janela acima.

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Tem apenas o nome do solicitante e pouca informação relacionada com a tarefa. Você precisa obter os dados da solicitação (Data de início das férias, Data de fim das férias e Justificativa). Como obter os dados da solicitação para formar a tarefa? Aqui está como você faz.

Passos:

Agora adicione uma nova conexão > Menu Dados >>>Conexão de Dados. Escolha a opção receber dados.

Escolha a Biblioteca SharePoint ou Lista.

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Põe o site SharePoint que tem a biblioteca de formulário de Pedido de Férias.

Selecione a biblioteca de Pedido de Férias.

A janela seguinte mostra-nos os campos disponíveis na biblioteca seleccionada.

Note: os campos em destaque são mostrados aqui porque o passo anterior ao iniciar o Formulário de Pedido de Férias expomos estes campos. Vamos selecionar todos eles mais o campo de título.

Clarar a opção acima ‘Armazenar uma cópia dos dados no modelo do formulário’ desmarcada como mostrado abaixo.

Na próxima captura de tela deixe ou desmarque a opção ‘Recuperar dados automaticamente…’ e clique em finalizar. Importante Se marcar esta opção vai trazer todas as solicitações e talvez afetar o desempenho do site!!!

Temos a conexão, mas agora precisamos obter apenas os dados de solicitação relacionados à tarefa atual. Como mostrado anteriormente, queremos o número do pedido como um valor único, por isso vamos usá-lo mais tarde. Como fazer isso?

No formulário de carga de tarefas – Adicione regra para definir conexões de requisição de férias para trazer apenas o item que tem o mesmo tile da tarefa relacionada. Adicione uma nova regra para Executar estas ações: Defina o valor de um campo do novo campo de título da consulta de conexão criada para ser o critério atual da tarefa relacionada à tarefa. Clique no campo a ser definido e Clique em ‘Show advanced view’.

Selecione a conexão de requisição de férias > campos de consulta selecione o título que usaremos para a consulta.

Configure o valor para ser igual à seguinte fórmula concat(@Description, “.xml”).

Adicionar a segunda ação para a consulta usando conexão.

As ações finais da regra de carga do formulário serão como abaixo:

Explorar os campos e adicioná-los ao formulário de tarefa como detalhes extras ou tabela

Publicar agora o formulário. Submeta novo pedido de férias a verificação da biblioteca de documentos para o novo item.

Vocês irão notificar que, há uma nova coluna adicionada com o nome ‘Pedido de Férias’ como nome do fluxo de trabalho. Vamos clicar no link ‘Em andamento’ e verificar a tarefa atribuída.

>Agora vamos abrir o formulário da tarefa para verificar a solicitação como aprovador.

Conclusão

Agosto, ele. Agora você tem os ‘Detalhes da solicitação de férias’ como parte do formulário de tarefa Aprovadores, em vez de tê-lo separado. Em teoria isto pode ser feito em um site do SharePoint Server 2013 Enterprise se você decidir usar o InfoPath Form.