Exercițiu:

Acum că am proiectat și publicat formularele ‘Request Form’ și un formular ‘Employee Vacation Request’ în partea 1, vom începe un flux de lucru și vom face o bună utilizare a sarcinii ‘Start Approval Process’ în partea 2. Vom adăuga câmpuri suplimentare disponibile la Formularul de sarcină folosind o regulă de încărcare a formularului în Partea 2.

Instrumentele necesare sunt:

• InfoPath 2010 sau 2013 Designer
• SharePoint 2010 sau 2013 Enterprise environment
• SharePoint 2010 sau 2013 Designer

Vom proiecta un Flux de lucru pentru a atribui Procesul de sarcină de aprobare pentru a fi asociat cu biblioteca noastră anterioară de Cereri de concediu și vom personaliza formularul sarcinii:

TIP: Găsiți următorul înlocuitor de formulare Infopath Forms pe Collab365.Directory.

Pași:

Deschideți SharePoint Designer (SPD) și conectați-vă la site-ul care conține biblioteca de documente vizată > apoi deschideți meniul de fluxuri de lucru din fereastra de navigare laterală.

Din meniul panglicii Faceți clic pe List workflow (Lista de fluxuri de lucru) și alegeți biblioteca Vacation Form (Formular de vacanță) trebuie să asociați fluxul de lucru pe aceasta. Scrieți numele fluxului de lucru și puneți descrierea. Fereastra editorului de fluxuri de lucru se va deschide acum așa cum se arată mai jos;

Din meniul panglicii adăugați o acțiune >în interiorul sectorului task action alegeți „Start Approval process”.

Vom vedea o nouă acțiune adăugată ca o linie pe editorul de fluxuri de lucru.

Vom seta utilizatorii participanți la procesul sarcinii, făcând clic pe link-ul „acești utilizatori” și alegeți utilizatorii din grupurile SharePoint sau utilizatorii individuali.

În primul câmp adăugați ID-urile participanților și există o opțiune pentru a trimite sarcina către utilizatori. În paralel sau unul câte unul (secvențial) și aici este captura de ecran pentru sarcina de aprobare secvențială.

Atunci sarcina va fi atribuită grupului Managerilor ierarhici > dacă este aprobată > grupului Aprobatori >. Nu este necesar să adăugați niciun titlu sau instrucțiuni, dar trebuie să setați timpul de durată a sarcinii și data procesului scadent, dacă este necesar. În cele din urmă, trebuie să declanșăm acest flux de lucru atunci când un element este adăugat la biblioteca de documente. Așadar, trebuie să dăm clic pe Setări flux de lucru din meniul panglicii. Sub Start Options (Opțiuni de pornire) bifați caseta de selectare pentru „Start workflow automatically when item created” (Lansare automată a fluxului de lucru la crearea unui element), așa cum se arată în captura de ecran de mai jos.

Salvați și publicați fluxul de lucru din meniul panglicii. Veți observa că, după publicarea unei sarcini noi, va fi adăugat un formular InfoPath în secțiunea Forms (Formulare).

Acest formular va fi deschis de către aprobatori pentru a aproba cererea de concediu sau pentru a o respinge. Îl putem deschide dând clic pe el din aceeași fereastră de mai sus.

Acesta are doar numele solicitantului și puține informații legate de sarcină. Trebuie să obțineți datele solicitării (Data de începere a vacanței, Data de sfârșit a vacanței și Justificarea). Cum se obțin datele cererii pentru a forma sarcina? Iată cum faceți acest lucru.

Pași:

Acum adăugați o nouă conexiune > Data Menu >> Data Connection. Alegeți opțiunea receive data.

Alegeți SharePoint Library or List.

Puneți site-ul SharePoint care are biblioteca formularului Vacation Request.

Selectați biblioteca Vacation Request.

Fereastra următoare ne arată câmpurile disponibile pe biblioteca selectată.

Nota: câmpurile evidențiate sunt afișate aici deoarece la pasul anterior, atunci când inițiem Formularul de vacanță, expunem aceste câmpuri. Le vom selecta pe toate plus câmpul de titlu.

Mai sus lăsați nebifată opțiunea de mai sus ‘Store a copy of the data in the form template’ (Stocarea unei copii a datelor în șablonul de formular) așa cum se arată mai jos.

În următoarea captură de ecran lăsați sau debifați opțiunea ‘Automatically retrieve data…’ (Recuperare automată a datelor…) apoi faceți clic pe finish (Terminare). Important Dacă bifați această opțiune va aduce toate solicitările și poate afecta performanța site-ului!!!

Avem conexiunea, dar acum trebuie să obținem doar datele de solicitare aferente sarcinii curente. Așa cum am arătat mai devreme, dorim ca numărul de cerere să fie o valoare unică, așa că o vom folosi mai târziu. Cum să facem acest lucru?

În Task Form Load – Add rule to set vacation request connections to bring only the item which has the same tile of the task related. Adăugați o nouă regulă pentru a rula aceste acțiuni: Setați valoarea unui câmp din câmpul de titlu al cererii de interogare a conexiunii nou create să fie discreția curentă a sarcinii legate de sarcină. Faceți clic pe câmpul care urmează să fie setat și faceți clic pe „Show advanced view” (Afișare vizualizare avansată).

Selectați câmpurile de interogare a conexiunii de cerere de vacanță >selectați titlul pe care îl vom utiliza pentru interogare.

Setați valoarea să fie egală cu următoarea formulă concat(@Description, „.xml”).

Adaugați a doua acțiune pentru interogare folosind conexiunea.

Acțiunile finale ale regulii de încărcare a formularului vor fi ca mai jos:

Explorați câmpurile și adăugați-le la formularul sarcinii ca detalii suplimentare sau tabel

Acum publicați formularul. Trimiteți noua cerere de concediu noua cerere de concediu verificarea bibliotecii de documente pentru noul element.

Vă veți notifica că, există o nouă coloană adăugată numită ca nume de flux de lucru „Cerere de concediu”. Să dăm clic pe linkul ‘In Progress’ și să verificăm sarcina atribuită.

Acum vom deschide formularul Task pentru a verifica cererea în calitate de aprobator.

Concluzie

Mulțumim, it. Acum aveți „Detaliile cererii de concediu” ca parte a formularului de sarcini pentru aprobatori, în loc să îl aveți separat. Teoretic, acest lucru se poate face pe un site SharePoint Server 2013 Enterprise dacă decideți să folosiți InfoPath Form.

.