© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC

Yksi ihmisten yleisimmistä huolenaiheista ja valituksista nykyään on se, että heillä ei ole tarpeeksi aikaa tehdä sitä, mitä he – tai erityisesti heidän pomonsa – haluavat heidän tekevän. Tämän vuoksi on olemassa monia resursseja, joissa on ohjeita ja vinkkejä ajan tehokkaampaan hallintaan. Ajanhallinta ja stressinhallinta liittyvät usein läheisesti toisiinsa ja niistä keskustellaan yhdessä.

Tämän aiheen osiot sisältävät

Testi – Kuinka hyvin stressin ja ajanhallintasi sujuu nyt?
Myyttejä stressistä ja ajanhallinnasta
Työpaikan stressin tärkeimmät syyt
Suurimmat ajanhukkaajat
Yleisiä oireita huonosta stressin ja ajanhallinnasta
Viisaita periaatteita hyvään stressin ja ajanhallintaan
Yksinkertaisia tekniikoita Stressinhallinta
Yksinkertaisia tekniikoita ajanhallintaan
Kumption rooli
Lisäresursseja ajanhallinnasta
Lisäresursseja stressinhallinnasta

Katsokaa myös
Seuraavia kirjaston aiheita

Testi – Kuinka hyvin hallitset stressiä ja ajanhallintaa nyt?

Ennen kuin luet lisää stressinhallinnasta, voisi olla mielenkiintoista nähdä, mikä on stressitasosi nyt. Tee tämä lyhyt testi.

Testi stressiisi

Mitä mieltä olet siitä, miten hallitset aikaasi nyt?

Ajanhallintakysely

Mitä haluaisit tehdä, jotta hallitsisit stressiäsi ja aikaasi vielä paremmin? Harkitse tämän aiheen monia ohjeita.

Myyttejä stressistä ja ajanhallinnasta

Myytti #1: Kaikki stressi on pahasta. Ei, on olemassa hyvää ja huonoa stressiä. Hyvä stressi on jännitystä, jännitystä jne. Tavoitteena on tunnistaa henkilökohtaiset merkit huonosta stressistä ja käsitellä niitä.

Myytti #2: Aikani suunnittelu vie vain enemmän aikaa. Itse asiassa tutkimukset osoittavat päinvastaista.

Myytti #3: Saan enemmän aikaan enemmän ajassa, kun käytän viisaasti kofeiinia, sokeria, alkoholia tai nikotiinia. Väärin! Tutkimukset osoittavat, että elimistön täytyy aina ”tulla alas”, ja kun se tulee alas, et voi aina olla kovin tehokas sitten boostin jälkeen.

Myytti #4: Ajanhallintaongelma tarkoittaa sitä, että aika ei riitä siihen, että saa tehtyä sen, mikä pitäisi saada tehtyä. Ei, ajanhallintaongelma tarkoittaa sitä, että et käytä aikaasi parhaalla mahdollisella tavalla, jotta saat tehtyä sen, mitä haluat tehdä.

Myytti #5: Mitä kiireisempi olen, sitä paremmin käytän aikaani. Varo! Saatat tehdä vain sitä, mikä on kiireellistä, etkä sitä, mikä on tärkeää.

Myytti #6: Tunnen itseni hyvin ahdistuneeksi, kiireiseksi, joten minulla täytyy olla ajanhallintaongelma. Ei välttämättä. Sinun pitäisi tarkistaa, että sinulla on ajanhallintaongelma. Tämä edellyttää, että tiedät, mitä todella haluat saada tehtyä ja tuleeko se tehtyä vai ei.

Myytti #7: Tunnen oloni hyväksi, joten en saa olla stressaantunut. Todellisuudessa monet aikuiset eivät edes tiedä, milloin he ovat todella stressaantuneita, ennen kuin heidän kehonsa kertoo siitä. Heiltä jäävät huomaamatta kehonsa varhaiset varoitusmerkit, esimerkiksi päänsärky, liikkumaton selkä, nykiminen jne.

Työstressin tärkeimmät syyt

1. Ei tiedä, mitä haluaa tai saako sitä – huono suunnittelu.
2. Tunne siitä, että tekemistä on liikaa. Tämä tunne voi olla, vaikka tekemistä ei olisi juuri lainkaan.
3. Ei nauti työstään. Tämä voi johtua monista asioista, esimerkiksi siitä, ettei tiedä mitä haluaa, ei syö hyvin jne. Useimmat ihmiset syyttävät kuitenkin aina työtään.
4. Työn ristiriitaiset vaatimukset.
5. Resurssien riittämättömyys työn tekemiseen.6. Ei tunne arvostusta.

Suurimmat ajanhukkaajat

1. Keskeytykset. Keskeytyksiä tulee aina. Se, miten niitä käsitellään, tuhlaa aikaa.
2. Toivottomuus. Ihmiset ”antavat periksi”, ”turtuvat” ja ”marssivat läpi päivän”.
3. Huonot delegointitaidot. Tähän liittyy se, ettei työtä jaeta muiden kanssa.

Huonon stressin ja ajanhallinnan yleiset oireet

1. Reippumattomuus. Työtoverit huomaavat tämän ensimmäisenä.
2. Väsymys. Kuinka moni aikuinen edes huomaa tämän?
3. Keskittymisvaikeudet. Usein ei tarvitsekaan vain selvitäkseen päivästä!
4. Unohdettavuus. Et muista mitä teit koko päivänä, mitä söit eilen.
5. Unen menetys. Tämä vaikuttaa kaikkeen muuhun!
6. Fyysiset häiriöt, esimerkiksi päänsärky, ihottuma, tikit, krampit jne.
7. Pahimmillaan vieroitusoireet ja masennus.

Hyvän stressin ja ajankäytön hallinnan viisaat periaatteet

1. Opi tuntemaan merkit siitä, että olet ylikuormittunut tai että sinulla on ajankäytön hallinnan ongelma. Kysy ystäviltäsi sinusta. Ehkä he voivat kertoa, mitä he näkevät sinusta, kun olet ylirasittunut.
2. Useimmat ihmiset tuntevat olevansa stressaantuneita ja/tai kärsivänsä ajanhallintaongelmasta. Varmista, että sinulla todella on ongelma. Mitä näet, kuulet tai tunnet, joka saa sinut päättelemään, että sinulla on aika- tai stressiongelma?
3. Älä anna itsellesi sitä harhakuvitelmaa, että enemmän tekeminen tekee sinut onnellisemmaksi. Haluatko aikaa määrällisesti vai laadullisesti?
4. Stressi- ja ajanhallintaongelmilla on monia syitä, ja niiden ratkaisemiseen tarvitaan yleensä useampia tekniikoita. Et tarvitse paljon tekniikoita, yleensä useampaa kuin yhtä, mutta et paljon.
5. Yksi aikasuunnittelun tekemisen suurimmista hyödyistä on tunne siitä, että hallitset asioita.
6. Keskity tuloksiin, älä kiireisyyteen.
7. Yrittäminen ratkaisee – ainakin yhtä paljon kuin täydellisen tekniikan tekeminen.

Yksinkertaisia tekniikoita stressin hallintaan

On paljon asioita, joita ihmiset voivat tehdä stressin vähentämiseksi. Useimmat ihmiset luultavasti jopa tietävät, mitä he voisivat tehdä. Kyse ei ole siitä, ettei tiedä, mitä pitäisi tehdä stressin vähentämiseksi, vaan siitä, että tekee sen, mitä tietää, että pitää tehdä. Seuraavat tekniikat on suunnattu auttamaan sinua tekemään sitä, mitä tiedät, että sinun on tehtävä.

1. Puhu jollekulle. Sinun ei tarvitse korjata ongelmaa, kerro vain siitä.
2. Huomaa, jos jokin kehosi lihaksista on jännittynyt. Pelkkä sen huomaaminen rentouttaa lihaksen usein.
3. Kysy pomoltasi, onko sinulla kaikki hyvin. Tällä yksinkertaisella kysymyksellä voi olla paljon merkitystä ja varmistaa väärät vaikutelmat.
4. Delegoi.
5. Jos otat käyttöön jonkin tekniikan stressin hallitsemiseksi, kerro siitä jollekin toiselle. He voivat auttaa sinua olemaan tilivelvollinen heille ja itsellesi.
6. Vähennä kofeiinia ja makeisia. Käy niiden sijaan kävelyllä. Kerro jollekulle, että aiot tehdä niin.
7. Käytä suunnittelun, ongelmanratkaisun ja päätöksenteon perustekniikoita.
8. Tässä oppaassa on tarkat ohjeet. Kerro jollekulle, että aiot käyttää näitä tekniikoita.
9. Seuraa työtuntien määrää viikossa. Kerro pomollesi, perheellesi ja/tai ystävillesi, kuinka monta tuntia työskentelet.
10. Kirjoita viikoittaisia tilanneraportteja. Sisällytä, mitä olet saanut aikaan viime viikolla ja mitä aiot tehdä ensi viikolla. Sisällytä mukaan kaikki ajankohtaiset asiat tai suositukset, joista sinun on raportoitava pomollesi. Anna kirjallinen tilanneraportti pomollesi viikoittain.
11. ”Pese astiat”. Tee jotain, josta voit tuntea olosi hyväksi.

Yksinkertaisia tekniikoita ajankäytön hallintaan

Johtamisen ja esimiestyön rooleissa ei tunnu koskaan olevan riittävästi aikaa. Siksi ajankäytön hallinnan tavoitteena ei pitäisi olla löytää lisää aikaa. Tavoitteena on asettaa kohtuullinen määrä aikaa näihin rooleihin ja käyttää se sitten viisaasti.

1. Aloita yllä olevista yksinkertaisista stressinhallintatekniikoista.
2. Ajanhallinta vaatii harjoittelua. Harjoittele kysymään itseltäsi tämä kysymys koko päivän ajan: ”Onko tämä sitä, mitä haluan tai mitä minun pitäisi tehdä juuri nyt?” Jos kyllä, jatka sen tekemistä.
3. Etsi jokin tapa analysoida aikaasi realistisesti ja käytännöllisesti. Aikasi kirjaaminen viikon ajan 15 minuutin välein ei ole kovin vaikeaa eikä vie kovin paljon aikaa. Tee se viikon ajan ja tarkastele tuloksiasi.
4. Tee ”todo”-lista päivääsi varten. Tee se edellisen päivän päätteeksi. Merkitse asiat tärkeysjärjestykseen ”A” ja ”B”. Varaa joka päivä heti kaksi tuntia aikaa tärkeiden A-kohtien tekemiseen ja tee sitten B-kohdat iltapäivällä. Anna puhelinvastaajasi vastata puheluihisi A-aikana.
5. Käytä päivän päätteeksi viisi minuuttia tilojesi siivoamiseen. Käytä tämäkin aika tilojen järjestämiseen, myös työpöydän järjestämiseen. Näin aloitat seuraavan päivän puhtaasti.
6. Opettele ero ”Missä voin auttaa?” ja ”Missä minua todella tarvitaan?” välillä. Kokeneet johtajat oppivat, että jälkimmäinen kysymys on paljon tärkeämpi kuin edellinen.
7. Opi ero ”Pitääkö minun tehdä tämä nyt?” ja ”Pitääkö minun ylipäätään tehdä tämä?” välillä. Kokeneet johtajat oppivat vastaamaan nopeasti tähän kysymykseen, kun he kohtaavat uuden tehtävän.
8. Delegoi. Delegointi esiintyy usein ehdotuksena tässä oppaassa, koska se on yksi johtajan tärkeimmistä taidoista. Tehokas delegointi vapauttaa sinulle paljon aikaa.
9. Jos olet toimitusjohtaja yrityksessä, pyydä hallitukseltasi apua. Heidän vastuullaan on valvoa sinua toimitusjohtajana. Vaikka hallituksen ei pitäisi olla mikromanageroimassa sinua, eli puuttua yrityksen päivittäiseen toimintaan, heillä saattaa silti olla joitakin ideoita, jotka auttavat sinua ajankäytön hallinnassa. Muista myös, että hyvä ajankäyttö perustuu hyvään suunnitteluun, ja hallituksen tehtävänä on valvoa tärkeimpien suunnitelmien kehittämistä. Näin ollen hallitus voi auttaa sinua tekemällä itse paremmin velvollisuutensa organisaation suunnittelijana.
10. Käytä ”Ei saa häiritä” -kylttiä! Päivän alkupuolella, kun hoidat tärkeitä asioita (A-listasi), ripusta tämä kyltti ovenkahvaan ovesi ulkopuolelle.
11. Lajittele postisi kategorioihin, kuten ”luetaan nyt”, ”käsitellään nyt” ja ”luetaan myöhemmin”. Saat nopeasti taitoa lajitella postisi. Huomaat myös, että suuri osa siitä, mitä luulet tarvitsevasi lukea myöhemmin, ei oikeastaan ollutkaan niin tärkeää.
12. Lue postisi joka päivä samaan aikaan. Näin pääset todennäköisesti lukemaan postisi säännöllisesti etkä häiriinny jostain tietystä postista, joka lopulta vie liikaa aikaasi.
13. Pidä kaikelle oma paikkansa ja laita kaikki omalle paikalleen. Näin tiedät, mistä löydät sen, kun tarvitset sitä. Toinen tärkeä tulos on, että ihmiset näkevät, että olet jokseenkin järjestäytynyt, etkä hallitsematon.
14. Paras ehdotus ajan säästämiseksi – varaa 10 minuuttia aikaa olla tekemättä mitään. Tuon ajan voi käyttää vain istumiseen ja mielen tyhjentämiseen. Päädyt ajattelemaan selkeämmin, jolloin päivääsi jää enemmän aikaa. Tämän käytännön paras tulos on se, että se muistuttaa sinua siitä, ettet ole kellon orja – ja että jos otat 10 minuuttia pois päivästäsi, sinä ja organisaatiosi eivät romahda.
15. Opi hyviä kokoushallintataitoja. Kokouksista voi tulla kauheaa ajanhukkaa. Ohjeita hyvään kokoushallintaan annetaan myöhemmin tässä osiossa.

”Gumption” rooli

Kaikki hyvä alkaa yleensä gumptionista. Se on sitä, että ryhdistäydyt, päätät, että voisit olla onnellisempi, että haluat olla onnellisempi – ja sitten teet yhden pienen asian, jolla pääset alkuun ja jatkat eteenpäin. Tylsistyminen ja syyllistäminen ovat gumption vastakohta. Stressi ja ajanhallinta alkavat rohkeudesta. Yrittäminen on se, mikä ratkaisee. Huono ajan- ja stressinhallinta johtuu usein siitä, että samaa asiaa tehdään kovemmin eikä fiksummin.

Lisäresursseja ajanhallinnasta

Suositeltavat artikkelit

Suuri koira ajanhallinnasta
Parempi ajanhallinta ei ole vastaus
Kolminkertaista henkilökohtainen tuottavuutesi

Lisäartikkelit

Ajan- ja stressinhallinnan perusteet
Ajanhallintakeskus – työkalut, vinkkejä ja arvosteluja ajan säästämiseksi
Ajanhallinta – psykologinen itseapu
Ajanhallinta johtajille
Suunnitteluvinkkejä
Ajanhallinnan aktiviteetit
Mikä on suurin ajanvuotosi?
Ajanhallinnan määritelmä
Työn ja vapaa-ajan etiikan tasapainottaminen
Oletko teknologian hallinnassa vai sen hallitsema?
Prokrastinaation määritelmä
Valmennusvinkki — Hallitse ajan kiireellisyyttä
90 minuutin suunnitelma henkilökohtaiseen tehokkuuteen
Miten itseseuranta voi hyödyttää yritystoimintaa
Ajanhallinta kotkien, ryökälien ja kalkkunoiden kanssa
Älä vain hallitse aikaasi, paranna tuottavuuttasi
Prioriteettien hallinta: Prioriteettijohtaminen: Keskity isoihin kiviin
Prioriteettijohtaminen: Keep the Main Things the Main Thing
Multitasking Yourself to Mediocrity?
The ”Do Nothing” Method of Productivity
Great Reads This Week in HR
Better Time Management Is Not the Answer

Lisäresursseja stressinhallinnasta

Controlling Heightened Stress in the Workplace
Be Less Busy
Executive Stress: Stressi, ahdistus, pelot
Stressi, ahdistus, pelot, ja psykosomaattiset häiriöt
Aivosi stressistä
Välttää tarpeettomia korvauskelpoisia stressikorvausvaatimuksia
Vähennä stressiä lisäämällä palautetta
Johtajat, jotka ovat stressaantuneina aikoina stressaantuneita, tarvitsevat johtajan stressiratkaisuja
Persoonallisten arvojen ylläpitäminen työssä
Lomastressin hallitseminen
21 tapaa kutistaa sähköpostihirviö
Ovatko lahjakkaimmat työntekijäsi menettämässä järkensä?
Saat stressin toimimaan hyväksesi
Stressinhallinta työpaikalla
Ole täydellinen tai ole paras
Hallitse työstressi
Hallitse työstressi ennen kuin se hallitsee sinua!
10 työstressivinkkiä
Työstressin inspiraatio
Työstressi saa sinut masentumaan: Näin pääset takaisin ylös!

Stressitestit

Stressi itse-Arviointi
Stressitasotesti

Pohdi myös
Kriittinen ajattelu
Innovaatio
Luova ajattelu
Päätöksenteko
Organisaatio itsestäsi
Henkilökohtainen kehitys
Henkilökohtainen Hyvinvointi
Ongelmanratkaisu
Ajanhallinta

Opi lisää kirjaston blogeista ajanhallintaan ja stressinhallintaan liittyen

Tämän nykyisen sivun artikkelien lisäksi, tutustu myös seuraaviin blogeihin, joissa on ajanhallintaan ja stressinhallintaan liittyviä kirjoituksia. Selaa blogin sivua alaspäin nähdäksesi eri viestit. Katso myös osio ”Viimeisimmät blogikirjoitukset” blogin sivupalkissa tai klikkaa ”seuraava” lähellä blogin kirjoituksen alareunaa. Blogissa on myös linkkejä lukuisiin ilmaisiin aiheeseen liittyviin resursseihin.

Kirjaston uranhallintablogi
Kirjaston valmennusblogi
Kirjaston henkilöstöhallintoblogi
Kirjaston henkisyysblogi

Henkilökohtaisen tuottavuuden luokkaan: