Övningen:

Nu när vi har utformat och publicerat formulären ”Request Form” och ”Employee Vacation Request” i del 1 ska vi starta ett arbetsflöde och använda oss av uppgiften ”Start Approval Process” i del 2. Vi kommer att lägga till ytterligare tillgängliga fält till uppgiftsformuläret med hjälp av en regel för formell laddning i del 2.

De nödvändiga verktygen är:

• InfoPath 2010 eller 2013 Designer
• SharePoint 2010 eller 2013 Enterprise environment
• SharePoint 2010 eller 2013 Designer

Vi kommer att utforma ett arbetsflöde för att tilldela Approval Task Process för att kopplas till vårt tidigare bibliotek för semesterbegäran och anpassa uppgiftsformuläret:

TIP: Hitta nästa Infopath Forms Replacement i vår Collab365.Directory.

Steg:

Öppna SharePoint Designer (SPD) och anslut till webbplatsen som innehåller det målinriktade dokumentbiblioteket > och öppna sedan arbetsflödesmenyn i sidonavigationsfönstret.

Från menyn Klicka på Lista arbetsflöde och välj biblioteket för semesterformuläret för att associera arbetsflödet till det. Skriv arbetsflödets namn och lägg in beskrivningen. Fönstret för arbetsflödesredigeraren öppnas nu enligt nedan;

Från bandmenyn lägger du till en åtgärd > inom sektorn för uppgiftsåtgärder väljer du ”Start Approval process”.

Vi kommer att se att en ny åtgärd läggs till som en rad i arbetsflödesredigeraren.

Vi kommer att ställa in uppgiften process deltagare användare, genom att klicka på ”dessa användare” länken och välj användarna från SharePoint grupper eller enskilda användare.

I det första fältet lägga till deltagarnas ID:n och det finns ett alternativ för att skicka uppgiften till användarna. Parallellt eller en i taget (sekventiellt) och här är skärmdumpen för sekventiell godkännandeuppgift.

Så uppgiften kommer att tilldelas Hierarchy Managers group > om den är godkänd > Approvers group. Du behöver inte lägga till någon titel eller några instruktioner, men du måste ange tid för uppgiftens varaktighet och datum för förfallodag om det behövs. Slutligen måste vi utlösa detta arbetsflöde när ett objekt läggs till i dokumentbiblioteket. Därför måste vi klicka på Arbetsflödesinställningar i bandmenyn. Under Startalternativ markerar du kryssrutan för ”Start workflow automatically when item created” (Starta arbetsflödet automatiskt när objektet skapas) som visas i skärmdumpen nedan.

Spara och publicera arbetsflödet från bandmenyn. Du kommer att märka att när du har publicerat en ny uppgift kommer ett InfoPath-formulär att läggas till under avsnittet Formulär.

Detta formulär kommer att öppnas av godkännare för att godkänna semesteransökan eller förkasta den. Vi kan öppna det genom att klicka på det från samma fönster ovan.

Det innehåller endast sökandens namn och lite information om uppgiften. Du måste få fram uppgifterna om begäran (startdatum för semester, slutdatum för semester och motivering). Hur hämtar du data om begäran till formuläret Uppgift? Så här gör du:

Steg:

Nu lägger du till en ny anslutning > Data Menu >> Data Connection. Välj alternativet ta emot data.

Välj SharePoint-bibliotek eller lista.

Sätt in den SharePoint-webbplats som har biblioteket för formuläret för semesterbegäran.

Välj biblioteket för semesterbegäran.

Följande fönster visar oss de tillgängliga fälten i det valda biblioteket.

Notera: markerade fält visas här eftersom vi i föregående steg när vi initierar semesterformuläret exponerar dessa fält. Vi kommer att välja alla plus titelfältet.

Håller alternativet ”Store a copy of the data in the form template” oavmarkerat som visas nedan.

På nästa skärmdump lämnar eller avmarkerar du alternativet ”Automatically retrieve data…” och klickar sedan på Finish. Viktigt Om du markerar det här alternativet kommer det att hämta alla förfrågningar och kanske påverka webbplatsens prestanda!!!

Vi har anslutningen, men nu behöver vi bara hämta de aktuella uppgiftsrelaterade förfrågningsuppgifterna. Som vi visade tidigare vill vi ha förfrågningsnumret som ett unikt värde så vi kommer att använda det senare. Hur gör vi det?

På uppgiftsformuläret Ladda – Lägg till en regel för att ställa in anslutningar för semesterförfrågningar så att endast det objekt som har samma kakel som det uppgiftsrelaterade objektet hämtas. Lägg till en ny regel för att köra dessa åtgärder: Ställ in ett fälts värde i fältet för titeln på den nya skapade anslutningsfrågan för att vara den aktuella uppgiftsrelaterade uppgiften diskretion. Klicka på fältet som ska ställas in och klicka på ”Visa avancerad vy”.

Välj anslutningen för semesterbegäran > frågefält välj den titel som vi ska använda för frågan.

Ställ in värdet så att det är lika med följande formel concat(@Description, ”.xml”).

Lägg till den andra åtgärden för fråga med hjälp av anslutning.

Den slutliga formell laddningsregelns åtgärder kommer att se ut som nedan:

Utforska fälten och lägg till dem i uppgiftsformuläret som extra detaljer eller tabell

Publicera nu formuläret. Skicka in en ny semesterbegäran och kontrollera dokumentbiblioteket för det nya objektet.

Du kommer att märka att det har lagts till en ny kolumn som heter arbetsflödesnamn ”Vacation Request” (semesterbegäran). Låt oss klicka på länken ”In Progress” och kontrollera den tilldelade uppgiften.

Nu öppnar vi uppgiftsformuläret för att kontrollera begäran som godkännare.

Slutsats

Tack, det. Nu har du ”Detaljer om semesteransökan” som en del av uppgiftsformuläret Godkännare i stället för att ha det separat. I teorin kan detta göras på en SharePoint Server 2013 Enterprise-webbplats om du väljer att använda InfoPath Form.