Înțelegerea importanței conturilor de încasat este foarte importantă pentru menținerea unei bune sănătăți financiare a afacerii dumneavoastră. A avea o contabilitate sănătoasă a creanțelor este întotdeauna recomandată. Chiar dacă aveți o mulțime de clienți, dar dacă aceștia nu vă plătesc la timp sau nu vă plătesc deloc vă poate afecta foarte mult afacerea.

Plățile întârziate de la clienți pot duce la probleme de flux de numerar pentru orice afacere. Dacă o companie are un sold al creanțelor, aceasta înseamnă că o parte din venituri este încă neachitată. Dacă clienților le ia mai mult timp să plătească, acest lucru poate avea un impact semnificativ asupra fluxului de numerar.

Conturile de încasat sunt clasificate ca un activ, deoarece sunt plăți restante și sunt înregistrate în secțiunea de activ curent din bilanț.

În acest articol vom aborda următoarele subiecte legate de conturile de încasat:

Ce sunt conturile de încasat?

De ce au companiile conturi de încasat?

Cele de încasat sunt un activ sau un pasiv?

Care este diferența dintre conturile de plătit și conturile de încasat?

Ce este înregistrarea în jurnal pentru conturile de încasat?

Exemplu de conturi de încasat

Cum funcționează conturile de încasat?

Ce se întâmplă dacă creanțele nu sunt plătite niciodată?

Ce este rata de rotație a creanțelor?

Ce este un grafic de vechime a creanțelor?

Ce este un grafic de îmbătrânire a creanțelor?

Consiliere pentru încasarea creanțelor

Care este funcția departamentului de creanțe?

Ce este funcția departamentului de creanțe?

Care sunt responsabilitățile managerului de conturi de încasat?

Ce este automatizarea conturilor de încasat?

Ce sunt conturile de încasat?

Conturile de încasat (CA) sunt banii pe care clienții dvs. vi-i datorează pentru cumpărarea de bunuri și servicii pe credit. Conturile dumneavoastră de încasat constau în toate facturile neplătite sau banii pe care vi-i datorează clienții dumneavoastră. Clienții dumneavoastră ar trebui să plătească această sumă înainte de data scadentă a facturii. RA sunt înregistrate ca un activ în bilanțul companiei dumneavoastră.

De ce au companiile conturi de încasat?

În lumea competitivă de astăzi, companiile trebuie să vândă bunuri și servicii pe credit pentru a face procesul de plată mai flexibil și mai ușor pentru clienții lor. Permițând clienților să achiziționeze bunuri și servicii pe credit încurajează, de asemenea, mai multe vânzări, deoarece toți clienții au tendința de a păstra numerar și sunt mai înclinați să cumpere pe credit.

De exemplu- Furnizorul dvs. dorește să achiziționeze bunuri de la dvs. pentru a le vinde clienților săi, deoarece a primit o comandă de vânzare, dar nu are suficient numerar pentru a plăti bunurile. Ei vor cumpăra bunuri de la dumneavoastră pe credit și le vor trimite la depozitul clienților lor. Odată ce vânzătorul dvs. a primit banii de la clientul lor, vă va plăti și va achita factura.

Un alt exemplu este cel al companiei de electricitate. O companie de electricitate furnizează electricitate pe credit și încasează banii la sfârșitul lunii. Toate facturile neplătite de la toți clienții fac parte din conturile lor de încasat.

Conturile de încasat sunt un activ sau un pasiv?

Conturile de încasat sunt clasificate ca un activ deoarece sunt plăți restante datorate în viitor și oferă valoare companiei dumneavoastră. Conturile de încasat sunt înregistrate în secțiunea de activ curent din bilanț. Dacă afacerea trebuie să aștepte mai mult de un an pentru a converti RA în numerar, acesta este considerat un activ pe termen lung.

Care este diferența dintre conturile de plată și conturile de încasat?

Conturile de plătit sunt exact opusul conturilor de încasat. Conturile de încasat reprezintă banii pe care clienții dumneavoastră îi datorează pentru bunuri și servicii achiziționate pe credit. Conturile de creanțe sunt un cont de activ. Conturile de plătit reprezintă banii pe care îi datorați furnizorilor dvs. pentru bunuri și servicii achiziționate pe credit. Conturile de plătit reprezintă un cont de pasiv. Citiți mai multe despre diferența dintre conturile de plătit și conturile de încasat aici.

Ce este înregistrarea în jurnal pentru conturile de încasat?

Când o vânzare de bunuri sau servicii este efectuată către un client, utilizați software-ul de contabilitate pentru a crea o factură care creează automat o înregistrare în jurnal pentru a credita contul de vânzări și a debita contul de încasat.

Înregistrarea în jurnal pentru a înregistra factura de vânzare…

.

După ce ați primit plata în numerar de la client, contul de numerar va fi debitat, iar contul de creanțe va fi creditat.

Înregistrarea în jurnal pentru a înregistra plata în numerar…

.

Câteva companii oferă reduceri clienților care plătesc înainte de data scadentă.

Înregistrarea în jurnal pentru a înregistra plata în numerar cu reducere-

.

. trebuie să anulați creanțele ca datorie neperformantă.

Înregistrarea în jurnal pentru anularea creanțelor ca datorie neperformantă…

.

În cazul în care clientul dumneavoastră returnează articolele din inventar din orice motiv, trebuie să emiteți o notă de credit pentru clientul dumneavoastră.

Înregistrarea în jurnal pentru a înregistra nota de credit emisă unui client-

.

.

Exemplu de conturi de încasat

Aici am explicat conturile de încasat cu un exemplu.

Compania ABC a vândut bunuri în valoare de 50.000 de dolari pe credit companiei CDE. Iată înregistrarea contabilă a conturilor de creanțe în contabilitatea societății ABC:

Costul acestor articole pentru compania ABC a fost de 10.000 de dolari. Odată ce articolele de inventar sunt livrate companiei CDE, iată înregistrarea în jurnal pentru a actualiza costul bunurilor vândute în registrele companiei ABC:

Compania CDE a plătit întreaga sumă de 50.000 de dolari în numerar către compania ABC. Iată înregistrarea jurnalului de plată în registrele contabile ale societății ABC:

Cum funcționează conturile de încasat?

Aici am explicat etapele procesului de debitare a creanțelor:

Etapa 1 Vânzarea de bunuri și servicii pe credit

Procesul de debitare a creanțelor începe cu vânzarea de bunuri sau servicii clienților pe credit.

Etapa 2 Trimiterea unei facturi

După ce vânzarea este confirmată, trebuie să trimiteți o factură clientului dumneavoastră. O factură este un document de vânzare care are o listă de produse și servicii furnizate cu cantitatea și prețurile acestora. Trimiterea unei facturi către clientul dvs. înseamnă că îi comunicați banii datorați pentru produsele și serviciile furnizate de afacerea dvs. Factura poate fi trimisă clienților înainte sau după livrarea bunurilor sau serviciilor, în funcție de contractul de vânzare. În timp ce creați o factură, asigurați-vă că factura conține toate informațiile importante, cum ar fi:

1. Data facturii
2. Informații despre client, cum ar fi numele, adresele de facturare și de expediere etc.
3. Denumirea serviciilor și bunurilor, cantitatea cu prețul.
4. Suma datorată
5. Data scadentă a facturii
6. Numărul și informațiile relevante ale comenzii de achiziție, dacă clientul dvs. vi le-a comunicat.
7. Informațiile dumneavoastră de contact
8. Condiții de plată
9. Detalii privind impozitele și reducerile

După ce o factură este trimisă clienților dumneavoastră, trebuie, de asemenea, să înregistrați înregistrarea în jurnal a facturii. În timp ce înregistrați înregistrarea jurnalului facturii, trebuie să debitați contul de creanțe pentru suma datorată de clientul dumneavoastră și să creditați contul de vânzări pentru aceeași sumă. De asemenea, trebuie să înregistrați înregistrarea în jurnal a costului bunurilor vândute pentru a vă actualiza inventarul. Dacă utilizați un sistem de contabilitate, cum ar fi Deskera Books, aceste înregistrări în jurnal vor fi create automat la generarea facturii de vânzare și la îndeplinirea acesteia.

Etapa 3 Încasarea plății

După ce clientul dvs. a primit factura, acesta trebuie să facă plata. Toți clienții trebuie să facă plata înainte de data scadentă a facturii. După ce ați primit plata, trebuie să le dați o chitanță de plată și, de asemenea, să înregistrați intrarea plății în sistem. În timp ce înregistrați înregistrarea în jurnal a plății, trebuie să debitați numerarul pentru a arăta o creștere datorată plății și să creditați conturile de creanțe pentru a reduce suma datorată de clientul dumneavoastră.

Ce se întâmplă dacă creanțele nu sunt plătite niciodată?

Când clienții dumneavoastră nu sunt în măsură să plătească o creanță din cauza falimentului sau din orice alt motiv, trebuie să o treceți în cont ca o cheltuială cu creanțe neperformante. De asemenea, dacă agenția dvs. de colectare percepe comisioane mai mari decât valoarea totală a datoriei, trebuie să radiați suma ca o cheltuială cu creanțe neperformante. Adâncimea rea apare în cazurile în care clientul nu poate plăti din cauza lipsei de finanțe disponibile sau clientul intră în faliment.

Ce este rata de rotație a creanțelor?

Rata de rotație a creanțelor vă ajută să aflați cât de repede își plătesc clienții dumneavoastră facturile. Rata de rotație a creanțelor este utilizată pentru a identifica eficiența unei companii în colectarea creanțelor în curs de plată datorate de clienți. Rata medie a creanțelor se calculează împărțind vânzările nete la media creanțelor.

Formula ratei de rotație a creanțelor-

Rata de rotație a creanțelor = Vânzări nete de credite/ Media creanțelor

Exemplu de calcul al ratei de rotație a creanțelor-

De exemplu- Vânzările nete de credite pentru compania ABC sunt de 150.000 de dolari pentru acest an. La începutul exercițiului financiar, 20.000 $ reprezintă soldul conturilor de creanțe, iar 10.000 $ reprezintă soldul conturilor de creanțe la sfârșitul acestui an. În acest caz, valoarea medie a creanțelor va fi de (20.000 $+10.000 $)/2, ceea ce înseamnă 15.000 $. Pentru a calcula rata de rotație a creanțelor, trebuie să împărțiți 150 000 $ la 15 000 $, ceea ce înseamnă 10.

Vânzări nete- 150.000 $

Soldul contului de clienți pentru anul precedent- 20.000 $

Soldul contului de clienți pentru acest an- 10.000 $

Soldul mediu al creanțelor = (20.000 $+10.000 $)/2= 15 $,000

Rata de rotație a conturilor de încasat (ARTR)- $150,000/$15,000= 10

Ce este un program de îmbătrânire a conturilor de încasat?

Dacă aveți mulți clienți, va fi foarte dificil să urmăriți și să mențineți conturile de creanțe pentru fiecare client. Toți contabilii creează un raport de îmbătrânire a creanțelor pentru a ține evidența tuturor plăților în așteptare ale clienților. Acest raport poate fi creat manual de către un contabil sau poate fi generat cu ajutorul unui software de contabilitate. Programul de îmbătrânire a creanțelor AR vă arată lista tuturor clienților cu perioada de rambursare. De asemenea, programul de îmbătrânire evidențiază plățile întârziate ale clienților.

Iată un exemplu de raport de îmbătrânire AR generat de software-ul de contabilitate Deskera Books:

Accounts Receivable Aging Report Sample-

Consilii pentru colectarea creanțelor

Aici am enumerat câteva dintre sfaturile pe care companiile le pot folosi pentru colectarea creanțelor:

1. Solicitați clienților să plătească o taxă de întârziere pentru plățile întârziate
2. Răsplătiți clienții care plătesc rapid prin oferirea unor reduceri
3. Înviați alerte automate de sistem pentru facturile întârziate
4. Stabiliți un sistem eficient de urmărire-.up eficient pentru plățile în așteptare
5. Angajați o agenție de încasări
6. Țineți evidența tuturor facturilor cu un software de contabilitate

Care este funcția departamentului de conturi de încasat?

Funcția principală a departamentului de conturi de încasat este de a urmări toate creanțele și de a urmări plățile în așteptare de la clienți. Departamentul de clienți este responsabil pentru generarea facturilor, trimiterea acestora către clienți, urmărirea plăților în așteptare și înregistrarea plăților. Aceștia sunt, de asemenea, responsabili pentru menținerea termenilor mărfurilor cu clienții, trimițându-le memento-uri de plată prietenoase.

Care sunt responsabilitățile managerului de conturi de încasat?

Principala responsabilitate a managerului de conturi de încasat este de a urmări plățile în așteptare și de a se asigura că firma primește toate plățile la timp. De asemenea, trebuie să creeze și să trimită facturi de vânzare către clienți și să le trimită o chitanță de plată odată ce plata este primită. Managerul de clienți trebuie să aibă cunoștințe de contabilitate, precum și să înregistreze facturile de vânzări și intrările în jurnalul tranzacțiilor de plată.

Aici am enumerat principalele responsabilități ale unui manager de clienți:

1. Generarea și trimiterea facturilor de vânzări și a extraselor de cont
2. Înregistrarea tuturor facturilor, a intrărilor în jurnalul de plăți
3. Realizarea reconcilierilor de cont
4. Întreținerea fișierelor și înregistrărilor conturilor de clienți.
5. Investigarea și rezolvarea oricăror nereguli sau discrepanțe
6. Generarea rapoartelor relevante pentru conducere

Ce este automatizarea conturilor de încasat?

Automatizarea conturilor de încasat constă în automatizarea întregului proces de încasat cu un software de automatizare a conturilor de încasat. Software-ul de automatizare a conturilor de încasat (Accounts Receivable Automation Software (AR Automation Software)) vă ajută să urmăriți toate facturile cu statusul lor de plată.

Software de automatizare AR vă permite să vă automatizați procesul de facturare și de colectare a plăților. Cu AR Automation Software, puteți să vă urmăriți creanțele și să generați rapoarte complete. AR Automation Software vă ajută, de asemenea, să trimiteți prin e-mail facturi și extrase de cont clienților dumneavoastră.

După ce clienții dvs. primesc factura, ei pot face o plată online, iar înregistrarea plății va fi creată automat în sistem. De asemenea, toate rapoartele financiare vor fi generate și toate înregistrările în jurnalul contabil vor fi postate automat.

Cum vă ajută Deskera Books în procesul de încasare a creanțelor?

Toate afacerile doresc să economisească timp prin automatizarea procesului de facturare și colectare a plăților pentru a fi plătite mai repede. Cu Deskera Books, puteți să digitalizați întregul proces de evidență a creanțelor. Puteți elimina tipărirea și trimiterea prin poștă a facturilor pe suport de hârtie către clienții dumneavoastră. Puteți crea facturi oricând și de oriunde cu ajutorul aplicației web și mobile. Cu Deskera Books, puteți trimite facturi prin e-mail clienților dvs., iar aceștia pot face clic pe „plătiți acum” pentru a efectua o plată online. Odată ce plata este primită, toate rapoartele financiare sunt actualizate automat. Deskera Books vă permite să fiți plătit mai repede cu plățile online automate.

Aflați mai multe despre caracteristicile Deskera Books:

1. Facturare cu Deskera Books
2. Rămâi la curent cu facturarea ta
3. Înregistrări în jurnal cu Deskera
4. O mai bună contabilitate pentru afaceri
5. Facerea de achiziții cu ușurință

Înscrieți-vă acum pentru o perioadă de testare gratuită de 30 de zile a Deskera Books!

Ce este Accounts Payable (AP)? Definiție, intrări în jurnal, exemple

Conturile de plată sunt un proces de afaceri critic prin care toate companiile își urmăresc și își gestionează obligațiile de plată în mod eficient și eficace.

Nidhi SDeskera Blog

Ce este o factură? (+ Modele de facturi gratuite)

Facturarea este primul pas pentru a fi plătit! În acest ghid, prezentăm facturile, clarificăm concepțiile greșite comune și împărtășim care sunt cele mai importante nouă elemente ale unei facturi restante. De asemenea, împărtășim șabloane de facturi GRATUITE pe care le puteți folosi pentru mica dvs. afacere!

Addie HoDeskera Blog

Facturarea electronică – Viitorul tranzacțiilor comerciale

Factura electronică (e-invoice) automatizează și elimină intervenția manuală în trimiterea și schimbul de facturi între un cumpărător și un vânzător. Acest lucru înseamnă că factura este creată, trimisă și primită în format electronic standard. Acest lucru permite cumpărătorilor și vânzătorilor să automatizeze procesarea facturilor.

Blogul lui Nidhi SDeskera

Ghid complet pentru fluxul de numerar și declarațiile de flux de numerar

V-ați întrebat vreodată de ce este importantă gestionarea fluxului de numerar ca proprietar de mică afacere? În acest articol, explicăm utilizarea unei situații de flux de numerar și multe altele. De asemenea, am creat câteva modele Excel gratuite disponibile pentru dvs.!

Addie HoDeskera Blog

Ce este înregistrarea în jurnal în contabilitate, de ce este importantă și cum se înregistrează?

Index * Definiția înregistrărilor în jurnal * De ce sunt importante înregistrările în jurnal? * Contabilitatea în partidă dublă: De ce trebuie să o cunoașteți pentru înregistrările în jurnal * Formatul înregistrărilor în jurnal * Înregistrarea tranzacțiilor în înregistrările în jurnal * Exemple bonus de înregistrări în jurnal Definiția înregistrărilor în jurnal …

Priyanka Tiku TripathiDeskera Blog

.