Se você é como eu e dirige um negócio ou um escritório em casa (ou apenas trabalha remotamente às vezes), então você entende a necessidade de ter um ambiente de escritório em casa minimalista e livre de confusões.

Criando, minha mãe sempre me disse, “espaço limpo, mente limpa”. Aquela pequena pepita sempre ficou comigo. Eu acredito nisso.

O meu amigo Joshua Becker acabou de escrever um novo livro, The Minimalist Home: a room by room guide to a decluttered, focused life. Nele, ele dedica um capítulo ao escritório em casa.

Pensei que era o momento perfeito para compartilhar algumas dicas sobre como manter um escritório em casa minimalista, dar-lhe uma atualização sobre a situação do meu escritório em casa, dar minhas idéias sobre as dicas do escritório em casa de Joshua e compartilhar meus planos de ação para remover algum do caos desordenado na minha vida profissional.

Você sabia? Segundo nossos parceiros do FlexJobs:

“3,9 milhões de funcionários americanos, ou 2,9% do total da força de trabalho americana, trabalham em casa pelo menos metade do tempo, contra 1,8 milhões em 2005 (um aumento de 115% desde 2005)”

Existem muitos de nós lá fora com espaços de trabalho em casa. E mais pessoas a juntarem-se às nossas fileiras todos os dias. Vamos ver algumas formas (fortemente inspiradas pelo livro acima) de limparmos esse espaço e sermos mais eficientes.

Defina o teu espaço de escritório em casa

Este é um passo importante que muitas vezes saltamos quando tentamos criar um escritório em casa tranquilo. Tipicamente, mais do que qualquer outra sala, o escritório em casa pode ser uma sala de reunião para um monte de coisas: escritório (negócios vs. economia lateral vs. finanças familiares), arrumação, sala de piano, sala de leitura, sala de jogos extra, etc.

Não faz mal que a sala seja dedicada a algumas destas coisas se for um grande espaço, mas não pode ser tudo isto. Estabelecer alguns limites quanto ao que é esta sala? Você pode mover algumas outras atividades para fora deste espaço?

Bottom line: não tente fazer muita coisa neste espaço. O caos naturalmente levará à desordem.

Como defino meu espaço:

O meu escritório em casa já teve várias iterações, mas neste momento é dedicado ao meu trabalho com este site (tenho uma mesa de pé e uma mesa de escritório padrão – ambas as quais fiz e utilizo), é onde eu trato de algumas das finanças da nossa família, e é onde eu permito que meus filhos pratiquem o teclado ou ocasionalmente joguem seu jogo de computador de escolha – Prodigy Math. Ele também vai manter armazenamento temporário relacionado ao FinCon de tempo em tempo.

Desde que eu vá para um espaço de co-trabalho dois ou três dias por semana, acho que não há problema que o meu escritório em casa seja usado para o teclado das crianças ou jogos de computador enquanto eu não estiver lá – esta atividade usa apenas dois itens extras que podem ser facilmente armazenados longe. Mas este espaço não é para o armazenamento da FinCon – eu tenho um espaço de armazenamento real para isso. Então eu preciso garantir que as coisas não entrem mais nesse espaço.

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Deslutter as gavetas e armários do seu escritório

Tanto que tenha o seu objectivo para este espaço, está na hora de declutter as gavetas e armários. Se você já tem seu escritório em casa há algum tempo, você provavelmente tem algumas gavetas de escrivaninha e armários de arquivo que recolheram algumas coisas.

Vamos limpá-lo. Tire tudo das gavetas e armários e só o coloque de volta se o tiver usado no ano passado ou se precisar de o guardar para guardar registos. Mantenha apenas um de cada tipo de equipamento ou material de escritório.

Coloque tudo o resto numa pilha para vender, doar, ou lixo. Eletrônicos antigos podem ser vendidos em um site como Decluttr (leia nossa revisão).

Então, que registros você deve manter? Eu não vou tentar resolver toda esta lista aqui, mas vou adicionar alguns pontos-chave:

• Caça para si mesmo um cofre para aqueles itens físicos/integrados “para sempre”: passaportes, testamentos, licenças de casamento, apólices de seguro de vida, títulos, escrituras, e certidões de nascimento. Eu uso este cofre pequeno, à prova de fogo (da Amazon.com) e descobri que quando ele começa a ficar cheio eu preciso jogar algumas coisas fora. Pequeno cofre = menos bagunça.
• Coste todos os registros de impostos em um armário ou depósito por pelo menos sete anos. Aqui está mais do IRS sobre manter registros de impostos.
• Colher todos os documentos de origem de hipotecas, empréstimos, investimentos, enquanto você tiver a dívida ou investimento.
• Não guarde declarações, contas, recibos, você pode obter online. E não guarde nada que seja substituído por uma versão mais recente (como uma apólice de seguro).
• Finalmente, digitalize o máximo que puder. É uma boa ideia até tirar uma fotografia dos seus “itens para sempre” para ter em arquivo.

As minhas gavetas e armários de secretária:

Uma das minhas secretárias tem gavetas e armários de arquivo, e por isso tem uma combinação de equipamento de escritório (agrafadores, canetas, etc), arquivos de finanças pessoais e talões de cheques, arquivos de negócios e talões de cheques, e alguns pequenos cordões electrónicos e acessórios.

Eu também tenho um par de estantes, ambas com armários: um lado armazena o cofre e a impressora, e o outro lado armazena caixas aleatórias, suprimentos, e os produtos FinCon.

Eu preciso pegar meus antigos registros de negócios e pedir algum serviço de escaneamento e organização para mim. Eu também preciso dar àqueles pequenos acessórios eletrônicos uma vez para decidir o que não é usado há algum tempo.

Finalmente, preciso de uma gaveta completamente vazia para que eu possa tirar tudo da área de trabalho no final do dia e armazená-lo fora do local. Quero ter um desktop limpo no final de cada dia.

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Sem Decoração Extra em Exposição: Livros, Diplomas e Mobiliário Extra

Agora que tudo nos bastidores está organizado, podemos dar uma segunda vista de olhos ao que está à vista. Você tem muita coisa nas paredes, nas prateleiras ou simplesmente no chão do seu escritório?

Lembrar, você se comprometeu acima com o objetivo de fazer deste um verdadeiro escritório em casa.

• Comecemos arrancando todos os móveis que não cabem. Encontre outro lugar na casa para ele ou livre-se dele.
• Então, ataquem as paredes. Em seu livro, Joshua faz referência a uma “parede do ego” de diplomas e prêmios. Livre-se de qualquer coisa na parede “que distraia mais do que ajude”.
• Finalmente, pegue todos os livros e não os coloque de volta a menos que você esteja lendo, você estará lendo em breve, ou o livro tem valor sentimental. Considere mudar para digital aqui também. Eu uso Audível para toda a minha “leitura” hoje em dia e acho muito mais produtivo ouvir em movimento e a uma velocidade que me convém.

Minha decoração e móveis:

Sou culpado da “parede do ego”. Embora eu esteja orgulhoso da minha educação e seja certamente agradável ser recompensado pelo seu sucesso, estas coisas parecem um pouco datadas e não tão aspiracionais ou significativas como algo fresco e simples.

Eu também tenho alguns instrumentos musicais na sala que são mais decorativos neste momento. Eu preciso encontrar outro lugar para eles ou me livrar deles. Eu me dou muito bem com meus livros e os guardo em apenas uma prateleira na minha estante.

Acho que é hora de descer os diplomas e troféus. Estou a debater os instrumentos musicais. Acho que a guitarra poderia ser pendurada na parede e seria mais provável que eu a pegasse e dedilhasse. A bateria precisa ser movida para o meu armário ou doada.

Comprometa-se com uma área de trabalho limpa

Se você é como eu, a área de trabalho limpa provavelmente tem o maior impacto no seu senso de bem-estar emocional no ambiente de trabalho. Não há nada mais doce do que entrar no meu ambiente de trabalho para encontrar uma área de trabalho limpa, limpa e livre de desordem, para poder continuar com os meus dias de trabalho. Isso não acontece naturalmente, então você precisará se comprometer com isso.

Seu desktop é para as coisas em que você está trabalhando atualmente. Nada mais. Não armazene no seu desktop coisas que poderiam/deveriam estar em outro lugar. Esta é a razão pela qual o #2 acima é tão importante. Deixe uma gaveta de mesa vazia o suficiente para que ela esteja sempre disponível para armazenar seus itens de mesa comumente girados.

Minha situação da área de trabalho:

Não é incomum para a minha área de trabalho ficar cheia de correio, coisas trazidas para casa de viagens, cartões de visita, lanches, chapéus, luvas, acessórios, adesivos e bugigangas. Eu tendo a revisitar meu processo de limpeza da área de trabalho a cada poucas semanas mais ou menos.

Algo que me ajudou um pouco foi ter uma lixeira na área de trabalho e me comprometer a manter tudo lá. Outra coisa que me ajudou foi comprar este suporte para monitor na Amazon que me dá espaço debaixo do monitor para guardar o meu teclado e mouse no final do dia.

Vou tentar encontrar espaço nas gavetas da minha mesa para mover aquele caixote de papéis. Assim, a única coisa em cima da secretária é exactamente a coisa em que estou a trabalhar nesse momento. Se nada estiver lá, então acho menos provável que eu deixe cair bugigangas ou cartões ou outros itens aleatórios na mesa de trabalho de forma contínua.

Tratar com o papel recebido

O escritório em casa tende a coletar muito papel, então você tem que criar sistemas para permitir que você separe essa papelada de forma rápida e eficiente.

• Primeiro, opte por não receber o máximo de lixo eletrônico e o máximo de declarações que você puder. Visite o seu banco para tratar dos extractos e visite a FTC para obter informações sobre como parar todas as requisições. Não precisa de receber este material!
• Segundo, arranje um caixote de lixo ou um triturador e coloque-o ao lado da sua secretária. Na minha opinião, este é um item aceitável para ter fora porque cria uma acção rápida. Assim que o correio chegar, separe tudo, depois largue o lixo e abra os envelopes no caixote da reciclagem. Feito!
• Se for uma declaração ou factura ou outro registo financeiro importante, arquive-o no local apropriado. Nove em cada dez vezes, eu normalmente apenas tiro uma foto do item e envio a versão em papel para a reciclagem de qualquer maneira. Normalmente consigo lidar com ele digitalmente.

Como lido com papel:

Tenho tendência a deixar o papel acumular-se no meu caixote do lixo e normalmente passo por ele todas as semanas ou a cada duas semanas. Quando estou a fazer isto diariamente ou semanalmente descubro que sou melhor a manter a confusão à distância, claro.

Como por ter optado por não enviar correio, eu próprio fiz isto há vários anos atrás e funcionou bem. Eu recebo principalmente coisas de empresas que conheço. No entanto, a Sra. PT ainda não fez opt out e por isso ela ainda recebe uma tonelada de ofertas graças à sua impecável pontuação de crédito.

Vou encorajar a Sra. PT a fazer opt out. Quanto ao jornal que chega, uma rotina semanal deve ser boa por enquanto, desde que esse caixote vá para a gaveta.

Pensamentos Finais no The Minimalist Home Office

A esperança de que alguns desses passos levarão a uma vida de trabalho mais feliz e saudável para você e sua família.

O home office pode ser um lugar especial, onde trabalho importante e que muda a vida é feito. Portanto, não o negligencie quando se trata de tentar criar um estilo de vida mínimo.

Fecharia com uma citação do livro de Joshua que achei particularmente útil para nós, os clientes:

“Com um escritório em casa minimizado, você pode ficar – e ficar – no topo de qualquer trabalho que faça lá. E é o seguinte: quando você está em cima dele, você pode ver mais…e começar a dar passos para realizar mais. Talvez depois de entrar em seu escritório em casa em um sábado de manhã e perceber que você está totalmente envolvido com suas tarefas de escritório, você pode planejar como começar aquele negócio de meio-período em que você tem pensado”

The Minimalist Home: um guia quarto por quarto para uma vida decotada e focada está disponível no Amazom. Ele tem você coberto para arrumar sua casa inteira, não apenas o escritório.

E como Joshua sempre gosta de compartilhar, você pode simplesmente reservar gratuitamente na sua biblioteca local se você não quiser comprar outro livro. Você pode aprender mais sobre Joshua ouvindo este episódio de podcast que fiz com ele.

Quais são suas dicas para manter um escritório em casa sem bagunça?