Objectivo

O objectivo deste tutorial é ajudá-lo a compreender como pode usar o módulo ‘ShiftPlanning’ para criar ou gerir os horários dos seus funcionários.

Overview

Acesso a partir do seu: Computador
Candidata-se a: Gerentes, Supervisores, Programadores e Funcionários com Permissões de Programação

O separador ‘ShiftPlanning’ é o núcleo central onde pode facilmente criar ou gerir os horários da sua equipa Quer tenha uma única localização ou múltiplas, o ShiftPlanning tem as vistas robustas que facilitam o planeamento e visualização dos horários da sua equipa.
Pode aceder à aplicação web ShiftPlanning in Humanity a qualquer altura clicando no separador ‘ShiftPlanning’ no topo da página.

Coisas a saber antes de começar:

1. Gerentes/Admins têm acesso total à aplicação para criar e gerir os seus horários de pessoal.
2. Os supervisores podem gerir todas as localizações/posições/pessoas+escolas.
3. Scheduler gerencia localizações/posições/funcionários específicos que foram concedidos à sua equipe em Scheduler permissions tab.
4. Os funcionários podem ter permissão do scheduler para posições específicas.

O cenário descrito neste tutorial consiste nos seguintes blocos de construção:

1. Vistas Programadas
2. Vistas Básicas
3. Vistas de Linha de Tempo
4. Painel de Filtros
5. Filtros Avançados
6. Acriar Turnos
7. Programas de Publicação
8. Nova Experiência de Criação de Turno
9. Publicar Horário
10. Publicar e Republicar Horários
11. Conflitos de Horários
12. Guardar uma Referência a um Período
13. Acções de Calendário
14. Procura de Calendário
15. Notações de Calendário
16. Bloqueio de Pedidos de Licença Específicos Dates
17. ShiftPlanning Settings
18. Hot Keys

Schedule Views

ShiftPlanning tab vai abrir na visualização “semana” como comportamento padrão, No entanto, a partir do lado superior direito da agenda, você pode sempre mudar as vistas. Vamos rever isto em detalhe.
Vistas do calendário ajudam-no a visualizar melhor a agenda por intervalo de datas e vista. Sob a aba ‘ShiftPlanning’ no canto superior direito, as visões do agendamento podem ser alteradas com base no tipo de visão e no intervalo de datas. Você pode navegar no agendamento para diferentes datas em qualquer visualização selecionada clicando nas ‘setas’ encontradas na parte superior da página.

Existem quatro tipos de “Vista Básica”:

1. Vista do funcionário
2. Vista da posição
3. Vista visual
4. Vista da lista

Estes podem ser vistos em “Vista da Linha do Tempo”, dependendo da “Vista Básica”:

1. Dia
2. Semana
3. 2 semanas
4. 4 semanas
5. Mês

>

Vistas básicas

Vista Empregado

Vista Empregado lista os nomes da sua equipa à esquerda com os seus turnos correspondentes no calendário.

Posição Vista

Posição vista lista as posições da sua pauta à esquerda com os seus turnos correspondentes no calendário.

Se a gerência ativou a visualização Posição para você como funcionário, então você precisa clicar em “Visão Geral do Calendário” no menu esquerdo da aplicação, para revelar a visualização da posição para você mesmo.
Note: ‘Employee and Position view’ pode ser personalizada para ser vista no modo Dia, Semana, 2 semanas e 4 semanas.

Visual View

Visual view melhora a forma como você pode ver todos os detalhes do seu turno num relance.

Vista da lista

Vista da lista representa o seu horário de pessoal numa lista de cima para baixo com a posição e hora do turno.

Nota: A vista “Visual e Lista” pode ainda ser personalizada para ser vista no modo Dia, Semana e Mês.

Vistas da linha do tempo

Você pode ver o horário por Dia, Semana, 2 semanas, 4 semanas e Mês usando os botões no lado superior esquerdo do Scheduler.

Modo Dia

Modo Dia é útil quando você quer visualizar melhor a cobertura para um único dia. Clique na guia “Day” no canto superior direito ou pressione a tecla de atalho “D” para visualizar a agenda no modo Dia.

Modo Semana

Modo Semana é a visualização padrão. O Dia de Início da Semana é definido como segunda-feira por padrão. No entanto, você pode personalizá-lo de acordo com suas necessidades de negócios em ‘ Configurações de Planejamento de Turno’. O modo Semana pode ser expandido para 2 semanas ou 4 semanas.

Mês Modo

Mês vista mostra as semanas do mês junto com o ‘Shift times’, ‘Staff name’ e a ‘Shift position’ indicada por cor. Você pode ver mais detalhes sobre o turno clicando no shift.

Painel do filtro

No lado esquerdo da aba ShiftPlanning, você poderá ver o painel de filtro com ‘Mini Calendário’, ‘Filtros’ e a aba ‘Avançado’. Se não conseguir visualizar o painel, clique na opção ‘seta’, ao lado da caixa ‘Schedule Search’. O painel pode ser facilmente escondido ao clicar na mesma seta novamente.

Após clicar na aba ‘Filtros’, você poderá visualizar as seguintes opções:

1. Mini Calendário
2. Meu Calendário
3. Visão Geral do Calendário
4. Disponibilidade do Pessoal
5. Primeiro somente posições de localização
6. Localização e posições adicionais
7. Posições de gestão

Mini Calendário

Da barra lateral esquerda, você pode clicar em qualquer data no ‘Mini-Calendário’ para navegar rapidamente para qualquer semana ou para um dia específico.

Minha Agenda

‘Minha Agenda’ é a vista padrão quando os funcionários vão para a guia ShiftPlanning para exibir apenas os seus turnos. Certifique-se de navegar para as datas apropriadas para ver os seus próximos/últimos turnos.

Os funcionários podem clicar nos seus turnos para ver mais detalhes do turno, juntamente com opções adicionais para Turno de Trabalho, Turno de Libertação, Turno de Queda, Submeter Unidade de Trabalho, Configurar a disponibilidade, Ver notas, Ver detalhes de Chamada e Confirmação do Turno.

Os gerentes também têm acesso a esta vista a partir do painel de filtros esquerdo na guia ShiftPlanning, mostrando-lhes apenas os seus turnos, no modo de leitura.

Schedule Overview

Se seleccionar ‘Schedule Overview’ na barra lateral esquerda, irá mostrar-lhe o horário completo da empresa de acordo com a vista ‘basic’ e ‘timeline’ seleccionada. Você também pode selecionar a posição do local principal e os locais adicionais para filtrar a agenda por um indivíduo ou vários locais e posições.

Acima de ‘Visão Geral da Agenda’, você também pode adicionar funcionários clicando no ícone ‘Adicionar Funcionários’, uma vez que você clique nele, ele abrirá a janela pop-up onde você pode adicionar Primeiro, Sobrenome(s) e Posições.

Nota: Você só poderá visualizar as posições do local principal, é um comportamento padrão da aplicação.

Deixar Horário

Se selecionar ‘Deixar Horário’ na barra lateral esquerda, você poderá ver quem na sua empresa está de férias. Os gerentes podem clicar em ‘Aprovado’ férias e ‘Não Aprovado’ próximo tempo de folga ou remover qualquer tempo de folga passado.

Disponibilidade de pessoal

Com este recurso de disponibilidade, os gerentes podem visualizar a disponibilidade no calendário do ShiftPlanning enquanto criam turnos em ‘Employee View’ somente se os funcionários tiverem definido sua disponibilidade. Este recurso permite automaticamente se você estiver criando os turnos na visão Dia ou Semana.
Você também pode selecionar um funcionário específico para filtrar e visualizar os detalhes de disponibilidade.

Gerenciar Posições

Clicando em ‘Gerenciar Posições’, ele irá redirecioná-lo para o ‘Módulo de Funcionários’ para criar e gerenciar posições de funcionários, se necessário.

Filtros Avançados

Após selecionar a guia ‘Avançado’, ele permitirá que você filtre ainda mais a visualização por ‘Shift Type’, ‘Sites Remotos’, ‘Habilidades’ ou ‘Funcionários’.’

Criar Turnos

Criar turnos nunca foi tão fácil. Basta clicar na célula do calendário correspondente ao funcionário/posição, adicionar data e hora do turno.

Editar turnos

Clique em qualquer turno, e abrirá a janela ‘Shift Edit’ onde você pode fazer algumas das coisas mais robustas.

Faatures of ‘Shift Edit’ pop-up window:

1. Mudar Posições de Turno clicando no topo do nome da posição
2. Adicionar Título do Turno do topo
3. Editar data e hora de início/fim
4. Definir um turno para repetir clicando na opção Repetir.

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5. Definir turno para Abrir clicando na opção ‘Set up Open Slots’

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6. Atribuir locais remotos aos turnos

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7. Adicionar notas adicionais para o turno

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8. Adicionar tarefas

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9. Filtro por Habilidades

>

10. Atribuir funcionários aos turnos

>>

11. Conhecimento do turno

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12. In-Aprovação de Turno de Linha
13. Atribuir Pessoal de outras posições
14. Pausas de Horário
15. Atribuir Unidades de Trabalho
16. Filtro por Antiguidade (Leia sobre Antiguidade-Programação Baseada)
17. Auto – Turno de Preenchimento
18. Histórico de Turno
19. Missão de Turno de Saída

Nova Experiência de Criação de Turno

Ativar a nova experiência de criação de turno, clique no ícone ‘Agendar Ação’ localizado ao lado do botão Publicar e clique em ‘Mostrar Nova Criação de Turno’. Isto foi redesenhado, na esperança de tornar mais fácil e rápido para você criar um turno de trabalho do que nunca.

Publish Schedule

A idéia de publicar horários é que alguns gerentes querem a capacidade de fazer mudanças no horário sem que seus funcionários vejam essas mudanças imediatamente. Assim que o gerente estiver pronto, ele pode então clicar em ‘Publish’, e as alterações irão para o ar.
‘Publish’ está localizado na parte superior direita da aba ShiftPlanning. A publicação de turnos também enviará as notificações por e-mail/texto aos seus empregados.

Note: Os gerentes podem desligar a aba Publicar em Configurações do ShiftPlanning. Desativar a função Publicar dará à sua equipe visibilidade aos seus novos turnos/alterações instantaneamente (não recomendado).

Publicar e Republicar Horários

Após você publicar um horário, quaisquer alterações posteriores feitas nesses mesmos turnos serão mostradas à equipe imediatamente, sem republicá-lo. O recurso Republicar é apenas para notificar a equipe via e-mail das alterações.

Conflitos de Horários

O separador ‘conflito’ aparece automaticamente no canto superior direito da página do ShiftPlanning. Os conflitos de programação podem ocorrer quando os turnos programados entram em conflito com qualquer regra de programação configurada. Além disso, o turno que tem um conflito é destacado com a borda vermelha pontilhada do turno.

Clicking the note mostra os detalhes do conflito, bem como destacar o turno que tem conflito. Os gestores podem resolver ou ignorar os conflitos antes de o publicarem.

Guardar uma Referência a um Período

Com esta nova funcionalidade, queríamos dar a todos os nossos utilizadores uma forma incrivelmente eficiente e simples de poder “guardar” ou “marcar” horários de trabalho passados para que pudessem facilmente referenciá-los e até reutilizá-los a qualquer momento.

Acções de agendamento

Clique no ícone ‘seta para baixo’ ao lado do botão de publicação no topo da tabulação ShiftPlanning, e um ícone drop-down irá aparecer com uma acção poderosa.

Faatures of ‘Schedule Actions’ drop-down menu:

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1. Imprimir e Salvar
2. Copiar Agenda
3. Schegrama-Assistente de Agenda
4. Copiar Agenda

>>Sincronização de Agenda

5. Copiar Agenda
6. Fantasma Habilitado Shift
7. Mostrar modo de orçamento
8. Mostrar gráfico de previsão/hora
9. Mostrar nova criação de turno

Procura de horário

Na parte superior esquerda da guia ShiftPlanning, A ‘Pesquisa de Horários’ está disponível para pesquisar rapidamente os turnos desejados. Digite o parâmetro de busca e pressione ‘Enter’ no teclado.

Parâmetros de pesquisa são:

• Procurar por funcionário
• Procurar por posição
• Procurar por turnos

Notações do horário

Pós anotações do horário da sua Humanidade que você pode usar para se lembrar no trabalho diariamente. Agora você pode escrever notas tanto para si mesmo como para os seus colegas de trabalho que serão visíveis cada vez que você der uma olhada no seu horário de trabalho. Isto é semelhante a ‘Sticky Notes’ nas suas mesas ou no ambiente de trabalho do seu computador.
Clique no separador ‘Schedule’ para abrir o seu horário de trabalho. O ícone ‘Nota’ está ao lado das datas no seu calendário de horários.

Depois de guardar a nota, poderá ainda ‘publicar’, ‘editar’ e ‘apagar’, se necessário, com a ajuda dos ícones mostrados abaixo:

Block Leave Requests for Specific Dates

Agora, sendo gestor, supervisor e agendador, pode bloquear pedidos de férias para determinadas datas, criando uma nota na data específica para a qual pretende que os pedidos de férias sejam bloqueados.
Após a janela da nota ter aberto, basta marcar a caixa de verificação ‘Don’t Allow Time Off’.

ShiftPlanning Settings

Utilizadores com permissões ‘Manager’ têm controlo sobre o que a equipa pode fazer e ver dentro das contas ShiftPlanning. Para ver detalhes adicionais das configurações você pode colocar o cursor do mouse sobre uma configuração, e ela aparecerá na tela.

Para personalizar as configurações de acordo com a necessidade do seu negócio você pode ir para a guia Configurações > ShiftPlanning > Configurações avançadas como mostrado abaixo:

Hot-Keys

Hot-keys são atalhos de teclado que permitem que a aplicação aumente a velocidade de trabalho na navegação pelos horários e alternar entre vários intervalos de datas e vistas.

Para alterar rapidamente os intervalos de datas da página ShiftPlanning utilize as seguintes teclas de atalho:

• Ctrl+Up: ir para o intervalo de datas anterior
• Ctrl+Esquerda: ir para o intervalo de datas anterior
• Ctrl+Direita: ir para o intervalo de datas seguinte
• Ctrl+Baixo: ir para o intervalo de datas seguinte

Mude facilmente os modos de visualização do planejamento de turnos use as seguintes teclas:

• T: ver hoje
• W: ver semana
• M: ver mês/4 semanas
• D: ver dia

Se tiver mais alguma dúvida, por favor não hesite em contactar-nos em [email protected]. Programação Feliz!