ARARA Manual de Procedimentos Operacionais
Junho 2007 Página 3.2-1
3.2 MINUTOS DE ENCONTRO
O QUE INTEGRAR: Robert’s Rules of Order, um manual para organizações sem fins lucrativos, explica que a ata é um registro do que foi feito na reunião, não do que foi dito.
No mínimo, a ata deve incluir:

1. Nome e tipo de reunião. É uma reunião regular da diretoria, uma reunião anual, uma reunião do comitê de habitação ou uma reunião especial. Se for uma reunião especial, anexe uma cópia do aviso de reunião dado ao membro.
2. Data, local e hora em que a reunião começou e terminou.
3. Nomes do presidente e secretário ou do seu substituto.
4. Nomes dos membros votantes presentes e se houve quorum. Você pode fazer circular uma folha de inscrição e anexá-la à ata.
5. Nomes dos convidados e seu assunto.
6. Se a ata da reunião anterior foi aprovada ou corrigida.
7. Moções feitas. Você deve registrar:
   • a redação exata da moção
   • quem fez a moção
   • o resultado da votação
8. Relatórios. Registre o nome do relatório, o nome do membro que o apresentou e qualquer ação tomada sobre o relatório. Se o relatório foi escrito, anexe-o ou diga onde ele pode ser encontrado. Um relatório oral pode ser resumido brevemente.
9. Outras ações, atribuições e prazos, resoluções e recomendações podem ser gravadas brevemente.
10. Assinatura do Secretário uma vez que a ata tenha sido aprovada.

Discussão Resumida
Alguns quadros podem optar por ir além do básico e incluir itens adicionais. Por exemplo, um resumo de uma discussão pode dar uma imagem mais completa da reunião. Isto pode ser útil para os membros que não puderam comparecer à reunião e para aqueles que olham para trás, para o registro histórico da organização. Os resumos, se incluídos na acta, devem ser equilibrados e incluir pontos de vista opostos importantes, mesmo que não sejam adoptados.
O que deixar de fora
As actas são um registo factual dos negócios. Não inclua:

• Opiniões ou julgamentos: Deixe de fora afirmações como “um relatório bem feito” ou “uma discussão acalorada”
• Críticas ou elogios: Críticas de membros, boas ou más, não devem ser incluídas a não ser que assumam a forma de uma moção oficial. Agradecimentos ou expressões de apreço só devem ser incluídos se houver um claro consenso dos participantes da reunião. (Amostra, por aplausos.)
• Discussão: Se a organização optou por incluir resumos de discussão, não os personalize registrando as opiniões dos indivíduos.
• Reflexão prolongada dos relatórios: Basta acertar os destaques ou fatos-chave, particularmente se o relatório escrito estiver anexado.

Aprovação da Minuta
Minutos não se tornam oficiais até que sejam lidos e aprovados por votação formal. Eles devem ser lidos pelo Secretário na próxima reunião regular. O Presidente, então, pedecorreções e adições, e pede uma votação.
Os membros podem concordar em pular a leitura da Ata em voz alta se os membros tiverem tido tempo suficiente para lê-las. Envie uma minuta da ata aos membros antes da reunião. Esta é uma boa maneira de poupar tempo, ao mesmo tempo em que ajuda os membros a se prepararem para a reunião.
Itemas confidenciais
Ocasionalmente uma reunião exige confidencialidade, como quando assuntos sensíveis de pessoal estão sendo tratados. Nesse caso, o conselho poderá votar para entrar em sessão executiva, restringindo a participação apenas aos membros e convidados. A ata de uma sessão executiva é lida e aprovada somente pelos membros que participam da sessão executiva. Se assim o desejarem, os participantes podem optar por disponibilizar a acta a todos os membros, mas a discussão deve permanecer confidencial. As atas das sessões executivas são mantidas separadas das atas regulamentares.
Seções relevantes dos Códigos da Califórnia:
Título 1: Corporações
Divisão 2: Lei das Corporações sem fins lucrativos
Parte 2: Corporações sem fins lucrativos de utilidade pública
Capítulo 13: Registros, relatórios e direitos de inspeção
Artigo 3: Direitos de Inspeção
6333. Os livros e registros contábeis e atas de procedimentos
dos membros e da diretoria e comitês da diretoria devem ser
abertos à inspeção mediante exigência por escrito da corporação de qualquer membro
a qualquer tempo razoável, para um propósito razoavelmente relacionado aos
interesses de tal pessoa como membro.
Título 1: Empresas
Divisão 2: Lei de Sociedades sem Fins Lucrativos
Parte 3: Empresas sem Fins Lucrativos de Benefícios Mútuos
Capítulo 13: Registros, Relatórios e Direitos de Inspeção
Artigo 3: Direitos de Inspecção
8333. Os livros e registros contábeis e atas de procedimentos
dos membros e da diretoria e comitês da diretoria devem ser
abertos à inspeção mediante exigência por escrito da corporação de qualquer
membro a qualquer momento razoável, para um propósito razoavelmente relacionado com
os interesses dessa pessoa como membro.
Os Códigos da Califórnia podem ser encontrados na seguinte url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html