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Jory MacKay em Outubro 09, 2018

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Poucas empresas falham por falta de boas idéias. Mas escolher a ideia errada? Isso pode afundar seu navio mais rápido que um iceberg em uma noite escura. Na verdade, de acordo com a CB Insights, a razão #1 porque as startups falham é porque construíram a coisa errada e não há necessidade de mercado para isso.

Mas não é como se você pudesse sentar e não escolher um recurso ou produto para construir. Escolher os recursos certos para construir significa priorizar a partir de sua longa lista de boas idéias para o que é mais importante, realista e urgente agora. Não é uma pequena proeza. E a maioria dos gerentes de projeto concordarão que a parte mais difícil de seu trabalho é decidir quais recursos merecem o tempo, recursos, dinheiro e energia limitados da equipe.

Neste guia, vamos analisar todos os muitos fatores que atrapalham a priorização de recursos e, em seguida, reunir algumas das melhores estratégias para priorizar os recursos da melhor maneira possível.

Antes de mergulharmos, eis como este artigo está estruturado:

A priorização de recursos começa com uma visão e propósito compartilhados

Uma das partes mais difíceis sobre a priorização de recursos é que eles não são apenas decisões sobre produtos. São decisões pessoais. Cada característica, ângulo, abordagem e idéia reflete o trabalho duro e a opinião de alguém. E isso só fica ainda mais complicado quando você está lidando com partes interessadas com diferentes níveis de investimento e controle sobre um projeto.

Pode não ser tão difícil adiar a idéia de Jeff, o designer UX, para um fluxo de entrada diferente. Mas como você pode despriorizar a sugestão de Sally, a CEO, de passar para uma estrutura diferente?

No entanto, para ter sucesso, a priorização não pode ser pessoal. Você não está escolhendo a idéia de alguém em vez da idéia de outra pessoa. Você está escolhendo o recurso certo para a estratégia e objetivos de sua empresa.

Como Richard Banfield, autor de “Product Leadership”: How Top Product Managers Launch Awesome Products and Build Successful Teams”, escreve:

Se a equipa não concordar com o quadro geral, então certamente não concordará com um único recurso.

O quadro geral – estratégia e objetivos da empresa – precisa ser claro antes que você possa debater os méritos de cada recurso. Caso contrário, é como discutir se você vai pegar um carro ou um barco quando você nem sabe para onde está viajando.

No entanto, enquanto a priorização de recursos começa com uma visão compartilhada, não é onde ela termina.

Estagnação e bloqueio de decisões acontecem mesmo que você esteja de acordo em uma visão compartilhada. Quando você está priorizando recursos, precisa agir como um líder colaborativo – um papel que a Harvard Business Review descreve como “a capacidade de envolver pessoas e grupos fora do controle formal de alguém e inspirá-los a trabalhar em direção a objetivos comuns – apesar da diferença de convicções, valores culturais e normas operacionais”.

Como é necessário e justo, é tratar todos na sua equipe como iguais, eles não podem ter voz igual em quais recursos são priorizados. Porque como eles podem? Sim, você está trabalhando com pessoas boas e inteligentes. Mas nem todos têm o contexto necessário para tomar grandes decisões de produto.

Como Mina Radhakrishnan, a primeira Chefe de Produto em Uber diz:

Uma grande parte da liderança de produto está pensando sobre por que estamos fazendo isso – e que para estabelecer a base para dizer não, não devemos fazer isso.

Uma poucas outras maneiras de não priorizar as características

Muito bem. Então, já sabemos que a priorização requer uma visão compartilhada da empresa. E também sabemos que requer que alguém faça escolhas difíceis e pare o impasse de “desenhar por comitê”. Mas antes de podermos entrar nos métodos práticos de priorização de recursos, há mais algumas bandeiras vermelhas a serem observadas:

• Reações Intestinais: Todos nós temos tido pessoas que pressionam a sua agenda por causa de alguma experiência pessoal recente. Talvez o seu CEO tenha feito login e visto algo que não gostou ou recebeu feedback negativo de um investidor. Embora seja fácil saltar sobre eles como prioridades óbvias, essas experiências devem sempre ser apoiadas por dados ou pesquisas de usuários antes de dar recursos e tempo.
• Vendas & Pedidos de suporte (também conhecido como as pessoas mais barulhentas na mesa): Quando as pessoas na linha de frente da sua empresa estiverem a ouvir reclamações, elas dir-lhe-ão. Mais uma vez, embora esta possa ser uma forma poderosa de encontrar recursos para priorizar, você quer fazer escolhas baseadas em tendências. Não pedidos individuais. Faça a devida diligência para ver se este é o seu cliente ideal e que é um pedido válido antes de os deixar interromper o seu roadmap.
• ROI de recursos isolados: É difícil dizer não a mais receitas. No entanto, nem todas as funcionalidades a curto prazo, que fazem dinheiro, são boas para a sua empresa a longo prazo. O rendimento nem sempre é igual a uma melhor experiência do utilizador e, a longo prazo, clientes mais felizes são o que lhe trará mais sucesso.

7 formas práticas de prioritização de funcionalidades

Com todo o receio fora do caminho, vamos voltar à parte divertida da prioritização de funcionalidades.

Porque embora esta seja uma grande decisão, é também uma decisão emocionante. Você está escolhendo o caminho futuro do seu produto e ajudando a escolher os recursos que você sabe que seus clientes vão adorar e que vão ajudar a empresa a crescer.

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Comecemos com uma rápida recapitulação: Nós sabemos que precisamos de dados e tendências para apoiar as nossas crenças. Sabemos que precisamos ligar nossas prioridades às estratégias de uma empresa maior e evitar preconceitos pessoais. E sabemos que não precisamos ser vítimas do pensamento de curto prazo.

Mas, na maioria dos casos, isso ainda vai deixar você com uma tonelada de grandes características para escolher. Então como você sabe em quais focar agora?

Felizmente, existem algumas estratégias incrivelmente inteligentes e fáceis para mergulhar profundamente nas decisões sobre produtos e ajudá-lo a priorizar recursos, melhorias e idéias.

Colocar recursos em temas para evitar a paralisia da escolha

Antes de mergulhar diretamente na priorização de recursos individuais, você precisa dividi-los em grupos menores. A paralisia de escolha é um problema real quando se trata de escolher projetos para trabalhar. E uma das maneiras mais fáceis de evitá-la é usar o recurso “temas”.

Temas são grupos de recursos que se alinham com um objetivo da empresa, visão de produto ou estratégia geral. Eles ajudam a garantir que você esteja trabalhando nos tipos de recursos que são mais importantes no momento, ao mesmo tempo em que evitam os problemas de muitas opções. (Lembre-se, dizer não a um recurso ou atualização não significa abandoná-lo para sempre. Você está simplesmente escolhendo onde colocar seus esforços neste momento.)

Existem algumas maneiras de abordar temas para seus recursos:

1. Temas do Roteiro de Produtos: O seu roadmap de produto provavelmente já está dividido em temas de alto nível como “Relatórios”, “Integrações”, “Comunicação”, “Workflow”, etc… Uma das formas mais simples de quebrar novas funcionalidades é agrupá-las por estes temas estabelecidos. Desta forma, você sabe que eles estão trabalhando para partes específicas do seu produto e da sua estratégia.
2. Metric movers, pedidos de clientes e encantamento: Outra opção é agrupar as funcionalidades de onde elas vieram e o seu potencial impacto. Para isso, o parceiro Greylock Adam Nash sugere o uso de três baldes específicos: Metric Movers para recursos vinculados a necessidades específicas de negócios; pedidos de clientes para recursos que seus usuários pedem ativamente; e delícias de clientes para recursos que não estão sendo pedidos, mas que você acha que seus usuários iriam adorar. Os recursos podem cair em vários baldes, mas um roadmap saudável prioriza opções dos três.
3. Temas específicos, ligados a métricas: Finalmente, se você for super claro sobre quais métricas precisam ser movidas, pode ser bom criar temas que estejam especificamente ligados a elas. Isto pode significar categorias como: “Reduzir a agitação aumentando o envolvimento” ou “Aumentar a inscrição para comprar conversões”. Desta forma, suas prioridades estão vinculadas a necessidades específicas e você sabe como será o sucesso.

Seja qual for o método escolhido, ser capaz de olhar para categorias de recursos de nível superior é um ótimo primeiro passo. (Árvores de decisão também são uma estrutura popular de tomada de decisão e priorização que você pode querer tentar aqui). Em seguida, você precisa priorizar os temas em si e, finalmente, as características dentro deles.

Quebrar características do produto por viabilidade, desejo e viabilidade

Se os preconceitos pessoais e a rectidão podem nos desviar, então uma das primeiras coisas que você quer fazer é olhar para suas características através de uma lente mais objetiva. Isso significa olhar para cada uma delas com base em alguns critérios e falar com membros específicos de sua equipe:

1. Viabilidade: Como a característica é tecnicamente possível, dados os recursos e ferramentas que você tem atualmente? Converse com os membros da sua equipe técnica – engenheiros de back-end, designers de interface e desenvolvedores front-end – para entender o que pode ser feito (versus o que é impossível ou altamente improvável).
2. Desejável: Seus clientes realmente querem isso? Use todas as ferramentas disponíveis para entender se isso é algo que seus usuários desejam. Isso significa falar com pesquisadores, designers UX, marketeiros e suporte, bem como passar por quaisquer testes e validação de usuários que você já tenha completado.
3. Viabilidade: Como este recurso se relaciona ou suporta sua estratégia geral e os requisitos do mercado? Fale com executivos relevantes e outros gerentes de produto para entender como este recurso funciona em um ecossistema maior – tanto o seu próprio (outros recursos, estratégias e objetivos) e a indústria como um todo (regulamentos, questões legais, financeiras).

Embora estes critérios provenham das opiniões individuais, cruzá-los através de múltiplas lentes ajuda a manter tudo objetivo. E, claro, trazer quaisquer dados de suporte ou complementares pode mantê-lo mais honesto ao longo deste exercício.

Opções de pontuação em uma escala de esforço/impacto

Com as suas características mais ou menos mapeadas e validadas, é hora de ver quais são as mais importantes para trabalhar em primeiro lugar. Uma forma básica e comumente usada para fazer isso é plotá-los em uma matriz simples de Esforço/Impacto.

Esta é apenas uma grade 2×2, onde cada quadrado representa um nível diferente de esforço para construir a característica e o impacto potencial que ela terá:

Fonte: https://pabial.wordpress.com/2014/02/18/using-the-impacteffort-matrix-for-decision-making/

O objectivo é encontrar as características que terão o maior impacto com o menor esforço. No entanto, nem sempre é fácil saber onde um recurso se encaixa na matriz.

Agência de design AJ&Smart sugere fazer isso como um exercício de equipe. Escreva cada idéia de característica em uma nota adesiva e depois desenhe sua matriz em um quadro branco. Reúna um grupo diverso de colegas de equipe e depois, um de cada vez, pegue cada nota pegajosa, explique e deixe a equipe votar sobre quanto esforço será necessário e então o impacto potencial disso.

Você ainda terá a palavra final sobre quais características serão priorizadas. Mas este exercício ajuda-o a reunir rapidamente as opiniões de um grupo diversificado de pessoas na sua equipa.

Vá mais fundo com o Método RICE

Algumas vezes as funcionalidades são complicadas e precisam de ser priorizadas com mais detalhes do que uma simples grelha pode fazer. Neste caso, o método RICE é uma ótima maneira de pontuar prioridades. Como Sean McBride, gerente de produto da Intercom, explica:

Sistemas projetados para equilibrar custos e benefícios são abundantes. Mas você pode ter dificuldade para encontrar um que lhe permita comparar diferentes idéias de forma consistente.

Em resposta, Sean e sua equipe definiram quatro fatores comuns para avaliar cada característica ao decidir qual priorizar:

1. Alcance: Quantas pessoas este recurso afetará em um determinado período? O Alcance é medido usando métricas reais de produtos como “clientes por trimestre” ou “transações por mês” para ajudar a evitar o preconceito de escolher produtos ou recursos que você pessoalmente deseja construir.
2. Impacto: Quanto este projeto irá mover a agulha em seus objetivos e estratégia? Para tornar isto mais uniforme, Sean usa uma escala de múltipla escolha: 3 para “impacto maciço”, 2 para “alto”, 1 para “médio”, 0,5 para “baixo” e finalmente 0,25 para “mínimo”.
3. Confiança: Com base no que você sabe, quão confiante você está de que esta característica será um sucesso? Confiança ajuda se você acha que um projeto será impactante, mas não tem dados para apoiá-lo. Mais uma vez, usando uma simples escala de múltipla escolha torna isto fácil: 100% é “alta confiança”, 80% é “média”, 50% é “baixa”. (E qualquer coisa abaixo disso é “total moonshot”).
4. Esforço: Quanto tempo o projecto vai requerer das equipas de produto, design e engenharia? Você pode medir isso em “pessoa-mês” e se ater a números inteiros (com um mínimo de meio mês).

Após você ter todos os seus números para cada recurso, é hora de colocá-los em uma equação simples:

Fonte: https://www.intercom.com/blog/rice-simple-prioritization-for-product-managers/

A pontuação resultante dá-lhe “impacto total por tempo trabalhado” – um número bastante poderoso para priorizar os recursos com precisão.

Utilizar um Scorecard Prioritário para pontuar os recursos por critérios personalizados

O Método RICE não é a única maneira de pontuar com precisão os seus recursos. Às vezes você precisa personalizar os fatores pelos quais você pontua para ter certeza de que todas as necessidades dos seus interessados estão sendo atendidas. Neste caso, uma simples Tabela de Pontuação Prioritária pode ser uma opção melhor.

Com uma Tabela de Pontuação Prioritária, você começa com uma lista proposta de parâmetros e seus “pesos” (basicamente, qual é a sua importância como porcentagem de todo o projeto?) É importante que você comece fazendo esta lista por conta própria, mas depois obtenha o feedback das partes interessadas para afinar os números.

Aqui está um exemplo do gerente de projeto Daniel Elizalde:

Agora, para cada característica priorizada, atribuir uma pontuação de 1-100 para cada uma das categorias do Quadro de Pontuação Prioritária. (100 significa alto impacto nessa categoria. 0 significa sem impacto.)

Então, se estamos tentando priorizar entre um redesenho de website e uma nova experiência de checkout, pode parecer algo parecido com isto:

A pontuação total para cada característica é calculada multiplicando a pontuação pelo peso. Por isso, para o redesign do nosso site isso é: 90 x 20% + 90 x 10% + 60 x 30% + 50 x 40%.

O que há de bom neste método é que, desde que as funcionalidades estejam todas sob o mesmo tema, ele permite que você priorize com base nas necessidades específicas dos seus diferentes interessados. E embora ainda existam algumas opiniões e preconceitos no modelo (com base em como você calcula os pesos), ele ainda dá uma credibilidade significativa às prioridades no seu roadmap.

Utilizar o Método Kano para priorizar recursos por encanto

Como você prioriza recursos, você não quer esquecer que o objetivo final é criar algo que seus clientes irão amar.

Com o modelo Kano, você pode ver cada recurso potencial através da lente do encanto do cliente. É um processo um pouco mais complicado em comparação com os outros métodos que analisámos, mas pode trazer-lhe alguns insights incríveis quando se sente preso.

Com o modelo Kano, cada potencial recurso é dividido em diferentes categorias e suas respostas emocionais:

• Necessidades Atraentes: Essas características provocam sentimentos de satisfação e prazer, mas os usuários não ficam insatisfeitos se a característica não for incluída.
• Necessidades de desempenho: Estes recursos resultam em prazer se estiverem presentes e insatisfação quando não estão (ou estão defeituosos). São de natureza muito unidimensional e dependem de uma grande execução para serem valorizadas pelos usuários.
• Necessidades Básicas: Estas são as características que o seu cliente espera que estejam presentes. Não incluí-las é insatisfatório, mas o ROI de melhorá-las rapidamente.

Por último, também há funcionalidades que são simplesmente indesejáveis e tiram o impacto positivo das suas outras funcionalidades. Evite-as a todo o custo.

Source: https://www.smashingmagazine.com/2016/10/giving-your-product-a-soul/>

Agora, aqui é onde as coisas se complicam. Para entender onde cada característica está na curva, você precisa conversar com um grupo representativo de 12-24 usuários e fazer algumas perguntas simples:

1. Como eles se sentiriam se a característica estivesse presente?
2. Como se sentiriam se a funcionalidade não estivesse presente ou não estivesse tão presente?

Cada par de perguntas positivas/negativas é respondido com “Eu gosto”, “Eu espero”, “Eu sou neutro”, “Eu posso tolerar”, ou “Eu não gosto”. Com base na resposta, você pode plotar qual curva emocional essa característica se encontra em.

(Aqui está uma explicação mais profunda da implementação e uso do modelo Kano da UX Magazine.)

Priorizar características por restrições

Por último, se você ainda não tem certeza de quais características priorizar com base nos recursos e necessidades que você tem, pode ser igualmente poderoso priorizar pelo que você não tem.

Correntes como tempo, pessoas, dinheiro e processo podem ser excelentes formas de reduzir as suas opções e concentrar-se nas funcionalidades mais realistas e de alto valor.

A maioria das restrições resume-se a dois grandes baldes: Pessoas e processos.

Para pessoas: Comece perguntando se você tem as pessoas certas para estes projetos. Se sim, qual de suas pessoas certas traria os melhores resultados? Elas estão disponíveis? Se você respondeu “não” à primeira pergunta, você pode querer reconsiderar as características ou olhar para a contratação de um freelancer ou empresa externa.

Para processos: Olhe para todas as coisas não-humanas que limitam o que você pode fazer. Isto significa tempo (ou seja, esta funcionalidade caberá no seu ciclo de entrega?), bem como dependências (ou seja, o que mais precisa ser feito agora ou mais tarde para que esta funcionalidade funcione?) Cada funcionalidade que você prioriza adiciona complexidade ao seu produto geral. E, eventualmente, as dependências podem ser um fator importante para você construir ou não algo.

Pensamentos finais sobre priorização de recursos

Há sempre uma tonelada de excitação no ar quando você começa a falar sobre coisas para construir. Novos recursos são empolgantes. Você pode imaginar todos os lugares incríveis que seu produto poderia ir, os resultados que eles poderiam trazer, e qual é o melhor cenário de caso. Mas como gerente de produto, você precisa ser a voz da realidade.

Como você passa e prioriza os recursos em seu roadmap de produto, lembre-se de que sua estratégia geral e roadmap de produto sempre precisam estar na frente e no centro. Não perca o foco no panorama geral com alguma ideia excitante. Estratégia de longo prazo sempre supera resultados de curto prazo.

Seja conservador e tente viver de acordo com o mantra de “menos é mais”. Grandes características podem ser igualmente grandes riscos se você não tiver os dados e a pesquisa do usuário para apoiá-los. Sempre que possível, use as práticas de desenvolvimento Agile para lançar cedo e frequentemente.

Lastly, dê tempo para re-priorizar regularmente. As necessidades do negócio mudam. Os mercados mudam. Mudança de liderança. E apesar de todo o trabalho que você coloca em priorizar as características, essas prioridades também mudarão. Dê um tempo para percorrer a sua lista e certifique-se de que tudo ainda está alinhado com o quadro geral.