É aquela época do ano novamente – tempo de imposto. Se você é dono de uma pequena empresa, não tem tempo para brincadeiras. Precisa de tratar dos seus impostos e de os fazer rapidamente. Felizmente, você não está sozinho na corrida para cumprir o prazo de arquivamento deste ano. Com este guia (e o seu software de contabilidade), vamos mostrar-lhe como estar totalmente preparado para esta época fiscal.

Neste post, vamos cobrir tudo o que você precisa para ajudá-lo a preparar-se para a sua declaração de impostos. Discutiremos como atualizar o seu software de contabilidade antes de preencher, que relatórios de contabilidade você precisará para preencher seus formulários de impostos, informações importantes de preenchimento de formulários, e muito mais. Também temos uma lista de verificação para download para garantir que você não esqueça um único passo. Baixe esta lista de verificação para se antecipar ao jogo de impostos e leia para aprender algumas das nossas dicas e truques de preparação de impostos.

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)

O que você precisa fazer para preparar seus impostos para pequenas empresas

A época fiscal não tem que ser difícil ou estressante. Dividiremos todo o processo em seis etapas fáceis, para que você possa preparar com sucesso seus impostos para pequenas empresas. Siga estes passos e a nossa lista de verificação gratuita para o ajudar a manter-se a par da preparação e apresentação dos seus impostos para pequenas empresas:

Passo 1: Tenha em mãos as Informações Gerais Pessoais &Informações Comerciais

O preenchimento dos seus impostos requer informações pessoais básicas. Se você contratou um para preencher sua declaração de impostos, você quer ter isso em mãos para usar em sua declaração de impostos ou escrever para seu contador ou profissional de impostos. As informações necessárias são bastante simples, mas você quer assegurar que você (ou seu profissional de impostos) forneça as informações corretas para evitar qualquer atraso com o IRS. Esta informação inclui:

• Informação Pessoal Básica: Isto inclui o seu nome e endereço legal. Se o seu nome legal mudou recentemente (por exemplo, após um casamento), assegure-se de que o seu nome foi alterado através da Administração da Segurança Social. Para evitar um atraso ou rejeição do seu retorno, o seu nome deve corresponder ao que está no arquivo com o SSA.
• Informações Comerciais Básicas: Se a sua empresa opera com um nome diferente do seu, você precisa fornecer o nome completo e legal da sua empresa na sua declaração de impostos. Você também precisará fornecer o endereço de sua empresa.
• Número do Seguro Social: Seu número do seguro social é necessário para registrar seus impostos. Como todas as outras informações, certifique-se de que não há erros de digitação que possam atrasar sua declaração.
• Número de Identificação do Empregador: Dependendo da estrutura legal do seu negócio, você pode ter um Número de Identificação do Empregador Federal (EIN) que foi emitido pelo IRS. Se sua empresa tem um EIN, ele deve ser adicionado à sua declaração de impostos.

Passo 2: Saiba quais formulários de impostos devem ser arquivados

Um dos passos mais críticos ao arquivar seus impostos é certificar-se de que você preencha e envie os formulários corretos para a Receita Federal. Quais formulários você precisa arquivar depende inteiramente do tipo de pequeno negócio que você tem: Sociedade Unipessoal, Sociedade em Nome Colectivo, S Corporation, ou LLC. O site da Estrutura de Negócios do IRS lhe informará todos os formulários de impostos que você precisa arquivar, dependendo do seu negócio. Alguns dos mais comuns são o imposto de renda, Schedule Cs, 1099-MISCs, W-2s, e W-4s.

Se você contratar um contador para fazer seus impostos para você, ele ou ela será capaz de dizer-lhe quais formulários a serem arquivados. Os contabilistas costumam cobrar por hora, portanto ter as informações necessárias desde o início poupa-lhes tempo e poupa-lhe dinheiro. Estar preparado é o melhor presente que pode dar-lhes (e a si mesmo).

Para além de saber quais os formulários a arquivar, é também essencial conhecer os seus prazos. Enquanto um horário C, por exemplo, pode ser arquivado com sua declaração individual de imposto de renda devido em 15 de abril, outros formulários (como o 1120-S para S-corps) têm outras datas de vencimento conforme definido pelo IRS.

Passo 3: Registro de renda &Despesas

A exatidão é vital ao relatar suas receitas e despesas. Evite auditorias, penalidades e taxas, rastreando com precisão suas receitas e despesas. A maneira mais fácil de fazer isso? Seu software de contabilidade.

Seu software de contabilidade facilita o rastreamento de suas receitas e despesas ao longo do ano. Você pode usar recursos como a verificação de recibos e adicionar automaticamente transações de sua conta bancária para registrar receitas e despesas de forma fácil e precisa. Estes registos podem então ser usados ao preencher a sua declaração de impostos. Não tem software de contabilidade? Dê uma olhada em nossas revisões de software de contabilidade e contabilidade, para que você possa estar preparado para a próxima temporada fiscal.

Ao registrar e relatar suas receitas e despesas, há algumas coisas a ter em mente. Primeiro, certifique-se de que as suas despesas comerciais e pessoais são mantidas separadas. A maneira mais fácil de fazer isso é mantendo contas bancárias separadas, mas você também pode usar seu software de contabilidade para separar as transações. Você também deve categorizar suas despesas – uma tarefa facilmente manuseada através da maioria dos programas de software de contabilidade.

Ao usar seu software de contabilidade, também é importante determinar que tipo de contabilidade você estará usando para o seu negócio: cash-basis ou accrual. Isto afecta a forma como irá reportar os seus rendimentos de ano para ano. Com a contabilidade de exercício, uma transação será lançada assim que ocorrer, mesmo que nenhum dinheiro tenha trocado de mãos. Por exemplo, uma transação seria registrada depois que uma fatura fosse enviada ou uma fatura fosse recebida. Por outro lado, você registra transações com a contabilidade de caixa uma vez que uma fatura tenha sido paga, ou um pagamento de um cliente tenha sido recebido.

O método de contabilidade que você usa faz a diferença quando se trata de registrar seus impostos. Não tem a certeza de qual é o melhor para o seu negócio? Veja o nosso artigo, Cash VS Accrual Accounting: O que é melhor para o seu negócio, para determinar qual é a escolha certa para você.

Finalmente, certifique-se de manter documentos importantes, como recibos, cheques cancelados e contas, para que você possa estar preparado se a sua devolução for auditada pelo IRS.

Passo 4: Executar Relatórios Financeiros

Apontar os seus relatórios financeiros quando chegar a hora de arquivar os seus impostos tornará todo o processo mais rápido e fácil para você e para o seu contabilista. Felizmente, se você tem usado software de contabilidade ao longo do ano, executar relatórios financeiros é fácil.

Que relatórios você deve preparar para o tempo de impostos? Comece com estes:

• Folha de balanço
• Lucro &Declaração de perdas
• Relatório de perdas
• Relatório de despesas

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• Avaliação do inventário
• Custo total de bens (CPV)
• Resumo do imposto de vendas
• Resumo do imposto de pagamento
• Log de milhagem

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• Log de depreciação do imposto de selo

É também importante notar que mesmo depois de registrar seus impostos, você deve manter os registros preparados acima; eles serão incrivelmente importantes se o IRS decidir auditá-lo em algum lugar abaixo da linha.

Quanto tempo devo manter os meus registos comerciais, perguntam vocês? Muitas pessoas lhe dirão três anos, mas em alguns casos, o IRS pode arquivar uma auditoria até seis anos após um arquivamento (ou até mesmo um período indefinido, dependendo do motivo da auditoria). Os registos fiscais são absolutamente um exemplo em que é muito melhor estar seguro do que arrependido. Leia nosso artigo em 12 Dicas para evitar uma auditoria fiscal para saber mais.

Passo 5: Determine Suas Deduções

Que empresário não gosta de economizar dinheiro? Mantenha mais dos seus ganhos no seu bolso, aproveitando as deduções que podem reduzir a sua renda tributável – diminuindo assim a sua carga tributária. Uma coisa importante a notar aqui é que o acompanhamento das suas deduções ao longo do ano pode simplificar o processo de declaração de impostos.

No entanto, se não acompanhou as suas deduções este ano, aproveite este tempo para se familiarizar com as deduções normais do negócio, use as que se aplicam ao seu negócio, e planeie acompanhar as suas deduções que vão avançando.

algumas deduções que se podem aplicar ao seu negócio incluem:

• Dedução de Rendimento “Pass-Through”: Esta é uma das mais recentes deduções descritas na Lei de Cortes de Impostos e Empregos. As pequenas empresas qualificadas podem receber uma redução de renda de 20%. Fale com o seu contabilista ou um profissional de impostos para saber se é elegível para esta dedução.
• Home Office: Se você tem um espaço dedicado em sua casa que é usado exclusivamente para negócios, você pode se qualificar para a dedução do Home Office. Você pode deduzir uma parte das suas despesas, tais como serviços públicos, seguros e reparos. Ou pode optar por utilizar a dedução simplificada de $5 por pé quadrado até 300 pés quadrados.
• Aluguel: Os pagamentos de aluguel do seu espaço comercial podem ser deduzidos na sua declaração de impostos.
• Publicidade & Marketing: A publicidade e marketing não só traz novos clientes (e mais receitas), mas estas despesas são totalmente dedutíveis no imposto de renda.
• Despesas de veículos: Se você usar um carro ou caminhão para o seu negócio, você pode deduzir esta despesa na sua declaração de impostos. Você pode optar por discriminar suas despesas (pense em gás, manutenção e seguro), ou você pode fazer a dedução padrão à taxa definida pelo IRS.
• Suprimentos: Material de escritório e outros materiais usados para operar seu negócio são despesas dedutíveis.
• Software: Software relacionado ao negócio, incluindo seu software de contabilidade, pode ser anulado em sua declaração de impostos.
• Despesas de empregados: Salários dos funcionários, bônus, benefícios e despesas educacionais são todos dedutíveis.
• Seguro: Você pode anular os prêmios de seguro de negócios, bem como os prêmios de seguro de saúde, se você for autônomo.
• Despesas de viagem: Se você viajar a negócios, despesas como transporte e hospedagem podem ser deduzidas na sua declaração de imposto de negócios.

Estas são apenas algumas das deduções que podem ajudar a reduzir a sua carga tributária. Confira nossa lista completa de deduções fiscais para pequenas empresas para saber mais sobre como você pode economizar dinheiro nesta época fiscal. Você também pode maximizar suas deduções falando com um contador ou profissional de impostos.

Uma última coisa a notar é ter certeza de que você mantém todos os seus recibos e registros para poder fazer backup dessas deduções no caso de uma auditoria.

Passo 6: Obtenha o máximo de seu software de contabilidade

Se você mesmo está registrando seus impostos, é incrivelmente importante fazer sua pesquisa e aproveitar todos os recursos possíveis – incluindo seu software de contabilidade. A maioria das empresas de software de contabilidade oferece algum grau de suporte fiscal. Leia o nosso guia, The Secret To An Easy And Stress-Free Tax Season For Your Business, para saber quais os impostos que o seu software suporta. Há também muitos recursos fiscais para pequenas empresas para aqueles que precisam de ajuda, incluindo:

• Workshops Virtuais do IRS: Quando em dúvida, pergunte ao IRS. O IRS tem nove vídeos para os proprietários de pequenas empresas, bem como todas as informações necessárias para a declaração de impostos.
• First-Time Business Owners: Um Breve Guia para a Declaração de Impostos: O Empresário elaborou um guia útil para aqueles de vocês que são novatos em impostos comerciais.
• Centavos de dólar: Centavos Cuidadosos é um blog da especialista em impostos Carrie Smith, que oferece dois livros gratuitos – “Tax Toolkit”: A Checklist for Self-Employed Biz Owners” e “The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions”

Lista de verificação para os proprietários de Biz de auto-emprego” e “The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions”

Lista de verificação para os proprietários de Biz de auto-emprego

Tempted to wait until the last minute to file your taxes? Não espere – esteja preparado, arquive seus impostos, e siga para o novo ano com foco em outros aspectos do seu negócio. Uma vez que você tenha feito o download das informações contidas neste artigo, faça o download da nossa lista de preparação de impostos para o negócio. Esta lista de verificação pode ajudá-lo a ter tudo o que você (ou o seu contabilista) precisa para uma época fiscal tranquila e fácil. Boa sorte!

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)