O faturamento é fundamental para o sucesso do seu escritório de advocacia. E ainda assim, para muitos escritórios de advocacia, faturar clientes e perseguir pagamentos de entrada ainda pode ser uma das partes mais demoradas, repetitivas e temidas do trabalho.

De acordo com o Relatório de Tendências Jurídicas de 2019, os advogados registram apenas 2,5 horas faturáveis por dia em média, com o resto do dia indo para uma variedade de tarefas, incluindo preparação e envio de faturas, processamento de pagamentos e atualização de livros de registro de confiança.

O processo de faturamento do escritório de advocacia

Em muitos casos, o processo de faturamento é algo parecido com isto:

1. A firma traz um novo cliente e abre seu caso
2. Tempo faturável e as taxas/despesas de desembolso são registradas ao longo do caso
3. No final de cada mês (ou no final do caso, se for um caso mais curto), contas e despesas para cada cliente e caso são colocadas num rascunho de conta
4. Attorneys add notes and adjust costs as necessary and approve the bill
5. A versão final da conta é criada e enviada aos clientes para pagamento
6. Clientes pagam através de qualquer método de pagamento aceite na firma
7. Equipe de contabilidade envia lembretes de acompanhamento sobre pagamentos atrasados

Embora pareça bastante simples, há muito espaço para engarrafamentos e custos desperdiçados. Por exemplo, advogados que levam muito tempo para aprovar contas ou adicionar demasiadas edições podem causar um atraso nas contas a serem enviadas.

A política de faturamento do seu escritório de advocacia

Para economizar tempo e dinheiro valiosos ao seu escritório de advocacia, é essencial ter uma política de faturamento clara e padronizada do escritório de advocacia em vigor. Isso dá aos advogados e funcionários algo a consultar e mantém todos em sincronia.

Se você está escrevendo uma política pela primeira vez, você vai querer considerar:

• Como a sua firma fatura os clientes?
• Onde você está vendo mais erros?
• Quais as etapas do processo que estão causando os maiores gargalos?

Com isso em mente, siga estes passos para escrever uma política de faturamento eficaz:

1. Forneça um modelo e diretrizes

Estas devem incluir quando enviar as faturas, quanto tempo as descrições devem ser longas, que tipos de despesas devem ser incluídas nas faturas e o que deve ser anulado, e qualquer comunicação introdutória padrão sobre as faturas, se necessário.

2. Escreva o fluxo do processo de faturamento do seu escritório de advocacia

Quais advogados de um caso precisam rever uma fatura? Em que ordem? As facturas são enviadas por correio ou por via electrónica? Quem precisa ser informado quando uma fatura é enviada? Escreva todo o seu processo do início ao fim para não haver confusão.

3. Defina os requisitos para revisão de faturas

É útil pedir aos advogados que usem um sistema específico, como o seu software de gerenciamento de prática jurídica, para realizar revisões eletronicamente. Isso ajuda a acelerar o processo e deixa menos espaço para erros; você pode até usar um software de automação.

4. Integre a equipe financeira com seu processo de faturamento

Contabilista ou equipe financeira saiba quando as contas estão sendo enviadas, o que ainda precisa ser cobrado e o que está sendo anulado.

5. Inclua um processo padrão para disputas e cobranças

Não deixe as contas não pagas definhando por meses. Quanto mais tempo você esperar, menor é a probabilidade de seus clientes pagarem, então tenha um processo claro de cobranças. Layout quem precisa de acompanhar as contas não pagas e quando. Tenha uma carta ou e-mail padrão para enviar um pedido de pagamento.

Se um cliente disputar uma conta, saiba quem irá rever a disputa e fornecer estruturas para resolver o problema.

6. Tenha uma política de cobrança pública para os clientes

Os seus clientes devem estar claros sobre a sua política de cobrança, para que eles estejam claros:

• Quantas vezes serão facturados
• Quando as contas chegarem
• Que tipo de pagamento é esperado
• Quanto tempo precisam de pagar
• As consequências dos atrasos de pagamento

Escreva isto claramente e disponibilize-o a todos os novos clientes.

Requisitos de facturação

Se estiver a trabalhar com uma empresa maior, pode haver requisitos rigorosos de facturação relativamente a tudo, desde quando as facturas devem ser enviadas até à forma como as facturas devem ser formatadas. No entanto, mesmo que você não esteja trabalhando com grandes empresas, você ainda deve se ater a um conjunto padrão de requisitos de fatura. Isto irá assegurar a consistência para os seus clientes e manter o processo de facturação a decorrer sem problemas.

Descrições de facturação

Descrições de facturação de empresas legais não devem ser nem demasiado longas nem demasiado curtas. Elas devem fornecer a quantidade certa de contexto e informações para deixar o cliente satisfeito por ter recebido o valor pelo qual está pagando. Descrições de faturamento claras levam a menos disputas mais tarde em um caso.

Descrições de tempo de facturação podem ser parecidas:

• “Reunido com o cliente para rever testamentos e responder perguntas”
• “Pesquisa legal para fortalecer os argumentos para a audiência do próximo mês”
• “Falou e registou os factos do caso com o cliente”

Códigos de facturação da empresa

Separados das descrições, os códigos de facturação estabelecem – a um nível elevado – quais as actividades ou despesas pelas quais o cliente está a ser facturado.

Códigos de exemplo podem parecer:

• Reunião
• Escritura/revisões
• Pesquisa

Estes códigos devem, no mínimo, ser consistentes dentro da sua firma. Outra maneira de fazer isso é usar códigos de faturamento padrão, como descrito abaixo.

LEDES billing

Se seu escritório de advocacia trabalha com clientes maiores, seu processo de faturamento pode incluir uma etapa extra: Formatação das suas facturas para usar os códigos de facturação LEDES para as entradas de tempo e despesas.

LEDES, ou Legal Electronic Data Exchange Standard, é um formato padrão para o faturamento eletrônico legal que usa diretrizes de formato específicas. Torna mais fácil para grandes organizações lidar com grandes quantidades de arquivos e dados, e avaliar faturas, já que todas elas serão codificadas no mesmo formato.

Likely, a menos que seu cliente peça especificamente, você não precisará fornecer faturas formatadas em LEDES. No entanto, vale a pena verificar se você está trabalhando com um negócio ou cliente maior.

Você também pode usar códigos UTBMS (Uniform Task-Based Management System Codes) para dar mais detalhes sobre uma fatura LEDES.

Criando um modelo de faturamento

Se você não tiver certeza de onde começar com os requisitos de fatura padrão, há muitos modelos de faturamento disponíveis. Softwares como o Freshbooks fornecem um excelente modelo de faturamento para escritórios de advocacia. Você também pode criar modelos de faturamento personalizados usando temas de faturamento no Clio.

Dicas para melhorar a produtividade do faturamento

1. Estabeleça expectativas com os clientes com antecedência sobre o processo e políticas de faturamento da sua empresa

Bom faturamento se resume a uma comunicação clara com os clientes. Uma factura não é apenas uma factura: é uma ferramenta para comunicar o valor que você fornece aos seus clientes legais.

Dependente da sua área de prática, contratar um advogado pode ser uma das coisas mais caras que o seu cliente já fez. Poupe-os de contas inesperadas: Defina expectativas claras sobre o que os clientes podem esperar ver nas facturas, quando as receberão e como poderão pagar.

2. Acompanhe o seu tempo enquanto trabalha para uma facturação mais precisa

Se alguma vez se sentou no final de um dia de trabalho e tentou lembrar exactamente para onde foi o seu tempo, sabe como é difícil ter tudo gravado numa factura. Use um cronometrista para acompanhar o seu tempo enquanto trabalha, e tome notas para garantir que o cliente fique bem claro sobre o valor que você forneceu. Esta é a melhor maneira de garantir que nada se perca, e que cada vez que a entrada é precisa.

3. Use descrições claras

As suas facturas aos clientes devem ser fáceis de entender, mas isso não significa que lhes faltem detalhes. Articular claramente tudo o que você fez pelo seu cliente: Um item para uma chamada de 15 minutos para rever o caso sem contexto pode deixar um cliente confuso ou ansioso com a cobrança.

Considerar: Katy Young, do Ad Astra Law Group, dá prioridade a acrescentar clareza e detalhes às contas porque acredita que isso cria confiança – o que torna os seus clientes mais dispostos a pagar.

4. Faturar frequentemente, e consistentemente

Com o sistema certo, as contas e lembretes podem ser enviados rapidamente, por isso não há razão para adiar a cobrança dos seus clientes. O envio consistente de contas menores pode diminuir o choque de uma conta grande e inesperada. Além disso, há o benefício adicional de encorajar um fluxo de caixa mais suave para a sua empresa

5. Automatize, automatize, automatize

Existe muito software disponível para ajudar a automatizar tarefas de rotina, para que você possa gastar seu tempo e energia em coisas que não podem ser automatizadas, como responder perguntas difíceis ou dar tranquilidade aos seus clientes.

Antes de implementar qualquer software, por favor note que o processo deve vir antes da tecnologia. Entenda as falhas em seus processos de faturamento e, em seguida, procure por ferramentas que possam ajudar a melhorá-los.

Alguns exemplos incluem:

• Usar softwares como o Clio Manage para gerar rascunhos de contas em minutos
• Usar lembretes automáticos de contas no Clio Manage para enviar automaticamente saldos pendentes aos seus clientes e facturar beneficiários com base em um horário você pode personalizar
• Aceitar pagamentos com cartão de crédito para ser pago mais rapidamente

Definir as taxas certas para sua empresa

Para começar a calcular as taxas de faturamento da sua empresa, Leia este artigo sobre como calcular a sua tarifa horária com base no seu custo de fazer negócios e no número de horas faturáveis que você espera registrar em um ano (se a sua firma fatura por hora em vez de via taxa fixa ou contingência). Em seguida, verifique até que ponto a tarifa escolhida se aproxima das tarifas de mercado.

Aqui está um olhar sobre as taxas horárias de referência dos advogados do Relatório de Tendências Jurídicas de 2019, incluindo taxas reais e taxas ajustadas para o custo de vida em cada estado:

Algumas estatísticas interessantes:

• A maior taxa média de facturação horária por estado era de $346 por hora em Nova Iorque
• A menor taxa média de facturação horária por estado era de $158 por hora em West Virginia
• A maior taxa média de facturação horária por área de prática era um empate entre a lei de falências e os advogados de propriedade intelectual a $340 por hora
• A menor taxa média de facturação horária por área de prática era de $87 por hora para a advocacia juvenil.

Se você for baixo comparado com a média das taxas de faturamento da firma do seu estado, considere aumentar as suas taxas. Se as suas taxas são mais altas, pense cuidadosamente em como você está fornecendo valor extra aos seus clientes para que essa taxa faça sentido.

No entanto, no final do dia, lembre-se que a taxa que você cobra é, até certo ponto, de sua responsabilidade. Se você gostaria de cobrar um pouco menos para manter os serviços legais acessíveis a outros na sua comunidade, tudo bem.

Horas faturáveis: modalidades de faturamento alternativas

O que são horas faturáveis? Isso há muito tempo tem sido objeto de debate entre escritórios de advocacia. A prática está viva e bem, mas muitos advogados defendem que esta não é a melhor maneira de cobrar por serviços legais – pelo menos não para cada área de prática.

Aqui estão alguns acordos de cobrança alternativos:

Firma de advocacia baseada em assinatura

Com uma firma baseada em assinatura, você fornece aos clientes serviços legais na base do necessário para uma taxa de assinatura mensal definida. Esta configuração funciona bem para clientes de pequenas empresas que podem precisar de ajuda regular com pedidos de marcas registradas, medidas proativas de proteção de PI, transações e muito mais.

Isto leva a uma renda mais previsível para a sua empresa e a relações de trabalho mais suaves. Pode ser um desafio conseguir que os clientes comprem a idéia se estiverem acostumados à hora faturada, mas vale a pena.

Taxas de escala deslizante

Se você trabalha com clientes com rendimentos mais baixos, taxas de escala deslizante podem ser apropriadas. Os clientes pagam taxas baseadas na renda familiar, em vez de uma taxa padrão. Esta abordagem pode ajudar sua firma a acessar mais clientes, tornando seus serviços mais acessíveis.

Serviços desagregados

A idéia de serviços jurídicos “desagregados” refere-se à representação de escopo limitado. O advogado de escopo limitado e o cliente concordam em definir o envolvimento do advogado no seu caso. Os serviços jurídicos desagregados podem variar muito, dependendo da(s) tarefa(s) acordada(s), tanto em questões litigiosas como transacionais. Exemplos podem incluir a avaliação de um caso ou transação, fornecendo litígio limitado ou orientação transacional, ou sugerindo documentos judiciais ou documentos transacionais a serem preparados.

Taxas fixas

Se você for capaz de escopo exato a quantidade de trabalho necessária para certos tipos de casos, taxas fixas podem ser uma excelente abordagem para faturamento. Elas criam clareza sobre os custos antecipadamente, e são uma forma de cobrança baseada no valor, o que significa que você fatura com base no valor que você fornece ao seu cliente, em vez de comoditizar seu tempo.

Obviamente, há algum risco de subestimar o trabalho necessário para um caso e definir taxas muito baixas. Mas, com um escopo de casos diligente, honorários fixos podem fornecer uma excelente alternativa à hora faturada.

Menores de contingência

Com honorários de contingência, há potencial para ajudar clientes que não podem pagar um advogado, já que você é pago uma porcentagem do dinheiro pago ao cliente se o caso for bem sucedido. Dependendo do caso, esta quantia pode ser bastante substancial.

Obviamente, há também o risco de que você não seja pago pelo seu trabalho. Mas, se você pode suportar o risco, o faturamento em uma base de contingência é uma ótima maneira de construir uma prática lucrativa e servir àqueles que, de outra forma, poderiam não ser capazes de pagar seus serviços.

Nota: Taxas de contingência são proibidas para certos tipos de casos, então verifique as regras éticas do seu estado antes de decidir faturar em contingência.

Retentoresverdes

Retentoresverdes simplificam o processo de ser pago em dia. Aqui está como funciona: O seu cliente fornece um depósito original mantido em confiança contra o qual os serviços legais são facturados – e quando a sua conta de confiança atinge um saldo mínimo pré-determinado, eles reabastecem os fundos.

Notificar os clientes quando os fundos fiduciários estão com ou abaixo do saldo mínimo exigido é a chave para o sucesso aqui. Neste caso, a tecnologia pode ajudar, automatizando notificações quando a confiança de um cliente cai abaixo do saldo mínimo.

Planos de pagamento

Dado que 44% dos escritórios de advocacia dizem que os clientes não pagam as suas contas por falta de fundos para pagar de imediato, de acordo com o Relatório de Tendências Jurídicas de 2017, oferecer planos de pagamento pode ser uma grande ajuda para garantir que a sua firma seja paga.

Antes de começar, crie diretrizes claras para quando oferecer planos de pagamento, esboce um modelo de acordo para determinar como os pagamentos serão cobrados, que métodos de pagamento serão aceitos e o que acontece quando um pagamento é atrasado.

Em seguida, crie um sistema para cobrar os clientes e coletar fundos para ajudar a automatizar o trabalho repetitivo.

Taxas razoáveis e transparência de preços

Quando se trata de ética e faturamento, a clareza é fundamental. A Regra 1.5 do Modelo de Regras de Conduta Profissional da ABA estabelece que um advogado não pode cobrar “honorários não razoáveis” ou “montantes não razoáveis para despesas”. A ABA fornece oito factores a considerar ao determinar se um honorário é razoável, incluindo honorários cobrados por serviços legais semelhantes, a reputação do advogado e quaisquer restrições de tempo.

A melhor prática é tornar as suas contas tão claras e precisas quanto possível. Se você estiver faturando por hora, forneça notas claras e detalhadas sobre o trabalho realizado. Se você estiver faturando via taxa fixa ou contingência, certifique-se de ter um raciocínio sólido sobre o porquê de seus honorários serem razoáveis.

Se você estiver no Reino Unido, você precisará estar atento às regras de transparência de preços do SRA, que estabelecem que as informações sobre preços devem ser fornecidas em um formato claro e fácil de entender. Outros requisitos incluem a necessidade de fornecer um custo total, explicar a base dos seus encargos e comunicar o que está e não está incluído nos seus serviços.

Facturação, relatórios e monitorização

Para manter o seu processo de facturação no caminho certo, tem de estar atento aos saldos pendentes, pagamentos e receitas. Aqui estão alguns relatórios que você pode usar para monitorar o processo financeiro do seu escritório de advocacia e manter seu processo de faturamento funcionando sem problemas:

Relatório de contas a receber

O Relatório de Contas a Receber ajuda as firmas a determinar os montantes pendentes em todas as faturas pendentes e vencidas, por usuário, por cliente e por material. O relatório detalha os montantes devidos em faturas pendentes aprovadas, pagamentos parciais feitos para esses montantes e notas de crédito aplicadas a faturas.

Relatório de contas a receber vencidas

O Relatório de Contas a Receber Vencidas ajuda as firmas a rastrear as faturas não pagas. Ele divide as contas a receber vencidas em categorias de antiguidade (por exemplo, contas não pagas com 1-30 dias, 31-60 dias e 61-90 dias). Isso permite que você seja pago mais rapidamente através de um acompanhamento eficiente com clientes cujas contas estão vencidas.

Relatório de histórico de faturamento

O Relatório de histórico de faturamento fornece uma visão detalhada das contas a receber em aberto, das contas a receber vencidas e das faturas pagas. Isto fornece um histórico completo do faturamento de seus clientes.

Relatório de resumo do saldo em aberto

O Relatório de resumo do saldo em aberto dá ao seu escritório de advocacia um instantâneo do saldo em aberto em contas a receber, bem como quanto está sendo trabalhado e despesas em andamento, por material ou por cliente. Ele permite que sua firma veja quais as receitas futuras a serem cobradas para cada assunto.

Relatório de pagamentos de faturas

O Relatório de pagamentos de faturas dá às firmas uma visão detalhada dos pagamentos em faturas para assuntos individuais feitos para itens individuais de serviços e despesas, e os usuários responsáveis por esses itens individuais.

Relatório de receitas

O Relatório de receitas ajuda a sua empresa a visualizar e quantificar as principais métricas de desempenho por usuário, por cliente e por material. O relatório detalha horas, despesas e impostos em termos de valores não faturados, faturados e cobrados.

Como ser pago mais rápido

As firmas de advocacia frequentemente acham que leva muito tempo para ser pago. E, olhando para o Relatório de Tendências Legais de 2019, de todas as horas faturadas aos clientes, 14% nunca são pagas.

Aqui estão quatro dicas para melhorar as cobranças no seu escritório.

1. Melhore seu registro de horas

Uma das formas mais importantes de melhorar o fluxo de caixa é implementar hábitos diligentes de registro de horas e manutenção de registros. Como você pode cobrar no tempo faturado se você não o rastreou? Tome notas sobre o que você está fazendo, reveja as chamadas e e-mails enviados e, como mencionado acima, acompanhe o tempo à medida que você vai.

2. Faturamento consistente

Pense por um minuto sobre a maneira como você lida com as contas na sua vida pessoal. Quando essas contas chegam em uma hora previsível, você pode orçar de acordo e pagá-las na hora certa. Quando as contas são imprevisíveis e inconsistentes, é mais difícil ficar em cima das coisas.

Encerrar as contas a tempo, ao mesmo tempo a cada mês, ajudará sua firma a cobrar mais rápido.

3. Envie lembretes regulares

Não deixe as contas esquecidas da firma de advocacia passar por baixo do radar. Tenha o hábito de enviar lembretes regulares aos clientes que não pagaram. A automatização deste processo ajudará a poupar tempo e dinheiro.

4. Aceite pagamentos com cartão de crédito

Se ainda estiver a pedir aos seus clientes que paguem com cheque, pode estar a pedir-lhes que usem um método de pagamento que não usam há anos (ou um que nunca usaram). Na era digital, os clientes esperam opções de pagamento online convenientes. Como advogado, você pode dar-lhes esta opção com pagamentos online com cartão de crédito.

Tudo o que é preciso é um pouco de diligência para garantir que você está aceitando pagamentos com cartão de crédito seguindo as regras éticas.

As firmas legais precisam de um processador de cartão de crédito que não permita chargebacks em contas fiduciárias, e que não aceite honorários de contas fiduciárias. Portanto, se um cliente disputar uma cobrança que resulte em um estorno, e a empresa de cartão de crédito retirar dinheiro de uma conta fiduciária conjunta, isso pode causar uma violação ética.

Usualmente, isso significa usar um processador de cartão de crédito adaptado especificamente para advogados, como o Clio Payments.

A Lei de Dobras descobriu que o uso do software Clio Payments melhorou significativamente seu processo de faturamento e cobrança:

Software de facturação de escritório de advocacia

Investir em software de facturação para escritórios de advocacia faz uma enorme diferença na forma como gasta o seu tempo e atenua o risco de erro.

Clio Manage permite-lhe criar facilmente facturas de marca e planos de facturação personalizados, e aceitar o pagamento por cartão de crédito. Ele gerencia recursos de contabilidade de confiança e também se integra aos seus programas favoritos de contabilidade, incluindo QuickBooks Online, Xero e Klyant- para que você possa manter todas as suas informações financeiras em sincronia.

Investir em software de faturamento legal para ajudar o seu processo a correr mais facilmente pode ser inestimável para a sua empresa: Chris Trebatoski da Treblaw LLC recebe todas as suas contas a cada mês em questão de 15 minutos com o Clio – uma tarefa que costumava demorar muito mais tempo em uma firma maior.

“Eu passo menos tempo fazendo minhas entradas de tempo e enviando minhas contas usando o Clio do que eu gastei sendo a Cadeira de Faturamento e Cobrança em uma grande firma de advocacia ligando para outros advogados dizendo, ‘Você poderia tirar sua conta?”, ele diz.

Again, é crucial pensar no seu processo antes da tecnologia. Não tenha medo de uma curva de aprendizado, softwares como o Clio Manage são muito intuitivos e um pequeno investimento em aprender como funciona pode render uma vida inteira de práticas de cobrança simplificadas para seu escritório de advocacia.

Note: As informações contidas neste artigo se aplicam apenas às práticas dos EUA. Este post é fornecido apenas para fins informativos. Ele não constitui aconselhamento jurídico, comercial ou contábil.