Você está desconfortável com o legalese contido em um contrato de arrendamento de copiadoras? Se você não é advogado ou não tem experiência em garantir uma copiadora para o seu negócio, um contrato de locação de uma copiadora de escritório pode ser um documento intimidante.

Vamos dar uma olhada em alguns dos desafios que você enfrenta enquanto você olha para um contrato de locação de uma copiadora.

Navegar num contrato de locação de uma copiadora sem afundar

Muitas empresas celebram um contrato de locação de uma copiadora para evitar desembolsar milhares de dólares adiantados para comprar uma copiadora multifuncional de alta qualidade. Ao assinar um contrato de locação de uma copiadora, você pagará uma taxa mensal ou trimestral pela sua copiadora durante o período de duração do contrato de locação, que geralmente é de três a cinco anos.

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Quando solicita propostas de empresas de aluguer de fotocopiadoras, é crucial que conheça as necessidades da sua fotocopiadora. Comece com uma avaliação das necessidades, para que não caia num campo de alta pressão que o prenda com mais fotocopiadoras do que precisa e uma factura de aluguer mensal cara. Você pode evitar o excesso de cópias alugadas, avaliando com precisão quantas cópias você faz em um mês. Se você fizer 20.000 cópias por mês, não arrende uma máquina capaz de produzir 200.000 cópias por mês. Não pague pelo volume que não precisa. O mesmo vale para outros recursos: fale com seus colegas de trabalho para descobrir quais recursos de copiadora eles precisam.

Não entre às cegas: Compreenda os termos de aluguer antes de se encontrar com empresas de aluguer de fotocopiadoras

A compreensão dos termos de aluguer é fundamental para assegurar um contrato de aluguer de fotocopiadoras justo. Ao compreender os termos do contrato de aluguer de fotocopiadoras, estará melhor preparado para comparar as taxas de aluguer de fotocopiadoras e o que as empresas de aluguer de fotocopiadoras lhe estão a dar pela sua taxa mensal. Neste blog vamos explicar alguns termos básicos do contrato de aluguer de fotocopiadoras que você precisa entender.

Para uma visão mais profunda do processo de contrato de aluguer de fotocopiadoras, consulte o nosso guia gratuito: The Newbie’s Guide to Leasing an Office Copier.

Lessor. Embora você obtenha uma copiadora através de uma empresa de leasing de copiadoras, como a Superior Office Systems, você vai financiar o leasing através de um banco ou outra instituição de empréstimo. Tal como quando você arrenda um carro, o seu concessionário escolherá o credor, referido como o locador nos termos do contrato, com base em quem está oferecendo taxas de juros favoráveis e quem muito provavelmente aprovará o seu crédito.

Lease term. Este é o período que você concordou em usar e pagar pela copiadora. Os alugueres podem ir de 24 a 60 meses, mas normalmente são de três a cinco anos. Os alugueres mais longos significam prestações mensais mais baixas, mas são mais caros em geral. Se você antecipar o uso em grande volume, você pode não querer um prazo de 5 anos porque sua máquina pode não ser tão longa assim. O seu concessionário deve aconselhá-lo sobre a duração do aluguer com base no volume e tipo e marca do equipamento.

Pagamentos. Os seus pagamentos serão baseados no valor da máquina dividido pelo número de pagamentos programados ao longo da duração do aluguer, mais juros.

Rebates. Muitas vezes os fabricantes de fotocopiadoras oferecem promoções para tornar o seu contrato de aluguer de fotocopiadoras mais atraente do que os seus concorrentes. O seu revendedor deve informá-lo de qualquer programa de descontos.

Valor de mercado para o sector da restauração. Não é raro assinar um contrato de aluguer de fotocopiadoras que lhe dá a opção de comprar a fotocopiadora no final do aluguer. As empresas normalmente optam por comprar uma fotocopiadora no final de um contrato de locação de curto prazo porque é mais provável que a fotocopiadora tenha alguma longevidade e não atinja um estágio de falta de fiabilidade. O preço de compra, que é determinado pelo banco, normalmente varia de 25 a 30% do custo original da máquina.

Warranty. Seu contrato provavelmente dirá que o aluguel não contém uma garantia do equipamento. Sorte sua que isso não significa necessariamente que seu equipamento não tenha cobertura de garantia. Isso é porque a garantia provavelmente está incluída no seu contrato de serviço do seu revendedor de fotocopiadoras e não da instituição financeira.

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Aluguel Interim. Os credores aderem aos ciclos de facturação, que conterão datas de vencimento de pagamentos específicas, tais como o 1º ou 15º do mês. Se o seu equipamento chegar antes do primeiro ciclo de facturação, poderá ser-lhe cobrado um pagamento de aluguer intermédio para cobrir o tempo que teve a copiadora antes da data de início do contrato.

Tricky business – Faça uma pausa para estas cláusulas.

Renovação automática. As continuações automáticas do contrato não são invulgares num contrato de aluguer de fotocopiadora e são um pesadelo para o locatário. Quando o seu contrato de aluguer se aproxima da data de expiração, terá de notificar a empresa financeira da sua intenção de devolver o equipamento.

Se não enviar ao credor uma carta de intenção de devolução da máquina no prazo especificado no seu contrato de aluguer de fotocopiadoras, poderá enfrentar uma renovação automática de 12 meses. A renovação significa mais um ano de pagamentos para uma copiadora que você pode não querer mais. Se o seu contrato de serviço e aluguer forem combinados, também estará a pagar pelo serviço. É aconselhável ter um contrato de serviço separado do seu contrato de arrendamento. Certifique-se de colocar um aviso no seu calendário electrónico para a data de expiração e tome medidas!

$1 Opção de compra. Como mencionado anteriormente, às vezes os credores permitem que você compre a copiadora por $1 no final do contrato de locação. A compra pode parecer uma opção atractiva no seu contrato de aluguer de fotocopiadora, mas pode estar a custar-lhe mais dinheiro nos seus pagamentos mensais de aluguer. Pode ser mais prudente concordar com pagamentos menores e decidir no final do contrato de arrendamento se quer comprar a fotocopiadora. Decidir no final do aluguer dar-lhe-á o benefício de conhecer o estado da sua fotocopiadora e se as suas necessidades de cópia mudaram.

Sobreta de seguro. Verifique o seu contrato de aluguer de fotocopiadora para saber se há sobretaxas de seguro. Alguns emprestadores exigem que o seu equipamento alugado tenha proteção de seguro. Você pode ser capaz de evitar uma sobretaxa de seguro se você puder demonstrar ao emprestador que sua apólice de seguro de escritório cobre copiadoras.

Cuidado com os cálculos &Entrega

Muitas empresas de locação permitirão que você adicione copiadoras a um contrato de locação e recalcule o contrato de locação com base no equipamento adicional. Cuidadosamente verifique os números para aumentar a taxa oculta e certifique-se de que não está a pagar mais do que o valor do equipamento.

Cuide-se de examinar o seu contrato de aluguer de fotocopiadoras para termos de envio. Não é raro que o locatário seja responsável pelo levantamento da guia de remessa, que pode exceder $500, no final de um contrato de locação.

Selecione cuidadosamente o seu fornecedor para evitar surpresas caras

Aqui está o resultado: o seu fornecedor está a ser útil ao explicar os termos de locação para que você saiba o que está a assinar? Será que eles te protegem, certificando-se de que não estás preso a termos de arrendamento que não são do teu interesse? Na SOS, acreditamos na transparência e integridade. Estamos sempre dispostos a aconselhá-lo sobre os termos de arrendamento; sinta-se à vontade para responder às suas perguntas.