As empresas devem redigir as suas facturas num tom profissional enquanto utilizam uma linguagem clara e simples. É importante ser sempre educado ao enviar uma factura a um cliente e em todas as outras comunicações comerciais relacionadas com pagamentos.

A redacção de uma factura deve ser o mais clara possível. Indique de forma clara a data de vencimento da factura, o montante devido e os serviços prestados. Se uma factura ou o e-mail que a acompanha contiver uma linguagem vaga, o cliente pode ficar confuso, interpretar mal as informações e, como resultado, pode atrasar o envio do pagamento.

Aqui estão tópicos para ajudá-lo a aprender como redigir uma factura profissionalmente:

Dicas para o envio de facturas que recebem pagamento

Modelo de e-mail de facturas de amostra

Como acompanhar as facturas não pagas

Dicas para o envio de facturas que recebem pagamento

Facturas são documentos que permitem às pequenas empresas receber o pagamento dos seus clientes, mas existem estratégias para o envio de facturas que têm mais probabilidades de o fazer pagar rapidamente. A mensagem certa tanto na própria factura como no e-mail que a acompanha pode motivar os clientes a pagar a factura de imediato. Aqui estão algumas dicas para comunicar com os clientes sobre facturas:

Enviar Facturas Rapidamente

É importante criar as suas facturas e enviá-las aos clientes assim que concluir o trabalho pelo qual está a facturar. Isso não só significa que você será pago mais cedo pelos seus serviços, mas também significa que você está escrevendo faturas enquanto o trabalho está fresco em sua mente. Quando você escreve as faturas assim que o trabalho é feito, você se lembrará de todos os detalhes e será menos provável que cometa erros em sua fatura, o que pode confundir ou irritar os clientes, atrasando o pagamento.

Sempre seja educado

Sempre seja educado ao redigir faturas e todas as comunicações que as acompanham, como e-mails. A comunicação cortês ajuda a manter fortes relações profissionais com seus clientes, o que aumenta suas chances de conseguir negócios repetidos. Ser educado em suas faturas também o ajuda a ser pago mais rapidamente, de acordo com um estudo da FreshBooks. O estudo descobriu que o uso de palavras como “por favor” e “obrigado” ao redigir facturas pode aumentar a percentagem de facturas pagas em mais de cinco por cento.

Sê sempre conciso

Quando redigir as suas facturas, seja sempre conciso e directo ao assunto. Indique claramente a informação que os clientes precisam para lhe pagar de acordo com as suas condições: liste o montante devido e a data de vencimento. Às vezes, as empresas tentam usar termos extravagantes ao redigir facturas, mas isso pode confundir os clientes. Por exemplo, em vez de usar termos em faturas como “pagamento devido no recebimento”, que é vago, apenas liste a data de vencimento, ou seja, “pagamento devido em 31 de dezembro de 2018”

Faça o pagamento fácil

Faça com que seja fácil para seus clientes pagarem suas faturas, para que eles tenham uma melhor experiência com o cliente e para que você seja pago mais rapidamente. Inclua palavras claras na sua factura que digam aos seus clientes os diferentes métodos de pagamento que eles podem utilizar. Se você aceitar cheques, inclua palavras que cubram todos os detalhes necessários, como “Por favor, faça cheques a pagar para Minha Pequena Empresa e envie o cheque por correio para Este Endereço Comercial”. Se você aceitar pagamentos online, inclua um botão “Pague Agora” na parte inferior da sua fatura ou no corpo do e-mail que o acompanha ligando diretamente à página de pagamento online, para que seja o mais fácil possível para os seus clientes encontrá-lo.

Modelo de e-mail de fatura de amostra

É importante que os e-mails de fatura sejam redigidos de maneira educada e concisa, para que o seu tom seja profissional e a informação transmitida seja clara para os clientes. Este modelo de e-mail de facturação pode ajudá-lo a escrever e-mails profissionais para acompanhar as suas facturas:

Subject Line: O nome do seu negócio: Factura #001

Nome do Cliente,

Espero que esteja a ir bem.

I wanted to let you know a new invoice #001 has been created on your account. Você pode encontrar a fatura anexada a este e-mail. Por favor, pague o saldo de $500 até 31 de dezembro de 2018.

Pode pagar enviando um cheque para:

Seu Nome Comercial
Seu Endereço Comercial completo
Seu Código Postal

Obrigado pelo seu negócio; espero trabalhar com você novamente em breve.

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Principais cumprimentos,

Seu nome
Seu contacto

Como acompanhar as facturas não pagas

É importante acompanhar as facturas não pagas assim que estas se tornem vencidas. O texto que utiliza para dar seguimento às facturas não pagas deve ser educado, mas directo. Dê ao seu cliente o benefício da dúvida: há uma boa chance de que o atraso no pagamento seja devido a um erro administrativo e eles não estão retendo o pagamento maliciosamente.

Aqui está um modelo de e-mail para ajudar as pequenas empresas a acompanhar as faturas não pagas:

Linha de assunto: O nome do seu negócio: Invoice #001

Dear Client’s Name,

I hope you’re doing well. Estou a contactar-vos em relação à factura #001. Este é um lembrete amigável de que o pagamento era devido em 31 de dezembro de 2018. Por favor, envie o pagamento o mais rápido possível.

Pode pagar enviando um cheque para:

Seu Nome Comercial
Seu Endereço Comercial completo
Seu Código Postal

Espero ouvir de você. Por favor contacte-me se tiver alguma questão.

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Seu Cartão de cumprimentos,
Seu nome
Seu contacto