Muitas empresas têm pelo menos alguns clientes ou clientes que, por várias razões, não pagam as suas contas. Existem, no entanto, passos que você pode tomar para melhorar suas chances de cobrar o dinheiro que lhe é devido.

Diga suas políticas de faturamento Up Front

Embora haja alguma variação dependendo do tipo de negócio que você tem (escritório profissional, negócio baseado em serviços, negócio baseado na web, negócio atacadista), geralmente existe uma maneira apropriada e eficaz de apresentar aos clientes ou clientes suas políticas de faturamento.

Se você tiver um escritório profissional ou de consultoria, o uso de uma carta de retenção é uma prática comum. A carta deve indicar quantos dias um cliente tem de pagar uma factura e se existem juros ou encargos financeiros por atrasos de pagamento. O cliente deve assinar uma cópia da carta para reconhecer que ele ou ela entende e aceita os termos. Se você tiver outro tipo de negócio, como atacado ou fabricação, você ainda pode e deve preparar um documento para seus clientes que estabeleça as mesmas informações básicas sobre quando as contas são devidas e que encargos serão adicionados se elas ficarem sem pagamento.

Se você tem um negócio baseado na web, ou usa um site para fornecer detalhes significativos sobre o seu negócio, é altamente aconselhável dedicar uma página do site às suas políticas de faturamento.

Billing Smart

Torna mais fácil para você esperar um comportamento de pagamento responsável de seus clientes se você se envolver em um comportamento de faturamento responsável. As práticas de cobrança inteligente e responsável incluem:

• Faturamento imediato. A menos que você tenha um acordo específico onde, por exemplo, você fatura com base em um calendário mensal, obtenha suas faturas o mais rápido possível após a conclusão do trabalho ou a entrega das mercadorias.
• Faturamento claro. Certifique-se de que o cliente sabe exatamente para que serve a fatura e quem contatar se houver uma pergunta.
• Faturamento “proativamente”. Indique na factura (ou numa carta de apresentação) que o cliente deve contactá-lo se houver algum problema.
• Facturação com incentivos de pagamento. Cobrando juros sobre contas vencidas e, talvez, fornecendo descontos de pagamento antecipado, muitas vezes encoraja os clientes ou clientes a pagar suas contas primeiro.
• Ser rápido e claro com avisos de pagamento vencidos.

Além destes últimos pontos, é política de cobrança inteligente manter cópias de cheques de pagamento passados dos clientes e cópias de toda a correspondência do cliente. Os cheques mostram onde os clientes podem ter contas bancárias, o que pode se tornar importante se você precisar passar por um processo de cobrança formal. Da mesma forma, a correspondência do cliente pode fornecer informações, ou pelo menos dicas, sobre o paradeiro de um cliente não pagante ou mesmo sobre a situação de emprego, que também podem ser informações cruciais em um caso de cobrança.

Atividades de Cobrança Inicial

Se um cliente não estiver respondendo às suas contas, você provavelmente terá que olhar para tomar outras medidas para cobrar o que lhe é devido. Entenda que este pode ser um processo frustrante, no qual, a cada novo passo, você pode ter que rever as circunstâncias e decidir o quanto mais você quer perseguir o cliente.

A Lei Federal de Práticas Justas de Cobrança de Dívidas (FDCPA) regula o comportamento das agências de cobrança de dívidas, mas não se aplica às empresas que tentam cobrar suas próprias dívidas. No entanto, os estados muitas vezes têm suas próprias leis colocando algumas limitações no que seu negócio pode fazer para cobrar uma dívida. Por exemplo, mentiras, ameaças, abuso e assédio são geralmente fora dos limites. Se você está fazendo seu próprio trabalho de cobrança, você deve consultar as leis relevantes em seu estado.

O processo de cobrança geralmente começa com fazer ligações telefônicas e enviar cartas de cobrança. Com as chamadas telefônicas, é importante evitar o assédio. Você deve evitar fazer muitas chamadas telefônicas, ou chamadas em horários estranhos (como no meio da noite), simplesmente para aborrecer ou irritar. Você não quer que os seus esforços sejam contra-atacados porque foi excessivamente – ou mesmo ilegalmente – agressivo. Quanto às cartas de cobrança, você deve desenvolver e manter em arquivo modelos básicos que você pode personalizar rapidamente para cada cliente em particular.

Um outro passo possível é oferecer um acordo com um cliente não pagante por um valor descontado. Por exemplo, pode oferecer-se para aceitar 75% da quantia devida se o cliente pagar na totalidade, em fundos garantidos, dentro de cinco dias (ou algum outro prazo claro). Se funcionar, esta pode ser uma forma mais barata de resolver uma questão de cobrança do que tomar medidas adicionais. Se você tentar esta abordagem, você deve considerar fortemente deixar claro para o cliente que esta é uma oferta única. Você não quer nenhuma confusão, nem quer nenhuma dor de cabeça adicional relacionada a infinitas “negociações” novas, se a oferta não levar ao pagamento esperado. Fazer a oferta não deve afectar os seus direitos ao pagamento integral através de um processo de cobrança em tribunal.

Tribunal de Pequenas Reclamações e Outras Opções Finais

No final, você fica com algumas opções básicas. Duas dessas opções, trabalhar com uma agência de cobrança ou trabalhar com um advogado, lhe custará dinheiro e, portanto, reduzirá a quantia que você poderia cobrar do devedor. Além disso, uma agência de cobranças será claramente constrangida pela FDCPA. No entanto, essas opções podem valer a pena se você simplesmente não tiver tempo para lidar com o assunto você mesmo, e estiver preparado para aceitar substancialmente menos do que o valor original da conta para resolver a disputa.

Comparado com outras opções, representar você mesmo em um tribunal de pequenas causas tem várias vantagens. Primeiro, você não tem que pagar a outra pessoa. As agências de cobrança muitas vezes guardam até metade do que conseguem cobrar por você. Segundo, em muitos casos, o réu (a pessoa que lhe deve dinheiro) não aparece para a audiência; muitas vezes isto acontece porque a pessoa sabe que o dinheiro é devido e não quer ter de tentar apresentar qualquer tipo de defesa. Este fato significa que você terá alguma chance de simplesmente obter um julgamento por omissão em seu favor. Terceiro, porque um julgamento contra um devedor pode ter um efeito negativo na sua classificação de crédito, simplesmente apresentar uma reclamação em tribunal pode ser um incentivo para alguns devedores resolverem com você.

No entanto, esteja ciente de que você vai precisar de provas sólidas de que a pessoa que você está processando lhe deve o dinheiro. Enquanto alguns devedores acreditam que não têm defesas válidas e não vão lutar contra um pequeno processo judicial, outros acreditam firmemente que eles estão justificados em não pagar. Se você não acha que tem um caso forte, ou se você acha que o devedor é provável que lute, você deve temperar seu otimismo sobre suas chances em um processo de pequenas ações – o resultado pode ser um julgamento por muito menos do que o valor original da conta, ou, em um caso muito fraco, possivelmente até mesmo um julgamento direto em favor do réu.

Você também deve ter em mente que ganhar um julgamento em tribunal não termina o assunto. Você ainda terá que passar pelo processo de penhora – localizar e retirar bens do devedor para pagar sua conta. Descobrir se e onde um devedor trabalha, e se e onde ele ou ela tem contas bancárias, bem como preencher a papelada necessária para guarnecer esses salários e fundos de contas bancárias, pode ser demorado.

Mais Informações

Nolo tem uma variedade de outros artigos sobre crédito e cobrança, incluindo matérias como credor e processos de cobrança de dívidas e cobradores de dívidas e agências de cobrança. Há também vários sites do governo federal e estadual que vale a pena rever; apenas um exemplo é a página da FTC sobre cobrança de dívidas para os consumidores. Para uma cobertura mais ampla em um único livro, Guia Jurídico para Iniciantes & Running a Small Business, de Fred Steingold (Nolo) contém uma seção ampliada sobre questões de crédito e cobrança.