O sucesso de um negócio depende do bom funcionamento de todos os seus departamentos. Isto significa garantir que cada divisão se esforce ao máximo com as tarefas em questão. Um fator crucial para alcançar isto, entre muitos outros, é a gestão adequada da carga de trabalho.

A Gestão da Carga de Trabalho é o processo de distribuir tarefas aos membros da equipe e verificar a sua utilização ao longo do tempo. O objetivo aqui é delegar tarefas para cumprir prazos sem sobrecarregar os funcionários. Isto é importante para evitar a queima e ineficiência dos funcionários.

A criação de um plano de gestão de carga de trabalho adequado clarifica as tarefas, facilita um melhor planeamento e gestão do tempo. Estes são os aspectos cruciais para que as coisas sejam bem feitas e dentro do prazo. É por estas razões que os líderes devem ser capazes de praticar bem esta alocação de tarefas dentro de um grupo.

Apartir de um plano de carga de trabalho, há muitas coisas que você deve ter em mente para evitar falhas. A maioria desses planos sofre por causa de alocação de trabalho inadequada, prazos irrealistas, baixo desempenho, etc. Para garantir que você não caia nessas situações, aqui está como você deve proceder.

Como Praticar o Gerenciamento Eficaz da Carga de Trabalho para sua Equipe

Carga de Trabalho e Capacidade Atuais

Em um ambiente de trabalho agitado, é difícil rastrear o trabalho de todos com precisão. Por causa disso, os gerentes não têm uma idéia justa da carga de trabalho já existente. Portanto, você deve verificar primeiro as atribuições atuais do seu pessoal.

Na determinação da carga de trabalho atual da sua equipe, os seguintes passos lhe serviriam bem.

• Primeiro, faça uma lista de todos os projetos existentes e os que estão no pipeline para todas as divisões.
• Após isso, verifique a natureza desses projetos individualmente. Eles são grandes, pequenos, complexos, têm múltiplos pontos de entrega, etc.? Neste passo, você também deve citar as diferentes equipes que trabalham nestes projetos, respectivamente.
• Após entender quais equipes estão trabalhando em quais projetos, você terá um melhor conhecimento da carga de trabalho existente. Agora, decomponha o trabalho dos diferentes projetos em pedaços menores, de preferência trabalho feito por semana.
• O último passo é decompor os diferentes projetos em suas respectivas prioridades. Anote o que precisa ser concluído imediatamente.

Seguir este método lhe dará uma idéia de quanto trabalho cada equipe está fazendo regularmente.

Atribuindo Recursos e Tarefas

Agora que você tenha uma idéia justa da carga de trabalho, vamos em frente com a atribuição de tarefas. É importante notar aqui que você deve delegar tarefas para aqueles que podem lidar melhor com elas. A alocação inadequada de trabalho aqui pode levar a resultados desastrosos e tempo gasto em vão.

Por isso, a sua decisão deve ser baseada na experiência, resultados e campo de especialização ao escolher o indivíduo certo para um trabalho. Neste passo, há também algumas outras coisas a ter em mente. Algumas delas são

• Quando se desfazem tarefas, comece sempre com a maior prioridade de trabalho em primeiro lugar. Uma vez que estas são necessárias para terminar em breve, você deve enfrentá-las primeiro.
• Após a atribuição do trabalho, deve-se determinar um período de tempo apropriado para o trabalho. Aqui, “apropriado” não significa rápido, mas sim o tempo necessário para que o trabalho seja feito perfeitamente. Mantenha um calendário aqui para que seja fácil acompanhar e verificar os resultados.
• Certifique-se de designar a pessoa certa com o conjunto de habilidades correto.
• Neste processo de designação de tarefas, inclua também a equipe para saber se há algum problema adicional para o trabalho. Isso lhes dará uma chance de expor suas opiniões e se sentirem valorizados.
• Automaticamente faça questão de deixar que quem você escolher para um trabalho entenda porque você o escolheu. Aqui, qualquer reforço positivo irá aumentar os níveis de motivação dos seus colaboradores.

Seguimento de mudanças

Após as tarefas serem atribuídas, acompanhe o progresso dos membros da sua equipa. É porque mesmo os planos mais bem elaborados nem sempre funcionam. Portanto, você deve verificar se tudo está indo de acordo com o plano ou não.

Se tudo está indo bem, então bem feito para você por um trabalho bem feito! Se as coisas não funcionarem da mesma maneira, você deve se reunir com a equipe para resolver os problemas e reatribuir tarefas.

Melhorando a eficiência da equipe

Eficiência da equipe é sempre um fator significativo no cumprimento dos prazos e na redução dos custos. Na maioria dos casos, há frequentemente alguém que consegue fazer algumas coisas mais rapidamente do que outras. Aqui, além de um gesto de apreciação dos funcionários, você deve tentar entender a tática deles também.

Pode ser um software novo que eles estão usando, um método original/novo, etc. Se uma tarefa pode ser superada rapidamente, toda a equipe também precisa conhecer o procedimento. Além disso, você também pode seguir outros exemplos para melhorar a eficiência. Alguns destes são

• Cortar reuniões desnecessárias
• Treinamento e desenvolvimento de habilidades de gerenciamento de projetos para funcionários
• Alavancagem nos pontos fortes individuais dos funcionários

Ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho

Uma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho é um software que pode distribuir e monitorar o trabalho entre várias equipes e indivíduos com base em sua habilidade, habilidade e disponibilidade. Este software de gerenciamento é uma enorme ajuda, pois simplifica o processo e facilita o acompanhamento.

Ajuda no gerenciamento de tarefas, relatórios, gerenciamento de projetos, acompanhamento de tempo, colaboração, gerenciamento de clientes, etc.

Estes são os passos para criar seu melhor plano de gerenciamento de carga de trabalho para o futuro.

Conclusão

Improduzir a carga de trabalho é um problema enfrentado por funcionários em todo o mundo. Não só prejudica a satisfação do seu pessoal de trabalho, mas também a saúde dos funcionários. Além destes, também esgota os sempre importantes níveis de envolvimento dos funcionários.

Mas, com um planejamento adequado, você pode evitar todos estes impactos negativos. A partir de hoje, a criação de um plano de gestão de carga de trabalho deve começar muito bem.