Como Escrever a Carta de Apelo e Email de Fim de Ano Perfeito (Com Exemplos)
Por: Billy Sharma, consultor de marketing directo sem fins lucrativos, e autor.
Porquê enviar uma carta de apelo de final de ano
Você deve enviar um apelo de final de ano porque seus doadores são mais generosos durante o final do ano. De fato, quase um terço das doações anuais ocorre em dezembro.
E 50% das organizações sem fins lucrativos recebem a maioria de suas doações anuais nos últimos três meses do ano – de outubro a dezembro
Estatísticas de Doação
Nos EUA: O Relatório de Taxa de Resposta DMA de 2018 indica que as taxas médias de resposta de mala direta foram de 9% em 2018, significativamente acima de 2017, quando foi de 5,1%. A taxa de resposta da lista de prospectos foi de 4,9%, mostrando também um grande aumento em relação aos 2,9% alcançados no ano anterior.
No Canadá: De acordo com Good Works: Canadian Direct Mail Benchmark Study 2020, e Stats Canada, a receita da mala direta cresceu em 2019 em mais de 5% em relação ao ano anterior. E a média de doações saltou quase 7%.
Isso indica que enquanto as listas de doadores das organizações não estão experimentando um crescimento tremendo (os dados mostraram um aumento de apenas 0,30%), os doadores que fazem doações via correio estão dando mais dinheiro, com mais freqüência.
Como escrever a Carta de Apelo de Final de Ano Perfeito
Aqui está um grande exemplo de apelo de final de ano do Women’s College Hospital. O seu pacote de recurso faz tudo certo!
Faça com que a sua carta de apelação de final de ano seja centrada no doador
Certifique-se de que a sua apelação de final de ano não é sobre a sua caridade, mas sobre como os seus doadores podem ajudar as pessoas ou a causa que você atende.
Torne a sua carta emocional
A mensagem na sua carta de apelo de final de ano deve ressoar com os seus doadores, certificando-se de que:
- É uma conversa e não um monólogo.
- É uma peça emocional que se conecta com os seus doadores. Há uma grande sabedoria no que Maya Angelou disse: “Aprendi que as pessoas vão esquecer o que você disse, as pessoas vão esquecer o que você fez, mas as pessoas nunca vão esquecer como você as fez sentir.”
- É uma história inspiradora de um indivíduo com quem os doadores se podem relacionar, porque as histórias encorajam as pessoas a dar, deixando-as visualizar a quem elas estarão potencialmente a ajudar.
Aumentar o que você conseguiu
Não deixe de chamar a atenção para o que você conseguiu ao longo do ano na sua carta de apelo de final de ano. Isto mostrará aos seus doadores o impacto de suas doações passadas.
Enfase na exclusividade com um cartão de membro
As pessoas gostam de pertencer. Se você estruturar sua oferta de apelo de final de ano como afiliação a um clube ou organização beneficente, você pode enviar um cartão de sócio impresso em plástico ou papel pesado. Você pode até personalizá-lo, fornecer informações de contato e listar os benefícios.
Isso transforma uma mera transação em algo mais benéfico.
Utilize um envelope de doação maior
Como já dissemos antes, é uma boa idéia usar um envelope maior. Ele vai ajudar o seu apelo de angariação de fundos no final do ano a destacar-se do resto.
Inclua um formulário de doação
Faça com que seja muito fácil para os seus doadores darem, incluindo um formulário de doação e um envelope para devolver no seu pacote de apelo de final de ano.
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Consulte oferecendo um maior incentivo para dar através de doações correspondentes.
Tanto assim, você deve sempre oferecer uma oportunidade de doar mensalmente.
Para ajuda, veja estes modelos de cartas de angariação de fundos com formulários de doação.
Faça o engajamento
Agora, se você adicionar um dispositivo de engajamento, ele irá aprofundar ainda mais a relação dos seus doadores com a sua organização sem fins lucrativos, e irá gerar ainda mais fundos.
É porque quase 90% dos comerciantes acreditam que o conteúdo interativo que permite que seus doadores interajam com o apelo de mala direta, o torna mais memorável.
Conteúdo interativo permite que você forneça uma experiência mais envolvente para seus doadores, e pode ajudá-los a se sentirem envolvidos e imersos em sua organização.
Diga obrigado
Ao enviar a sua carta de apelo de fim de ano, não deixe de aproveitar esta oportunidade para agradecer aos doadores pelo seu apoio anterior. Dizer obrigado em cada oportunidade, incluindo o seu apelo de final de ano, é importante para manter os seus doadores actuais, e certificar-se que eles ficam e doam ano após ano.
Você também pode considerar enviar-lhes uma nota escrita à mão juntamente com o seu recibo de doação. Envie um cartão postal, porque nada diz “você importa” como uma nota escrita à mão.
Amostras de cartas de recurso de fim de ano
Aqui estão alguns exemplos de cartas de recurso de fim de ano bem sucedidas:
Amostras de cartas de apelação de fim de ano: Heart House Hospice
Este exemplo de recurso de final de ano pelo Heart House Hospice gerou 2,5 vezes mais fundos do que eles geralmente recebem de seus recursos regulares em outros períodos do ano.
Amostra de carta de apelação de final de ano: Massey Center
Outro grande exemplo de uma carta de recurso de fim de ano bem sucedida é esta, a Massey Center. Eles enviaram um Cartão de Ano Novo aos doadores, mas disseram-lhes que não era para eles.
Pediram aos doadores que assinassem o cartão e o devolvessem, para que pudessem dá-lo aos seus residentes, jovens mães que já não têm marido ou família, tendo sido abandonadas pelos homens que as engravidaram e pediram para saírem de casa pelos pais.
No cartão, foi assinado por todo o pessoal com um espaço para o doador assinar e devolver pelo correio.
A carta foi adiante para explicar porque o cartão de final de ano foi anexado e como a interação dos doadores ajudaria os residentes da instituição. Nomeadamente, mães solteiras sem família, pois foram abandonadas pelos homens que as engravidaram e pelos familiares que as expulsaram de casa por engravidarem.
O resultado: O total de receitas de DM para o ano agora é de $13.931. Duas vezes a quantia como nossas correspondências regulares.
Utilize estes modelos de carta de arrecadação de fundos para download como guia para escrever sua carta de apelação de final de ano.
Quando enviar carta de apelo de final de ano
- É recomendado que lance a campanha de angariação de fundos de final de ano na 2ª semana de Novembro; (Não mais tarde que 9 de Novembro de 2020)
- Especialmente, agora que há um abrandamento na entrega de correio nos EUA.
Aqui está uma palavra de aviso da especialista em angariação de fundos, Pamala Grow, sobre histórias de abrandamento da entrega de correio nos EUA:
“Na minha região dos subúrbios de Filadélfia, algumas cidades não reportam nenhuma entrega de correio por até cinco dias. E quando perguntei a amigos no Facebook se eles estavam vendo sinais de uma desaceleração na entrega do correio, a maioria relatou que tinha. Apenas dois não tinham visto nenhuma mudança.
Um amigo meu, que é diretor executivo de uma pequena comunidade sem fins lucrativos na Califórnia, relatou “O correio está definitivamente lento”. Tive 2 doadores que me contactaram para que os cheques fossem devolvidos – endereço não entregável. Estamos lá há 14 anos!”
O que você pode fazer para garantir que tenha a sua campanha de final de ano de maior sucesso de todos os tempos? Leia mais.
Amostras de Email de Apelo de Fim de Ano
Uma Lição: Os apelos de final de ano por mala direta devem ser sempre acompanhados por e-mail.
- A doação online está em ascensão. Uma olhada nas mudanças de ano para ano mostra um aumento global de 1,2% nos últimos 12 meses. Como vários fatores continuam a ter impacto em diferentes sub-setores de forma única, as organizações também devem monitorar as tendências em seus sub-setores. (Fonte: Blackbaud Index of 2020 Quarterly Charitable Giving.)
- Emails read urgency. Também porque os e-mails, no final do ano, assumem uma urgência especial.
Por isso, agora a questão torna-se: Quantos e-mails de angariação de fundos deve uma instituição de caridade enviar no final do ano?
Resposta: Quatro (pelo menos). Sim, isso também me pareceu ser um grande número. Mas a pesquisa prova que funciona.
Enviar primeiro e-mail de apelo de fim de ano uma semana antes da data de entrega da mala direta durante a semana de 2 de novembro. Isto chama-se priming your donors, por isso eles estão mais abertos às suas mensagens.
Então, envie o segundo email durante a semana de 26.
De: International Fund for Animal Welfare (IFAW)
Year-end Appeal Email Sample #2
From: Paws + Claws
E-Mail de Apelação de Final de Ano Amostra #3
De: Heart House Hospice
Os próximos passos
- Envie um e-mail aos seus doadores que também pode ser usado em outras plataformas de mídia social.
- Envie o terceiro e-mail perto de ou na Terça-feira de Doação: 1,
- Doadores a dar na terça-feira.
- Envie o último email perto de 27 de Dezembro. 12% se todas as doações acontecerem nos últimos três dias do ano.
- Um lembrete final para doar.
O que precisa acontecer entre agora e a data de entrega
Candidatar-se a um formulário de USPS ou Canada Post (entre em contato com o seu Rep. de Vendas do USPS ou Canada Post para obter ajuda). Isto irá reduzir o custo do seu correio para a metade.
A quantidade mínima necessária para enviar é de 100 unidades para se qualificar para uma Indicia postal. Isto irá permitir-lhe enviar por correio para o maior segmento de doadores da sua lista de casas.
Porquê usar Apelos Multi-Canal para a Campanha de Final de Ano
Enviar uma carta de apelo de final de ano, juntamente com uma série de e-mails de apelo de final de ano irá fornecer os melhores resultados. Como mostrado abaixo, os doadores mais antigos dão o máximo através de apelos multicanal.
Taxas de retenção de doadores
AGE
SOMENTE ONLINE
SOMENTE OFFLINE
MULTICHANNEL
18 – – 24
19%
24%
50%
25 – 34
22%
25%
55%
35 – 44
21%
24%
54%
45 – 54
21%
24%
52%
55 – 64
22%
26%
58%
65 – 74
24%
29%
62%
75+
26%
26%
59%
Canais adicionais da Campanha de Angariação de Fundos de Fim de Ano
Se os seus recursos permitirem, você também pode considerar adicionar estes à sua campanha de fim de ano:
- Website – Crie uma página dedicada
- Mídias sociais – Use sua página do Facebook para atrair mais doadores para sua organização sem fins lucrativos
- Publicidade online – Google permite que você crie anúncios de graça
Vamos mergulhar um pouco mais em cada um deles.
Website
Seu website já é o membro mais eficiente de sua equipe de desenvolvimento. Nunca dorme, nunca leva um salário, mas no final do ano, o seu website precisa de uma atenção especial em sincronia com o lançamento do apelo de final de ano, portanto, você precisa de um ou outro:
- Criar um novo conteúdo de página web dedicada que reforce e expanda o conceito da sua campanha, ou
- Criar uma página de destino única no seu website.
- Criar um formulário de doação único. Certifique-se de que ele se integra com o CRM sem fins lucrativos, como os formulários de doação embutidos da Sumac.
Social Media
Social Media permite que você chegue aos apoiadores que provam ser mais dignos de serem compartilhados, para que eles possam espalhar sua mensagem de apelo de fim de ano. Proponha a criação de um vídeo para adicionar ao Facebook e outros sites de mídia social.
Publicidade Online
Need ajuda a financiar uma campanha de publicidade digital para apoiar sua campanha de arrecadação de fundos de final de ano? Confira: Bolsas de Anúncio do Google para organizações sem fins lucrativos: Tudo o que você precisa saber.
Calendário da campanha de angariação de fundos de final de ano
Correspondência directa: Comece obtendo indicações postais e com conceitos criativos na primeira semana de outubro para que a aprovação e os arquivos finais possam ser realizados até o início de novembro.
Emails: Planeje simultaneamente os 4 e-mails para que estejam prontos para serem enviados nas datas propostas.
Website: Considere criar uma página dedicada uma vez que o Creative tenha sido finalizado em outubro.
Mídia Social: Considere adicionar um vídeo assim que o conceito criativo tiver sido finalizado em outubro. Aqui abaixo estão dois exemplos.
Final Pedaço de Aconselhamento: Make Giving Giving Feel Good
Caridades podem fortalecer a recompensa emocional da doação impulsiva, reduzindo o atraso entre a doação e os sentimentos positivos que ela produz. As instituições de caridade devem mostrar imediata e vividamente aos doadores o efeito de sua doação.
LiveOnNY deu a três ex-oficiais de notificação de baixas militares a oportunidade de entregar um tipo diferente de notícia. Veja o vídeo.
Uma organização doadora de órgãos juntou-se à polícia local que deu àqueles motoristas, que foram apanhados por qualquer delito menor, nenhuma multa se fossem doadores de órgãos porque eles, como doadores de órgãos, se comprometeram a dar a outros uma segunda oportunidade na vida. Veja aqui.
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