Num mundo ideal, cada paciente aparece no horário e os horários são mantidos ao minuto, mas nós não vivemos num mundo ideal. Alguns pacientes correm alguns minutos atrás, outros telefonam freneticamente com uma emergência médica que requer atenção imediata. E, claro, há alguns pacientes que simplesmente esquecem suas consultas.

Todos esses cenários são reais e caros. As não-comparências normalmente custam aos médicos individuais uma média de 200 dólares por espaço de tempo não utilizado, e 30% dos pacientes não têm comparência.

Usar tecnologia, e talvez apenas um pouco de psicologia, para agendar pacientes e remarcar rapidamente outros pacientes em espaços que se abrem por causa de cancelamentos pode ajudar a manter os tempos de espera a um mínimo enquanto melhora os cuidados prestados e a satisfação do paciente. Tudo isto melhora tanto o resultado final da sua clínica como a satisfação dos seus funcionários.

Aqui estão cinco dicas para marcar pacientes de forma eficaz

Oferecer auto-agendamento do paciente

Leva cerca de oito minutos para marcar uma consulta por telefone. É provável que o seu pessoal marque muitas consultas desta forma todos os dias, e esse é o tempo que eles poderiam gastar assistindo os pacientes na sala de espera, processando reclamações de seguro, ou realizando outras tarefas de valor agregado. Felizmente, há uma maneira mais fácil e que mais pacientes preferem – agendamento on-line.

Um estudo descobriu que 42% dos pacientes prefeririam agendar sua consulta on-line em vez de ligar para a clínica. O mesmo estudo descobriu que 26% dos pacientes que marcam sua consulta on-line escolhem consultas no mesmo dia ou no dia seguinte, muitas vezes preenchendo vagas deixadas por cancelamentos de última hora.

Investir no software de agendamento on-line melhora a eficiência administrativa e a satisfação do paciente.

Implementar a priorização do paciente

A maneira mais fácil de agendar pacientes é primeiro a chegar, primeiro a ser atendido, mas isso está longe de ser a melhor abordagem. Uma situação urgente pode exigir uma consulta imediata, enquanto muitos outros problemas do paciente podem ser resolvidos com um e-mail ou um breve chat por telefone ou vídeo para determinar se eles precisam mesmo vir ao consultório.

Deixar um membro qualificado da sua equipe fazer chamadas de pacientes para avaliar se o paciente precisa de uma consulta presencial, ou se o problema pode ser tratado por telefone ou por videoconferência.

Prioritização assegura que os pacientes que necessitam de cuidados urgentes podem ter aquelas consultas críticas no mesmo dia, enquanto os pacientes que não precisam ser vistos têm seus problemas resolvidos remotamente.

Utilizar texto e e-mail para confirmar consultas e enviar lembretes

Programa de lembretes de consultas que envia textos, e-mails e chamadas para seus pacientes estrategicamente antes de suas consultas podem reduzir drasticamente as não-comparências e cancelamentos tardios. Os pacientes podem cancelar ou confirmar sua consulta sem ocupar tempo do pessoal.

É uma boa idéia incluir sua política de cancelamento nos lembretes aos pacientes.

Utilizar uma lista de espera digital

Algumas plataformas de agendamento de pacientes fornecem listas de espera digitais, que podem eliminar as frustrações que vêm de cancelamentos de última hora.

Quando você receber um cancelamento, acesse a lista de espera digital de pacientes para enviar uma mensagem para o próximo paciente ou pacientes na fila para uma consulta. Isto preenche aquelas vagas abertas, poupando tempo e recursos no front office enquanto maximiza o tempo gasto com os pacientes.

Automate patient recalls

Um paciente recall é uma consulta de acompanhamento, talvez para um exame físico de rotina ou tratamento de uma condição crônica. Estas visitas são geralmente agendadas no final de uma consulta. Um sistema automatizado de chamada de pacientes pode agendar pacientes para sua próxima visita e periodicamente lembrá-los da visita, o que mantém sua agenda cheia e seus pacientes devidamente tratados.

Um sistema de chamada de pacientes envia textos, chamadas ou e-mails em uma agenda apropriada (semanal, mensal, anual, etc.), agilizando a agendamento de pacientes através de uma melhor comunicação com o paciente. Embora estes sistemas sejam bons para trabalhar com pacientes que você precisa ver frequentemente, eles são indispensáveis para manter o controle de pacientes relutantes, que não estão presentes há meses ou anos e precisam de lembretes frequentes para ver o médico.

Desafios de agendamento superados

A agendamento será sempre um desafio, mesmo que você use todas estas técnicas. Os pacientes terão atrasos no trânsito, os casos urgentes terão prioridade, e alguns pacientes não aparecerão porque se esqueceram. Enquanto o sistema de saúde dos EUA perde cerca de 150 bilhões de dólares por ano devido à falta de consultas, é inteiramente possível evitar contribuir para esse número com práticas inteligentes de agendamento.

Agendamento de pacientes de forma eficaz é importante para a prestação de cuidados. Os passos que você der agora terão um efeito dramático na eficiência do seu consultório e na satisfação dos pacientes com os cuidados que recebem.