Dada a quantidade de tecnologia construída para melhorar a comunicação da equipe, a colaboração multifuncional deve ser mais fácil do que nunca. Podemos contatar imediatamente os colegas de trabalho com Slack. Podemos compartilhar documentos em todo o mundo com o Google Drive. Podemos designar tarefas e colaborar em projetos em Asana. No entanto, nem sempre é suficiente introduzir novo software à sua equipa. Você provavelmente tem outras barreiras, mais interpessoais, para superar também.

Na InVision, por exemplo, as ferramentas de colaboração desempenham um papel fundamental na coordenação do trabalho entre as equipes de produto e marketing. Entretanto, elas também enfatizam a importância da comunicação constante, da delegação clara de responsabilidades e do conhecimento de toda a empresa sobre os próximos lançamentos de produtos. Todos esses ingredientes alimentam sua capacidade de colaborar com sucesso entre várias equipes – e suas campanhas de marketing são mais fortes para isso.

Quando você não tem clareza de propósito, torna-se aparente quando você tenta sair do seu silo para colaborar – e depois bate numa parede.

A colaboração interfuncional pode abrir oportunidades para as empresas fazerem seu melhor trabalho possível. Então, porque é que lutamos contra isso? E por que temos dificuldade em facilitá-lo, mesmo quando todos concordamos que o queremos? Abaixo, você encontrará 5 barreiras comuns à colaboração entre equipes, departamentos e funções – juntamente com soluções para cada uma delas.

O que é colaboração multifuncional?

Por outras palavras, colaboração multifuncional é quando pessoas de diferentes equipes ou funções (marketing, vendas, engenharia, RH) dentro de uma empresa unem forças para trabalhar em um objetivo, projeto ou responsabilidade em comum.

Pode ser qualquer coisa, desde responsabilidades do dia-a-dia, como suporte ao cliente e equipe de marketing em redes sociais, até projetos pontuais, como vendas e desenvolvimento de produto, uma nova função de conversão de clientes. No entanto, fazer isso acontecer – sem mencionar fazê-lo funcionar – nem sempre é fácil.

As equipes envolvidas têm objetivos conflitantes – ou nenhum objetivo

Você já tentou envolver outra equipe em um projeto, apenas para ouvi-los dizer “isso não é uma prioridade para nós”? Pode parecer loucura se você souber que isso terá um impacto direto sobre as receitas, ganhará um número significativo de novos clientes, consertará uma enorme dívida técnica, ou terá um impacto positivo no seu negócio.

Neste caso, você e a equipe em questão provavelmente não estarão alinhados com os objetivos. Ou pior, você não conhece os objetivos de sua equipe ou empresa.

Quando falta clareza de propósito, ela se torna aparente quando você tenta sair do seu silo para colaborar – e depois bate numa parede.

Solução: alinhe-se nos objetivos e compartilhe-os com todos

Anime os líderes seniores a tornar os objetivos de sua empresa publicamente visíveis para que todos, não apenas a equipe de liderança, conheçam as prioridades de sua empresa. Se você é um colaborador individual, certifique-se de saber como seus projetos se elevam para metas mais amplas (você pode usar a pirâmide da clareza para ajudar a mapear isso) e comunicar qual meta sua iniciativa apoia com os colaboradores.

Se você está usando o Ásana, crie um projeto que lista todas as metas e objetivos de sua empresa. Partilhe-o com toda a sua empresa para que cada equipa – desde a contabilidade até às vendas – compreenda o quadro geral. Você pode usar o acesso apenas para comentários para garantir que seja visível, mas não editável, por todos. Para instruções mais detalhadas, leia o nosso artigo guia sobre como criar um projeto de metas e marcos da empresa em Asana.

Você não está ciente dos projetos e iniciativas de outras equipes

Uma das melhores colaborações em que trabalhei começou quando outro colega de trabalho se virou para mim e disse: “Ei, essa equipe está trabalhando na XYZ. Você sabia disso?”

Você provavelmente já experimentou isso, também. Infelizmente, para cada vez que tropeçamos numa oportunidade de colaboração cruzada, muitos mais escapam porque não sabíamos no que as outras equipas estavam a trabalhar. As colaborações orgânicas são apenas a ponta do iceberg. Pense em quantas mais oportunidades podemos descobrir comunicando ativamente nosso trabalho uns com os outros.

Solução: compartilhe o próximo trabalho dentro e fora do seu departamento

Não saber o que seus colegas de trabalho estão fazendo cria uma barreira à colaboração entre equipes, mas não é preciso. Para resolver isso, compartilhe regularmente um resumo do próximo trabalho de sua equipe com toda a sua empresa ou crie um lugar onde outros possam facilmente descobrir essa informação.

A colaboração entre equipes tem o potencial de desbloquear alguns de nossos melhores trabalhos, de descobrir insights que nunca soubemos que precisávamos e de levar os resultados de nosso projeto de decente a excepcional.

Só estar atento ao ruído. Embora seja bom ter uma idéia do que cada equipe da sua empresa está fazendo, toda pessoa não precisa saber sobre cada pequeno Tweet, correção de bugs ou caso de suporte ao cliente. Mantenha seu compartilhamento breve mas dê aos colegas de trabalho um destino para onde eles possam ir (como um projeto Asana) se eles quiserem aprender mais.

No Asana, use atualizações de status para dar a todos os seguidores do seu projeto uma rápida atualização sobre o progresso e os próximos trabalhos. Para iniciativas maiores, crie um resumo e compartilhe-o como uma conversa em equipe ou com toda a equipe. Inclua links para tarefas e projetos relevantes e convide os colegas de equipe a participar de um projeto se eles puderem contribuir.

Você não entende os papéis, responsabilidades ou jargões de seus colegas de trabalho

Once, eu ouvi um colega de trabalho dar a mesma atualização em nossa reunião semanal de equipe por dois meses seguidos. Eu não achei que fosse relevante para o meu trabalho. Ou seja, até ver o resultado final e perceber que tínhamos acabado de perder uma oportunidade muito boa de colaborar. Se tivéssemos conversado mais detalhadamente, poderíamos ter encontrado maneiras de reduzir a duplicação de trabalho e encurtar o cronograma de seu projeto.

Muitas vezes, essa “conexão perdida” acontece no trabalho porque nós:

1. não entendemos totalmente o papel ou responsabilidades do outro
2. usar jargão e nomenclatura que não é facilmente entendida por um público mais amplo

Felizmente, a consciência é o primeiro passo para quebrar essa barreira.

Solução: aprenda quem faz o quê e como falar sua língua

Quando puder, conheça seus colegas de trabalho, seus estilos de trabalho, e faça perguntas detalhadas sobre o que eles estão trabalhando. Em empresas maiores, facilite oportunidades de aprendizagem, como 1-1s aleatórios ou “mostrar e contar” onde as pessoas podem apresentar coisas que construíram, lançaram ou trabalharam.

Em Ásana, fazemos isso atribuindo áreas de responsabilidades (AoRs) a cada funcionário e mantendo uma lista de funcionamento de todos os AoRs e seus proprietários. Isso ajuda a todos a saber exatamente quem faz o quê.

Atomar outro projeto parece demorado demais

Esse é provavelmente o cenário mais comum: Você convida uma equipe ou colega de equipe para colaborar em algo com você. Eles estão interessados, mas não têm tempo. Talvez eles concordem em ajudar mas “no próximo mês” ou “no próximo trimestre”. Eventualmente, seu projeto é adiado indefinidamente e você desistiu de todas as esperanças de que alguma vez fosse feito.

O problema é que se envolver em um novo projeto muitas vezes parece uma tarefa assustadora e demorada – mesmo que realmente seja uma tarefa muito menor.

Solução: Apresente uma proposta clara, linha do tempo e compromisso de tempo estimado

Antes de pedir ao seu colega de trabalho para ajudar num novo projecto, dedique tempo para estimar quanto tempo o projecto vai demorar. Buffer em tempo extra para o seu projeto, se você puder. Em seguida, esboce o papel do colega de trabalho e o compromisso de tempo estimado. Se eles tiverem uma compreensão mais clara do que você precisa deles e quanto tempo vai demorar, a barreira para se fazer o trabalho se torna menor.

No Ásana, crie um projeto e adicione uma descrição e datas de entrega às tarefas. Atribua tarefas dentro do seu projeto a cada um dos colegas de equipe. Em seguida, use campos personalizados para adicionar um compromisso de tempo estimado. Quando você atribui tarefas, seus colegas de trabalho terão um entendimento muito mais claro do que precisam fazer, até quando e quanto tempo levará.

Há relutância em adotar novas formas de trabalho

“Hábitos são a versão do seu cérebro do piloto automático”, escreve Stephanie Vozza em Fast Company. No local de trabalho, isso muitas vezes se traduz em relutância em adotar uma nova ferramenta, método ou forma de trabalho. É a mentalidade do if-it’s-not-broken-why-fix-it.

Often, cross-collaboration and bringing on new tools to help means changing our work habits. E todos sabemos que hábitos são difíceis de quebrar.

Felizmente, permanecer dentro dos nossos hábitos ignora as oportunidades de trabalhar de forma mais eficiente, poupar tempo e ficar à frente da curva. (Basta pensar na vantagem que os primeiros adotantes de e-mail tinham sobre os seus homólogos sem e-mail!) E quem não quer ter mais tempo no seu dia?

Solução: Introduza lentamente uma nova ferramenta ou hábito

Se está a introduzir algo novo – seja um novo processo ou ferramenta – à sua equipa, deixe que as pessoas se familiarizem com novos processos. “O que eu descobri é não forçar uma grande revisão do processo”, diz o membro da comunidade Asana, Caisha. “Comece com um projeto simples, como uma agenda de reuniões ou um evento. Idealmente é algo que muitas pessoas no departamento, independentemente do foco, precisarão saber ou estar envolvidas”

É também uma boa idéia ter uma pessoa pontual, ou campeã, que gentilmente lembre as pessoas “Ei, lembra-se daquele novo processo que estamos seguindo?”. Ou “Ei, você poderia colocar isso no Asana?” para ajudar outros a adotar uma nova maneira de trabalhar.

Se você está apenas começando a usar o Asana com a sua equipe, use integrações como o add-on do Gmail para ajudar as pessoas a passar suavemente da comunicação via e-mail para a colaboração no Asana.

Comece a colaborar com os colegas de equipe

A colaboração interfuncional tem o potencial de desbloquear alguns dos nossos melhores trabalhos, de descobrir insights que nunca soubemos que precisávamos e de levar os resultados do nosso projeto de decente para excepcional. Mas facilitar a colaboração não vem sem desafios. É preciso trabalho. Cabe a você decidir se vai deixar que as barreiras o prendam em um silo, ou se vai quebrá-las.