O Portable Document Format (PDF) é o formato padrão para publicação online “electrónica” de documentos. O PDF permite ao editor garantir que um documento tenha a mesma aparência online que um documento impresso. Os PDF’s são únicos na sua usabilidade “multi-plataforma”, e se forem construídos e etiquetados correctamente, terão a mesma aparência em sistemas diferentes sem ter de instalar fontes especializadas ou depender de pacotes de sistemas operativos subjacentes. A etiquetagem correta dos componentes visuais e estruturais do documento também garante que o documento será acessível, o que significa que tecnologias de assistência (ou seja, leitores de tela como JAWS, etc.) fornecem as mesmas informações aos leitores com deficiência visual que aos leitores avistados.

O principal requisito para um documento acessível, e portanto um PDF compatível, é que a estrutura da etiqueta represente totalmente as informações visuais fornecidas pelo próprio documento. O processo para determinar isso exige que o remediador reveja cada página do documento para garantir que ele esteja em conformidade com todos os requisitos de acessibilidade e modifique a estrutura da tag da página quando necessário para garantir a conformidade.

A remediação é realizada em nível global (documento) e por revisão de cada página dentro do documento. O fluxo de trabalho é simples e, após a conclusão, o remediador testa a conformidade do documento usando verificadores automáticos, tais como Adobe Acrobat “Full 508” check, PAC, Common Look, etc., bem como um processo de revisão manual, tanto visual como usando um leitor de tela. O documento remediado e os relatórios de remediação são entregues ao cliente juntamente com notas sobre o trabalho realizado.

Requisitos de acessibilidade/conformidade de clientes específicos são diferentes, uma vez que não existe um conjunto de requisitos de acessibilidade de PDF legalmente vinculativos actualmente definidos pelo U.S. Access Board. Os clientes têm alguma latitude na forma em que optam por desenvolver documentos PDF para cumprir com os requisitos da Secção 508. Por exemplo, o HHS tem uma lista de verificação abrangente para seus documentos contratados, mas passar um item na lista de verificação do HHS não significa que o documento não esteja em conformidade (ou seja, o regulamento é amplo e não entra em detalhes como formatos de URL). Por outro lado, qualquer documento que passe em toda a lista de verificação HHS certamente é compatível.

PDF/UA foi desenvolvido para criar padrões de acessibilidade mais específicos. “UA” significa Acessibilidade Universal; a designação PDF/UA certifica que os documentos estão em conformidade com a norma ISO 14289, a nova norma internacional para PDFs Acessíveis. Em 18 de fevereiro de 2015, o Conselho de Acesso dos EUA anunciou sua Proposta de Regra para a política federal dos EUA na Seção 508, e identifica PDF/UA como equivalente ao WCAG 2.0 para “conteúdo apropriado”.

O objetivo é acessibilidade para todos; 30 milhões de americanos têm alguma deficiência, portanto os documentos que são acessíveis não são apenas “legais”, mas são mais valiosos porque fornecem acesso universal. A correção adequada é a chave para a acessibilidade.