Wat is Debiteuren (AR)? Definitie, Journaalposten, Voorbeelden
Inzicht in het belang van debiteuren is van cruciaal belang voor de financiële gezondheid van uw bedrijf. Het hebben van een gezonde debiteurenadministratie is altijd aan te bevelen. Ook al hebt u veel klanten, als zij u niet op tijd of helemaal niet betalen, kan dat uw bedrijf zeer veel schade berokkenen.
Te late betalingen van klanten kunnen leiden tot cash flow problemen voor elk bedrijf. Als een bedrijf een debiteurensaldo heeft, betekent dit dat een deel van de omzet nog openstaat. Als de klanten er langer over doen om te betalen, kan dat een aanzienlijke impact hebben op uw cashflow.
De debiteuren worden geclassificeerd als activa, omdat het uitstaande betalingen zijn, en worden opgenomen in de vlottende activa-sectie van de balans.
We zullen de volgende onderwerpen met betrekking tot debiteuren in dit artikel behandelen:
Wat is debiteuren?
Waarom hebben bedrijven debiteuren?
Is een debiteur een activum of een passivum?
Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?
Wat is de journaalpost voor debiteuren?
Exemplaar van debiteuren
Hoe werkt een debiteuradministratie?
Wat gebeurt er als een debiteur nooit wordt betaald?
Wat is de omloopsnelheid van de debiteuren?
Wat is een vervalschema voor de debiteuren?
Tips voor het innen van debiteuren
Wat is de functie van de afdeling debiteurenbeheer?
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een debiteurenbeheerder?
Wat is debiteurenbeheer?
Wat is debiteurenbeheer?
De debiteuren zijn het geld dat uw klanten u schuldig zijn voor het op krediet kopen van goederen en diensten. Uw debiteuren bestaan uit alle onbetaalde facturen of geld dat uw klanten u schuldig zijn. Uw klanten moeten dit bedrag betalen vóór de vervaldatum van de factuur. De debiteuren worden als activa op de balans van uw bedrijf opgenomen.
Waarom hebben bedrijven debiteuren?
In de concurrerende wereld van vandaag moeten bedrijven goederen en diensten op krediet verkopen om het betalingsproces voor hun klanten flexibeler en eenvoudiger te maken. Klanten toestaan om goederen en diensten op krediet te kopen, stimuleert ook meer verkoop, omdat alle klanten de neiging hebben om contant geld achter de hand te houden en eerder geneigd zijn om op krediet te kopen.
Voorbeeld- Uw leverancier wil goederen van u kopen om aan zijn klanten te verkopen, omdat hij een verkooporder heeft ontvangen maar niet genoeg contant geld heeft om voor de goederen te betalen. Hij koopt goederen van u op krediet en stuurt ze naar het magazijn van zijn klant. Zodra uw leverancier geld van zijn klant heeft ontvangen, betaalt hij u en verrekent hij de factuur.
Een ander voorbeeld is dat van het elektriciteitsbedrijf. Een elektriciteitsbedrijf levert elektriciteit op krediet en int het geld aan het eind van de maand. Alle onbetaalde facturen van alle klanten maken deel uit van hun debiteuren.
Is debiteuren een actief of een passief?
De debiteuren worden geclassificeerd als een actief omdat het uitstaande betalingen zijn die in de toekomst verschuldigd zijn en waarde aan uw bedrijf verschaffen. Vorderingen worden opgenomen onder de vlottende activa van de balans. Als het bedrijf meer dan een jaar moet wachten om de handelsvorderingen om te zetten in contanten, worden ze beschouwd als activa op lange termijn.
Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?
De crediteuren zijn precies het tegenovergestelde van de debiteuren. Debiteuren vertegenwoordigen het geld dat uw klanten verschuldigd zijn voor op krediet gekochte goederen en diensten. Vorderingen zijn een activa-rekening. Crediteuren zijn het geld dat u aan uw leveranciers verschuldigd bent voor op krediet gekochte goederen en diensten. Crediteuren zijn een passiefpost. Lees hier meer over het verschil tussen crediteuren en debiteuren.
Wat is de journaalpost voor debiteuren?
Wanneer aan een klant goederen of diensten worden verkocht, maakt u met uw boekhoudsoftware een factuur aan die automatisch een journaalpost creëert om de verkooprekening te crediteren en de debiteurenrekening te debiteren.
Journaalpost voor het boeken van de verkoopfactuur-
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Accounts Receivable | XXX | |||
| Verkopen | XXX | |||
Als u de contante betaling van de klant heeft ontvangen, wordt de kasrekening gedebiteerd, en de debiteurenrekening gecrediteerd.
Journaalpost om de contante betaling te boeken-
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Kas | XXX | |||
| Rekeningen Debiteuren | XXX | |||
Sommige bedrijven geven korting aan klanten die voor de vervaldatum betalen.
Journaalpost om contante betaling met korting te boeken-
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Kas | XXX | |||
| Korting | XXX | |||
| Accounts Receivable | XXX |
Als een klant het factuurbedrag niet kan betalen vanwege een faillissement, moet u debiteuren afschrijven als oninbare vordering.
Journaalpost om debiteuren af te schrijven als oninbare vordering-
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Onverschuldigde uitgaven | XXX | |||
| Rekeningen Receivable | XXX | |||
Als uw klant om wat voor reden dan ook de voorraadartikelen retourneert, moet u de klant een creditnota sturen.
Journaalpost voor creditnota’s aan klanten-
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Opbrengsten | XXX | |||
| Accounts Receivable | XXX | |||
Exemplaar van debiteuren
Hierbij hebben we debiteuren met een voorbeeld uitgelegd.
ABC-onderneming verkocht goederen ter waarde van $50.000 op krediet aan CDE-onderneming. Hier is de debiteurenjournaalpost in de boeken van ABC:
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Accounts Receivable | $50,000 | |||
| Verkoop | $50,000 | |||
De kosten van deze artikelen voor ABC-bedrijf bedroegen $10.000. Zodra de voorraadartikelen aan CDE zijn geleverd, is dit de journaalpost om de kosten van de verkochte goederen in de boeken van ABC bij te werken:
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Kostprijs van verkochte goederen | $10,000 | |||
| Inventaris | $10,000 | |||
CDE-bedrijf heeft het volledige bedrag van $50.000 in contanten aan ABC-bedrijf betaald. Dit is de journaalpost van de betaling in de boeken van ABC:
| Rekeningnaam | Debit | Credit | ||
|---|---|---|---|---|
| Cash | $50,000 | |||
| Vorderingen | $50,000 | |||
Hoe werkt een debiteurenadministratie?
Hierbij hebben we de stappen van het debiteurenproces uitgelegd:
Stap 1 Verkoop van goederen en diensten op krediet
Het debiteurenproces begint met de verkoop van goederen of diensten aan klanten op krediet.
Stap 2 Verzending van een factuur
Als de verkoop eenmaal is bevestigd, moet u een factuur naar uw klant sturen. Een factuur is een verkoopdocument met een lijst van geleverde producten en diensten, de hoeveelheid en de prijs. Het sturen van een factuur naar uw klant is hen vertellen over het geld dat verschuldigd is voor de goederen en diensten die door uw bedrijf zijn geleverd. De factuur kan naar klanten worden gestuurd voor of na de levering van goederen of diensten, afhankelijk van de verkoopovereenkomst. Zorg er bij het maken van een factuur voor dat deze alle belangrijke informatie bevat, zoals:
- Factuurdatum
- Klantgegevens, zoals naam, factuuradres en verzendadres, enz.
- Naam van de diensten en goederen, hoeveelheid met de prijs.
- Verschuldigd bedrag
- Invoice Due date
- Relevant inkoopordernummer en informatie als uw klant deze met u heeft gedeeld.
- Uw contactgegevens
- Betalingsvoorwaarden
- Belastingen en kortingen
Als een factuur naar uw klanten is verzonden, moet u ook de factuurjournaalpost opnemen. Bij het boeken van de factuurjournaalpost moet u de debiteurenrekening debiteren voor het door de klant verschuldigde bedrag en de verkooprekening crediteren voor hetzelfde bedrag. U moet ook de kosten van verkochte goederen boeken om uw voorraad bij te werken. Als u een boekhoudsysteem zoals Deskera Books gebruikt, worden deze journaalposten automatisch aangemaakt bij het genereren van de verkoopfactuur en de uitvoering van de transactie.
Stap 3 Betaling innen
Als uw klant de factuur heeft ontvangen, moet hij de betaling verrichten. Alle klanten moeten voor de vervaldatum van de factuur betalen. Zodra u de betaling hebt ontvangen, moet u de klant een betalingsbewijs geven en de betaling in het systeem registreren. Wanneer u de betaling in het journaal registreert, moet u de kasmiddelen debiteren om de toename als gevolg van de betaling aan te geven en de debiteuren crediteren om het door de klant verschuldigde bedrag te verlagen.
Wat gebeurt er als een debiteur nooit wordt betaald?
Wanneer uw klanten een debiteur niet kunnen betalen als gevolg van een faillissement of om een andere reden, moet u deze debiteur afschrijven als een uitgave voor oninbare vorderingen. Ook als uw incassobureau hogere kosten in rekening brengt dan het totaalbedrag van de vordering, moet u het bedrag afschrijven als dubieuze debiteuren. Er is sprake van een oninbare debiteur wanneer de klant niet in staat is te betalen door een gebrek aan beschikbare financiële middelen of wanneer de klant failliet gaat.
Wat is de Omloopsnelheid Debiteuren?
De Omloopsnelheid Debiteuren helpt u erachter te komen hoe snel uw klanten hun rekeningen betalen. De omloopsnelheid van de debiteuren wordt gebruikt om vast te stellen hoe efficiënt een bedrijf is in het innen van de openstaande vorderingen van klanten. De gemiddelde debiteurenratio wordt berekend door de netto-omzet te delen door de gemiddelde debiteuren.
Accounts Receivable Turnover Ratio Formulae-
AR Turnover Ratio= Net Credit Sales/ Average Accounts Receivable
Example of Accounts Receivables Turnover Ratio Calculation-
Voorbeeld- De netto-omzet op krediet voor ABC-bedrijf is $150.000 voor dit jaar. Aan het begin van het boekjaar is het debiteurensaldo $20.000 en het debiteurensaldo aan het eind van dit jaar $10.000. Hier zal de gemiddelde debiteurenstand ($20.000+$10.000)/2 zijn, wat $15.000 is. Om de omloopsnelheid van de debiteuren te berekenen, moet u $150.000 delen door $15.000, wat 10 is.
Netto-omzet- $150.000
AR-saldo voor het vorige jaar- $20.000
AR-saldo voor dit jaar- $10.000
Gemiddelde debiteuren = ($20.000+$10.000)/2= $15.000
Gemiddelde debiteuren = ($20.000+$10.000)/2= $15.000,000
Accounts Receivable Turnover Ratio (ARTR)- $150.000/$15.000= 10
What is een Accounts Receivable Aging Schedule?
Als u veel klanten hebt, is het erg moeilijk om voor elke klant de vorderingen bij te houden en bij te houden. Alle accountants maken een debiteurenverouderingsrapport om alle uitstaande betalingen van klanten bij te houden. Dit rapport kan handmatig worden gemaakt door een accountant of kan worden gegenereerd met behulp van boekhoudsoftware. AR veroudering schema toont u de lijst van alle klanten met de terugverdientijd. Ook laat het vergrijzingsschema zien welke klanten te laat hebben betaald.
Hier vindt u een voorbeeld van een AR-verouderingsrapport dat wordt gegenereerd door Deskera Books boekhoudsoftware:
Accounts Receivable Aging Report Sample-
Tips voor het innen van debiteuren
Hier hebben we een aantal tips opgesomd die bedrijven kunnen gebruiken voor het innen van debiteuren:
- Vraag klanten een vergoeding voor te late betalingen
- Beloon klanten die snel betalen door kortingen aan te bieden
- Stuur geautomatiseerde systeemmeldingen voor te late facturen
- Stel een efficiënt follow-up proces op voor uitstaande betalingen
- Huur een incassobureau
- Bewaar alle facturen met een boekhoudprogramma
Wat is de functie van de afdeling Debiteuren?
De belangrijkste functie van de afdeling debiteurenadministratie is het bijhouden van alle vorderingen en het opvolgen van uitstaande betalingen van klanten. AR afdeling is verantwoordelijk voor het genereren van de facturen, het verzenden van het aan de klanten, de follow-up voor de hangende betalingen, en de registratie van betalingen. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het onderhouden van de betalingstermijnen met de klanten door hen vriendelijke betalingsherinneringen te sturen.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een debiteurenbeheerder?
De belangrijkste verantwoordelijkheid van de debiteurenbeheerder is het opvolgen van de uitstaande betalingen en ervoor zorgen dat het bedrijf alle betalingen op tijd ontvangt. Hij moet ook verkoopfacturen opstellen en naar de klanten sturen en hen een betalingsbewijs sturen zodra de betaling is ontvangen. De AR manager moet beschikken over boekhoudkundige kennis, evenals ze moeten verkoopfacturen en betalingstransactie journaalposten op te nemen.
Hier hebben we de primaire verantwoordelijkheden van een debiteurenbeheerder opgesomd:
- Het genereren en verzenden van verkoopfacturen en rekeningafschriften
- Posting alle facturen, betalingen journaalposten
- Het uitvoeren van account reconciliations
- Het onderhouden van debiteuren bestanden, en records.
- Onderzoeken en oplossen van onregelmatigheden of discrepanties
- Opstellen van relevante rapporten voor het management
Wat is debiteuren automatisering?
AR automatisering is het automatiseren van het gehele debiteurenproces met een debiteuren automatisering software. Accounts Receivable Automation Software (AR Automation Software) helpt u bij het bijhouden van alle facturen met hun betaling statussen.
AR Automation Software stelt u in staat om uw facturering en inning van betalingen proces te automatiseren. Met AR Automation Software kunt u uw vorderingen bijhouden en uitgebreide rapporten genereren. AR Automation Software helpt u ook bij het e-mailen van facturen en overzichten naar uw klanten.
Zodra uw klanten de factuur hebben ontvangen, kunnen zij online betalen en wordt de betaling automatisch in het systeem ingevoerd. Ook worden alle financiële rapporten gegenereerd en worden alle boekhoudkundige journaalposten automatisch geboekt.
Hoe Deskera Books u helpt bij het debiteurenproces?
Alle bedrijven willen tijd besparen door het factureringsproces en de inning van betalingen te automatiseren, zodat ze sneller worden betaald. Met Deskera Books kunt u het hele AR-proces digitaliseren. U hoeft geen papieren facturen meer af te drukken en naar uw klanten te sturen. U kunt altijd en overal facturen maken via het web en de mobiele app. Met Deskera Books kunt u facturen e-mailen naar uw klanten, en zij kunnen op ‘betaal nu’ klikken om online te betalen. Zodra de betaling is ontvangen, worden alle financiële rapporten automatisch bijgewerkt. Met Deskera books kunt u sneller betaald krijgen dankzij de geautomatiseerde online betalingen.
Lees meer over de functies van Deskera Books:
- Factureren met Deskera Books
- Blijf op de hoogte van uw facturering
- Journaalposten met Deskera
- Betere boekhouding voor bedrijven
- Makkelijk aankopen doen
Teken nu in voor een 30-dagen gratis proefversie van Deskera Books!
Nidhi SDeskera Blog 
Addie HoDeskera Blog 
Nidhi SDeskera Blog 
Addie HoDeskera Blog 
Priyanka Tiku TripathiDeskera Blog 