Cos’è la contabilità clienti (AR)? Definizione, voci di giornale, esempi
Comprendere l’importanza della contabilità clienti è molto importante per mantenere la buona salute finanziaria del vostro business. Avere una sana contabilità clienti è sempre raccomandato. Anche se avete un sacco di clienti, ma se non vi pagano in tempo o non vi pagano affatto può danneggiare il vostro business molto male.
I pagamenti in ritardo da parte dei clienti possono portare a problemi di flusso di cassa per qualsiasi azienda. Se un’azienda ha un saldo attivo, questo significa che una parte delle entrate è ancora in sospeso. Se i clienti impiegano più tempo a pagare, questo può avere un impatto significativo sul vostro flusso di cassa.
I conti attivi sono classificati come un’attività in quanto sono pagamenti in sospeso e sono registrati nella sezione dell’attivo corrente dello stato patrimoniale.
In questo articolo tratteremo i seguenti argomenti relativi ai conti attivi:
Che cosa sono i conti attivi?
Perché le aziende hanno dei crediti?
Il credito è un’attività o una passività?
Qual è la differenza tra i debiti e i crediti?
Qual è la registrazione del giornale per i crediti?
Esempio di crediti
Come funziona il credito?
Cosa succede se i crediti non vengono mai pagati?
Che cos’è il tasso di rotazione dei crediti?
Cos’è un programma di invecchiamento dei crediti?
Consigli per incassare i crediti
Qual è la funzione del dipartimento crediti?
Quali sono le responsabilità dell’Accounts Receivable Manager?
Che cos’è l’automazione dei crediti contabili?
Cos’è il credito contabile?
Il credito contabile (AR) è il denaro che i vostri clienti vi devono per aver acquistato beni e servizi a credito. I tuoi crediti consistono in tutte le fatture non pagate o il denaro dovuto dai tuoi clienti. I vostri clienti dovrebbero pagare questo importo prima della data di scadenza della fattura. I crediti sono registrati come un’attività nel bilancio della tua azienda.
Perché le aziende hanno crediti?
Nel mondo competitivo di oggi, le aziende devono vendere beni e servizi a credito per rendere il processo di pagamento più flessibile e facile per i loro clienti. Permettere ai clienti di acquistare beni e servizi a credito incoraggia anche più vendite perché tutti i clienti tendono a trattenere i contanti e sono più inclini ad acquistare a credito.
Per esempio- Il vostro fornitore vuole acquistare beni da voi per venderli ai loro clienti perché hanno ricevuto un ordine di vendita ma non hanno abbastanza soldi per pagare i beni. Compreranno merce da voi a credito e la invieranno al loro magazzino clienti. Una volta che il vostro venditore ha ricevuto il denaro dal suo cliente, vi pagherà e cancellerà la fattura.
Un altro esempio è per la compagnia elettrica. Una compagnia elettrica fornisce elettricità a credito e raccoglie i soldi alla fine del mese. Tutte le fatture non pagate da tutti i clienti fanno parte dei loro crediti.
I crediti sono un’attività o una passività?
I crediti sono classificati come attività perché sono pagamenti in sospeso dovuti in futuro e forniscono valore alla vostra azienda. I crediti sono registrati nella sezione dell’attivo corrente dello stato patrimoniale. Se l’azienda deve aspettare più di un anno per convertire i crediti in contanti, sono considerati un’attività a lungo termine.
Qual è la differenza tra i debiti e i crediti?
I debiti sono esattamente il contrario dei crediti. I crediti rappresentano il denaro che i vostri clienti devono per beni e servizi acquistati a credito. I conti creditori sono un conto dell’attivo. I conti passivi rappresentano il denaro che dovete ai vostri fornitori per beni e servizi acquistati a credito. I conti passivi sono un conto di passività. Leggi di più sulla differenza tra conti passivi e conti attivi qui.
Che cos’è la scrittura contabile per i conti attivi?
Quando una vendita di beni o servizi viene fatta a un cliente, si usa il software di contabilità per creare una fattura che crea automaticamente una scrittura contabile per accreditare il conto vendite e addebitare il conto crediti.
Registrazione della fattura di vendita.
| Nome del conto | Addebito | Credito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Conti attivi | XXX | ||||
| Vendite | XXX | ||||
Una volta ricevuto il pagamento dal cliente, il conto di cassa verrebbe addebitato, e il conto dei crediti verrebbe accreditato.
Imputazione a libro giornale per registrare il pagamento in contanti-
| Nome del conto | Addebito | Credito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Cassa | XXX | ||||
| Conti Crediti | XXX | ||||
Alcune aziende offrono sconti ai clienti che pagano prima della scadenza.
Registrazione contabile per registrare il pagamento in contanti con sconto-.
| Nome del conto | Debito | Credito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | XXX | ||||
| Sconto | XXX | ||||
| Crediti | XXX |
Se un cliente non è in grado di pagare l’importo della fattura a causa del fallimento, è necessario cancellare i crediti come crediti inesigibili.
Registrazione giornaliera per cancellare i crediti in sofferenza.
| Nome del conto | Debito | Credito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Spese per debiti inesigibili | XXX | ||||
| Conti Crediti | XXX | ||||
Se il vostro cliente sta restituendo gli articoli di magazzino a causa di qualsiasi motivo, devi emettere una nota di credito al tuo cliente.
Registrazione della nota di credito emessa ad un cliente.
| Nome del conto | Debito | Credito | ||
|---|---|---|---|---|
| Ricavi | XXX | |||
| Conti attivi | XXX | |||
Esempio di crediti
Qui abbiamo spiegato i crediti con un esempio.
L’azienda ABC ha venduto merci per un valore di $50.000 a credito all’azienda CDE. Ecco la voce del giornale dei crediti nei libri della società ABC:
| Nome del conto | Debito | Credito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Conti attivi | $50,000 | ||||
| Vendite | $50,000 | ||||
Il costo di questi articoli per la società ABC era di 10.000 dollari. Una volta che gli articoli dell’inventario sono consegnati alla società CDE, ecco la voce del giornale per aggiornare il costo dei beni venduti nei libri della società ABC:
| Nome del conto | Debito | Credito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Costo dei beni venduti | $10,000 | ||||
| Inventario | $10,000 | ||||
La società CDE ha pagato l’intero importo di 50.000$ in contanti alla società ABC. Ecco la voce del giornale di pagamento nei libri della società ABC:
| Nome del conto | Debito | Credito | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | $50,000 | ||||
| Crediti | $50,000 | ||||
Come funziona il credito contabile?
Qui abbiamo spiegato i passi del processo di credito contabile:
Passo 1 Vendere beni e servizi a credito
Il processo di credito contabile inizia con la vendita di beni o servizi ai clienti a credito.
Passo 2 Inviare una fattura
Una volta confermata la vendita, è necessario inviare una fattura al cliente. Una fattura è un documento di vendita che ha una lista di prodotti e servizi forniti con la loro quantità e prezzi. L’invio di una fattura al tuo cliente significa dirgli il denaro dovuto per i beni e i servizi forniti dalla tua azienda. La fattura può essere inviata ai clienti prima o dopo la consegna delle merci o dei servizi, a seconda del contratto di vendita. Mentre crei una fattura, assicurati che la fattura abbia tutte le informazioni importanti come:
- Data della fattura
- Informazioni sul cliente come nome, indirizzo di fatturazione e spedizione, ecc.
- Nome dei servizi e delle merci, quantità con il prezzo.
- Importo dovuto
- Data di scadenza della fattura
- Numero e informazioni dell’ordine di acquisto se il tuo cliente lo ha condiviso con te.
- Le tue informazioni di contatto
- Termini di pagamento
- Dettagli su tasse e sconti
Una volta che una fattura viene inviata ai tuoi clienti, devi anche registrare la registrazione del giornale di fattura. Durante la registrazione della registrazione della fattura, è necessario addebitare il conto dei crediti per l’importo dovuto dal cliente e accreditare il conto delle vendite per lo stesso importo. È anche necessario registrare la registrazione del costo delle merci vendute per aggiornare l’inventario. Se stai usando un sistema di contabilità come Deskera Books, queste scritture contabili saranno create automaticamente alla generazione della fattura di vendita e all’adempimento.
Step 3 Payment Collection
Una volta che il cliente ha ricevuto la fattura, deve effettuare il pagamento. Tutti i clienti devono effettuare il pagamento prima della data di scadenza della fattura. Una volta che avete ricevuto il pagamento, dovete dargli una ricevuta di pagamento e anche registrare la registrazione del pagamento nel sistema. Durante la registrazione del pagamento, è necessario addebitare la cassa per mostrare un aumento dovuto al pagamento e accreditare i crediti per ridurre l’importo dovuto dal cliente.
What Happens If Accounts Receivable Is Not Paid Ever?
When i tuoi clienti non sono in grado di pagare un credito a causa di fallimento o qualsiasi altra ragione, hai bisogno di scriverlo come una spesa per crediti inesigibili. Inoltre, se la vostra agenzia di riscossione addebita commissioni più alte dell’importo totale del debito, dovreste cancellare l’importo come una spesa per crediti inesigibili. La cattiva profondità si verifica nei casi in cui il cliente non è in grado di pagare a causa della mancanza di finanze disponibili, o il cliente sta andando in bancarotta.
Che cos’è l’indice di rotazione dei crediti?
L’indice di rotazione dei crediti vi aiuta a scoprire quanto velocemente i vostri clienti stanno pagando le loro fatture. L’indice di rotazione AR è usato per identificare l’efficienza di un’azienda nel raccogliere i suoi crediti pendenti dovuti dai clienti. L’indice di rotazione dei crediti medi è calcolato dividendo le vendite nette per i crediti medi.
Formula dell’indice di rotazione dei crediti
AR = Vendite nette di credito/ Crediti medi
Esempio di calcolo dell’indice di rotazione dei crediti
Per esempio- Le vendite nette di credito per la società ABC sono 150.000 dollari per quest’anno. All’inizio dell’anno finanziario, $ 20.000 è il saldo AR, e $ 10.000 è il saldo dei crediti alla fine di quest’anno. Qui la media dei crediti sarà ($20.000+$10.000)/2 che è $15.000. Per calcolare l’indice di rotazione dei crediti, è necessario dividere $150.000 per $15.000, che è 10.
Vendite nette- $150.000
Saldo dei crediti dell’anno precedente- $20.000
Saldo dei crediti di quest’anno- $10.000
Crediti medi = ($20.000+$10.000)/2= $15,000
Accounts Receivable Turnover Ratio(ARTR)- $150,000/$15,000= 10
Cos’è un programma di invecchiamento dei crediti?
Se avete molti clienti, sarà molto difficile tracciare e mantenere i crediti per ogni cliente. Tutti i contabili creano un rapporto di invecchiamento dei crediti per tenere traccia di tutti i pagamenti pendenti dei clienti. Questo rapporto può essere creato manualmente da un contabile o può essere generato con l’aiuto di un software di contabilità. Il programma di invecchiamento AR mostra l’elenco di tutti i clienti con il periodo di rimborso. Inoltre, il programma di invecchiamento evidenzia i pagamenti in ritardo da parte dei clienti.
Ecco un esempio di rapporto di invecchiamento AR generato dal software di contabilità Deskera Books:
Accounts Receivable Aging Report Sample-
Tips for Collecting on Accounts Receivable
Qui abbiamo elencato alcuni dei consigli che le aziende possono impiegare per la raccolta dei crediti:
- Chiedere ai clienti di pagare una tassa per i pagamenti in ritardo
- Riconoscere i clienti che pagano rapidamente offrendo degli sconti
- Inviare avvisi automatici al sistema per le fatture scadute
- Impostare un efficiente processo di follow-per i pagamenti in sospeso
- Assumere un’agenzia di recupero crediti
- Tenere traccia di tutte le fatture con un software di contabilità
Qual è la funzione del reparto crediti?
La funzione principale del reparto crediti è quella di tracciare tutti i crediti e seguire i pagamenti in sospeso da parte dei clienti. Il dipartimento AR è responsabile della generazione delle fatture, dell’invio ai clienti, del follow-up dei pagamenti in sospeso e della registrazione dei pagamenti. Sono anche responsabili del mantenimento dei termini delle merci con i clienti inviando loro amichevoli solleciti di pagamento.
Quali sono le responsabilità dell’Accounts Receivable Manager?
La principale responsabilità dell’account receivable manager è di seguire i pagamenti in sospeso e assicurare che l’azienda riceva tutti i pagamenti in tempo. Devono anche creare e inviare le fatture di vendita ai clienti e inviare loro una ricevuta di pagamento una volta ricevuto il pagamento. Il manager AR deve avere conoscenze di contabilità, così come hanno bisogno di registrare le fatture di vendita e le voci del giornale delle transazioni di pagamento.
Qui abbiamo elencato le responsabilità principali di un manager della contabilità clienti:
- Generare e inviare le fatture di vendita e gli estratti conto
- Impostando tutte le fatture, le voci del giornale dei pagamenti
- Eseguire le riconciliazioni dei conti
- Mantenere gli archivi e le registrazioni dei crediti.
- Indagare e risolvere qualsiasi irregolarità o discrepanza
- Generare i rapporti rilevanti per la gestione
Che cos’è l’automazione dei crediti?
L’automazione AR è automatizzare l’intero processo dei crediti con un software di automazione dei crediti. Il software di automazione della contabilità clienti (AR Automation Software) ti aiuta a tracciare tutte le fatture con i loro stati di pagamento.
Il software di automazione AR permette di automatizzare la fatturazione e il processo di raccolta dei pagamenti. Con AR Automation Software, potete tracciare i vostri crediti e generare rapporti completi. AR Automation Software ti aiuta anche a inviare fatture ed estratti conto via e-mail ai tuoi clienti.
Una volta che i vostri clienti ricevono la fattura, possono effettuare un pagamento online, e la voce di pagamento sarà creata automaticamente nel sistema.
Come Deskera Books ti aiuta con il processo dei crediti contabili?
Tutte le aziende vogliono risparmiare tempo automatizzando la fatturazione e il processo di raccolta dei pagamenti per essere pagati più velocemente. Con Deskera Books, è possibile digitalizzare l’intero processo AR. È possibile eliminare la stampa e l’invio di copie cartacee delle fatture ai vostri clienti. È possibile creare fatture sempre e ovunque con web e mobile app. Con Deskera Books, è possibile e-mail fatture ai vostri clienti, e possono fare clic su ‘pagare ora’ per effettuare un pagamento online. Una volta che il pagamento è ricevuto, tutti i rapporti finanziari sono automaticamente aggiornati. Deskera libri consentono di ottenere pagato più velocemente con i pagamenti online automatizzati.
Per saperne di più su Deskera Books Caratteristiche:
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