Ha olyan vagy, mint én, és otthoni irodából működtetsz egy vállalkozást vagy mellékes tevékenységet (vagy csak néha távolról dolgozol), akkor megérted, hogy szükség van egy rendetlenségtől mentes, minimalista otthoni irodai környezetre.

Amikor felnőttem, anyukám mindig azt mondta nekem: “tiszta tér, tiszta elme”. Ez a kis apróság mindig is megragadt bennem. Hiszek benne.

A barátom, Joshua Becker most írt egy új könyvet: The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life. Ebben egy fejezetet szentel az otthoni irodának.

Azt gondoltam, itt az ideje, hogy megosszam veletek néhány tippet a minimalista otthoni iroda megtartására, tájékoztassalak titeket az otthoni irodám helyzetéről, elmondjam a gondolataimat Joshua otthoni irodai tippjeiről, és megosszam a cselekvési terveimet a munkahelyi életemben uralkodó rendetlen káosz egy részének megszüntetésére.

Tudtad? Partnereink szerint a FlexJobs-nál:

“3,9 millió amerikai alkalmazott, vagyis a teljes amerikai munkaerő 2,9%-a dolgozik otthonról legalább az idő felében, szemben a 2005-ös 1,8 millióval (115%-os növekedés 2005 óta).”

Egy csomóan vagyunk, akiknek otthon van a munkahelyük. És napról napra egyre többen csatlakoznak hozzánk. Nézzünk meg néhány módszert (erősen inspirálódva a fenti könyvből), hogy hogyan tehetünk rendet ebben a térben, és hogyan lehetünk hatékonyabbak.”

Definiáljuk meg az otthoni irodahelyiséget

Ez egy fontos lépés, amit gyakran kihagyunk, amikor békés otthoni irodát próbálunk kialakítani. Jellemzően, jobban, mint bármely más helyiség, az otthoni iroda egy csomó dolog gyűjtőhelye lehet: iroda (üzlet vs. mellékállás vs. családi pénzügyek), tároló, zongoraszoba, olvasószoba, extra játszószoba, stb.

Nem baj, hogy a szoba ezek közül néhány dolognak van szentelve, ha nagy helyiségről van szó, de nem lehet mindez. Állítsunk fel néhány határt, hogy mi lehet ez a szoba? Ki tudsz költöztetni néhány más tevékenységet ebből a térből?

Lényeg a lényeg: ne próbálj meg túl sokat csinálni ebben az egy térben. A káosz természetesen rendetlenséghez fog vezetni.

Hogyan határozom meg a helyiségemet:

Az otthoni irodámnak több változata is volt már, de jelenleg a honlapon végzett munkámnak van szentelve (van egy álló és egy hagyományos irodai íróasztalom – mindkettőt én készítettem és használom), itt kezelem a családi pénzügyeink egy részét, és itt engedem a gyerekeimnek, hogy gyakorolják a billentyűzetet, vagy időnként játszanak a kedvenc számítógépes játékukkal – Prodigy Math. Időnként a FinConhoz kapcsolódó ideiglenes tárolóhely is helyet kap benne.

Mióta heti két-három napot egy co-working space-be járok, szerintem nem baj, ha az otthoni irodámat a gyerekek billentyűzetének vagy a számítógépes játékoknak használják, amíg nem vagyok ott – ez a tevékenység csak két extra tárgyat használ, amelyeket könnyen el lehet tárolni. De ez a hely nem a FinCon tárolására szolgál – arra van egy tényleges tárolóhelyem. Szóval gondoskodnom kell arról, hogy a cuccok többé ne kússzanak be ebbe a helyiségbe.

Related: 7 típusú irodahelyiség a kezdő vállalkozó számára

Rendezze le az irodai íróasztal fiókjait és szekrényeit

Mihelyt megvan a célja ennek a térnek, itt az ideje, hogy rendet tegyen a fiókokban és szekrényekben. Ha már egy ideje megvan az otthoni irodája, valószínűleg van néhány íróasztalfiókja és irattartó szekrénye, amelyekben összegyűlt néhány dolog.

Takarítsuk ki. Vegyél ki mindent a fiókokból és a szekrényekből, és csak akkor tedd vissza, ha az elmúlt évben használtad, vagy ha meg kell tartanod a nyilvántartás miatt. Minden típusú irodai eszközből vagy kellékből csak egyet tartsunk meg.

Tegyünk minden mást egy kupacba, hogy eladjuk, elajándékozzuk vagy kidobjuk. A régi elektronikai eszközöket el lehet adni egy olyan webhelyen, mint a Decluttr (olvassa el véleményünket).

Szóval milyen nyilvántartásokat kell vezetnie? Nem próbálok itt a teljes listával foglalkozni, de hozzáfűzök néhány kulcsfontosságú pontot:

• Beszerezzen egy széfet azoknak a fizikai/dombornyomott “örök tárgyaknak”: útlevelek, végrendeletek, házassági engedélyek, életbiztosítások, jogcímek, okiratok és születési anyakönyvi kivonatok. Én ezt a kis, tűzálló széfet használom (az Amazon.com-ról), és azt tapasztaltam, hogy amint elkezd megtelni, ki kell dobnom néhány dolgot. Kis széf = kevesebb rendetlenség.
• Tartson minden adóügyi nyilvántartást egy iratszekrényben vagy tárolóedényben legalább hét évig. Itt van még az IRS-től az adóügyi nyilvántartások megőrzéséről.
• Megtarthatja a jelzáloghitelek, kölcsönök, befektetések összes keletkezési dokumentumát, amíg az adósság vagy a befektetés megvan.
• Ne tartsa meg a kimutatásokat, számlákat, nyugtákat, online is megkaphatja. És ne őrizzen meg semmit, amit egy újabb verzióra cserélnek (például egy biztosítási kötvényt).
• Végül digitalizáljon ezekből minél többet, amennyit csak tud. Jó ötlet, ha még egy képet is készítesz az “örökkévaló tárgyaidról”, hogy legyen az aktádban.

Az íróasztalom fiókjai és szekrényei:

Az egyik íróasztalomnak vannak fiókjai és irattartó szekrényei, és így van benne egy kombináció irodai eszközökből (tűzőgépek, tollak stb.), személyes pénzügyi aktákból és csekkfüzetekből, üzleti aktákból és csekkfüzetekből, valamint néhány kisebb elektronikus vezetékből és tartozékból.

Van még egy pár könyvespolcom is, mindkettőhöz szekrények tartoznak: az egyik oldalon a széf és a nyomtató, a másik oldalon pedig véletlenszerű dobozok, kellékek és FinCon-cikkek vannak.

El kell vinnem a régi üzleti feljegyzéseimet, és valami szervizzel beszkenneltetni és rendszerezni őket nekem. Azokat a kis elektronikus kiegészítőket is át kell néznem egyszer, hogy eldöntsem, mit nem használtam már egy ideje.

Végül szükségem van egy teljesen üres fiókra, hogy a nap végén mindent levehessek az asztalról, és eltehessem a szem elől. Azt akarom, hogy minden nap végén tiszta legyen az asztalom.

Related: 6 pénzügyi előnye az otthoni munkavégzésnek

Nincs extra dekoráció a kijelzőn: Könyvek, diplomák és extra bútorok

Most, hogy minden a kulisszák mögött rendezett, vethetünk egy második pillantást arra, hogy mi van szem előtt. Túl sok holmi van a falakon, a polcokon, vagy egyszerűen csak a padlón az irodádban?

Ne feledd, fentebb elkötelezted magad amellett a cél mellett, hogy ez valóban egy otthoni iroda legyen.

• Kezdjük azzal, hogy kihúzunk minden olyan bútort, ami nem fér el. Keressünk nekik egy másik helyet a házban, vagy szabaduljunk meg tőlük.
• Majd foglalkozzunk a falakkal. Joshua a könyvében utal az oklevelek és kitüntetések “egófalára”. Szabadulj meg mindentől a falon, “ami inkább zavaró, mint hasznos”.
• Végül vedd le az összes könyvet, és ne tedd vissza, kivéve, ha éppen olvasod, ha hamarosan olvasni fogod, vagy ha a könyvnek szentimentális értéke van. Fontold meg itt is a digitálisra való átállást. Mostanában az Audible-t használom az összes “olvasmányomra”, és sokkal produktívabbnak találom, ha útközben és a nekem megfelelő sebességgel hallgatom.

A berendezésem és a bútorzatom:

Bűnös vagyok az “egófalban”. Bár büszke vagyok a végzettségemre, és természetesen jó, ha a sikeredért jutalmat kapsz, ezek a dolgok egy kicsit elavultnak tűnnek, és nem olyan törekvőnek vagy értelmesnek, mint valami friss és egyszerű.

Van néhány hangszer is a szobában, amelyek ezen a ponton inkább dekorációnak számítanak. Más helyet kell találnom nekik, vagy meg kell szabadulnom tőlük. A könyveimmel elég jól elboldogulok, és a könyvespolcomon egyetlen polcra lecsupaszítva tartom őket.

Azt hiszem, itt az ideje, hogy a diplomák és a trófeák is lekerüljenek. A hangszerekről még vitatkozom. Szerintem a gitárt ki lehetne akasztani a falra, és nagyobb valószínűséggel venném fel és pengetném. A dobot a szekrényembe kell költöztetni vagy elajándékozni.

Meghatározás a tiszta íróasztalra

Ha olyan vagy, mint én, akkor valószínűleg a tiszta íróasztalnak van a legnagyobb hatása az érzelmi jólét érzésére a munkahelyi környezetben. Nincs is annál édesebb, mint amikor a munkahelyemre lépve egy ropogós, tiszta, rendetlenségtől mentes asztalt találok, hogy nekilássak a napi munkának. Ez nem természetes módon történik, ezért el kell köteleznie magát mellette.

A munkaasztala azoké a dolgoké, amelyeken éppen dolgozik. Semmi több. Ne tárolj az asztalon olyan dolgokat, amik máshol is lehetnek/kellenek. Ezért olyan fontos a fenti #2. Hagyj elég üresen egy íróasztalfiókot, hogy mindig rendelkezésre álljon a gyakran váltogatott asztali tárgyaid tárolására.

Az én asztali helyzetem:

Nem ritka, hogy az asztalom zsúfolt lesz a levelekkel, az utazásból hazahozott dolgokkal, névjegykártyákkal, rágcsálnivalókkal, sapkákkal, kesztyűkkel, kiegészítőkkel, matricákkal és csecsebecsékkel. Hajlamos vagyok körülbelül néhány hetente felülvizsgálni az asztaltakarítási folyamatot.

Valami, ami egy kicsit segített nekem, az az, hogy van egy szemetes az asztalon, és elkötelezem magam amellett, hogy mindent ott tartok. Egy másik dolog, ami segített, hogy megvettem ezt a monitorállványt az Amazonról, amely helyet biztosít a monitorom alatt, hogy a nap végén tárolhassam a billentyűzetemet és az egeret.

Megpróbálok helyet találni az asztali fiókjaimban, hogy áthelyezzem a papírkosarat. Így csak az lesz az íróasztal tetején, amin éppen dolgozom. Ha semmi sincs ott, akkor szerintem kevésbé valószínű, hogy folyamatosan csecsebecséket, kártyákat vagy más véletlenszerű tárgyakat dobálok az íróasztalra.

A bejövő papírral való foglalkozás

Az otthoni irodában hajlamos sok papírt összegyűjteni, ezért olyan rendszereket kell létrehoznia, amelyek lehetővé teszik, hogy gyorsan és hatékonyan átválogassa ezt a papírmunkát.

• Először is, mondjon le annyi levélszemétről és nyilatkozatról, amennyit csak tud. Látogasson el a bankjához, hogy megbirkózzon a kimutatásokkal, és keresse fel az FTC-t az összes kérés leállítására vonatkozó információkért. Nem kell, hogy megkapja ezeket!
• Másodszor, szerezzen be egy újrahasznosító kukát vagy iratmegsemmisítőt, és helyezze az íróasztala mellé. Véleményem szerint ez egy elfogadható tárgy, hogy kint legyen, mert gyors cselekvést eredményez. Amint beérkezik a posta, válogasd szét az összeset, majd dobd a szemetet és a felbontott borítékokat az újrahasznosítóba. Kész!
• Ha kimutatásról, számláról vagy más fontos pénzügyi feljegyzésről van szó, iktassa a megfelelő helyre. Tízből kilencszer általában csak lefényképezem a tárgyat, és a papíralapú változatot úgyis az újrahasznosításba küldöm. Általában digitálisan is tudok vele foglalkozni.

Hogyan bánok a papírral:

Hajlamos vagyok hagyni, hogy a papír felhalmozódjon a kukámban, és általában hetente vagy kéthetente átnézem az egészet. Ha ezt naponta teszem, szemben a heti rendszerességgel, akkor persze jobban sikerül kordában tartanom a rendetlenséget.

Ami a postai küldeményekről való lemondást illeti, ezt magam is megtettem néhány évvel ezelőtt, és jól bevált. Elsősorban olyan cégektől kapok dolgokat, akiket ismerek. PT asszony azonban még nem lépett ki, és így még mindig rengeteg ajánlatot kap, hála a kifogástalan hitelképességének.

Bátorítani fogom PT asszonyt, hogy lépjen ki. Ami a bejövő papírokat illeti, a heti rutinnak egyelőre jónak kell lennie, amíg az a kuka a fiókba kerül.

Végső gondolatok a minimalista otthoni irodáról

Remélhetőleg néhány ilyen lépés megtétele boldogabb, egészségesebb munkaéletet eredményez az Ön és családja számára.

Az otthoni iroda különleges hely lehet, ahol fontos, életet megváltoztató munka folyik. Ezért kérlek, ne hanyagold el, amikor megpróbálsz minimál életmódot kialakítani.”

Majd egy idézettel zárom Joshua könyvéből, amelyet különösen hasznosnak találtam nekünk, mellékállásúaknak:

“Egy minimalizált otthoni irodával a csúcsra juthatsz – és ott is maradhatsz – bármilyen munkát is végzel ott. És itt a lényeg: amikor a csúcson vagy, többet látsz… és elkezdesz lépéseket tenni, hogy többet érj el. Talán miután egy szombat reggel belépsz az otthoni irodádba, és rájössz, hogy teljesen felzárkózol az irodai teendőkhöz, megtervezheted, hogyan kezdj bele abba a részmunkaidős vállalkozásba, amire már régóta gondolsz.”

A Minimalista otthon: Szobáról szobára haladva útmutató a rendezetlen, koncentrált élethez az Amazomon kapható. Az egész otthonod rendbetételéhez nyújt segítséget, nem csak az irodában.”

És ahogy Joshua mindig is szerette megosztani, egyszerűen ingyenesen lefoglalhatod a helyi könyvtáradban, ha nem akarsz újabb könyvet venni. Többet megtudhatsz Joshuáról, ha meghallgatod ezt a podcast epizódot, amit vele készítettem.

Melyek a te tippjeid a rendetlenségtől mentes otthoni iroda megtartásához?