A recepciókezelő megoldások lehetővé teszik az áramlások és a látogatások céljainak kezelését a kezdeti kapcsolatfelvételtől a szolgáltatásig.
Ezek az intelligens kezelőrendszerek lehetővé teszik a termelékenység és az értékesítés növelését, valamint a működési költségek csökkentését annak biztosításával, hogy az ügyfeleket a kérésnek megfelelően legképzettebb személyzet szolgálja ki.A recepciókezelési megoldások mindenekelőtt az ügyfelek elégedettségének növelését szolgálják azáltal, hogy csökkentik a vélt és tényleges várakozási időt, kellemes környezetet és tisztességes fogadást teremtenek.Ezek az innovatív recepciókezelési megoldások a stressz csökkentésével és a kérések feldolgozásának optimalizálásával a dolgozó csapatok elégedettségéhez is hozzájárulnak.A recepciókezelési megoldások lehetővé teszik továbbá, hogy adatokat generáljanak arról, hogyan várakoznak az ügyfelek és hogyan tudja a személyzet a legjobban kiszolgálni őket. Az ilyen típusú információk segítenek a szervezési folyamatok javításában és az ügyfélkiszolgálás minőségének növelésében.

A recepciómenedzsment megoldások 6 fázist fednek le:

• Tájékoztatás (történhet videón, SMS-ben, interneten … is)
• Közvetítés & irányítás (történhet videón, SMS-ben, interneten … is).)
• Várakozás & kommunikáció (történhet videó, SMS, Internet …)
• Hívás (történhet videó, SMS, Internet …)
• Vétel
• Fogadás
• Vezetés

Ezeken a szakaszokon kívül, egy teljes recepciós megoldáshoz hasznos és hatékony a találkozók kezelése, napirendtervezés és jövőbeli áramlások és erőforrások előrejelzése. Ezek a különböző ágazatokhoz (kiskereskedelem, egészségügy, távközlés, pénzügy, közlekedés, közszféra…) igazodó moduláris megoldások megfelelnek az egyszerű várólistától a központosított, több telephelyes szervezetig.

Tájékoztatás / ügyfélérkezésSzerkesztés

• Tájékoztatja az ügyfeleket a várható várakozási időről (videó, SMS, internet…)
• Elérkezés bejelentése, ha az ügyfélnek időpontja van
• Megteremti az ügyfél felismerését név, szám, vonalkód, személyi igazolvány stb. alapján, egy terminál vagy recepciós által.

Kiosztás és irányításSzerkesztés

• Elkülönített terminálok egy önkiszolgáló területen vagy recepción, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy elfoglalják helyüket a szolgáltatáshoz szükséges sorban
• A regisztráció történhet az internet, SmartPhone segítségével is….
• A kérésének megfelelő elhelyezkedés a virtuális sorban

Várakozási idő és kommunikációSzerkesztés

• A várakozási idő beállítása a nyújtandó szolgáltatás fontosságának megfelelően
• A várakozás aktívvá és interaktívvá tétele, hogy az minél kellemesebbnek tűnjön (Videó, interaktív kommunikáció, reklám…), és szüntesse meg a várakozást mobil eszközökkel (telefon, okostelefon).
• Meghagyja a látogatók szabad mozgását, miközben tájékoztatja őket a várható várakozási időről, vagy “garantált fogadási időt” ad nekik.
• Mobil ügyfélfelület biztosítása, amely mobil böngészőn keresztül elérhető. Az ilyen felület URL-je üdvözlő SMS-ben érkezik. Ilyen funkcióval az ügyfelek folyamatosan nyomon követhetik a sorban állás előrehaladását, és ezért nem szükséges folyamatosan fizikailag az üzletben tartózkodni. Az ügyfeleket SMS-ben és a mobil interfészen keresztül tájékoztatják a sorban állás kritikus változásairól (pl. az ügyfél a 3. helyen van), így az ügyfél visszatér az üzletbe, ha nem tudott eljönni. A visszajelzések gyűjtése is történhet ilyen mobil interfészen keresztül.

Hívás/fogadásSzerkesztés

A kapcsolatfelvétel különböző lehetőségeinek biztosítása:

• Az eladó/munkatárs felhívja a vevőket és felismeri őket fénykép, név, szimbólum vagy sorszám stb. alapján.
• A vevőket/látogatókat név, szám, kód stb. alapján hívják, videoképernyőn, kijelzőn, hangszintetizátoron stb. és a jelzett ablakhoz vagy pulthoz mennek.
• A hívás történhet mobiltelefonra szöveges üzenet, okostelefon vagy csipogó segítségével.

Egy közös sorvezető esetén több hívásirányító ablak (pénztár, pult) esetében a sor elején lévő LED- vagy videoképernyő a hívott számot irányjelző nyíllal együtt mutatja.A hívott számot számmal, nyíllal, alaprajzzal stb. is meg kell tudni jeleníteni.Ha a várakozási idő hosszú lehet, egy lehetséges első lépés, hogy csipogó vagy szöveges üzenet vagy okostelefon-üzenet* segítségével az ügyfeleket egy végső várakozóhelyre küldik, ahol szabadon mozoghatnak az üzletben vagy a területen.Ha a fogadási eljárás több szakaszból áll, vagy ha további várakozási időre van szükség, mielőtt a szolgáltatás nyújtása befejeződik, lehetővé kell tenni, hogy a látogatókat várakoztatni lehessen a későbbi kezelésre.

Valós idejű irányítás és adatgyűjtés a statisztikai elemzéshezSzerkesztés

A vezetők hozzáférhetnek egy nyomon követési képernyőhöz, amely figyelmeztetésekkel (vizuális, hang, szöveges üzenet vagy e-mail) lehetővé teszi a fogadórendszer általános felügyeletét és ellenőrzését. Mindemellett a rendszer automatikusan pozícionálja a tartalékokat, hogy biztosítsa a szolgáltatásonkénti várakozási célszintek betartását, az értékesítők/személyzet szolgáltatásokhoz való hozzárendelésének, valamint az ügyfelek/látogatók előrejelzéseinek és tényleges érkezésének függvényében.

A vállalati szintű várólista-kezelési megoldás központi telepítésénél a kezelési konzol lehetővé teszi a tokenadagoló, a szervizpult billentyűzete, a kijelzők, a bejelentés és a felhasználókezelés működtetéséhez szükséges összes paraméter beállítását.

A teljes körű statisztikai jelentések lehetővé teszik a következő paraméterek és változók táblázatainak és grafikonjainak összekapcsolását és bemutatását: időtartamok, várakozási idők, kezelési idők, jelenléti idők, nyújtott szolgáltatások, a látogatások okai stb. Ezek a jelentések különböző igényekhez konfigurálható időbeli dokumentumok, amelyek 1 vagy 2 változóval rendelkező funkciókat jelenítenek meg. Ezek megtekinthetők vagy személyre szabhatók, és közvetlenül a vezetőknek küldhetők e-mailben.

Előrejelzés és időpontokSzerkesztés

A jövőbeli látogatói áramlások és erőforrásigények megbecsülése részlegenként és időszakonként, a statisztikai adatok és a múltbeli és jövőbeli napok kijelölésének függvényében. Ez lehetővé teszi a recepciós erőforrások ütemezésének optimalizálását. Képes legyen időpontokat egyeztetni vagy előre jelezni az áramlások érkezését, közvetlen kapcsolatfelvétel, telefon vagy internet útján, és ugyanazon erőforrások felhasználásával vegyíteni az időpontokat a bejövő látogatásokkal, biztosítva, hogy az időpontokat automatikusan a tervezett időpontban kezeljék.

A hagyományos várólista-kezelés mindig is drága érintőképernyős kioszkokat használt, azonban az újabb technológiai megoldások az ügyfelek mobiltelefonját használják. Az ügyfél mobiltelefonjának használata az ügyféllel való interakcióhoz biztosítja, hogy az ügyfelek szabadon azt csinálhassák, amit akarnak, és ne kelljen várakozniuk egy váróteremben. Az ügyfél értesítést kap a mobiltelefonjára, és amikor készen áll, előre hívják a kiszolgálásra.

• A sorban állás szabálya