Cél

A bemutató célja, hogy segítsen megérteni, hogyan használhatja a ‘ShiftPlanning’ modult az alkalmazottak beosztásának létrehozására vagy kezelésére.

Áttekintés

Az Ön által használt: Számítógépen
Az alábbiakra vonatkozik:
A ShiftPlanning in Humanity webalkalmazáshoz bármikor hozzáférhet, ha az oldal tetején található ‘ShiftPlanning’ fülre kattint, és így könnyedén létrehozhatja vagy kezelheti munkatársai beosztását Akár egyetlen, akár több telephelye van, a ShiftPlanning a robusztus nézetekkel megkönnyíti munkatársai beosztásának tervezését és vizualizálását.
A ShiftPlanning in Humanity webalkalmazáshoz bármikor hozzáférhet, ha az oldal tetején található ‘ShiftPlanning’ fülre kattint.

Mit tudnia kell, mielőtt elkezdi:

1. A vezetők/ügyintézők teljes hozzáférést kapnak az alkalmazáshoz, hogy létrehozzák és kezeljék a munkatársaik beosztását.
2. A felettesek kezelhetik az összes helyszínt/álláshelyet/személyzetet+béreket.
3. A beosztó kezeli az egyes helyszíneket/állásokat/személyzetet, amelyeket a munkatársaknak a beosztási jogosultságok lapon adtak meg.
4. A munkatársaknak beosztási jogosultságot adhatnak egyes pozíciókhoz.

A bemutatóban felvázolt forgatókönyv a következő építőelemekből áll:

1. Eütemezési nézetek
2. Bázisnézetek
3. Idővonal nézetek
4. Szűrőpanel
5. Hosszabbított szűrők
6. műszakok létrehozása

.

7. Műszakok szerkesztése
8. Új műszak létrehozásának élménye
9. Eütemezés közzététele
10. Eütemezés közzététele és újraközlése
11. Eütemezési konfliktusok
12. Hivatkozás mentése egy időszakra
13. Eütemezési műveletek
14. Eütemezési keresés
15. Eütemezési jegyzetek
16. Specifikus szabadságkérelmek blokkolása

. Dátumok

17. ShiftPlanning Settings
18. Hot Keys

ShiftPlanning Views

A shiftPlanning fül alapértelmezett viselkedésként a “hét” nézetben fog megnyílni, azonban az ütemezés jobb felső sarkából bármikor megváltoztathatja a nézeteket. Tekintsük át ezt részletesen.
A beosztás nézetei segítségével jobban szemléltetheti a beosztást dátumtartomány és nézet szerint. A jobb felső sarokban található ‘ShiftPlanning’fül alatt a beosztás nézetei a nézet típusa és a dátumtartomány alapján módosíthatók. Az oldal középső felső részén található “nyilakra” kattintva bármelyik kiválasztott nézet alatt navigálhat a beosztásban a különböző dátumok között.

Az “Alapnézet”-nek négy típusa van:

1. Munkavállalói nézet
2. Pozíció nézet
3. Vizuális nézet
4. Lista nézet

Az “Alapnézet”-től függően a továbbiakban az “Idővonal nézetben” láthatók:

1. Nap
2. Hét
3. 2 hét
4. 4 hét
5. Hónap

Bázisnézet

Munkavállalói nézet

Az alkalmazotti nézetben balra a munkatársak neve látható a megfelelő műszakokkal a naptárban.

Pozíció nézet

A pozíció nézet balra felsorolja a személyzet pozícióit a megfelelő műszakokkal a naptárban.

Ha a vezetőség engedélyezte Önnek, mint alkalmazottnak a Pozíció nézetet, akkor az alkalmazás bal oldali menüjéből az “Időbeosztás áttekintése” gombra kell kattintania, hogy a pozíció nézetet megjelenítse saját maga számára.
Megjegyzés: Az “Alkalmazott és pozíció nézet” tovább testreszabható, hogy nap, hét, 2 hét és 4 hét módban is látható legyen.

Vizuális nézet

A vizuális nézet javítja azt, hogy egy pillantással láthassa a műszak összes részletét.

Lista nézet

A lista nézet felülről lefelé haladó listában jeleníti meg a személyzeti beosztását a műszak pozíciójával és időpontjával.

Megjegyzés: A “Vizuális és lista” nézet tovább testre szabható, hogy nap, hét és hónap módban is látható legyen.

Tervezési nézetek

A Tervező bal felső részén található gombok segítségével nap, hét, 2 hét, 4 hét és hónap szerint is megtekintheti a tervezést.

Nap mód

A nap mód akkor hasznos, ha jobban szeretné szemléltetni egyetlen nap lefedettségét. Kattintson a “Nap” fülre a jobb felső sarokban, vagy nyomja meg a ‘D’ gyorsbillentyűt az Ütemterv Nappali módban történő megtekintéséhez.

Heti mód

A Heti mód nézet az alapértelmezett nézet. A hét kezdőnapja alapértelmezés szerint hétfőre van beállítva. Ezt azonban a ‘ ShiftPlanning Settings’ (Műszaktervezési beállítások) menüpontban az üzleti követelményeknek megfelelően testre szabhatja. A Heti mód tovább bővíthető 2 hétre vagy 4 hétre.

Havi mód

A havi nézet a hónap heteit mutatja a ‘Műszakidők’, a ‘Személyzet neve’ és a ‘Műszakpozíció’ színnel jelölt ‘Műszakidő’ mellett. A műszakra kattintva további részleteket láthat a műszakról.

Szűrőpanel

A Műszaktervezés lap bal oldalán megtekintheti a szűrőpanelt a ‘Mini naptár’, a ‘Szűrők’ és a ‘Speciális’ lapokkal. Ha nem tudja megtekinteni a panelt, kattintson a ‘Nyíl’ opcióra a’Schedule Search’ (Ütemezés keresése) mező mellett. A panel könnyen elrejthető, ha ismét ugyanerre a nyílra kattint.

A ‘Szűrők’ fülre kattintva a következő lehetőségek láthatók:

1. Mininaptár
2. A beosztásom
3. A beosztás áttekintése
4. Szabadság beosztás
5. Munkatársak elérhetősége
6. Primary csak a pozíciók
7. Kiegészítő pozíciók és pozíciók
8. Pozíciók kezelése

Mini naptár

A bal oldalsávból, a “Mininaptár” bármelyik dátumára kattinthat, hogy gyorsan el tudjon navigálni bármelyik hétre vagy egy adott napra.

A saját beosztás

A ‘Saját beosztás’ az alapértelmezett nézet, amikor az alkalmazottak a Műszaktervezés lapra lépve csak a műszakjaikat jelenítik meg. Győződjön meg róla, hogy a megfelelő dátumokra navigál a következő/elmúltbeli műszakok megtekintéséhez.

A munkavállalók a műszakjukra kattintva megtekinthetik a műszak további részleteit, valamint a műszak cseréjére, a műszak felszabadítására, a műszak elhagyására, a munkaegység leadására, a rendelkezésre állás beállítására, a jegyzetek megtekintésére, az ügyeleti adatok megtekintésére és a műszak visszaigazolására vonatkozó további lehetőségeket.

A vezetők is hozzáférhetnek ehhez a nézethez a bal oldali szűrőpanelen a ShiftPlanning lapon, amely csak a műszakjaikat mutatja meg nekik, olvasási módban.

Eütemezés áttekintése

A bal oldali oldalsávban a ‘Schedule Overview’ (Ütemezés áttekintése) menüpont kiválasztásával a kiválasztott ‘basic’ és ‘timeline’ nézetnek megfelelően a teljes vállalati ütemterv jelenik meg. Kiválaszthatja az Elsődleges helyszín pozícióját és a További helyszíneket is, hogy a beosztást egy vagy több helyszín és pozíció szerint szűrje le.

A ‘Beosztás áttekintése’ alatt a ‘Munkavállalók hozzáadása’ ikonra kattintva hozzáadhat alkalmazottakat is, amint rákattint, megnyílik a felugró ablak, ahol hozzáadhatja a vezeték- és keresztnevet és a pozíciót.

Figyelem: Előfordulhat, hogy csak az elsődleges telephely pozícióit tudja megtekinteni, ez az alkalmazás alapértelmezett viselkedése.

Szabadság beosztás

A bal oldalsávból a ‘Szabadság beosztás’ menüpontot kiválasztva láthatja, hogy a cégében kik vannak szabadságon. A vezetők rákattinthatnak a ‘Jóváhagyott’ szabadságra és a ‘Nem jóváhagyott’ közelgő szabadságra, vagy törölhetik a múltbeli szabadságokat.

Munkatársak elérhetősége

A rendelkezésre állási funkcióval a vezetők megtekinthetik a ShiftPlanning naptárban a rendelkezésre állást, miközben a ‘Munkavállalói nézetben’ csak akkor hozhatnak létre műszakokat, ha a munkavállalók beállítottak elérhetőséget. Ez a funkció automatikusan aktiválódik, ha a műszakokat a Napi vagy Heti nézetben hozza létre.
A rendelkezésre állási adatok további szűréséhez és megtekintéséhez egy adott alkalmazottat is kiválaszthat.

Pozíciók kezelése

A ‘Pozíciók kezelése’ gombra kattintva a program átirányítja Önt a ‘Személyzeti modulba’, ahol szükség esetén létrehozhatja és kezelheti a személyzeti pozíciókat.

Továbbfejlesztett szűrők

A ‘Továbbfejlesztett’ fül kiválasztása után lehetővé teszi a nézet további szűrését ‘Műszak típusa’, ‘Távoli helyszínek’, ‘Képességek’ vagy ‘Alkalmazottak’ szerint.”

műszakok létrehozása

A műszakok létrehozása még soha nem volt ilyen egyszerű. Egyszerűen kattintson a munkavállalónak/állásnak megfelelő naptárcellára, adja hozzá a dátumot és a műszak időpontját.

Műszakok szerkesztése

Kattintson bármelyik műszakra, és megnyílik a ‘Műszakszerkesztés’ ablak, ahol a legegyszerűbb dolgokat teheti meg.

A ‘Műszakszerkesztés’ felugró ablak funkciói:

1. Műszakpozíciók módosítása a pozíció nevének tetejére kattintva
2. Műszakcím hozzáadása felülről
3. Kezdési/befejezési dátum és időpont szerkesztése
4. Műszak ismétlésének beállítása az Ismétlés opcióra kattintva.
5. A műszak nyitva tartása a “Nyitott műszakok beállítása”
6. Távoli telephelyek műszakokhoz rendelése
7. Kiegészítő megjegyzések hozzáadása a műszakhoz
8. Feladatok hozzáadása
9. Szűrés készségek szerint
10. Munkatársak műszakokhoz rendelése
11. Műszak visszaigazolása
12. In…Line Shift Approval
13. Assign Staff from other positions
14. Szervezze a szüneteket
15. Assign Work Units
16. Filter by Seniority (Read about Seniority-Based Scheduling)
17. Auto – Fill Shift
18. Shift History
19. Deleting Shifts

New Shift Creation Experience

Az új műszak létrehozásának engedélyezése, kattintson a Közzététel gomb mellett található ‘Schedule Action’ ikonra, majd kattintson az ‘Show New Shift Creation’ (Új műszak létrehozása megjelenítése) gombra. Ez újratervezésre került, abban a reményben, hogy minden eddiginél egyszerűbbé és gyorsabbá teszi a műszakok létrehozását.

A beosztás közzététele

A beosztások közzétételének lényege, hogy egyes vezetők szeretnék, ha a beosztáson anélkül tudnának változtatni, hogy a munkatársak azonnal látnák ezeket a változásokat. Ha a vezető készen áll, akkor a “Közzététel” gombra kattinthat,és a módosítások életbe lépnek.
A “Közzététel” fül a ShiftPlanning fül jobb felső sarkában található. A műszakok közzététele egyben e-mail/szöveges értesítést is küld az alkalmazottaknak.

Figyelem: A vezetők a ShiftPlanning Settings alatt kikapcsolhatják a Publish fület. A Közzététel funkció kikapcsolásával a munkatársak azonnal láthatják az új műszakokat/műszakváltozásokat (nem ajánlott).

A beosztások közzététele és újbóli közzététele

Mihelyt közzétesz egy beosztást, az ugyanezen műszakokon végrehajtott utólagos módosítások azonnal megjelennek a munkatársak számára, anélkül, hogy újra közzétenné azt. Az újraközlés funkció csak arra szolgál, hogy a személyzetet e-mailben értesítse a változásokról.

Eütemezési konfliktusok

A ShiftPlanning oldal jobb felső sarkában automatikusan megjelenik a “konfliktus” fül. Ütemezési konfliktusok akkor fordulhatnak elő, ha az ütemezett műszakok ütköznek valamelyik konfigurált ütemezési szabállyal. Emellett a konfliktussal érintett műszakot piros pöttyös műszakhatárral kiemeli.

A megjegyzésre kattintva megjelennek a konfliktus részletei, valamint kiemeli a konfliktussal érintett műszakot. A vezetők a közzététel előtt feloldhatják vagy figyelmen kívül hagyhatják a konfliktusokat.

Hivatkozás mentése egy időszakra

Ezzel az új funkcióval egy hihetetlenül hatékony és egyszerű módot akartunk adni minden felhasználónak arra, hogy a múltbeli munkarendeket “elmenthesse” vagy “könyvjelzővel” láthassa el, hogy bármikor könnyen hivatkozhasson rájuk, és akár újra is használhassa őket.

Eütemezési műveletek

Kattintson a ShiftPlanning lap tetején a közzététel gomb melletti “nyíl lefelé” ikonra, és egy legördülő ikon fog megjelenni erőteljes művelettel.

A ‘Schedule Actions’ legördülő menü jellemzői:

1. Nyomtatás és mentés
2. Előjegyzés másolása
3. Előjegyzés varázsló
4. Előjegyzés importálása
5. Előjegyzés szinkronizálása
6. Előjegyzés törlése
7. Kísértet engedélyezése. Műszak
8. Budapest mód megjelenítése
9. Prognózis/órás grafikon megjelenítése
10. Új műszak létrehozásának megjelenítése

Ütemterv keresés

A Műszaktervezés lap bal felső részén, a ‘Menetrend keresés’ elérhető a kívánt műszakok gyors kereséséhez. Írja be a keresési paramétert, és nyomja meg az ‘Enter’ billentyűt a billentyűzeten.

A keresési paraméterek a következők:

• Munkavállaló szerinti keresés
• Pozíció szerinti keresés
• Műszakonkénti keresés

Eütemezési jegyzetek

Jegyzeteket tehet a Humanity ütemtervéhez, amelyekkel naponta emlékeztetheti magát a munkahelyén. Mostantól jegyzeteket írhatsz magadnak és munkatársaidnak is, amelyek minden alkalommal láthatóak lesznek, amikor ránézel a munkarendedre. Ez hasonlít az íróasztalán vagy a számítógép asztalán lévő “ragadós jegyzetekhez”.
Kattintson az “Ütemterv” fülre, hogy megnyissa a munkarendjét. A ‘Jegyzet’ ikon közvetlenül a beosztási naptár dátumai mellett található.

A jegyzet elmentése után az alább látható ikonok segítségével szükség esetén tovább ‘közzéteheti’, ‘szerkesztheti’ és ‘törölheti’ is:

Specifikus dátumokra vonatkozó szabadságkérelmek blokkolása

Most, mint vezető, felettes és ütemező, blokkolhatja a szabadságkérelmeket bizonyos dátumokra, egy megjegyzés létrehozásával az adott dátumra vonatkozóan, amelyre a szabadságkérelmeket blokkolni szeretné.
A jegyzetablak megnyitása után egyszerűen jelölje be a “Ne engedélyezze a szabadnapokat” jelölőnégyzetet.

ShiftPlanning beállítások

A “Menedzser” jogosultsággal rendelkező felhasználók irányíthatják, hogy a munkatársak mit tehetnek és mit láthatnak a ShiftPlanning fiókokon belül. A beállítások további részleteinek megtekintéséhez helyezze az egérkurzort egy beállítás tetejére, és az felugrik a képernyőn.

A beállítások üzleti igényeinek megfelelő testreszabásához a Beállítások > ShiftPlanning > Speciális beállítások fülre léphet az alábbiak szerint:

Hot-Key-k

A hot-key-k olyan billentyűparancsok, amelyek segítségével az alkalmazás növelheti a munka sebességét a beosztásokban való navigálásban és a különböző dátumtartományok és nézetek közötti váltásban.

A ShiftPlanning oldal dátumtartományainak gyors váltásához használja a következő gyorsbillentyűket:

• Ctrl+Fel: előző dátumtartományra lép
• Ctrl+Balra: előző dátumtartományra lép
• Ctrl+Jobbra: következő dátumtartományra lép
• Ctrl+Lent: következő dátumtartományra lép

A Shiftplanning nézetmódok egyszerű váltása a következő billentyűkkel:

• T: mai nap megtekintése
• W: hét megtekintése
• M: hónap/4Hét megtekintése
• D: nap megtekintése

Ha bármilyen további kérdése van, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal a [email protected] címen. Boldog ütemezést!