ARARA Működési Szabályok Kézikönyve
2007. június Oldal 3.2-1
3.2 ÜLÉSPONTOK
Mit kell tartalmaznia: A Robert’s Rules of Order, a nonprofit szervezetek vezetésére vonatkozó kézikönyv, elmagyarázza, hogy a jegyzőkönyv az ülésen történteket rögzíti, nem pedig az elhangzottakat.
A jegyzőkönyvnek legalább a következőket kell tartalmaznia:

1. Az ülés neve és jellege. Rendszeres elnökségi ülés, éves ülés, lakásbizottsági ülés vagy rendkívüli ülés. Ha rendkívüli ülésről van szó, csatolja a tagoknak küldött értesítés másolatát.
2. Az ülés kezdetének és befejezésének napja, helye és ideje.
3. Az elnök és a titkár vagy helyettesük neve.
4. A jelenlévő szavazati joggal rendelkező tagok neve, és hogy határozatképes volt-e a testület. Körbeadhat egy bejelentkezési lapot, és csatolhatja a jegyzőkönyvhöz.
5. A vendégek neve és tárgya.
6. Az előző ülés jegyzőkönyvének jóváhagyása vagy javítása.
7. Elhangzott javaslatok. Jegyezze fel:
   • az indítvány pontos szövegét
   • ki tette az indítványt
   • a szavazás eredményét
8. Beszámolók. Jegyezze fel a jelentés megnevezését, az előterjesztő tag nevét és a jelentéssel kapcsolatban hozott intézkedéseket. Ha a jelentés írásban készült, csatolja azt, vagy mondja meg, hogy hol található meg. A szóbeli jelentés röviden összefoglalható.
9. Az egyéb intézkedések, megbízások és határidők, határozatok és ajánlások röviden rögzíthetők.
10. A jegyzőkönyv jóváhagyása után a titkár aláírása.

A vita összefoglalása
Némely testület dönthet úgy, hogy túllép az alapokon, és további pontokat is felvesz. Például egy megbeszélés összefoglalása teljesebb képet adhat az ülésről. Ez hasznos lehet azon tagok számára, akik nem tudtak részt venni az ülésen, és azok számára is, akik visszanézik a szervezet történelmét. Az összefoglalóknak, ha szerepelnek a jegyzőkönyvben, kiegyensúlyozottnak kell lenniük, és tartalmazniuk kell a főbb ellenvéleményeket, még akkor is, ha azokat nem fogadják el.
Mit hagyjunk ki
A jegyzőkönyv az ügyek tényszerű rögzítése. Ne tartalmazzon:

• Véleményeket vagy ítéleteket: Hagyja ki az olyan kijelentéseket, mint “jól sikerült jelentés” vagy “heves vita.”
• Kritika vagy dicséret: A tagok kritikája, legyen az jó vagy rossz, nem szerepelhet, kivéve, ha az hivatalos indítvány formájában történik. A köszönet vagy az elismerés kifejezése csak akkor szerepeljen, ha az ülés résztvevőinek egyértelmű konszenzusa volt. (Például tapssal.)
• Vita: Ha a szervezet úgy döntött, hogy a viták összefoglalóit tartalmazza, ne személyeskedjen az egyes személyek véleményének rögzítésével.
• A jelentések hosszas felelevenítése: Csak a főbb pontokat vagy tényeket ragadja ki, különösen, ha egy írásos jelentést is csatoltak hozzá.

A jegyzőkönyv jóváhagyása
A jegyzőkönyvek csak akkor válnak hivatalossá, ha felolvasták és hivatalos szavazással jóváhagyták őket. A jegyzőkönyvet a következő rendes ülésen a titkárnak kell felolvasnia. Az elnök ezután kéri a helyesbítéseket és kiegészítéseket, és szavazásra bocsátja a jegyzőkönyvet.
A tagok megállapodhatnak abban, hogy kihagyják a jegyzőkönyv hangos felolvasását, ha a tagoknak elegendő idő állt rendelkezésükre a jegyzőkönyv elolvasásához. Az ülés előtt küldje el a tagoknak a jegyzőkönyv tervezetét.Ez egy jó módja annak, hogy időt takarítson meg, miközben segít a tagoknak felkészülni az ülésre.
Titkos napirendi pont
Egy ülés alkalmanként titoktartást igényel, például amikor érzékeny személyzeti ügyeket tárgyalnak. Ebben az esetben az igazgatótanács megszavazhatja a végrehajtó ülést, amelyen csak a tagok és a meghívott vendégek vehetnek részt. A végrehajtó ülés jegyzőkönyvét csak a végrehajtó ülésen részt vevő tagok olvassák fel és hagyják jóvá. Ha kívánják, a résztvevők dönthetnek úgy, hogy a jegyzőkönyvet minden tag számára hozzáférhetővé teszik, de a vitát bizalmasan kell kezelni. A vezetői ülések jegyzőkönyveit a rendes jegyzőkönyvektől elkülönítve vezetik.
A kaliforniai törvénykönyvek vonatkozó szakaszai:
1. cím: Társaságok
2. részleg: Nonprofit társasági törvény
2. rész: Nonprofit közhasznú társaságok
13. fejezet: Nyilvántartások, jelentések és betekintési jogok
3. cikk: Betekintési jogok
6333. A tagok, az igazgatótanács és az igazgatótanács bizottságainak számviteli könyveibe és nyilvántartásaiba, valamint az ülések jegyzőkönyveibe
bármely
tagnak a társasághoz intézett írásbeli kérésére bármely ésszerű időpontban, az adott személy tagi érdekeivel ésszerűen összefüggő célból betekintést lehet nyerni
.
1. cím: Társaságok
2. részleg: A nonprofit társaságokról szóló törvény
3. rész: Nonprofit kölcsönösen előnyös társaságok
13. fejezet: Nyilvántartások, jelentések és betekintési jogok
3. cikk: Betekintési jogok
8333. A tagok, az igazgatótanács és az igazgatótanács bizottságainak számviteli könyveibe és nyilvántartásaiba, valamint az ülések jegyzőkönyveibe
bármely
tagnak a társasághoz intézett írásbeli kérésére bármely ésszerű időpontban, az adott személy tagi érdekeivel ésszerűen összefüggő célból betekinthet
.
A kaliforniai törvénykönyvek a következő linken találhatók:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html.