A belső auditok minden szervezet minőségirányítási stratégiájának fontos elemei. Emellett az ISO 9001 belső auditálási követelményeinek is meg kell felelniük azoknak a szervezeteknek, amelyek meg kívánnak felelni a szabványnak.

A belső auditok értéke

Az auditok lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy felmérjék rendszereik, folyamataik és termékeik megfelelőségét a saját maguk által meghatározott szervezeti célkitűzésekkel szemben. A belső auditok eredményei pártatlanul értékelik a szervezet hatékonyságát.

Az ISO 9001 az ISO 9000 szabványcsalád követelményszabványa. Felvázolja azokat az irányelveket, amelyeket egy szervezetnek követnie kell a minőségirányítási rendszer bevezetése és fenntartása során. Ez magában foglalja a rendszeres időközönkénti belső auditok elvégzését.

Az ISO 9001:2015 szabvány 9.2. pontja kimondja, hogy “a szervezetnek tervezett időközönként belső auditokat kell végeznie, hogy információt szolgáltasson arról, hogy a minőségirányítási rendszer megfelel-e a szervezet saját követelményeinek, az ISO 9001:2015 szabványok követelményeinek, valamint hatékonyan bevezetésre és fenntartásra kerül-e.”

A belső auditok eredményei tisztázzák, hogy a szervezet megfelel-e a követelményeknek, és szükség esetén útmutatást adnak a korrekciós intézkedésekhez.

Szisztematikus, független és dokumentált folyamat

Az ISO 9001 a belső auditot úgy definiálja, mint “szisztematikus, független és dokumentált folyamat az ellenőrzési bizonyítékok megszerzésére és azok objektív értékelésére annak meghatározása érdekében, hogy milyen mértékben teljesülnek az ellenőrzési kritériumok.”

A vállalkozásoknak tervezett időközönként belső auditokat kell végezniük az irányítási rendszerük betartásának és az ISO 9001:2015 követelményeinek való megfelelésnek az ellenőrzésére.

Szisztematikus

A szervezeteknek tervezniük kell a belső auditokat, rendszeres időközönként ütemezve azokat, és elkülönítve a végrehajtásukhoz szükséges erőforrásokat. A vezetés támogatása döntő fontosságú ebben a folyamatban.

Független

Az auditot olyan auditoroknak kell pártatlanul elvégezniük, akik maguk nem felelősek az auditált rendszerekért, folyamatokért vagy termékekért. Nekik elfogultságtól és összeférhetetlenségtől mentesnek kell lenniük.

Dokumentált

Az auditnak dokumentálnia kell a megfelelési követelmények bizonyítékát megfigyelések, mérések, vizsgálatok vagy más eszközök révén. Az audit eredményeit ezután közölni kell a vezetéssel, szükség esetén a korrekciós intézkedésekre vonatkozó ajánlásokkal együtt, amelyeket indokolatlan késedelem nélkül végre kell hajtani.

Az audit alapvető követelményei

A belső audit alapvető követelményeit általában a szervezet minőségügyi vezetője határozza meg, és hat fő lépésből áll:

1. A szervezet auditprogramjának megtervezése, létrehozása, végrehajtása és fenntartása
   A programnak tartalmaznia kell az auditok gyakoriságát, az alkalmazandó módszereket és az audit végrehajtásáért felelős személy(ek)et. A minőségügyi vezető meghatározza továbbá a követelményeket és a jelentéstételi mechanizmusokat, és biztosítja, hogy a korábbi auditok eredményei és ajánlásai végrehajtásra kerüljenek.
2. Az audit kritériumainak és hatókörének meghatározása
   Fontos szempont az egy auditból származó kritériumok egységességének biztosítása, mert ez megkönnyíti, hogy az idő múlásával értékelni lehessen az ajánlások végrehajtása terén elért haladást. Ugyanakkor a kritériumoknak elég rugalmasnak is kell lenniük ahhoz, hogy szükség szerint változtatni lehessen rajtuk, hogy a szervezet céljai szempontjából relevánsak maradjanak.
3. Válasszon pártatlan auditorokat
   A belső auditoroknak képviselniük kell a vállalatot, de elfogulatlannak kell lenniük, és nem szabad részt venniük az auditált tevékenységek egyikében sem, hogy ne legyen összeférhetetlenség.
4. Jelentse az eredményeket a vezetésnek
   Az audit eredményei értelmetlenek, ha csak papíron maradnak. A belső auditok értékes adathalmazt jelentenek, amelyek értékelik a szervezet ISO 9001 szabványnak való általános megfelelését, valamint a javításra szoruló területeket. Ezeket közölni kell a szervezet megfelelő vezetői struktúráival, hogy a szükséges intézkedéseket meg lehessen tenni. A belső audit eredményei a szervezet kommunikációs menedzsmentjének részeként is felhasználhatók.
5. Az ajánlásokat és a korrekciós intézkedéseket a lehető leghamarabb végre kell hajtani
   Az intézkedések hatékonyságát aztán a későbbi belső auditok során értékelni kell.
6. A dokumentációt a végrehajtás bizonyítékaként meg kell őrizni
   Ehhez olyan dokumentációkezelési rendszerekre van szükség, amelyek biztosítják, hogy a nyilvántartások a korrekciós intézkedésekhez, a belső jelentésekhez és a külső auditokhoz szükséges megfelelő hozzáférési szinteken könnyen hozzáférhetők legyenek.

Az auditálási ellenőrzőlista előnyei

Az ISO 9001 előír egy auditálási ellenőrzőlistát, amelyet a szervezeteknek a belső auditok elvégzésekor használniuk kell.

Az ellenőrzőlista kérdéseket tartalmaz a szervezet környezetének, vezetésének, tervezési és minőségirányítási rendszereinek, támogató struktúráinak, működésének, teljesítményértékelésének és a fejlesztendő területek értékelésére.

A belső ellenőrzési követelményeket tartalmazó ellenőrzőlista használatának előnyei:

• Az ellenőrzőlisták hivatkozási alapot nyújtanak a jövőbeli ellenőrzések tervezéséhez.
• Az ellenőrzések gördülékenyebben zajlanak, ha az ellenőrök ismerik az ellenőrzés konkrét követelményeit, továbbá következetességet és objektivitást visz a folyamatba.
• Az ellenőrző listán dokumentált eredmények belső kommunikációs platformként használhatók a korrekciós intézkedések és fejlesztések motiválására.
• Az ellenőrző lista a belső ellenőrzés megállapításainak tárházává válik, és a szervezet követelménykezelési dokumentációjának részét képezi.
• A kitöltött ellenőrzőlista bizonyítékul szolgál a belső audit lefolytatására, és külső auditorok is felülvizsgálhatják.

Az ISO 9001:2015 belső audit ellenőrzőlista ingyenes változata itt található.

isoTracker és ISO 9001

AzisoTracker moduláris, előfizetéses minőségirányítási szoftvert kínál, amely biztonságos, felhőalapú és megfizethető.

Ez magában foglalja az auditmenedzsment szoftvert, amely ideális az ISO 9001 belső auditálási követelmények, valamint más ISO és FDA szabványoknak való megfelelés kezelésére.

Az auditálási modul önállóan is működhet, vagy integrálható egy vagy több más modulunkkal, beleértve a dokumentumellenőrzési, panaszkezelési és képzési menedzsment modulokat.

Iratkozzon fel az isoTracker minőségirányítási szoftver 60 napos ingyenes próbaverziójára, vagy lépjen kapcsolatba velünk, hogy megbeszéljük igényeit.

Kérjen ingyenes próbaverziót most