Sok vállalkozásnak van legalább néhány olyan ügyfele, aki – különböző okokból – nem fizeti a számláit. Vannak azonban olyan lépések, amelyekkel javíthatja az esélyeit a tartozás behajtására.

Mondja elölről a számlázási szabályzatát

Míg a vállalkozás típusától (szakmai iroda, szolgáltatásalapú vállalkozás, internetes vállalkozás, nagykereskedelmi vállalkozás) függően lesz némi eltérés, általában van egy megfelelő és hatékony módja annak, hogy bemutassa az ügyfeleknek vagy klienseknek a számlázási szabályzatát.

Ha szakmai vagy tanácsadó irodája van, a visszatartó levél használata bevett gyakorlat. A levélben fel kell tüntetni, hogy az ügyfélnek hány nap áll rendelkezésére a számla kiegyenlítésére, és hogy a késedelmes fizetések esetén vannak-e kamatok vagy pénzügyi költségek. Az ügyfélnek alá kell írnia a levél egy példányát, hogy elismerje, hogy megértette és elfogadja a feltételeket. Ha más típusú vállalkozása van, például nagykereskedelemmel vagy gyártással foglalkozik, akkor is készíthet és kell is készítenie egy olyan dokumentumot az ügyfelei számára, amelyben ugyanazok az alapvető információk szerepelnek arról, hogy mikor esedékesek a számlák, és milyen díjakat számítanak fel, ha nem fizetik ki őket.

Ha webalapú vállalkozása van, vagy egyébként weboldalt használ arra, hogy jelentős részleteket közöljön vállalkozásáról, nagyon ajánlatos a weboldalon egy oldalt szentelni a számlázási szabályzatának.

Billing Smart

Egyszerűbb, ha felelős fizetési magatartást vár el az ügyfeleitől, ha felelős számlázási magatartást tanúsít. Az okos, felelős számlázási gyakorlatok közé tartozik:

• Azonnali számlázás. Hacsak nincs olyan speciális megállapodás, amelyben például naptári havonta számláz, a munka elvégzése vagy az áru leszállítása után a lehető leghamarabb küldje ki a számlákat.
• Számlázzon egyértelműen. Győződjön meg róla, hogy az ügyfél pontosan tudja, miről szól a számla, és hogy kihez fordulhat, ha kérdése van.
• “Proaktívan” számlázzon. Tüntesse fel a számlán (vagy egy kísérőlevélben), hogy az ügyfélnek kapcsolatba kell lépnie Önnel, ha bármilyen probléma merül fel.
• Számlázás fizetési ösztönzőkkel. A késedelmes számlák után kamat felszámítása és esetleg a korai fizetésre vonatkozó kedvezmények nyújtása gyakran arra ösztönzi az ügyfeleket, hogy előbb fizessék ki a számlákat.
• Pontos és egyértelmű késedelmes fizetési felszólítások.

Az utóbbi pontokon túlmenően okos számlázási politika, ha megőrzi az ügyfelek korábbi fizetési csekkjeinek másolatát és az összes ügyféllevelezés másolatát. Az ellenőrzésekből kiderül, hogy az ügyfeleknek hol lehet bankszámlájuk, ami fontos lehet, ha hivatalos behajtási eljárást kell lefolytatnia. Hasonlóképpen, az ügyféllevelezés információkat, vagy legalábbis utalásokat szolgáltathat a nem fizető ügyfél tartózkodási helyéről vagy akár foglalkoztatási helyzetéről, ami szintén kulcsfontosságú információ lehet egy behajtási ügyben.

Első behajtási tevékenységek

Ha egy ügyfél nem válaszol a számlákra, valószínűleg más lépéseket kell tennie a tartozás behajtása érdekében. Értse meg, hogy ez egy frusztráló folyamat lehet, amelynek során minden egyes új lépésnél felül kell vizsgálnia a körülményeket, és el kell döntenie, hogy mennyire kívánja tovább üldözni az ügyfelet.

A szövetségi Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) szabályozza a követelésbehajtó ügynökségek viselkedését, de nem vonatkozik a saját tartozásaikat behajtani próbáló vállalkozásokra. Az államoknak azonban gyakran vannak saját törvényeik, amelyek bizonyos korlátokat szabnak arra vonatkozóan, hogy a vállalkozás mit tehet a tartozás behajtása érdekében. Például a hazugság, a fenyegetés, a visszaélés és a zaklatás általában tilos. Ha saját maga végzi a behajtást, érdemes tájékozódnia az államának vonatkozó törvényeiről.

A behajtási folyamat általában telefonhívásokkal és behajtási levelek küldésével kezdődik. A telefonhívásoknál fontos, hogy elkerülje a zaklatást. Kerülje a sok telefonhívást, vagy a furcsa időpontokban (például az éjszaka közepén) történő hívásokat, pusztán azért, hogy bosszantsa vagy irritálja. Nem szeretné, ha erőfeszítései visszafelé sülnének el, mert túlságosan – vagy akár jogellenesen – agresszív volt. Ami a behajtási leveleket illeti, érdemes olyan alapsablonokat kidolgoznia és tárolnia, amelyeket gyorsan testre tud szabni minden egyes ügyfél számára.

Egy további lehetséges lépés, ha felajánlja, hogy a nem fizető ügyféllel kedvezményes összegért egyezséget köt. Például felajánlhatja, hogy elfogadja az esedékes összeg 75%-át, ha az ügyfél öt napon belül (vagy más egyértelmű határidőn belül) teljes egészében, garantált pénzeszközzel fizet. Ha beválik, ez olcsóbb módja lehet a behajtási ügy megoldásának, mint további lépések megtétele. Ha ezzel a megközelítéssel próbálkozik, erősen fontolja meg, hogy világossá teszi az ügyfél számára, hogy ez egy egyszeri ajánlat. Nem akar félreértést, és nem akar további fejfájást a végtelen újabb “tárgyalásokkal” kapcsolatban, ha az ajánlat nem vezet a várt kifizetéshez. Az ajánlat megtétele nem befolyásolhatja a bírósági behajtási per útján történő teljes kifizetéshez fűződő jogait.

Kisebb követelések bírósága és egyéb végső lehetőségek

A végén néhány alapvető lehetőség marad. E lehetőségek közül kettő, a behajtóügynökséggel vagy ügyvéddel való együttműködés pénzbe kerül Önnek, és ezért csökkenti azt az összeget, amelyet végül be tudna szedni az adóstól. Emellett a behajtóügynökséget egyértelműen korlátozza az FDCPA. Ezek a lehetőségek azonban akkor érhetik meg, ha egyszerűen nincs ideje arra, hogy maga intézze az ügyet, és hajlandó a vita megoldása érdekében az eredeti számla összegénél lényegesen kevesebbet elfogadni.

A többi lehetőséghez képest a kis összegű követelések bírósági képviselete több előnnyel is jár. Először is, nem kell másnak fizetnie. A behajtó ügynökségek gyakran akár a felét is megtartják annak, amit sikerül behajtaniuk Önnek. Másodszor, sok esetben az alperes (az a személy, aki tartozik Önnek) nem jelenik meg a tárgyaláson; ez gyakran azért van, mert az illető tudja, hogy tartozik a pénzzel, és nem akarja, hogy bármiféle védekezéssel próbálkozzon. Ez a tény azt jelenti, hogy Önnek van némi esélye arra, hogy egyszerűen egy mulasztási ítéletet kapjon az Ön javára. Harmadszor, mivel az adós ellen hozott ítélet negatív hatással lehet a hitelképességére, a bírósági kereset egyszerű benyújtása egyes adósokat arra ösztönözhet, hogy megegyezzenek Önnel.

Mindamellett legyen tisztában azzal, hogy szilárd bizonyítékokra lesz szüksége arra vonatkozóan, hogy a beperelt személy tartozik Önnek a pénzzel. Míg egyes adósok úgy vélik, hogy nincs érvényes védekezésük, és nem fognak harcolni a kis értékű követelésekkel kapcsolatos perben, mások határozottan úgy vélik, hogy jogosan nem fizetnek. Ha úgy gondolja, hogy nincs erős ügye, vagy ha úgy véli, hogy az adós valószínűleg harcolni fog, akkor mérsékelnie kell az optimizmusát a kis értékű követelések perében rejlő esélyeit illetően – az eredmény lehet az eredeti számla összegénél jóval alacsonyabb összegű ítélet, vagy nagyon gyenge esetben akár teljes mértékben az alperes javára szóló ítélet is.

Azt is szem előtt kell tartania, hogy a bírósági ítélet megnyerésével nem ér véget az ügy. Még mindig végig kell mennie a lefoglalási eljáráson – meg kell találnia és el kell vennie az adóstól a vagyontárgyakat, hogy kifizethesse a számlát. Annak kiderítése, hogy az adós dolgozik-e és hol dolgozik, és hogy van-e és hol van bankszámlája, valamint az említett bérek és bankszámlák pénzeszközeinek lefoglalásához szükséges papírok benyújtása időigényes lehet.

Még több információ

A Nolo számos más cikket is tartalmaz a hitelezéssel és behajtással kapcsolatban, beleértve az olyan kérdéseket, mint a hitelezői és behajtási perek, valamint a behajtók és behajtó ügynökségek. Vannak különböző szövetségi és állami kormányzati honlapok is, amelyeket érdemes áttekinteni; csak egy példa erre az FTC GYIK-oldala a fogyasztóknak szóló adósságbehajtásról. Egyetlen könyvben történő szélesebb körű lefedettséget biztosít a Jogi útmutató a kisvállalkozások indításához & Running a Small Business, írta Fred Steingold (Nolo), amely egy bővebb fejezetet tartalmaz a hitel- és behajtási kérdésekről.