A vállalkozás sikere az összes részleg zavartalan működésétől függ. Ez azt jelenti, hogy biztosítani kell, hogy minden részleg a legjobb erőfeszítéseiket adja az érintett feladatokkal. Ennek elérésében – sok más mellett – döntő fontosságú tényező a megfelelő munkaterhelés-menedzsment.

A munkaterhelés-menedzsment a feladatoknak a csapattagok közötti elosztása és az egyesek kihasználtságának időbeli ellenőrzése. A cél itt a feladatok delegálása a határidők betartása érdekében, a munkatársak túlterhelése nélkül. Ez fontos a munkavállalók kiégésének és a nem hatékony munkavégzésnek az elkerülése érdekében.

A megfelelő munkaterhelés-kezelési terv tisztázza a feladatokat, megkönnyíti a jobb tervezést és időgazdálkodást. Ezek a dolgok jól és időben történő elvégzésének kulcsfontosságú szempontjai. Éppen ezek miatt a vezetőknek jól kell tudni gyakorolniuk ezt a feladatmegosztást egy csoporton belül.

A munkaterhelési terv kialakítása során sok mindent szem előtt kell tartani a kudarcok elkerülése érdekében. A legtöbb ilyen terv szenved a helytelen munkamegosztás, az irreális időkeretek, az alulteljesítés stb. miatt. Annak érdekében, hogy ne essen ezek áldozatául, az alábbiakban ismertetjük, hogyan kell eljárnia.

Hogyan gyakoroljon hatékony munkaterhelés-kezelést a csapata számára

A jelenlegi munkaterhelés és kapacitás

Egy hektikus munkakörnyezetben nehéz mindenki munkáját pontosan nyomon követni. Emiatt a vezetők nem kapnak valós képet a már meglévő munkaterhelésről. Ezért először is meg kell győződnie a munkatársak jelenlegi feladatáról.

A csapat jelenlegi munkaterhelésének meghatározásához a következő lépések jó szolgálatot tehetnek.

• Először is készítsen egy listát az összes meglévő és a folyamatban lévő projektekről az összes részlegnél.
• Ezt követően egyenként állapítsa meg ezeknek a projekteknek a jellegét. Nagyok, kicsik, összetettek, több átadási ponttal rendelkeznek stb. Ebben a lépésben meg kell neveznie az ezeken a projekteken dolgozó különböző csapatokat is.
• Ha már tudja, hogy mely csapatok milyen projekteken dolgoznak, jobban ismeri a meglévő munkaterhelést. Most bontja le a különböző projektek munkáját kisebb részekre, lehetőleg hetente elvégzett munkára.
• Az utolsó lépés a különböző projektek lebontása a megfelelő prioritások szerint. Jegyezze fel, hogy mit kell azonnal befejezni.

Ezt a módszert követve képet kaphat arról, hogy az egyes csapatok mennyi munkát végeznek rendszeresen.

Az erőforrások és feladatok kiosztása

Most, hogy már pontos elképzelése van a munkaterhelésről, folytassa a feladatok kiosztását. Itt fontos megjegyezni, hogy a feladatokat azoknak kell delegálnia, akik azt a legjobban tudják kezelni. A helytelen munkamegosztás itt katasztrofális eredményekhez és hiába eltöltött időhöz vezethet.

Ezért a döntését a tapasztalat, az eredmények és a szakterület alapján kell meghoznia, amikor a megfelelő személyt választja ki a feladatra. Ebben a lépésben néhány más dolgot is szem előtt kell tartani. Ezek közül néhány

• A feladatok kiosztásakor mindig a legmagasabb prioritású munkával kezdjen először. Mivel ezeknek hamarosan véget kell érniük, ezekkel kell először foglalkozni.
• A munkák kiosztása után meg kell határozni a munka megfelelő időkeretét. A “megfelelő” itt nem a gyorsat jelenti, hanem a tökéletes elvégzéshez szükséges időt. Tartson itt naptárat, hogy könnyű legyen nyomon követni és ellenőrizni az eredményeket.
• Győződjön meg róla, hogy a megfelelő személyt jelöli ki a megfelelő készségekkel.
• A feladatok kijelölésének folyamatába vonja be a csapatot is, hogy megtudja, vannak-e további problémák a munkával kapcsolatban. Ez lehetőséget ad nekik arra, hogy kifejtsék véleményüket, és érezzék, hogy értékelik őket.
• Mindig ügyeljen arra, hogy akit a munkára választ, megértse, miért őt választotta. Itt minden pozitív megerősítés növeli a munkavállalói motivációs szintjüket.

Változások nyomon követése

A feladatok kiosztása után kövesse nyomon a csapattagok előrehaladását. Ugyanis még a legjobb tervek sem mindig működnek. Ezért meg kell győződnie arról, hogy minden a terv szerint halad-e vagy sem.

Tegyük fel, hogy minden rendben megy, akkor gratulálok a jól végzett munkához! Ha a dolgok nem ugyanúgy alakulnak, akkor össze kell ülnie a csapattal, hogy megoldják a problémákat és átcsoportosítsák a feladatokat.

A csapat hatékonyságának javítása

A csapat hatékonysága mindig jelentős tényező a határidők betartásában és a költségek csökkentésében. A legtöbb esetben gyakran van valaki, aki bizonyos dolgokat gyorsabban végez el, mint mások. Itt a munkatársak megbecsülésének gesztusa mellett meg kell próbálni megérteni az ő taktikájukat is.

Ez lehet egy új szoftver, amit használnak, egy eredeti/új módszer stb. Ha egy feladaton gyorsan túl lehet lenni, akkor az egész csapatnak is ismernie kell az eljárást. Ezen kívül más példákat is követhet a hatékonyság növelése érdekében. Néhány ezek közül:

• A felesleges megbeszélések megszüntetése
• A munkavállalók megfelelő képzése és fejlesztése a projektmenedzsment-képességek terén
• A munkavállalók egyéni erősségeinek kihasználása

Munkaterhelés-kezelő eszköz

A munkaterhelés-kezelő eszköz olyan szoftver, amely képes a munkát több csapat és egyének között szétosztani és nyomon követni a képességek, készségek és rendelkezésre állás alapján. Ez a munkaterhelés-kezelő szoftver óriási segítséget jelent, mivel leegyszerűsíti a folyamatot és megkönnyíti a nyomon követést.

Segítséget nyújt a feladatok kezelésében, a jelentéstételben, a projektmenedzsmentben, az időkövetésben, az együttműködésben, az ügyfélkezelésben stb.

Ezek a lépések a legjobb munkaterhelés-kezelési terv elkészítéséhez a jövőben.

Következtetés

A nem megfelelő munkaterhelés olyan probléma, amellyel a munkavállalók az egész világon szembesülnek. Nemcsak a munkatársak munkával való elégedettségének árt, hanem a munkavállalók egészségének is. Ezeken kívül kimeríti a mindig is fontos munkavállalói elkötelezettségi szintet is.

De megfelelő tervezéssel elkerülheti mindezeket a negatív hatásokat. A mai naptól kezdve egy munkaterhelés-kezelési terv elkészítésével máris jól indulhat.

címre.