A vállalkozásoknak professzionális hangnemben kell megfogalmazniuk számláikat, miközben világos, egyszerű nyelvezetet használnak. Fontos, hogy mindig udvariasan fogalmazzon, amikor számlát küld az ügyfélnek, és minden egyéb, fizetéssel kapcsolatos üzleti kommunikációban.

A számla megfogalmazásának a lehető legegyértelműbbnek kell lennie. Egyértelműen tüntesse fel a számla esedékességi dátumát, a tartozás összegét és a nyújtott szolgáltatásokat. Ha egy számla vagy az azt kísérő e-mail homályos megfogalmazást tartalmaz, az ügyfél zavarba jöhet, félreértelmezheti az információkat, és ennek következtében késve küldheti el a fizetést.

Az alábbi témakörök segítenek megtanulni, hogyan kell szakszerűen megfogalmazni egy számlát:

Tippek a kifizetett számlák küldéséhez

Mintaszámla e-mail sablon

Hogyan kövesse nyomon a kifizetetlen számlákat

Tippek a kifizetett számlák küldéséhez

A számlák olyan dokumentumok, amelyek segítségével a kisvállalkozások fizetést kaphatnak ügyfeleiktől, de vannak olyan stratégiák a számlák küldésére, amelyek nagyobb valószínűséggel eredményeznek gyors fizetést. A megfelelő üzenetküldés mind magában a számlában, mind a kísérő e-mailben motiválhatja az ügyfeleket a számla azonnali kifizetésére. Íme néhány tipp az ügyfelekkel való, számlákkal kapcsolatos kommunikációhoz:

Sürgősen küldje el a számlákat

Nagyon fontos, hogy a számlákat azonnal elkészítse és elküldje az ügyfeleknek, amint befejezte a munkát, amit kiszámlázott. Ez nem csak azt jelenti, hogy hamarabb megkapja a szolgáltatásaiért járó pénzt, hanem azt is, hogy addig írja a számlákat, amíg a munka még friss a fejében. Ha a munka elvégzése után azonnal megírja a számlákat, minden részletre emlékezni fog, és kevésbé valószínű, hogy hibázik a számlán, ami összezavarhatja vagy feldühítheti az ügyfeleket, és késleltetheti a kifizetést.

Mindig legyen udvarias

A számlák és minden kísérő kommunikáció, például az e-mailek megfogalmazásakor mindig legyen udvarias. Az udvarias kommunikáció segít abban, hogy erős szakmai kapcsolatot ápoljon ügyfeleivel, ami növeli az esélyét arra, hogy ismétlődő megbízásokat kapjon. A FreshBooks tanulmánya szerint az udvariasság a számláidban segít abban is, hogy gyorsabban fizessenek neked. A tanulmány szerint az olyan szavak használata, mint a “kérem” és a “köszönöm” a számlák írásakor több mint öt százalékkal növelheti a kifizetett számlák arányát.

Mindig legyen tömör

A számlák megfogalmazásakor mindig legyen tömör és lényegre törő. Világosan fogalmazza meg azokat az információkat, amelyekre az ügyfeleknek szükségük van ahhoz, hogy az Ön feltételei szerint fizessenek: sorolja fel az esedékes összeget és az esedékesség dátumát. Néha a vállalkozások megpróbálnak díszes kifejezéseket használni a számlák megírásakor, de ez összezavarhatja az ügyfeleket. Például ahelyett, hogy olyan megfogalmazásokat használna a számlákon, mint például “a fizetés a kézhezvételkor esedékes”, ami homályos, egyszerűen sorolja fel az esedékesség dátumát, például “a fizetés 2018. december 31-én esedékes.”

Egyszerűsítse a fizetést

Egyszerűsítse ügyfelei számára a számlák kifizetését, hogy jobb legyen az ügyfélélményük, és Önt is gyorsabban kifizessék. Tüntesse fel számláján egyértelmű megfogalmazással, hogy ügyfelei milyen különböző fizetési módokat használhatnak. Ha elfogadja a csekkeket, írjon bele olyan szöveget, amely minden szükséges részletre kiterjed, például: “Kérjük, a csekkeket a My Small Business címére írja ki, és a csekket erre az üzleti címre küldje”. Ha elfogadja az online fizetést, a számla alján vagy a kísérő e-mail szövegében legyen egy “Fizessen most” gomb, amely közvetlenül az online fizetési oldalra mutat, hogy ügyfelei a lehető legkönnyebben megtalálják azt.

Sample Invoice Email Template

A számla e-maileket fontos udvariasan és tömören megfogalmazni, hogy a hangnem professzionális legyen, és a közvetített információ egyértelmű legyen az ügyfelek számára. Ez a minta számla e-mail sablon segíthet professzionális e-maileket írni a számlákhoz:

Tárgysor: Az Ön vállalkozásának neve: Számla #001

Dear Client’s Name,

I hope you’re doing well.

I wanted to let you know a new invoice #001 has been created on your account. A számlát csatolva találja ehhez az e-mailhez. Kérjük, 2018. december 31-ig fizesse ki az 500 $-os egyenleget.

Az alábbi címre küldött csekkel fizethet:

Az Ön cégneve
Az Ön teljes üzleti címe
Az Ön irányítószáma

Köszönöm az üzletét; várom, hogy hamarosan újra együtt dolgozhassunk.

Kind Regards,

Your Name
Your Contact Details

How to Follow up on Unpaid Invoices

Nagyon fontos, hogy a kifizetetlen számlákat azonnal nyomon kövesse, amint azok lejártak. A kifizetetlen számlák nyomon követéséhez használt megfogalmazásnak udvariasnak, de közvetlennek kell lennie. Adja meg az ügyfélnek a bizalmat: jó esély van arra, hogy a késedelmes fizetés elírás miatt történt, és nem rosszindulatúan tartják vissza a fizetést.

Itt egy e-mail sablon, amely segít a kisvállalkozásoknak a kifizetetlen számlák nyomon követésében:

Tárgysor: Az Ön vállalkozásának neve: Számla #001

Dear Client’s Name,

Dear Client’s Name,

I hope you’re doing well. A #001-es számú számlával kapcsolatban keresem Önt. Ez egy baráti emlékeztető, hogy a fizetés 2018. december 31-én esedékes volt. Kérem, hogy a lehető leghamarabb küldje el a fizetést.

A fizetést a következő címre küldött csekken teljesítheti:

Az Ön cégneve
Az Ön teljes üzleti címe
Az Ön irányítószáma

Várom, hogy jelentkezzen. Kérjük, lépjen kapcsolatba velem, ha bármilyen kérdése van.

Kind Regards,
Your Name
Your Contact Details