Egy ideális világban minden beteg időben megjelenik, és az időbeosztást percre pontosan betartják, de nem élünk ideális világban. Egyes betegek néhány percet késnek, mások kétségbeesetten telefonálnak azonnali ellátást igénylő orvosi vészhelyzettel. És természetesen vannak olyan betegek is, akik egyszerűen elfelejtik az időpontjukat.

Az ilyen esetek mindegyike valós és költséges. A meg nem jelent időpontok jellemzően átlagosan 200 dollárba kerülnek az egyes orvosoknak egy fel nem használt időpontonként, és a betegek 30 százaléka nem jelenik meg.

A technológia és talán egy kis pszichológia felhasználásával a betegek beosztása és a többi beteg gyors átütemezése a lemondások miatt megüresedett időpontokra segíthet minimálisra csökkenteni a várakozási időt, miközben javítja az ellátást és a betegek elégedettségét. Mindez javítja mind a rendelője eredményét, mind az alkalmazottai munkával való elégedettségét.

Itt van öt tipp a betegek hatékony időpont-egyeztetéséhez

Kínáljon a betegeknek saját időpont-egyeztetést

Egy telefonos időpont-egyeztetés körülbelül nyolc percet vesz igénybe. Az Ön munkatársai valószínűleg naponta rengeteg időpontot egyeztetnek így, és ezt az időt a váróteremben a betegek segítésével, a biztosítási igények feldolgozásával vagy más értéknövelő feladatok elvégzésével tölthetnék. Szerencsére van egy egyszerűbb módszer, amelyet több páciens is előnyben részesít – az online időpontegyeztetés.

Egy tanulmány szerint a betegek 42 százaléka szívesebben egyeztet időpontot online, mintha felhívná a rendelőt. Ugyanez a tanulmány megállapította, hogy az online időpontot foglaló betegek 26 százaléka még aznap vagy másnapra választ időpontot, gyakran az utolsó pillanatban történt lemondások miatt megüresedett helyeket betöltve.

Az online időpontfoglaló szoftverbe való beruházás javítja az adminisztráció hatékonyságát és a betegek elégedettségét.

Páciensek rangsorolásának bevezetése

A legegyszerűbb módja a betegek beosztásának az érkezési sorrendben történő kezelés, de ez messze nem a legjobb megközelítés. Egy sürgős eset azonnali időpontot igényelhet, míg sok más betegproblémát el lehet intézni egy e-maillel vagy egy rövid telefonos vagy videokonferenciás beszélgetéssel annak megállapítására, hogy egyáltalán be kell-e jönnie a rendelőbe.

Hagyja, hogy a személyzet egy képzett tagja szűrje ki a beteghívásokat annak felmérésére, hogy a betegnek szüksége van-e személyes találkozóra, vagy a probléma megoldható-e telefonon vagy videokonferencián keresztül.

A rangsorolás biztosítja, hogy a sürgős ellátásra szoruló betegek megkapják a kritikus, aznapi időpontokat, míg a nem sürgős eseteket távolról kezelik.

Szöveges és e-mail üzeneteket használjon az időpontok megerősítésére és emlékeztetők küldésére

Az időpont-emlékeztető szoftver, amely szöveges üzeneteket, e-maileket és hívásokat küld a betegeknek a találkozók előtt, drasztikusan csökkentheti a meg nem jelenéseket és a késői lemondásokat. A páciensek lemondhatják vagy megerősíthetik időpontjukat anélkül, hogy a személyzet idejét vennék igénybe.

A betegemlékeztetőkben érdemes feltüntetni a lemondási szabályokat.

Digitális várólista használata

Néhány betegütemező platform digitális várólistákat biztosít, amelyek kiküszöbölhetik az utolsó pillanatban történő lemondásokból adódó frusztrációt.

Amikor lemondást kap, hozzáférhet a digitális betegvárólistához, hogy üzenetet küldjön a következő betegnek vagy betegeknek, akik sorban állnak egy időpontért. Ez betölti ezeket a szabad helyeket, így időt és erőforrásokat takarít meg a recepción, miközben maximalizálja a betegekkel töltött időt.

Automatizálja a betegvisszahívásokat

A betegvisszahívás egy nyomon követési időpont, esetleg egy rutin orvosi vizsgálat vagy egy krónikus állapot kezelése miatt. Ezeket a látogatásokat általában a rendelés befejezésekor ütemezik be. Egy automatizált betegvisszahívási rendszer be tudja ütemezni a betegeket a következő látogatásra, és rendszeresen emlékezteti őket a látogatásra, így az ütemterv tele marad, és a betegek megfelelően kezelhetők.

A betegvisszahívási rendszer megfelelő ütemezés szerint (hetente, havonta, évente stb.) küld szöveges üzeneteket, hívásokat vagy e-maileket, és a betegekkel való jobb kommunikáció révén egyszerűsíti a betegek ütemezését. Míg ezek a rendszerek jól használhatóak azokkal a betegekkel való munkához, akiket gyakran kell látnia, addig nélkülözhetetlenek a vonakodó betegek nyomon követéséhez, akik hónapok vagy évek óta nem jártak, és akiknek gyakori emlékeztetőre van szükségük az orvoshoz.

A beosztási kihívások leküzdése

A beosztás mindig kihívást fog jelenteni, még akkor is, ha mindezen technikákat alkalmazza. A betegek késni fognak a forgalom miatt, a sürgős esetek elsőbbséget élveznek, és néhány beteg nem fog megjelenni, mert elfelejtette. Bár az amerikai egészségügyi rendszer évente mintegy 150 milliárd dollárt veszít az elmaradt időpontok miatt, intelligens időbeosztási gyakorlatokkal teljesen elkerülhető, hogy hozzájáruljunk ehhez a számhoz.

A betegek hatékony időbeosztása fontos az ellátás biztosításához. A most megtett lépések drámai hatással lesznek arra, hogy mennyire hatékonyan működteti rendelőjét, és mennyire elégedettek a betegek a kapott ellátással.