Hogyan írjunk tökéletes év végi felhívó levelet és e-mailt (példákkal)
Hogyan írjunk tökéletes év végi felhívó levelet és e-mailt (példákkal)
ápr 22, 2021
admin
By: Billy Sharma, nonprofit direkt marketing tanácsadó és szerző.
Miért küldjön év végi felhívó levelet
Azért érdemes év végi felhívást küldenie, mert adományozói az év végén a legbőkezűbbek. Valójában az éves adományok közel egyharmada decemberben történik.
A nonprofit szervezetek 50%-a pedig az év utolsó három hónapjában – október és december között – kapja az éves adományok többségét.
Adományozási statisztikák
Az USA-ban: A 2018-as DMA Response Rate Report szerint a közvetlen levelek átlagos válaszadási aránya 2018-ban 9% volt, ami jelentősen meghaladja a 2017-es adatot, amikor 5,1% volt. A prospektuslista válaszadási aránya 4,9% volt, ami szintén nagy növekedést mutat az előző évben elért 2,9%-hoz képest.
Kanadában: A Good Works szerint: Canadian Direct Mail Benchmark Study 2020 és a Stats Canada szerint a közvetlen levelezésből származó bevételek 2019-ben több mint 5%-kal nőttek az előző évhez képest. Az átlagos ajándékozási összegek pedig közel 7%-kal ugrottak meg.
Ez azt jelzi, hogy bár a szervezetek adományozói listái nem tapasztalnak óriási növekedést (az adatok mindössze 0,30%-os növekedést mutattak), a postai úton adakozó adományozók több pénzt adnak, gyakrabban.
Hogyan írjunk tökéletes év végi felhívó levelet
Itt egy remek év végi felhívási példa a Women’s College Hospital-tól. Az ő fellebbviteli csomagjukban minden a helyén van!
Legyen a leveled adományozóközpontú
Gondoskodj arról, hogy az év végi felhívásod ne a jótékonysági szervezetedről szóljon, hanem arról, hogy az adományozóid hogyan segíthetnek az embereknek vagy az ügynek, amelyet szolgálsz.
Tegye levelét érzelmessé
Az év végi felhívó levelének üzenete úgy kell, hogy rezonáljon az adományozóira, hogy biztosítsa, hogy:
Ez egy beszélgetés és nem egy monológ.
Ez egy érzelmi darab, amely kapcsolatot teremt az adományozóival. Nagy bölcsesség van abban, amit Maya Angelou mondott: “Megtanultam, hogy az emberek elfelejtik, mit mondtál, az emberek elfelejtik, mit tettél, de az emberek soha nem felejtik el, hogyan éreztetted őket.”
Ez egy olyan egyén inspiráló története, amellyel az adományozók azonosulni tudnak, mivel a történetek adakozásra ösztönzik az embereket, mivel lehetővé teszik számukra, hogy elképzeljék, kinek fognak potenciálisan segíteni.
Hangsúlyozza ki, hogy mit ért el
Az év végi felhívó levelében mindenképpen hívja fel a figyelmet arra, hogy mit ért el az év során. Ez megmutatja az adományozóinak, hogy milyen hatása volt a múltbeli adományaiknak.
Hangsúlyozza az exkluzivitást egy tagsági kártyával
Az emberek szeretnek tartozni. Ha úgy alakítja ki év végi felhívási ajánlatát, hogy csatlakozik egy klubhoz vagy jótékonysági szervezethez, küldhet egy műanyagra vagy nehéz papírra nyomtatott tagsági kártyát. Még személyre is szabhatja, megadhatja az elérhetőségeket és felsorolhatja az előnyöket.
Ez egy egyszerű tranzakciót valami hasznosabbá alakít át.
Nagyobb adományborítékot használjon
Mint már említettük, érdemes nagyobb borítékot használni. Ez segít abban, hogy az év végi adománygyűjtő felhívásod kitűnjön a többi közül.
Mellékeljen egy adományozási űrlapot
Tegye igazán egyszerűvé az adakozást az adományozók számára, ha az év végi felhívás csomagjához mellékel egy adományozási űrlapot és egy borítékot a visszaküldéshez.
Tervezze meg, hogy az adományok összevonásával nagyobb ösztönzést kínáljon az adakozásra.
Még mindig kínáljon lehetőséget a havi adakozásra.
Segítségért tekintse meg ezeket az adománygyűjtő levélsablonokat adományozási űrlapokkal.
Tegye magával ragadóvá
Most, ha elkötelező eszközt ad hozzá, az tovább mélyíti az adományozók kapcsolatát a nonprofit szervezetével, és még több pénzt fog generálni.
Ez azért van, mert a marketingesek közel 90%-a úgy véli, hogy az interaktív tartalom, amely lehetővé teszi az adományozók számára, hogy interakcióba lépjenek a közvetlen levélben küldött felhívással, emlékezetesebbé teszi azt.
Az interaktív tartalom lehetővé teszi, hogy elkötelezettebb élményt nyújtson az adományozóinak, és segíthet abban, hogy úgy érezzék, részt vesznek és elmerülnek a szervezetében.
Nézze meg a Briliáns ünnepi adománygyűjtő levél, amely 875%-os ROI-t generált, egy példát egy hihetetlen eredményeket hozó, elkötelező karácsonyi év végi adománygyűjtő levélre!
Mondjon köszönetet
Az év végi felhívó levél elküldésekor mindenképpen használja ki ezt a lehetőséget arra, hogy megköszönje az adományozóknak a korábbi támogatásukat. A köszönetnyilvánítás minden alkalommal, beleértve az év végi felhívást is, fontos a jelenlegi adományozók megtartásához, és annak biztosításához, hogy évről évre maradjanak és adakozzanak.
Az is megfontolandó, hogy az adományozási bizonylattal együtt egy kézzel írt üzenetet is küldjön nekik. Postázzon képeslapot, mert semmi sem fejezi ki jobban, hogy “Ön számít”, mint egy kézzel írott üzenet.
Év végi felhívó levélminták
Itt van néhány példa sikeres év végi felhívó levelekre:
Év végi felhívó levélminta:
Year End Appeal Letter Sample: Heart House Hospice
Ez a Heart House Hospice által készített év végi felhívásminta 2,5-szer több pénzt hozott, mint amennyit általában az év más időszakaiban a rendszeres felhívásokból kapnak.
Year End Appeal Letter Sample: Massey Center
Egy másik nagyszerű példa egy sikeres év végi felhívó levélre ez a Massey Center. Újévi kártyát küldtek az adományozóknak, de közölték velük, hogy nem nekik szól.
Az adományozókat arra kérték, hogy írják alá a kártyát, és küldjék vissza, hogy átadhassák a lakóiknak, fiatal anyáknak, akiknek már nincs se férjük, se családjuk, mivel a férfiak, akik teherbe ejtették őket, elhagyták őket, és a szüleik arra kérték őket, hogy hagyják el a házat.
A kártya belsejében az egész személyzet aláírta, és volt egy hely, ahol az adományozó aláírhatta és visszaküldhette.
A levélben a továbbiakban elmagyarázták, hogy miért mellékelték az év végi kártyát, és hogy az adományozóktól származó interakció hogyan segít a jótékonysági intézmény lakóinak. Nevezetesen a család nélküli, egyedülálló anyáknak, mivel a férfiak, akik teherbe ejtették őket, és a családtagok, akik kidobták őket otthonról, mert teherbe estek, elhagyták őket.
Az eredmény: Az év összes DM bevétele most 13 931 dollár. Kétszer annyi, mint a rendszeres küldeményeink.
Használja ezeket a letölthető adománygyűjtő levélsablonokat útmutatóként az év végi felhívó levél megírásához.
Mikor küldje el az év végi felhívó levelet
Az év végi adománygyűjtő kampányt november 2. hetében ajánlott elindítani; (legkésőbb 2020. november 9-ig)
különösen most, hogy a postai kézbesítés lassul az USA-ban.
Itt egy figyelmeztető szó az adománygyűjtés szakértőjétől, Pamala Grow-tól az amerikai postai posta lassulásáról szóló történetekről:
“Az én körzetemben, Philadelphia külvárosában egyes városok akár öt napig nem kézbesítettek leveleket. És amikor a Facebookon megkérdeztem barátaimat, hogy látják-e a postai kézbesítés lassulásának jeleit, a legtöbben arról számoltak be, hogy igen. Csak ketten nem tapasztaltak változást.
Egy barátom, aki egy kaliforniai kis közösségi nonprofit szervezet ügyvezető igazgatója, a következőket jelentette: “A posta határozottan lassú. Két adományozó keresett meg, hogy a csekkeket visszaküldték – a cím nem kézbesíthető. Már 14 éve vagyunk ott!!!”
Mit tehet annak érdekében, hogy minden idők legsikeresebb év végi kampánya legyen? Olvasson tovább.
Év végi felhívás e-mail minták
Egy lecke:
Az online adományozás egyre nagyobb teret nyer. Az évenkénti változásokat vizsgálva összességében 1,2%-os növekedés tapasztalható az elmúlt 12 hónapban. Mivel a különböző tényezők továbbra is egyedi módon hatnak a különböző alszektorokra, a szervezeteknek a saját alszektorukban is figyelemmel kell kísérniük a tendenciákat. (Forrás: Blackbaud Index of 2020 Quarterly Charitable Giving.)
Az e-mailek sürgősségét olvassák. Azért is, mert az e-mailek az év végén különleges sürgősséget kapnak.
Most tehát a kérdés az lesz:
Válasz: Hány adománygyűjtő e-mailt küldjön egy jótékonysági szervezet az év végén? A válasz: Négyet (legalább). Ja, ez nekem is nagy számnak tűnt. De kutatások bizonyítják, hogy működik.
Az első év végi felhívó e-mailt egy héttel a közvetlen levélfeladás időpontja előtt, a november 2-i héten küldje el. Ezt hívják az adományozók felkészítésének, így nyitottabbak lesznek az üzenetekre.
Ezután küldje el a második e-mailt a november 26-i héten.
From:
Year-end Appeal Email Sample #2
From:
Év végi felhívó e-mail minta #3
From: Heart House Hospice
A következő lépések
Küldj egy e-mailt az adományozóidnak, amelyet más közösségi média platformokon is felhasználhatsz.
A harmadik e-mailt az Adományozó keddhez közel vagy azon küldd el:
Kérje fel adományozóit, hogy adakozzanak az Adományozó kedden.
Az utolsó e-mailt december 27-hez közel küldje el. 12%, ha az összes adományozás az év utolsó három napján történik.
Egy utolsó emlékeztető az adományozásra.
Mi kell történnie most és a leadási dátum között
Kérjen postai jelzést az USPS-től vagy a Canada Post-tól (forduljon az USPS vagy a Canada Post értékesítési képviselőjéhez segítségért). Ez felére csökkenti a postaköltséget.
A postai jelzés igényléséhez legalább 100 darabot kell feladnia. Ez lehetővé teszi, hogy az adományozók legnagyobb szegmensének küldjön levelet a házi listáján.
Miért használjon többcsatornás felhívást az év végi kampányhoz
A legjobb eredményt egy év végi felhívó levél, valamint egy sor év végi felhívó e-mail küldése fogja elérni. Amint az alábbiakban látható, az idősebb adományozók a többcsatornás felhívások révén adakoznak a legtöbbet.
Ha erőforrásai lehetővé teszik, érdemes megfontolnia, hogy ezeket is hozzáadja év végi kampányához:
Weboldal – Hozzon létre egy külön oldalt
Közösségi média – Használja Facebook-oldalát, hogy több adományozót vonzzon nonprofit szervezetéhez
Online hirdetések – A Google lehetővé teszi, hogy ingyenesen hozzon létre hirdetéseket
Merüljünk el egy kicsit mélyebben mindegyikben.
Weboldal
A honlapja már most is a fejlesztési személyzet leghatékonyabb tagja. Soha nem alszik, soha nem vesz fel fizetést, de az év végén a weboldaladnak különös figyelmet kell szentelned az év végi fellebbezés elindításával szinkronban, így, vagy a következőkre van szükséged:
El kell készítenie egy új, dedikált weboldal tartalmát, amely megerősíti és kibővíti a kampány koncepcióját, vagy
El kell készítenie egy egyedi céloldalt a weboldalán.
El kell készítenie egy egyedi adományozási űrlapot. Győződjön meg róla, hogy integrálódik a nonprofit CRM-be, mint például a Sumac beágyazott adományozási űrlapjai.
Szociális média
A közösségi média lehetővé teszi, hogy elérje azokat a támogatókat, akik a leginkább megosztásra érdemesnek bizonyulnak, így ők terjeszthetik az év végi felhívás üzenetét. Javasolja, hogy készítsen videót a Facebookra és más közösségi oldalakra.
Online hirdetés
Segítségre van szüksége egy digitális hirdetési kampány finanszírozásához az év végi adománygyűjtési kampánya támogatásához? Nézze meg! Google Ad Grants for Nonprofit szervezetek számára: Everything You Need to Know.
Suggested Year-End Fundraising Campaign Schedule
Direct Mail: Kezdje a postai jelzések beszerzésével és a kreatív koncepciókkal október első hetében, hogy a jóváhagyás és a végleges fájlok november elejére elkészülhessenek.
Emailek: Ezzel párhuzamosan tervezze meg a 4 e-mailt, hogy a javasolt időpontra készen álljanak a küldésre.
Weboldal: Fontolja meg egy külön oldal létrehozását, amint a Kreatív októberben véglegesítésre kerül
Szociális média: Fontolja meg egy videó hozzáadását, amint a Kreatív koncepciót októberben véglegesítik. Az alábbiakban két példát mutatunk be.
Végső tanács:
A karitatív szervezetek erősíthetik az impulzív adakozás érzelmi jutalmát azáltal, hogy csökkentik az adományozás és az általa kiváltott pozitív érzések közötti késleltetést. A jótékonysági szervezeteknek azonnal és szemléletesen meg kell mutatniuk az adományozóknak az adományuk hatását.
A LiveOnNY három volt katonai baleseti értesítőtisztnek adott lehetőséget arra, hogy másfajta híreket közöljenek. Nézze meg a videót.
Egy szervdonor szervezet összefogott a helyi rendőrséggel, akik azoknak az autósoknak, akiket bármilyen kisebb szabálysértés miatt elkaptak, nem adtak bírságot, ha szervdonorok voltak, mert szervdonorként megfogadták, hogy másoknak adnak egy második esélyt az életben. Nézze meg itt.
Töltse le az ingyenes útmutatót a CRM szoftver kiválasztásához a nonprofit szervezet számára!
