Módszertől függetlenül, akár tömeges telefonálásról, akár tömeges sms küldésről van szó, a célok bőven adottak. A tömeges hívás és az sms nem csak hatékony üzenetküldő eszközök, amelyeket a vállalkozások, nonprofit intézmények és közösségi szervezetek egyaránt kihasználhatnak. Hasznossága miatt az utóbbi években népszerű kommunikációs eszközzé vált mindenféle szervezet számára, beleértve a segélyszolgálatok, magán szociális csoportok, egészségügyi hivatalok, iskolák és munkavállalói csoportok számára.

A tömeges üzenetküldés különösen népszerű az iskolai körzetek körében, amelyek kénytelenek nagyon keményen dolgozni azon, hogy a szülők és diákok közösségéhez eljuttassák a feltétlenül szükséges információkat. Az a képesség, hogy automatizált telefonhívásokat vagy szöveges üzeneteket küldjenek fontos frissítésekkel a különböző helyzetekről, amelyek az iskolák bezárásától és késésétől kezdve az egész kerületre kiterjedő értekezletek időpontjáig terjednek, lehetővé teszi a kerületi alkalmazottak számára, hogy kevesebb időt töltsenek a tájékoztatással, és több időt töltsenek más iskolai ügyekkel.

A közönségről

Amikor azonban arról kell dönteni, hogy melyik médiumot – automatizált hívást vagy tömeges sms-t – használják az üzenet átadásához, két tényezőtől függhet nagymértékben, hogy az egyiket választják-e a másik helyett. Először is figyelembe kell venni a közönséget, majd a közvetítést végző szervezet igényeit.

Először is vegye figyelembe a közönség általános életkorát. A fiatalabb generációk mobiltelefonokkal nőttek fel. Nagyobb valószínűséggel hozzászoktak ahhoz, hogy online tevékenységük nagy részét okostelefonjukon keresztül végzik.

A fiatalabb generációs okostelefon-használók a készüléküket e-mail ellenőrzésére, SMS-ek küldésére és fogadására, online bankolásra, közösségi médiába való posztolásra, videók megtekintésére, zenehallgatásra és játékra használják, hogy csak néhányat említsünk. A szöveges üzeneteken keresztül történő elérésük tűnik a legegyszerűbb módnak arra, hogy kapcsolatba lépjünk ezzel a közönséggel.

Amit a fiatalabb generációs címzettek kevésbé használnak, az az, hogy telefonjukat tényleges telefonhívásra használják. És ha mégis, akkor ezek a beszélgetések gyakran rövidebbek az idősebb telefonhasználókhoz képest. Amit korábban telefonon keresztül kommunikáltak, azt ma már az sms és az e-mail kommunikációnak tartják fenn. Nem ritka, hogy az emberek még akkor is sms-t írnak egymásnak, amikor mindketten egy szobában találhatók.

Ha az Ön szervezetének vagy vállalkozásának ügyfélköre vagy közönsége nagyrészt a fiatalabb generációs okostelefon-használókból áll, a tömeges sms lehet az előnyben részesített tömeges üzenetküldés. A főiskolák például nagy hasznát vehetik annak, ha fontos információkat küldhetnek SMS-ben a diákjaiknak, szemben azzal, ha robothívást próbálnának küldeni nekik. Persze a tömeges hívások küldése is működik, de a tömeges sms-ek kifizetődőbbek lehetnek a címzettek körében.

A főiskolai hallgatók nem valószínű, hogy felveszik az okostelefonjukat egy számról, amelyet nem ismernek. És ha mégis úgy döntenek, hogy meghallgatják az automatikus hívás által hátrahagyott hangpostát, az nem biztos, hogy időben történik. Egy tömeges sms küldése szinte garantálja, hogy a diákok szinte azonnal megkapják és elolvassák a fontos információkat, amelyeket az Ön szervezete közvetíteni szeretne.

Vannak azonban olyan helyzetek, amikor ennek az ellenkezője igaz – amikor a telefonhívás sokkal hatékonyabb, mint a tömeges sms. Vegyük például az egészségügyi közösséget. Mivel a 65 éves vagy annál idősebb emberek több mint kétszer nagyobb valószínűséggel találják magukat egészségügyi ellátásra szorulva, az egészségügyi szükségleteikkel kapcsolatos kommunikáció legjobban egy telefonhívás formájában valósulhat meg.

Noha manapság rengeteg okostelefonhoz értő idős ember rendszeresen küld SMS-t a barátainak és szeretteinek, az idősek többsége számára a megszokott telefonhívás lehet a legkényelmesebb módja annak, hogy fontos információkat kapjon az egészségügyi szolgáltatójától.

Az orvosi rendelők is kísértésbe eshetnek, hogy szigorúan szöveges formátumra térjenek át, hogy emlékeztessék a pácienseket az olyan fontos információkra, mint például a létesítményváltozások vagy a működési idő módosítása. De ezek az irodák, különösen azok, amelyek geriátriára és geriátriával kapcsolatos területekre szakosodtak, úgy találhatják, hogy az automatizált telefonhívásoknak van a legjobb megtérülése.

Míg sok idős embernek egyáltalán nem okoz majd gondot az információk szöveges úton történő fogadása, lehetnek olyanok, akik – mivel nem okostelefonokon nőttek fel – nehezen szoknak hozzá a szöveges kommunikációhoz. Még az is előfordulhat, hogy figyelmen kívül hagyják a szöveges üzeneteket, és figyelmüket inkább a csörgő telefonra fordítják.

Más tényezők

Az üzenet tartalmát és hosszát is figyelembe kell venni, amikor eldöntjük, hogy hangüzenetben vagy szöveges üzenetben indítsuk-e el tömeges üzenetküldő kampányunkat. Ha konkrét dátummal és időponttal kapcsolatos információkat, dátum- és időpontváltozásokat, vagy hosszú, megjegyzendő részletekkel teli üzeneteket küld, akkor érdemes azt szöveges üzenet formájában elküldeni.

Az, hogy az információ már le van írva egy szöveges üzenetben, amelyet a címzett bemásolhat és beilleszthet, vagy továbbküldhet más érintetteknek, rendkívül kényelmes, különösen azok számára, akiknek elfoglalt az életmódjuk.

Ha azonban az üzenete érzékeny adatokat tartalmaz, például olyan vállalati tulajdonú információkat, amelyeket nem láthat bárki, aki képes elolvasni a zárolt képernyőt, akkor a hangalapú kommunikáció a legjobb megoldás. Nem kell kockáztatni az érzékeny adatok veszélyeztetését csak a tömeges sms-ezés egyéb kényelmei miatt.

A szöveges kommunikáció a legjobb megoldás, ha a sürgősség számít. A sürgősségi értesítések vagy az azonnali választ igénylő üzenetek nagyobb eséllyel kerülnek elolvasásra és válaszra is, ha szöveges üzenetként kézbesítik őket.

Az ilyen célokra az SMS azonnali jellege segít abban, hogy a hűséges ügyfelek azonnal tudomást szerezzenek a lehetőségről. (Felhívjuk figyelmét, hogy a Call-Em-All nem használható marketing vagy promóciós célokra. Lásd a Felelősségteljes felhasználási szabályzatunkat). Egy hangüzenet nagyobb valószínűséggel kerülhet félre, ha a címzett nem ismeri fel a kezdeményező számot.

Míg a szöveges vagy telefonos tömeges üzenetküldés rendkívül hatékony módja lehet annak, hogy fontos információkat juttasson el egy nagy közönséghez vagy ügyfélkörhöz, annak kiválasztása, hogy melyik módszer a legjobb, nagyban függ az ügyfélkör igényeitől és kényelmi szintjétől.

Míg a telefonhívás talán a legjobb azoknak, akik nem szoktak mást használni a telefont, mint beszélgetni rajta, nem biztos, hogy olyan nagyszerű azoknak, akik szinte minden üzleti ügyüket kizárólag az okostelefonjukon bonyolítják. A célközönség ismerete a kulcs ahhoz, hogy tudjuk, melyik médiumot használjuk.