A csapat kommunikáció javítására kifejlesztett technológia mennyiségét tekintve a funkcióközi együttműködésnek könnyebbnek kellene lennie, mint valaha. A Slack segítségével azonnal kapcsolatba léphetünk munkatársainkkal. A Google Drive segítségével világszerte megoszthatunk dokumentumokat. Feladatokat oszthatunk ki és együttműködhetünk a projektekben az Asana-ban. Az új szoftverek bevezetése a csapatnak azonban nem mindig elég. Valószínűleg más, személyközi akadályokat is le kell küzdenie.

Az InVisionnél például az együttműködési eszközök kulcsszerepet játszanak a termék- és marketingcsapatok közötti munka összehangolásában. Ugyanakkor hangsúlyozzák a folyamatos kommunikáció, a felelősségek egyértelmű átruházásának és a közelgő termékbevezetések vállalati szintű ismeretének fontosságát is. Mindezen összetevők mindegyike hozzájárul ahhoz, hogy képesek legyenek a több csapat közötti sikeres együttműködésre – és a marketingkampányaik ennek köszönhetően erősebbek.

Ha hiányzik a célok tisztázása, ez akkor válik nyilvánvalóvá, amikor megpróbálnak kitörni a silóból, hogy együttműködjenek – és aztán falba ütköznek.

A funkcióközi együttműködés a vállalatok számára a lehető legjobb munka elvégzésében rejlő lehetőségeket tárja fel. Akkor miért küzdünk ellene? És miért esik nehezünkre megkönnyíteni, még akkor is, ha mindannyian egyetértünk abban, hogy ezt akarjuk? Az alábbiakban 5 gyakori akadályát találja a csapatok, részlegek és funkciók közötti együttműködésnek – és mindegyikre talál megoldást.

Mi az a funkcióközi együttműködés?

Egyszerűen fogalmazva, a funkcióközi együttműködés az, amikor a vállalaton belül különböző csapatok vagy funkciók (marketing, értékesítés, mérnöki munka, HR) emberei egyesítik erőiket, hogy egy közös célon, projekten vagy feladaton dolgozzanak.

Ez lehet bármi a napi szintű feladatoktól kezdve, mint például az ügyfélszolgálat és a marketing összefogása a közösségi médiában, egészen az egyszeri projektekig, mint például az értékesítés és a termékfejlesztés egy új, ügyfélkonvertáló funkció kifejlesztése. Ennek megvalósítása – arról nem is beszélve, hogy működjön – azonban nem mindig könnyű.

A résztvevő csapatoknak ellentmondásos céljaik vannak – vagy egyáltalán nincsenek céljaik

Próbált már valaha is bevonni egy másik csapatot egy projektbe, csak azért, hogy azt hallja tőlük, hogy “ez nem prioritás számunkra”? Ez őrjítő érzés lehet, ha tudja, hogy a projekt közvetlen hatással lesz a bevételre, jelentős számú új ügyfelet szerez, hatalmas technikai adósságot javít, vagy más módon pozitívan befolyásolja az üzletét.

Ebben az esetben Ön és az adott csapat valószínűleg nem egyezik a célokat illetően. Vagy ami még rosszabb, nem ismeri a csapat vagy a vállalat céljait.

Ha nincs tisztában a célokkal, ez akkor válik nyilvánvalóvá, amikor megpróbál kitörni a silóból, hogy együttműködjön – és aztán falba ütközik.

Megoldás: Egyeztesse a célokat, és ossza meg azokat mindenkivel

Bátorítsa a felső vezetőket, hogy nyilvánosan láthatóvá tegyék a vállalat céljait, hogy mindenki, ne csak a vezetői csapat, ismerje a vállalat prioritásait. Ha egyéni közreműködő vagy, győződj meg róla, hogy tudod, hogyan kapcsolódnak a projektjeid a tágabb célokhoz (ennek feltérképezéséhez használhatod az egyértelműség piramisát), és kommunikáld a munkatársakkal, hogy melyik célt támogatja a kezdeményezésed.

Ha az Asana-t használod, hozz létre egy projektet, amely felsorolja az összes vállalati célt és célkitűzést. Oszd meg az egész cégeddel, hogy minden csapat – a könyveléstől az értékesítésig – megértse az átfogó képet. Használhatja a csak megjegyzésekre vonatkozó hozzáférést, hogy mindenki számára látható, de nem szerkeszthető legyen. Részletesebb útmutatásért olvassa el útmutató cikkünket a vállalati célok és mérföldkövek projekt létrehozására az Asana-ban.

Nem tud más csapatok projektjeiről és kezdeményezéseiről

A legjobb együttműködések közül néhány, amelyekben dolgoztam, úgy kezdődött, hogy egy másik munkatárs odafordult hozzám, és azt mondta: “Hé, ez és ez a csapat XYZ-n dolgozik. Tudtál róla?”

Valószínűleg te is tapasztaltál már ilyet. Sajnos minden egyes alkalommal, amikor belebotlunk egy kereszt-kollaborációs lehetőségbe, sokkal több csúszik el mellettünk, mert nem tudtuk, hogy más csapatok min dolgoznak. A szerves együttműködések csak a jéghegy csúcsát jelentik. Gondoljon bele, hány további lehetőséget fedezhetnénk fel, ha aktívan kommunikálnánk egymással a munkánkat.

megoldás: ossza meg a közelgő munkákat az osztályán belül és kívül

Az, hogy nem tudja, mit csinálnak a munkatársai, akadályozza a csapatok közötti együttműködést, de nem kell, hogy akadályozza. Ennek megoldására ossza meg rendszeresen a csapata közelgő munkáinak összefoglalóját az egész céggel, vagy hozzon létre egy helyet, ahol mások könnyen felfedezhetik ezeket az információkat.

A csapatközi együttműködésben megvan a lehetőség, hogy felszabadítsa a legjobb munkáink egy részét, hogy olyan felismeréseket tárjon fel, amelyekről nem is tudtuk, hogy szükségünk van rájuk, és hogy a projekt eredményeit a tisztességesről a kivételesre emelje.

Csak a zajra figyeljen. Bár jó, ha van fogalmad arról, hogy a cégedben minden csapat mit csinál, nem kell minden embernek tudnia minden kis Tweetről, hibajavításról vagy ügyfélszolgálati esetről. Tartsa rövidre a megosztást, de adjon a munkatársaknak egy célpontot, ahová eljuthatnak (például egy Asana-projektet), ha többet szeretnének megtudni.

Az Asanában használja az állapotfrissítéseket, hogy minden projektkövetőjének gyors tájékoztatást adjon az előrehaladásról és a közelgő munkáról. Nagyobb kezdeményezések esetén készítsen összefoglalót, és ossza meg azt csapat- vagy munkatársi beszélgetésként. Tartalmazzon linkeket a releváns feladatokra és projektekre, és hívja meg a csapattársakat, hogy csatlakozzanak egy projekthez, ha hozzá tudnak járulni.

Nem érti a munkatársai szerepét, feladatait vagy szakzsargonját

Egyszer két hónapon keresztül folyamatosan hallgattam, ahogy egy munkatársam ugyanazt a frissítést adja a heti csapatmegbeszélésünkön. Nem gondoltam, hogy ez a munkám szempontjából releváns. Egészen addig, amíg meg nem láttam a végeredményt, és rá nem jöttem, hogy épp most szalasztottunk el egy igazán jó lehetőséget az együttműködésre. Ha részletesebben megbeszéltük volna a dolgot, megtalálhattuk volna a módját annak, hogy csökkentsük a párhuzamos munkát és lerövidítsük a projektjének időbeli ütemezését.

Ez az “elszalasztott kapcsolat” gyakran azért történik a munkahelyen, mert:

1. nem értjük teljesen a másik szerepét vagy feladatait
2. olyan szakzsargont és nomenklatúrát használunk, amelyet a szélesebb közönség számára nem könnyű megérteni

Szerencsére a tudatosság az első lépés e gát lebontásához.

megoldás: tanulja meg, ki mit csinál, és hogyan beszéljen az ő nyelvükön

Amikor csak teheti, ismerje meg a munkatársait, a munkastílusukat, és tegyen fel nekik részletes kérdéseket arról, hogy min dolgoznak. Nagyobb cégeknél segítse elő a tanulási lehetőségeket, például a véletlenszerű 1-1 beszélgetéseket vagy a céges “show and tells”-eket, ahol az emberek bemutathatják azokat a dolgokat, amelyeket építettek, elindítottak vagy amelyeken dolgoztak.

Az Asana-nál ezt úgy tesszük, hogy minden alkalmazottnak feladatköröket (AoR) osztunk ki, és folyamatos listát vezetünk az összes AoR-ről és azok tulajdonosairól. Ez segít mindenkinek pontosan tudni, hogy ki mit csinál.

Túl időigényesnek tűnik egy másik projekt elvállalása

Ez valószínűleg a leggyakoribb forgatókönyv: Meghívsz egy csapatot vagy csapattársat, hogy működjön együtt veled valamiben. Ők érdeklődnek, de nincs rá idejük. Talán beleegyeznek, hogy segítenek, de “a következő hónapban” vagy “a következő negyedévben”. Végül a projekted határozatlan időre eltolódik, és te már minden reményt feladtál, hogy valaha is elkészül.

A probléma az, hogy egy új projektbe való bekapcsolódás gyakran ijesztő, időigényes feladatnak tűnik – még akkor is, ha valójában sokkal kisebb feladatról van szó.

Megoldás: Világos javaslatot, ütemtervet és becsült időbeli elkötelezettséget nyújtson be

Még mielőtt megkérné munkatársát, hogy segítsen egy új projektben, szánjon időt arra, hogy megbecsülje, mennyi ideig fog tartani a projekt. Ha teheti, puffereljen be plusz időt a projektre. Ezután vázolja fel a munkatárs szerepét és becsült időbeli elkötelezettségét. Ha jobban megértik, hogy mire van szükséged tőlük és mennyi ideig fog tartani, kisebb lesz az akadály a közreműködés előtt.

Az Asanában hozzon létre egy projektet, és adjon hozzá leírást és esedékességi dátumokat a feladatokhoz. A projekten belül ossza ki a feladatokat az egyes csapattársaknak. Ezután az egyéni mezők segítségével adjon hozzá egy becsült időbeli elkötelezettséget. Amikor kiosztja a feladatokat, a munkatársai sokkal világosabb képet kapnak arról, hogy mit, mikorra és mennyi idő alatt kell elvégezniük.

Nem szívesen fogadunk el új munkamódszereket

“A szokások az agyunk robotpilóta verziója” – írja Stephanie Vozza a Fast Company-n. A munkahelyen ez gyakran azt jelenti, hogy vonakodunk egy új eszköz, módszer vagy munkamódszer bevezetésétől. Ez a “ha nincs elrontva, miért javítanánk meg” mentalitás.

A kereszt-kollaboráció és az új eszközök segítségül hívása gyakran a munkaszokásaink megváltoztatását jelenti. És mindannyian tudjuk, hogy a szokásokat nehéz megtörni.

Sajnos, ha a szokásainkon belül maradunk, figyelmen kívül hagyjuk azokat a lehetőségeket, amelyekkel hatékonyabban dolgozhatnánk, időt takaríthatnánk meg és előrébb juthatnánk. (Gondoljunk csak arra az előnyre, amellyel az e-mail korai alkalmazói rendelkeztek az e-mail nélküli társaikkal szemben!) És ki ne szeretne több időt szánni a napjára?

Megoldás: Lassan vezessen be egy új eszközt vagy szokást

Ha valami újat – legyen az egy új folyamat vagy eszköz – vezet be a csapatának, hagyja, hogy az emberek könnyedén belerázódjanak az új folyamatokba. “Azt tapasztaltam, hogy nem szabad erőltetni egy nagyobb folyamat átalakítását ,” mondja az Asana közösségi tag, Caisha. “Kezdje egy egyszerű projekttel, például egy megbeszélés napirendjével vagy egy eseménnyel. Ideális esetben ez olyasmi, amiről az osztályon sok embernek kell tudnia, vagy amiben részt kell vennie, függetlenül a fókusztól.”

Az is jó ötlet, ha van egy irányító személy, vagy bajnok, aki finoman emlékezteti az embereket: “Hé, emlékeztek arra az új folyamatra, amit követünk?”. Vagy “Hé, be tudnád ezt tenni az Asanába?”, hogy segítsen másoknak elfogadni egy új munkamódszert.”

Ha még csak most kezdi használni az Asanát a csapatával, használja az olyan integrációkat, mint a Gmail kiegészítő, hogy segítsen az embereknek zökkenőmentesen átállni az e-mailes kommunikációról az Asanában való együttműködésre.

Kezdje el az együttműködést a csapattársakkal

A funkcióközi együttműködésben rejlik a lehetőség, hogy felszabadítsa a legjobb munkánk egy részét, hogy olyan betekintéseket tárjon fel, amelyekről nem is tudtuk, hogy szükségünk van rájuk, és hogy a projekt eredményeit a tisztességesről a kivételesre emelje. Az együttműködés elősegítése azonban nem jár kihívás nélkül. Munkát igényel. Önön múlik, hogy hagyja-e, hogy az akadályok egy silóba zárják, vagy lebontja őket.