A Portable Document Format (PDF) a dokumentumok online “elektronikus” közzétételének szabványos formátuma. A PDF lehetővé teszi a kiadó számára annak biztosítását, hogy a dokumentum online ugyanúgy nézzen ki, mint nyomtatott formában. A PDF-ek egyedülállóan “platformokon átívelő” használhatósággal rendelkeznek, és ha helyesen vannak felépítve és címkézve, akkor különböző rendszereken ugyanúgy fognak kinézni, anélkül, hogy speciális betűtípusokat kellene telepíteni, vagy a mögöttes operációs rendszercsomagokra kellene támaszkodni. A dokumentum vizuális és szerkezeti összetevőinek megfelelő címkézése azt is biztosítja, hogy a dokumentum hozzáférhető legyen, ami azt jelenti, hogy a segédtechnológiák (pl. a képernyőolvasók, mint a JAWS stb.) ugyanazt az információt nyújtják a látássérült olvasóknak, mint a látó olvasóknak.

A hozzáférhető, és ezért megfelelő PDF dokumentum elsődleges követelménye, hogy a címkeszerkezet teljes mértékben reprezentálja a dokumentum által nyújtott vizuális információt. Az ennek meghatározására szolgáló folyamat megköveteli, hogy a javító a dokumentum minden egyes oldalát felülvizsgálja annak biztosítása érdekében, hogy az megfeleljen az összes hozzáférhetőségi követelménynek, és szükség esetén módosítsa az oldal címkeszerkezetét a megfelelőség biztosítása érdekében.

A javítás globális (dokumentum) szinten és a dokumentumon belüli minden egyes oldal felülvizsgálatával történik. A munkafolyamat egyszerű, és a javító a befejezés után automatikus ellenőrző programok, például az Adobe Acrobat “Full 508” check, PAC, Common Look stb. segítségével teszteli a dokumentum megfelelőségét, valamint manuálisan, vizuálisan és képernyőolvasó segítségével is felülvizsgálja a dokumentumot. A javított dokumentumot és a javítási jelentéseket az elvégzett munkáról szóló jegyzetekkel együtt átadják az ügyfélnek.

Az egyes ügyfelek hozzáférhetőségi/megfelelési követelményei eltérőek, mivel jelenleg nincs az Egyesült Államok Access Boardja által jogilag kötelezően meghatározott PDF-hozzáférhetőségi követelményrendszer. Az ügyfeleknek némi mozgástér áll rendelkezésükre abban, hogy a PDF-dokumentumokat az 508. szakasz követelményeinek megfelelően alakítsák ki. A HHS-nek például van egy átfogó ellenőrző listája a szerződéses dokumentumaihoz, de ha a HHS ellenőrző listáján egy elem nem felel meg, az még nem jelenti azt, hogy a dokumentum nem felel meg a követelményeknek (azaz a rendelet átfogó, és nem tér ki az olyan részletekre, mint az URL-formátumok). Másrészt minden olyan dokumentum, amely a HHS összes ellenőrző listáján megfelel, biztosan megfelel a követelményeknek.

A PDF/UA-t azért fejlesztették ki, hogy konkrétabb hozzáférhetőségi szabványokat hozzon létre. Az “UA” az egyetemes hozzáférhetőséget jelenti; a PDF/UA jelölés tanúsítja, hogy a dokumentumok megfelelnek az ISO 14289 szabványnak, az akadálymentes PDF-ek új nemzetközi szabványának. 2015. február 18-án az amerikai Access Board bejelentette az 508. szakaszra vonatkozó amerikai szövetségi politika szabályjavaslatát, és a PDF/UA-t a WCAG 2.0-val egyenértékűként azonosítja a “megfelelő tartalom” tekintetében.

A cél a mindenki számára elérhetővé tétel; 30 millió amerikai rendelkezik valamilyen fogyatékossággal, így a hozzáférhető dokumentumok nem csak “legálisak”, hanem értékesebbek, mert egyetemes hozzáférést biztosítanak. A megfelelő javítás a hozzáférhetőség kulcsa.