Mi a teendő, ha az esküvői vendégek nem válaszolnak

Akár digitális válaszokat használ, akár a hagyományos papír alternatívát, az eseményszervezési folyamat állandó témája, hogy emlékeztesse az esküvői vendégeket a válaszadásra, miközben (kínok között!) az utolsó néhány hiányzó válaszra vár. Bár senki sem akarja, hogy egy olyan esemény miatt zaklassák, amely valószínűleg messze van valakinek a jövőben a munkahelyi és társadalmi naptárában, azt is tudjuk, hogy semmi sem idegesítőbb, mint amikor az ételszállító, a bankettterem, a DJ stb. azzal zaklatja, hogy hány vendégre számítson – különösen akkor, amikor inkább csak izgatottan várná az alkalmat. Mindig segít, ha van elképzelése arról, hogy mire számíthat az átlagos esküvői válaszadási idővonal tekintetében, hogy tudja, mennyi időt kell hagynia vendégeinek a válaszadásra.

Szóval mi a helyes és mi a helytelen módja annak, hogy emlékeztesd a szórakozott esküvői vendégeidet a válaszadásra (legyenek azok idős rokonok, akik nem ismerik az újmódi online válaszadási trendet, Vern bácsikád, aki még mindig a 60-as években ragadt, vagy a szabadszellemű főiskolás haverod, akinek mindig is gondjai voltak a tér és az idő korlátaival)? Bár arra biztatnánk, hogy fogd vissza magad, amikor először emlékezteted ezeket a vendégeket, hogy szeretnéd tudni, hogy tervezed-e, hogy találkozol velük, van néhány udvarias és jól bevált módszer, amelyet alkalmazhatsz, amikor megpróbálod becserkészni ezeket a kiemelkedő RSVP-ket. Íme néhány egyszerű lépés az esküvői vendégek emlékeztetésére a válaszadásra, amelyekkel megszerezheted a hiányzó válaszokat, miközben az esküvőd napján még élvezheted az említett távollévő barátok és családtagok társaságát:

1. lépés: Lépj támadásba

Még a meghívók kiküldése előtt mindenképpen használd ki a meghívó és a válaszadás megfogalmazását. A visszafogottság a legfontosabb szó, amikor megpróbálod megszerezni a szükséges információkat, miközben elkerülöd, hogy bárki érzéseit megbántsd. Egy udvarias, de egyértelmű emlékeztető magán az RSVP űrlapon mindig jó választás, hogy segítsen a vendégeket minél előbb mozgásra bírni – “Kérjük, XX dátumig válaszoljatok, hogy a férjem és én izgatottan várhassuk, hogy láthassunk titeket az esküvőnkön!”. Ezzel valójában azt mondod, hogy “Fogalmad sincs, mennyi mindent kell megszerveznünk addig – és ez a mi esküvőnk!”, de ehelyett kedves vagy. Látod? Így mindenki boldogabb. Ha úgy döntöttél, hogy egy online eseménykezelő platformot (például RSVPify) használsz az eseményed kezeléséhez, akkor lehetőséged lehet arra, hogy könnyen küldj e-mail emlékeztetőket azoknak a vendégeknek, akik nem válaszoltak a meghívásra.

2. lépés: A “szelíd ösztönzés”

Közeledik a válaszadás határideje? Kicsit túllépte a határidőt? Mindenki ember, és jó eséllyel a kiemelkedő vendégeidnek csak egy gyengéd lökésre van szükségük, ami emlékezteti őket, hogy elküldjék a RSVP-jüket. Attól függően, hogy ki a vendég, kezdje egy gyors emlékeztetővel sms-ben, e-mailben vagy a közösségi médiában. Sok online vendéglista-kezelő eszköz képes automatikus emlékeztető e-maileket küldeni, hogy emlékeztesse a vendégeket a válaszadásra, még akkor is, ha eredetileg hagyományos papíralapú meghívókat küldött. Ha a menyasszony vagy a vőlegény szüleinek barátjáról vagy rokonáról van szó, hagyja, hogy a szülői egységek elvégezzék a “piszkos munkát” egy gyors üzenettel vagy telefonhívással. A menyasszony vagy a vőlegény barátja? Nem kell tolakodónak tűnnie. Egy egyszerű “Szia Veronika, csak biztos akartam lenni benne, hogy megkaptad a meghívónkat (egy pár nem jött el, mint megtudtuk…), és szerettem volna megnézni, hogy el tudsz-e jönni a különleges napunkra!”? Persze, lehet, hogy az összes meghívott eljutott. De egy kis fehér hazugság segíthet levenni az élét.

3. lépés: A végső elérés

A nagy nap már csak néhány hét van hátra. Itt az ideje, hogy véglegesítsd a létszámot, győződj meg róla, hogy minden kacsa a helyén van, és add meg a vendéglátósoknak a fontos létszámot. Ezen a ponton egy kicsit fel kell gyorsítanod a játékodat. Ne csak a közösségi médiára vagy az e-mailre hagyatkozzon – hívja fel a hiányzó vendégeket, ha már eltelt egy kis idő – Persze, azért döntött az online válaszadás mellett, mert nem akar az esküvőszervezés régimódi módszereire hagyatkozni. Azonban az általános feledékenység és az új digitális RSVP-szolgáltatások és más online esküvői alkalmazások esetleges tanulási görbéje között valószínűleg jó ötlet, hogy telefonon jelentkezz be azoknál a vendégeknél, akiktől még mindig választ vársz. Egy egyszerű üdvözlő hívásnak álcázd, egy udvarias emlékeztetővel: “Egyébként, a férjem és én nagyon örülnénk, ha ott lennél az esküvőn – gondolod, hogy el tudsz jönni?”. Persze, valójában azt mondod: “Ez egy %*&#% igen vagy nem?!”, de látod, ettől még lehetsz udvarias.”

Elképzelhető, hogy soha nem hallasz; Keep Calm, Carry On

Ha már itt tartunk, nem kell még jobban stresszelni magad a különleges nap előtt – Annak ellenére, hogy mindent megteszel, hogy emlékeztesd az esküvői vendégeket a válaszadásra, előfordulhat, hogy néhány vendégtől soha nem hallasz. Gyakran előfordul, hogy később tudod meg, hogy nehéz időszakon mentek keresztül, vagy csak úgy szeszélyből felkapták és elköltöztek Balira. Bármi legyen is a helyzet, nem érdemes egy másodpercig sem aggódni emiatt.

Még ha soha nem is hallasz, akkor is megvan az esélye annak, hogy egy vendég vagy egy parti úgy dönt, hogy bejelentés nélkül beugrik. Tervezz be pár váratlan vendéget, akik valamilyen okból kifolyólag nem kerültek fel az RSVP listádra. Bizonyára jogos, ha valakinek a tudtára akarod adni, hogy csak úgy “felbukkanni” tapintatlan gesztus – de miért nem tartogatod ezt egy későbbi vacsorára és nevetésre, nem pedig a fogadás idejére?

Ne feledd, hogy élvezd a nagy napot

Házasodni fogsz! Ha mást nem is teszel, ne felejtsd el élvezni a nagy napodat. Az apróságok, amelyek egykor talán nagy dolognak tűntek, hamar feledésbe merülnek. Lehet, hogy észreveszed, hogy valami nincs rendben, de a vendégeid nem fogják észrevenni a különbséget, és ugyanúgy élvezni fogják az ünneplést veled.