Így tervezz meg és vezess le egy nagyszerű workshopot
A workshop vezetése hatékony módja annak, hogy egy csoportot képezzünk, vagy rávegyük őket a közös munkára.
De még mindig sok a félreértés azzal kapcsolatban, hogyan kell ezt csinálni.
Az innovációs projektek vezetésének részeként az ?What If!, workshopokat használunk eszközként a projektcsapatok kreativitásának kiaknázására és hasznosítására.
Noha nem tudom online rekonstruálni az egyik ilyen workshopon való részvétel izgalmas élményét, szerettem volna megosztani önökkel néhány olyan hasznos dolgot, amelyet önök is megvalósíthatnak a saját workshopjaikon.
Mi egy workshop valójában
Először is, egy workshopnak interaktívnak kell lennie. Nem egy előadás. Scott Berkun jól elmagyarázza ezt:
“Egy főzőműhely azt jelenti, hogy főzzünk dolgokat. Egy íróműhely azt jelenti, hogy írjunk dolgokat. Ha a “műhelyed” nagy része abból áll, hogy az emberek valójában nem csinálnak semmit, akkor talán órának, előadásnak vagy hibának kellene nevezned.”
A műhelyeket úgy látom, mint egy módot arra, hogy egy csoport hatékonyan együttműködjön vagy interaktív módon tanuljon.”
A műhelyeket általában egy projekt kezdetén vagy a projekt egy mérföldköveként szervezik.”
A projektcsapat sok esetben olyan emberekből áll, akik nem dolgoznak együtt napi szinten. Egy workshop megszervezése lehetőséget ad arra, hogy mindenki egy teremben legyen, hogy:
- A közös munka elősegítése (tervezés, ötletelés…);
- Új készségek megtanítása a csapatnak;
- Minden csapattag rejtett tudásának kiaknázása;
- Frissíteni a csapatot, hogy mindenki összehangolódjon a projekt aktuális állapotával (ez legyen másodlagos cél, mivel nem ez a leghatékonyabb módja a csoport frissítésének);
- Döntésre bírni a résztvevőket (nagyon óvatosan a konszenzusos döntésekkel).
A nagyszerű workshop előkészítést igényel. Itt van, hogyan teheted ezt meg.
Hogyan készítsünk elő egy nagyszerű workshopot
Egy nagyszerű workshop előkészítésének öt fő fázisa van:
- Az elemzés
- A tervezés
- A fejlesztés
- A próbák
- A kiértékelés
Az e fázisok közötti különbségtétel segít abban, hogy a megfelelő kérdésekre a megfelelő időben válaszoljon, ill.azaz elkerülje, hogy a szekeret a ló elé tegye.
Elemzés
A műhelymunka előkészítése és lebonyolítása előtt biztosnak kell lennie abban, hogy ez a legjobb módja annak, hogy elérje a kívánt eredményt. Ha ez nem így van, a workshop szórakozássá vagy időpocsékolássá, azaz hibává válik.
Tisztában kell lennie a workshop kontextusával.
- Miért van szüksége workshopra? Mit szeretne elérni?
- Tényleg szüksége van ehhez egy workshopra?
- Ha igen, mi az Ön elképzelése a workshop sikeréről (ideális eredmény)?
- Milyen eredményeket szeretne elérni a foglalkozás végére?
Az elemzésnek elvezetnie kell a workshop világos célkitűzéséhez.
A workshopokat gyakran hetekre vagy hónapokra előre tervezik. Egy workshop előkészítése arra kényszeríti, hogy előre gondolkodjon a projekttervben.
Tervezés
A tervezés a workshop szerkezetének kialakításáról szól.
A workshop tervezését a célt szem előtt tartva kezdje el. Vizualizálja a kívánt eredményt és kimeneteket. Ezután dolgozzon visszafelé, hogy a terve valóban eljusson oda.
Jobb, ha részletes napirendet tud készíteni a műhelymunkához. Ez tartalmazza:
- A műhely minden egyes mozzanatának címszavait
- Az egyes tevékenységek részleteit: Mit fogsz mondani a résztvevőknek és mit fogsz kérni tőlük
- Az egyes tevékenységek idődobozát
- Ki mit csinál
- Milyen anyagokra lesz szükséged a foglalkozáshoz
A nap minden pillanatában pontosan el kell tudnod képzelni, hogy mit csinálsz a hallgatóságoddal. Minél több ember van a teremben, annál világosabbnak kell lenned.
Ez az a pillanat, amikor azt is meg kell kérdezned magadtól, hogy kinek kell részt vennie az ülésen. Azt is meg kell határoznia, hogy milyen állapotba szeretné hozni a csoportot, pl. energizálni a csapatot; intenzív tervezési ülésre összpontosítani…
Tapasztalatom szerint, ha tisztában van a kontextussal és azzal, hogy mit szeretne kihozni a workshopból, könnyebbé válik a tervezés.
Kidolgozás
A kiképzési fázis a szükséges tartalom megalkotásáról szól (vagy néha annak megtalálásáról, ha már van egy tartalom- és gyakorlatnaplója).
Ha úgy gondolja, hogy újra fogja használni a tartalmat, arra bátorítom, hogy írjon forgatókönyveket. Ez lehetővé teszi, hogy emlékezzen a történtekre, és hogy a csapat más tagjai hasonló műhelymunkákat végezzenek.
Nem véletlenül teszek különbséget a tervezés és a fejlesztés között. Mindkét tevékenységhez más-más dolgokra kell összpontosítanod:
– A tervezés a műhely vázlatának megalkotásáról szól.
– A fejlesztés az összes dolgot a helyére teszi, hogy készen állj a terved végrehajtására.
Ez olyan, mint az írás és a szerkesztés. Két különböző gondolkodásmódot igényelnek. Egyértelműen az egyikre vagy a másikra kell összpontosítanod.
Próbálás
Ha ideges vagy a workshop elején, akkor nagy az esélye annak, hogy nem töltöttél elég időt a csapatoddal a próbákkal.
A próbák jó módja annak, hogy magabiztosságot szerezz és érzékeld, hogy vannak-e problémák a tervben. Ideális esetben egy kísérleti műhelymunkát szeretne tartani. Erre azonban nehéz időt találni (kivéve, ha ugyanazt a műhelyt többször is lefuttatod különböző csoportokkal).
Szerencsére már azzal is felkészítheted a csapatot, ha a foglalkozás előtt átnézed a tervet. Győződjön meg róla, hogy mindenki tisztában van azzal, hogy mit kell tennie és mondania.
(5. Kiértékelés)
A munkaértekezlet menetének kiértékelése két dolgot segít elérni:
- Projekt-szinten világos képet kapsz a megoldandó problémákról, hogy a projekt további része zökkenőmentesen haladjon;
- személyes szinten ez a legjobb módja annak, hogy javítsd a munkaértekezletek vezetésének képességét. Ez egyben lehetőség arra is, hogy javítsa a felkészülési folyamatát.
A műhelyt és a folyamatot értékelheti a csapatával vagy egyedül. Arra bátorítom, hogy kövesse a visszajelzéselemzés módszerét (az elvárások és az eredmények összevetése) vagy a tisztázó ülés megközelítését (annak kiszűrése, hogy mi működött és mi nem).
Ez minden a felkészülési folyamatról.
Most pedig térjünk rá az arénára. Szeretnék megosztani néhány gyakorlati tippet, amelyek segítenek abban, hogy nagyszerű workshopokat vezessen.
15 gyakorlati tipp egy nagyszerű workshop vezetéséhez
Kezd a célt szem előtt tartva
Mondj egy világos elképzelést arról, hogy mit szeretnél elérni ezen a workshopon.
Ez segít a résztvevők beilleszkedésében, és biztosítja, hogy megértsék, mit vár tőlük.
Kezdje azzal, hogy világosan kommunikálja a miértet, a hogyanot és a mit
A What If-nél a Purpose, Process, and Payoff nevű keretrendszert használjuk.
Mivel akarjuk , azt fogjuk tenni, hogy elérjük .-
- A cél az eredmény. Ez az oka annak, hogy miért akarod elvégezni ezt a műhelymunkát, vagyis az, hogy hová szeretnél eljutni a műhelymunka végére.
- A folyamat az az út, amelyen eljutsz oda. Ez egy magyarázat arra, hogy ki mit és mikor csinál.
- A nyereség az eredmény. Az, hogy az emberek mire számíthatnak a folyamat végén.
Azzal, hogy ezt a három elemet elmagyarázzuk a résztvevőknek, biztosíthatjuk, hogy mindenki egyetért a napirenddel és a workshop eredményével.
Megteremteni az együttműködő környezetet
A környezet – a tér és a légkör – nagy hatással van ránk. Atul Gawande a The Checklist Manifesto című könyvében kiemel egy érdekes fogalmat, az úgynevezett “aktiválási jelenséget”:
“Úgy tűnt, hogy ha már az elején lehetőséget adunk arra, hogy mondjanak valamit, az aktiválja a részvételi és felelősségérzetüket, valamint a hajlandóságukat arra, hogy felszólaljanak.”
Egy egyszerű módja ennek, ha mindenkit megnyerő módon bemutatkozásra kérünk.
Amellett, hogy megkérdezzük a nevüket és a munkájukat, megkérdezhetjük őket a következőkről is: mi izgatja őket a legjobban a műhelyben, vagy a legjobb emlékük az evésről vagy az autóvezetésről. Ezek a kérdések naivan hangzanak, de mindenkit arra ösztönöznek, hogy megosszon egy személyes történetet, és kényelmesebbé teszik őket.
Tegye interaktívvá
Vannak olyan pillanatok egy workshopon, amikor fogalmakat kell elmagyaráznia a résztvevőknek.
Tegye ezt a részt is interaktívvá.
Kérdezze meg őket. Futtasson le egy gyakorlatot a koncepció gyakorlati megvalósítására, és kérje meg őket, hogy osszák meg és beszéljék meg, hogy mit csináltak.
Futtasson gyakorlatokat strukturált módon
Minden gyakorlat ugyanazt a keretet követi, mint a foglalkozás. Van céljuk, folyamatuk és eredményük.
A gyakorlatot a következőkkel rövidíti le:
- Emlékeztesse a résztvevőket a célra;
- mondja el pontosan, hogyan fog működni: ki mit csinál, mikor és mennyi ideig;
- legyen világos az időzítés;
- magyarázza el, milyen kimenetet vár, ha elkészült;
- kérdezze meg, van-e kérdés.
Amikor a gyakorlat elkészült, két dolgot tehetsz (a céljaidtól függően):
- Ossz vissza. Kérjük meg az egyes személyeket vagy csoportokat, hogy osszák meg a gyakorlat eredményét a többi résztvevővel. Lehetőséget adhat arra, hogy építsenek rá, vagy kérdéseket tegyenek fel.
- Eligazítás. A workshop kontextusától függően megkérdezheti, hogy van-e további észrevétel, szórakoztatónak/neheznek/frusztrálónak találták-e, mik a legfontosabb dolgok, amiket megtanultak, mikor fogják használni ezt a folyamatot…
Aztán megismételheti a következő gyakorlattal.
Ha azt akarod, hogy tanuljanak valamit…
Három dolgot kell szem előtt tartanod, amikor valami új dolgot akarsz megtanítani.
- A kiindulási pont – Mit tudnak már a résztvevők erről?
- A tanulási célok – Mit kell tudniuk róla?
- A felhasználás kontextusa – Hogyan fogják használni a jövőben?
Az utolsó kérdés igazán fontos.
Azoknak a helyzeteknek a hangsúlyozása, amelyekben hasznos lesz, amit tanítasz, növeli annak valószínűségét, hogy a résztvevők emlékezni fognak rá, és a megfelelő időben használni fogják.
A csapat energiájának kezelése
Gondoskodjon arról, hogy az emberek pozitív/konstruktív lelkiállapotban legyenek.
A What If-nél úgynevezett “energizátorokat” használunk, amelyek játékos tevékenységek (például egy rövid csapatépítő gyakorlat elvégzése vagy egy szokatlan kérdés feltevése). Ez segít fenntartani az energiát és jó csoportdinamikát kialakítani.
Megannyi módja van annak, hogy az emberek ellazuljanak és konstruktív gondolkodásmódot vegyenek fel. Az Equal Experts, egy informatikai tanácsadó cég például jégtörőkártyákat használ.
A teremben lévő energiát a tevékenységek variálásával is megváltoztathatja: a résztvevők álljanak fel, menjenek át egy másik terembe, dolgozzanak párban, vagy gondolkodjanak egyedül…
Legyen a pillanatban
Meg kell mozgatnia a csoportot. Egy workshopon minden résztvevő az Ön vezetését követi.
És a különböző pillanatokban a csoportnak különböző állapotokban kell lennie. A saját állapotodhoz kell alkalmazkodnod, hogy a csoport többi tagját beindítsd.
A műhelyvezetés különböző szerepeket követel meg tőled: időnként tanárnak kell lenned, máskor coachnak kell lenned, aki elősegíti a történéseket, máskor pedig vezető vagy, aki az egész csapatot egy irányba tereli.
Egyes tevékenységek sok energiát igényelnek, míg másoknál az embereknek inkább reflektívnek kell lenniük. Rajtad múlik, hogy a csoportot ebbe az állapotba hozod-e.
Légy jó előadó
A workshop nem beszéd vagy előadás. De szükséged van arra a képességre, hogy meg tudj szólítani egy közönséget, és kapcsolatba tudj lépni vele.
Itt felsoroltam a legfontosabb tanácsaimat a nyilvános beszédhez. Egy workshopban az a legfontosabb, hogy interaktívvá tudd tenni. Mesélj nekik egy történetet. Tegyél fel kérdéseket. Bátorítsd a résztvevőket, hogy személyes tapasztalataikkal illusztrálják az általad megosztott fogalmakat.
A résztvevők rengeteg tudást oszthatnak meg egy workshopon.
Használd a teret
A legtöbb workshop azzal végződik, hogy rengeteg dolog ragad a falra.
Ez azért van, mert gyakran akkor tudunk a legjobban gondolkodni, amikor a körülöttünk lévő teret használjuk, és nem akkor, amikor a számítógép képernyőjére szorítkozunk. Jake Knapp, a Googler és a Sprint, az innovációs workshopok vezetéséről szóló könyv szerzője így magyarázza ezt a jelenséget:
“Emberként a rövid távú memóriánk nem túl jó, de a térbeli memóriánk fantasztikus. A jegyzetekkel, diagramokkal, nyomtatásokkal és egyebekkel teleragasztott sprint terem kihasználja ezt a térbeli memóriát. Maga a szoba egyfajta közös agyává válik a csapatnak.”
Két dolog fontos itt:
- A tér használata és a dolgok falra ragasztása segít a hatékonyabb gondolkodásban;
- A kimenetek falra helyezése ösztönzi az együttműködést, mivel az összes munka mindenki számára látható marad.
Folyamatosan értékeljük, hogy mi folyik
Ez a terv. És van a valóság.”
“A csatára való felkészülés során mindig azt tapasztaltam, hogy a tervek haszontalanok, de a tervezés nélkülözhetetlen.”
– Dwight D. Eisenhower
Naná, hogy kell egy napi terv. De ha már az arénában vagy, az intuíciódra is hagyatkoznod kell, hogy megtaláld a legjobb utakat az ideális eredmény eléréséhez.”
Nagyon fontos, hogy megtartsd a fő struktúrát. Mivel azonban új dolgok merülhetnek fel, rugalmasnak is kell lenned.
Bátorítsd az együttműködést
A sok résztvevő azt jelenti, hogy sokféle vélemény van a teremben. Mivel a workshop célja az együttműködés, fontos, hogy a csapat nyitott maradjon.
A “Mi lenne, ha!”-ban a “zöld házakról” beszélünk. Ez három cselekvésre utal: függesszük fel az ítélőképességünket, értsük meg, hogy az illető mire gondol, és tápláljuk az ötletet.
A workshopjaimon arra bátorítom a résztvevőket, hogy mondjanak olyan dolgokat, mint “hadd építsek arra, amit mondtál…”. Olvassa el a Sticky Wisdom című könyvet, amely ennek és sok más innovációs viselkedésmódnak a részleteit tárgyalja.
A Pixar munkatársai a “plussing”-ról beszélnek. Ez egy hasonló megközelítés, de más metaforát használ:
“A gyakorlat az improvizáció alapelveire épült, amelyek a következők: fogadj el minden ajánlatot (fogadd el az ötletet, ne utasítsd el), használd az “igen, és …” helyett az “igen, de …” kifejezést, és tedd a partneredet jó színben.”
A törekvés mindkét esetben ugyanaz: a közös munka ösztönzése (és a pozitív dinamika fenntartása).”
Ha valaki csak kritizál egy ötletet, és nem kínál alternatív megoldást, vagy az eredeti ötlet javításának módját, akkor nem igazán segíti a csapatot. A csoportos kreativitási technikák gyakorlatáról bővebben ebben a cikkben olvashatsz.
Vigyázz! Amit mondtam, nem azt jelenti, hogy minden ötletet üdvözölni kell. Ha egy ötlet irreleváns, találj módot arra, hogy a beszélgetést újra összpontosítsd. Nem akarja mindenki idejét pazarolni egy olyan beszélgetéssel, amely nem a témához tartozik.”
Kiemelje az előrehaladást
A műhelymunka elején emlékeztesse a résztvevőket a céljára. Ezután beszélje át nekik az út címszavakat, hogy megmutassa, mennyit haladtak előre.
Győződjön meg róla, hogy a csoport megtette, amit meg kellett tenni (fontos kérdések megválaszolása, kulcsfontosságú döntések meghozatala…). És helyezzen hangsúlyt a legfontosabb dolgokra, amelyeket megtanultak.
Tartsák szem előtt a kimeneteket. Ez jelzi az előrehaladást. Akár azt is átbeszélheti velük, hogy mit ért el a csoport, lépésről lépésre.
Következtetés
Amikor a műhelymunka befejeződött, fenn kell tartania a lendületet:
- Hangsúlyozza a legfontosabb tanulságokat;
- Ossza meg az eredményeket;
- Magyarázza el a következő lépéseket, és világosan hangsúlyozza, milyen intézkedéseket vár el tőlük (nevezze meg az egyes intézkedéseket, és adjon nekik határidőt).
Érvezze
A legjobb módja annak, hogy egy nagyszerű ülést tartson, ha a lehető legszebbé teszi azt. Ha élvezed a vezetését, a résztvevők is érzik ezt, és ez őket is motiválni fogja
.