© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC

En af de hyppigste bekymringer og klager fra folk i dag er, at de ikke har tid nok til at gøre det, de – eller især deres chefer – ønsker, at de skal gøre. Derfor findes der mange ressourcer med retningslinjer og tips til at forvalte tiden mere effektivt. Tidsstyring og stresshåndtering er ofte tæt forbundet og diskuteres sammen.

Afsnit af dette emne omfatter

Test – Hvor godt er din stress- og tidsstyring nu?
Myter om stress- og tidsstyring
Hovedårsager til stress på arbejdspladsen
De største tidsspild
Fælles symptomer på dårlig stress- og tidsstyring
Kloge principper for god stress- og tidsstyring
Enkle teknikker til håndtere stress
Enkle teknikker til at administrere tid
Den rolle, som “gåpåmodet” spiller
Der er yderligere ressourcer om tidsstyring
Der er yderligere ressourcer om stresshåndtering

Også at overveje
Relaterede biblioteksemner

Test – Hvor godt er din stress- og tidsstyring nu?

Hvor du læser mere om stresshåndtering, kan det være interessant at se, hvordan dit stressniveau er nu. Tag denne korte test.

Test din stress

Hvad med hvordan du håndterer din tid nu?

Tidsstyringsquiz

Så hvad vil du gøre for at håndtere din stress og tid endnu bedre? Overvej de mange retningslinjer i dette emne.

Myter om stress og tidsstyring

Myte nr. 1: Alt stress er dårligt. Nej, der findes god og dårlig stress. God stress er spænding, spænding osv. Målet er at genkende personlige tegn på dårlig stress og håndtere dem.

Myt nr. 2: At planlægge min tid tager bare mere tid. Faktisk viser forskningen det modsatte.

Myt nr. 3: Jeg får mere gjort på mere tid, når jeg bruger koffein, sukker, alkohol eller nikotin fornuftigt. Forkert! Forskning viser, at kroppen altid skal “komme ned”, og når den gør det, kan man ikke altid være særlig effektiv derefter efter boostet.

Myte #4: Et tidsstyringsproblem betyder, at der ikke er tid nok til at få gjort det, der skal gøres. Nej, et tidsstyringsproblem er, at du ikke udnytter din tid optimalt til at få gjort det, du gerne vil have gjort.

Myte nr. 5: Jo mere travlt jeg har, jo bedre udnytter jeg min tid. Pas på! Du gør måske kun det, der haster, og ikke det, der er vigtigt.

Myt nr. 6: Jeg føler mig meget presset, travlt optaget, så jeg må have et problem med tidsstyring. Ikke nødvendigvis. Du bør verificere, at du har et tidsstyringsproblem. Det kræver, at du ved, hvad du virkelig ønsker at få gjort, og om det bliver gjort eller ej.

Myt #7: Jeg føler mig okay, så jeg må ikke være stresset. I virkeligheden ved mange voksne slet ikke, hvornår de virkelig er stressede, før deres krop fortæller dem det. De overser de tidlige advarselssignaler fra deres krop, f.eks. hovedpine, stillestående ryg, trækninger osv.

Hovedårsager til stress på arbejdspladsen

1. Det at man ikke ved, hvad man vil have, eller om man får det – dårlig planlægning.
2. Følelsen af, at der er for meget at lave. Man kan have denne følelse, selv om der næsten ikke er noget at lave overhovedet.
3. Man nyder ikke sit arbejde. Dette kan skyldes mange ting, f.eks. at man ikke ved, hvad man vil, at man ikke spiser godt osv. De fleste mennesker giver dog altid deres job skylden.
4. Konfliktfyldte krav på jobbet.
5. Udstrækkelige ressourcer til at udføre jobbet. 6. Ikke at føle sig værdsat.

Største tidsspild

1. Afbrydelser. Der vil altid være afbrydelser. Det er den måde, de håndteres på, der spilder tiden.
3. Håbløshed. Folk “giver op”, “dulmer sig” og “marcherer gennem dagen”.
4. Dårlige delegeringsevner. Dette indebærer, at man ikke deler arbejdet med andre.

Almindelige symptomer på dårlig stress- og tidsstyring

1. Irritabilitet. Arbejdskolleger bemærker dette først.
2. Træthed. Hvor mange voksne bemærker det overhovedet?
3. Koncentrationsvanskeligheder. Det behøver man ofte ikke for at komme igennem dagen!
4. Glemthed. Du kan ikke huske, hvad du har lavet hele dagen, eller hvad du spiste i går.
5. Tab af søvn. Det påvirker alt andet!
6. Fysiske lidelser, f.eks. hovedpine, udslæt, tics, kramper osv.
7. I værste fald tilbagetrækning og depression.

Kloge principper for god stress- og tidsstyring

1. Lær dine tegn på at være overstresset eller have et tidsstyringsproblem. Spørg dine venner om dig. Måske kan de fortælle dig, hvad de ser ved dig, når du er overstresset.
2. De fleste mennesker føler, at de er stressede og/eller har et tidsstyringsproblem. Kontroller, om du virkelig har et problem. Hvad ser, hører eller føler du, som får dig til at konkludere, at du har et tids- eller stressproblem?
3. Du må ikke have den illusion, at du bliver lykkeligere af at gøre mere. Er det kvantitet af tid, du ønsker, eller er det kvalitet?
4. Stress- og tidsstyringsproblemer har mange årsager og kræver normalt mere end én teknik for at løse dem. Du har ikke brug for mange teknikker, normalt mere end én, men ikke mange.
5. En af de store fordele ved at lave tidsplanlægning er at føle, at du har kontrollen.
6. Fokuser på resultater, ikke på travlhed.
7. Det er forsøget, der tæller – mindst lige så meget som at udføre den perfekte teknik.

Enkle teknikker til at håndtere stress

Der er masser af ting, folk kan gøre for at reducere stress. De fleste mennesker ved sikkert endda, hvad de kan gøre. Det er ikke manglen på at vide, hvad man skal gøre for at nedbringe stress; det er at gøre det, man ved, man skal gøre. De følgende teknikker er rettet mod at hjælpe dig med at gøre det, du ved, du skal gøre.

1. Tal med nogen. Du behøver ikke at løse problemet, du skal bare rapportere det.
3. Læg mærke til, om nogle af musklerne i din krop er spændte. Bare det at bemærke det vil ofte afslappe musklen.
4. Spørg din chef, om du har det godt. Dette enkle spørgsmål kan gøre en stor forskel og verificere forkerte indtryk.
5. Deleger.
6. Hvis du påtager dig en teknik til at håndtere stress, så fortæl det til en anden. De kan hjælpe dig med at stå til ansvar over for dem og dig selv.
7. Skær ned på koffein og slik. Gå en tur i stedet. Fortæl nogen, at du har tænkt dig at gøre det.
8. Brug grundlæggende teknikker til planlægning, problemløsning og beslutningstagning.
9. Disse retningslinjer er indeholdt i denne vejledning. Fortæl nogen, at du vil bruge disse teknikker.
10. Overvåg antallet af timer, du arbejder på en uge. Fortæl din chef, familie og/eller venner, hvor mange timer du arbejder.
11. Skriv ugentlige statusrapporter. Medtag, hvad du har udrettet i sidste uge og planlægger at gøre i næste uge. Medtag eventuelle aktuelle problemer eller anbefalinger, som du skal rapportere til din chef. Giv den skriftlige statusrapport til din chef hver uge.
12. “Vask opvasken”. Gør noget, du kan have det godt med.

Enkle teknikker til at administrere tiden

Der synes aldrig at være tid nok i rollen som leder og tilsyn. Derfor bør målet med tidsstyring ikke være at finde mere tid. Målet er at fastsætte en rimelig mængde tid til at bruge på disse roller og derefter bruge den tid klogt.

1. Start med de enkle teknikker til stresshåndtering ovenfor.
2. At håndtere tid kræver øvelse. Øv dig i at stille dig selv dette spørgsmål i løbet af dagen: “Er det her det, jeg ønsker eller har brug for at gøre lige nu?” Hvis ja, så bliv ved med at gøre det.
3. Find en måde at analysere din tid realistisk og praktisk på. Det er ikke så svært at logge din tid i en uge med 15-minutters intervaller, og det tager ikke så meget tid. Gør det i en uge, og gennemgå dine resultater.
4. Lav en “todo”-liste for din dag. Gør den i slutningen af den foregående dag. Markér punkter som “A” og “B” i prioritet. Afsæt to timer med det samme hver dag til at gøre de vigtige “A”-punkter, og gør derefter “B”-punkterne om eftermiddagen. Lad din telefonsvarer tage dine opkald i din “A”-tid.
5. Når dagen er omme, skal du bruge fem minutter på at rydde op i dit rum. Brug også denne tid til at organisere dit rum, herunder dit skrivebord. Det vil give dig en ren start på den næste dag.
6. Lær forskellen mellem “Hvor kan jeg hjælpe?” og “Hvor er der virkelig brug for mig?”. Erfarne ledere lærer, at det sidste spørgsmål er meget vigtigere end det første.
7. Lær forskellen mellem “Skal jeg gøre dette nu?” og “Skal jeg overhovedet gøre dette?”. Erfarne ledere lærer, hvordan de hurtigt kan besvare dette spørgsmål, når de står over for en ny opgave.
8. Deleger. Delegering dukker op som et hyppigt forslag i denne vejledning, fordi det er en af de vigtigste færdigheder for en leder at have. Effektiv uddelegering vil frigøre en masse tid til dig.
9. Hvis du er administrerende direktør i en virksomhed, så bed din bestyrelse om hjælp. De er ansvarlige for at føre tilsyn med dig som administrerende direktør. Selv om bestyrelsen ikke bør mikroforvalte dig, dvs. være involveret i virksomhedens daglige aktiviteter, kan de alligevel have nogle ideer til at hjælpe dig med din tidsforvaltning. Husk også, at god tidsstyring kommer af god planlægning, og bestyrelsen er ansvarlig for at føre tilsyn med udviklingen af større planer. Bestyrelsen kan således måske hjælpe dig ved at gøre det bedre selv i deres ansvar som planlæggere for organisationen.
10. Brug et “Forstyr ikke”-skilt! I den tidlige del af dagen, når du tager dig af dine vigtige ting (din A-liste), kan du hænge dette skilt op på dørhåndtaget uden for din dør.
11. Sorter din post i kategorier, herunder “læs nu”, “håndter nu” og “læs senere”. Du vil hurtigt få en god evne til at sortere din post. Du vil også opdage, at meget af det, du tror, du skal læse senere, alligevel ikke var så vigtigt.
12. Læs din post på samme tid hver dag. På den måde vil du sandsynligvis komme til din post regelmæssigt og vil ikke blive distraheret af en bestemt post, som ender med at tage for meget af din tid.
13. Hav et sted til alting, og læg alting på sin plads. På den måde ved du, hvor du kan finde det, når du har brug for det. Et andet vigtigt resultat er, at dine medarbejdere vil se, at du er nogenlunde organiseret i stedet for at være ude af kontrol.
14. Bedste forslag til at spare tid – planlæg 10 minutter til at gøre ingenting. Den tid kan du bruge til bare at sidde og rense dit sind. Du vil ende med at tænke mere klart, hvilket resulterer i mere tid i din dag. Det bedste resultat af denne praksis er, at den minder dig om, at du ikke er slave af et ur – og at hvis du tager 10 minutter ud af din dag, vil du og din organisation ikke falde fra hinanden.
15. Lær gode færdigheder inden for mødeledelse. Møder kan blive et forfærdeligt spild af tid. Retningslinjer for god mødeledelse findes senere i dette afsnit.

“Gumptionens” rolle

Alt godt begynder som regel med gumption. Det er at samle sig selv op, beslutte sig for, at man kunne være lykkeligere, at man ønsker at være lykkeligere – og så gøre en lille ting for at komme i gang og holde dig i gang. Kedsomhed og beskyldninger er det modsatte af gåpåmod. Stress og tidsstyring starter med gå-på-mod. Det er det at prøve, der tæller. Dårlig tids- og stresshåndtering skyldes ofte, at man gør de samme ting hårdere i stedet for smartere.

Yderligere ressourcer om tidsstyring

Anbefalede artikler

Big Dog om tidsstyring
Bedre tidsstyring er ikke løsningen
Triple din personlige produktivitet

Tilbud til yderligere artikler

Grundlæggende om tids- og stressstyring
Time Management Central – værktøjer, tips og anmeldelser, der sparer dig tid
Tidsstyring – psykologisk selvhjælp
Tidsstyring for ledere
Planlægningstips
Tidsstyringsaktiviteter
Hvad er dit største tidsrøveri?
Definition af tidsstyring
Balancér din arbejds- og legeetik
Er du i kontrol med eller kontrolleret af teknologien?
Definition af prokrastination
Coaching Tip — Manage Time Urgency
En 90-minutters plan for personlig effektivitet
Hvordan selvsporing kan gavne forretningen
Tidsstyring med ørne, røde hunde og kalkuner
Håndter ikke bare din tid, men forbedrer din produktivitet
Prioritetsstyring: Fokus på de store sten
Prioritetsstyring: Fokus på de store sten
Prioritetsstyring: Hold de vigtigste ting til de vigtigste ting
Multitasker du dig selv til middelmådighed?
Den “Gør ingenting”-metode til produktivitet
God læsning i denne uge inden for HR
Bedre tidsstyring er ikke løsningen

Yderligere ressourcer om stresshåndtering

Kontrol af forhøjet stress på arbejdspladsen
Være mindre travl
Ledelsesstress: Vi har været på sagen
Stress, angst, frygt, og psykosomatiske lidelser
Din hjerne om stress
Forebyg unødvendige erstatningsberettigede stresskrav
Reducer stress ved at øge feedback
Ledere under stress i stressede tider har brug for løsninger på ledelsesstress
Hold fast i personlige værdier på arbejdspladsen
Håndter feriestress
21 måder at skrumpe e-mail-monsteret på
Er dine mest talentfulde medarbejdere ved at miste deres forstand?
Få stress til at arbejde for dig
Stresshåndtering på arbejdspladsen
Vær perfekt eller vær dit bedste
Håndter stress på jobbet
Håndter stress på arbejdet, før den håndterer dig!
10 tips til jobstress
Inspirationen til stress
Arbejdsstress får dig ned: Her er hvordan du kommer op igen!

Stresstest

Stress selv-Evaluering
Stressniveau-test

Også overveje
Kritisk tænkning
Innovation
Kreativ tænkning
Beslutningstagning
Organiserer dig selv
Personlig udvikling
Personlig Wellness
Problemløsning
Tidsstyring

Lær mere i bibliotekets blogs om tidsstyring og stresshåndtering

Ud over artiklerne på denne aktuelle side, også se følgende blogs, der har indlæg relateret til tidsstyring og stresshåndtering. Scan ned ad bloggens side for at se forskellige indlæg. Se også afsnittet “Seneste blogindlæg” i bloggens sidebar eller klik på “næste” nederst på et indlæg i bloggen. Bloggen linker også til adskillige gratis relaterede ressourcer.

Bibliotekets blog om karrierestyring
Bibliotekets blog om coaching
Bibliotekets blog om menneskelige ressourcer
Bibliotekets blog om spiritualitet

For kategorien personlig produktivitet: