Våren kanske bara började förra veckan, men det är redan dags att börja fundera på idéer för insamling av pengar till sommaren. Tack vare en rad helgdagar och mer avslappnade scheman är sommaren det perfekta tillfället att engagera givare med mindre evenemang och korta givarkampanjer. Ännu bättre är att du konkurrerar med mindre konkurrens från andra ideella organisationer för att sticka ut i ett trångt område.

En strategi är att anordna en välgörenhetsgolfturnering. Varför är de så populära?

1. Och även om de är tidskrävande kräver golfturneringar totalt sett mindre planering än den årliga galan eller välgörenhetsbalen.
2. Perfekt för ”sommaruppehållet” när givarna letar efter nya sätt att njuta av det varma vädret.
3. Gör det möjligt att nå givare som inte är intresserade av att delta i en gala.
4. Enkla att täcka kostnaderna genom registreringar av golfspelare.
5. Lättsamt tempo ger gott om tid för umgänge och nätverkande.
6. Involverar supportrar mellan den årliga galan och kampanjen för att ge pengar i slutet av året.

Om du vill fylla några hål i din sommarutvecklingsstrategi kan golfturneringar vara ett bra ställe att börja.

För att få hjälp satte vi oss ner med Holly Kennedy, PGA Pro och medgrundare av Kennedy Golf Tournament and Event Planning i San Diego, Calif…, för ett avsnitt av vår podcast om insamling, Events with Benefits. Hon delar med sig av kritiska bästa metoder och idéer för unika golfevenemang, bland annat:

• Hur man får spelare, donationer och sponsorer
• Hur man kombinerar med en auktion (Visste du att 92 % av alla turneringar har en auktion?)
• Unikala, underhållande minitävlingar att spela på banan
• När du ska inkludera en paddle raise
• Tips för att genomföra en golfturnering till lägre kostnad, och mycket mer!

Oavsett om du har genomfört ett golftävlingsevenemang i flera år eller om du funderar på att göra det för första gången, så kan du läsa om 10 konkreta strategier för att få ut det mesta av din turnering. (Dessutom kan du kolla in hela podcasten för att få chansen att spela en gratis golfrunda!)

Tänk på de tre armarna i en lönsam golfturnering.

• Spelare och deltagare. Utan spelare kan du inte ha en turnering.
• Donationer. Donationer in natura kan vara gåvor till spelarna, tävlingspriser, lotteripriser eller auktionsartiklar. De tillför värde och spänning till evenemanget.
• Sponsring. Detta är alla typer av ekonomiska donationer som du får för att täcka kostnaderna för golfturneringen. För att locka sponsorer bör du planera att visa upp dina sponsorer så ofta som möjligt. Det är bättre att fela på sidan av ”för mycket” synlighet än för lite.
  • Pröva att sätta upp logotyper på regelbladet, skyltar, turneringens webbplats, sociala medier med mera.
  • Du kan också tilldela sponsorer för minitävlingar och spel (mer om det nedan).

Om du kan, tilldela en medlem av golfkommittén att övervaka varje gren. Om alla tre arbetar tillsammans som en väloljad maskin kommer ditt evenemang att bli lönsamt och samla in betydande belopp till din sak.

Integrera en auktion.

”Under de senaste sex åren har jag genomfört omkring 12 evenemang per år, och jag skulle vilja säga att alla utom ett eller två slutar med att integrera en auktion av något slag”, hävdar Kennedy.

Auktioner är ett utmärkt tillfälle att samla in extra pengar till din sak utöver inträdes- eller registreringskostnaderna.

Här är Kennedys tips för att kombinera din golfturnering med riktade, strategiska auktionsobjekt.

Auktionera endast ut objekt som är både unika och värdefulla.

En sak som grupper ofta underskattar är betydelsen av vilken typ av objekt du har och hur du sätter ihop dem, säger Kennedy.

”Jag ser många grupper som försöker använda alla sina donationer som auktionsföremål, men de har inte det värde eller den unikhet som krävs för att folk faktiskt ska bjuda mycket pengar.”

Hennes lösning: Var kräsen. Håll dig till föremål som är exklusiva och värdefulla.

”Överväg att inkludera en upplevelse som folk kanske inte kan få tag på eller vara en del av på annat sätt, som en fantastisk golfresa. Du kan också kombinera objekt för att skapa extra värde”, råder hon.

Använd inte för många objekt (4 till 6 fungerar bra).

Till skillnad från en gala, där alla har kommit till en fest med vetskapen om att auktionen är höjdpunkten när det gäller insamling av pengar och underhållning, har golfturneringar många komponenter. Det finns middag, utmärkelser, tävlingar … för att inte tala om huvudevenemanget: Fem timmars golf.

Hur många föremål är lämpliga för denna unika miljö?

”Jag har sett de mest framgångsrika liveauktionerna hålla sig på mellan 4 och 6 föremål. Den tysta auktionen kan erbjuda mellan 10 och 25 föremål”, säger Kennedy. ”Större, mer etablerade evenemang kan ha upp till 60 föremål, men de är sällsynta.”

Efter en lång och fysiskt tröttsam dag vill du inte förlora publikens intresse.

Håll liveauktionen snabb. Dina givare kommer fortfarande att ha roligt och spendera mycket pengar på rätt föremål, utan att bli för trötta, eller ännu värre, känna sig lurade.

Anskaffa föremål med stor attraktionskraft (inte bara golf).

För det första, låt oss tala om golfresor. Med en publik av golfspelare är en turnering utan tvekan ett utmärkt tillfälle att samla in pengar till din sak med hjälp av bucket list golf Experiences.

Winspire erbjuder över ett dussin otroliga golfutflykter i Pebble Beach, Scottsdale, Irland, ända upp till att delta i turneringar som THE PLAYERS Championship. De tar bara några minuter att boka och kostar ingenting i förväg att inkludera i ditt evenemang. Kolla in hela vårt utbud av golfresor nedan.

Det sagt, auktioner som bara håller sig till golfartiklar – setet med fem strykjärn, golfrundorna – går inte lika bra. ”Om du kan paketera dem med något annat som inte nödvändigtvis är golf har jag sett mycket större framgång”, hävdar Kennedy.

Istället för att enbart fokusera på golftemat kan du försöka brainstorma saker som folk älskar att göra och som de normalt sett inte skulle spendera pengar på att köpa.

Unikala lokala upplevelser, som t.ex. platser i lopphallen på galoppbanan med middag på en gourmetrestaurang eller resor till ett tidsdelat boende på en lokal skidort, gör underverk. Populärt är också utflykter på vatten (t.ex. middagskryssningar eller seglingsäventyr) och ”vice items”: tänk på fina scotchval, vinträd och kubanska cigarrer.

Till sist, även om golfturneringar tenderar att locka till sig fler män än kvinnor, ska man komma ihåg att de flesta av dessa män har en partner. Så det är smart att inkludera lyxartiklar som en vinprovning eller en shoppingrunda.

Jo större attraktionskraft en artikel har, desto högre blir budgivningen.

Ange möjligheten att köpa biljetter för enbart middag.

På tal om viktiga andra – överväg att låta golfspelarnas partner eller vänner delta i efterfesten, middagen eller mottagningen.

Detta är ett enkelt sätt att sälja fler biljetter, öka antalet deltagare och samla in mer pengar.

Nämn helt enkelt alternativet på reklambroschyren och ha en ruta där det står något i stil med ”Spelar inte golf, men vill gärna vara med på middagen” på anmälningsblanketterna.

Planera dagens flöde.

Golfturneringar är en lång, fullspäckad dag, med många rörliga delar. Precis som tidsplanerna för välgörenhetsauktioner är flödet av ett golfevenemang av största vikt för att lyckas.

Kontrollera den här frågan som vi nyligen fick från Stephanie B. i Bend, Ore:

”Hej Winspire, vår auktion följer vår golfturnering och jag är orolig för tidpunkten. De flesta kommer att ha varit ute hela eftermiddagen. Vi uppmanar dem att ta med sig en gäst till middagen och bjuder in andra att delta i middagen och auktionen (som inte spelar golf). Kan ni ge några råd om tidpunkten med detta i åtanke? Det kommer att finnas golfpriser att dela ut också.”

Spelarnas upplevelse måste vara fantastisk från det ögonblick de kliver in på området tills de går därifrån.

Benefit-auktionsförrättare Heath Hales syn på situationen:

”Hej Stephanie, tack för din fråga. Detta är en svår strategisk fråga men den kan genomföras för att nå framgång. Jag tror att du har rätt med schemat och att be dem att få ytterligare gäster att dyka upp efter turneringen.

Vi har en mycket framgångsrik golfturnering/auktion/middagsevenemang varje år som ser ut så här: Golfturneringen avslutas, baren är öppen, de tysta auktionsföremålen är ute och buffén serveras. På en liten scen hälsar någon alla välkomna och säger att turneringens vinnare kommer att tillkännages inom kort – men först ska ni titta på den här videon om varför vi alla är här och vilken inverkan vi kan ha. Vi spelar upp videon, genomför liveauktionen och inkluderar sedan en paddelhöjning. Slutligen tillkännages golfvinnarna och ett band eller en DJ avslutar kvällen.

Hoppas att detta hjälper och lycka till! Heath.”

För att minimera förvirring och ”död tid” för dina givare ska du se till att allt har koordinerats in i minsta detalj med golfbanan.

”Du vill aldrig ha luckor emellan”, betonar Kennedy. ”Se till att din evenemangsplanerare kommunicerar med golfbanan och ger cateringavdelningen ständiga uppdateringar: Vår grupp har kanske 20-30 minuter kvar, låt oss förbereda oss på att de ska lämna banan under den tiden. Få turerna gjorda i samordning med golfpersonalen, få in gästerna i lokalen och håll dig till den strikta tidslinjen för kvällsprogrammet.”

Bottom line: Om det är första gången du arrangerar en golfturnering är det troligt att du undrar hur mycket du ska ta ut för inträde och registrering.

Svaret är att det beror på din budget.

”Det är så viktigt att skapa en budget – till och med innan du väljer ett datum eller en bana”, säger Kennedy. ”Sätt dig ner med din kommitté och arbeta fram en budget som tar hänsyn till vad du vill tjäna och hur mycket din publik kan spendera för att delta.”

Finn ut om en paddelhöjning är rätt för ditt evenemang.

Vi har tidigare sagt att praktiskt taget alla välgörenhetsgalor kan dra nytta av en fund-a-need, ett särskilt upprop eller en paddelhöjning.

Golfturneringar är dock en annan sak.

”Paddelhöjningar passar inte för alla evenemang, och jag har sett det gå åt båda hållen”, säger Kennedy. ”Om publiken har deltagit i andra evenemang med din välgörenhetsorganisation där det finns en paddelhöjning, eller om de är bekanta med konceptet och förväntar sig det, kan du överväga att inkludera en sådan.

”Å andra sidan har jag sett grupper, särskilt grupper som är förstagångsgrupper, som har försökt att lägga en paddelhöjning ovanpå en auktion, ett lotteri, en dragning av en möjlighet… och momentumet har bara aldrig kommit igång.”

Det finns inget mer skrämmande än att sitta i ett rum där någon ber om pengar och ingen räcker upp handen.

Så du vill ta en ordentlig titt på publiken, vilka som kommer att befinna sig i rummet och deras förmåga att ge.

Mixa upp med roliga minispel eller tävlingar.

Du kan anordna tävlingar på banan eller minispel. Exempel är att få bollen närmast ett mål eller att ge pris för längsta putten, rakaste slaget, längsta slaget och så vidare.

Vaka upp en typisk registrering till en golfturnering med ett komplett ”spelpaket” som inkluderar rätten att spela spelen och vinna priser. (Dessa kallas ibland ”mulliganpaket”, men termen mulligan tenderar att innebära längre tid på banan och att folk fuskar… så håll det roligt med ”spel”!)

Här är två roliga spelidéer som Kennedy har sett ideella organisationer använda sig av på senare tid:

• Roll the Dice (Rulla tärningarna): Ta med gigantiska uppblåsbara tärningar som spelarna ska rulla när de anländer till ett visst hål, och tilldela sedan olika positioner för varje resultat. Om någon t.ex. kastar ett udda och ett jämnt nummer kan han/hon slå från en viss tee; om ett par kastas kan spelaren slå vid 150-yardlinjen, och så vidare. ”Det är ett roligt sätt för spelarna att interagera med personalen från den ideella föreningen, plus att de kanske får en lägre poäng på hålet eftersom de kunde slå sina slag från en längre sträcka längs greenen”, förklarar Kennedy.
• Gissa ditt avstånd: Ta med två frivilliga: en som står vid tee boxen med en avståndsmätare och en annan nere på fairway. Låt spelaren gissa hur långt de kommer att slå sin drive, och slå sedan bollen. (Volontären på fairway går sedan till platsen för bollen.) Du kan sedan registrera avståndet och dela ut priser till de närmaste gissningarna, antingen på plats eller i slutet av dagen.

Bonustips: Spel är ett utmärkt tillfälle att involvera sponsorer. Du kan till exempel få ett lokalt försäkringsbolag att donera ett presentkort på 50 dollar till en restaurang och 500 dollar för att sponsra spelet ”Gissa ditt avstånd” vid hål 9.

Spelarna förväntar sig inte att vinna stora pengar från spelen, men något som en trevlig flaska vin, ett presentkort till Starbucks eller elektroniska prylar är roliga incitament som bryter upp dagen.

🔊 Den här veckan i Evenemang med förmåner: Dagens inlägg var bara ett smakprov på den information som Holly Kennedy, professionell evenemangsplanerare och PGA-proffs, gav i det senaste avsnittet av vår podcast om insamling av medel för evenemang, Events with Benefits. Kennedy ger ovärderliga tips om hur man arrangerar den perfekta golfturneringen.

Hit play nedan för att lyssna på den 40 minuter långa podcasten (eller klicka här för att besöka hela webbplatsen).