Har du svårt att förstå juridiken i ett hyresavtal för en kopiator? Om du inte är advokat eller inte har erfarenhet av att säkra en kopiator för ditt företag kan ett leasingavtal för en kopieringsmaskin vara ett skrämmande dokument.

Låt oss ta en titt på några av de utmaningar som du står inför när du tittar på ett leasingavtal för en kopieringsmaskin.

Navigera i ett leasingavtal för en kopieringsmaskin utan att sjunka ner

Många företag ingår ett leasingavtal för en kopieringsmaskin för att undvika att behöva lägga ut tusentals dollar i förskott för att köpa en högkvalitativ multifunktionell kopieringsmaskin. Genom att teckna ett leasingavtal för en kopiator betalar du en månads- eller kvartalsavgift för din kopiator under leasingperioden, som vanligtvis är tre till fem år.

Relaterad artikel: Hyra, köpa eller leasa din kopiator? How to Decide

När du begär in förslag från företag som hyr ut kopiatorer är det viktigt att du känner till dina behov av kopiatorer. Börja med att göra en behovsbedömning, så att du inte faller för ett högpresterande erbjudande som ger dig fler kopiatorer än du behöver och en dyr månatlig leasingräkning. Du kan undvika överdrivet kopieringshyresavtal genom att göra en noggrann bedömning av hur många kopior du gör per månad. Om du gör 20 000 kopior per månad ska du inte hyra en maskin som kan producera 200 000 kopior per månad. Betala inte för volym som du inte behöver. Samma sak gäller för andra funktioner: prata med dina medarbetare för att ta reda på vilka kopieringsfunktioner de behöver.

Gå inte in i blindo: Förstå hyresvillkoren innan du träffar kopieringsleasingföretag

Förstå hyresvillkoren är avgörande för att få ett rättvist hyresavtal för en kopiator. Genom att förstå villkoren för leasingavtal för kopiatorer är du bättre förberedd på att jämföra leasingavgifter för kopiatorer och vad leasingbolagen för kopiatorer ger dig för din månadsavgift. I den här bloggen förklarar vi några grundläggande villkor för leasingavtal för kopiatorer som du behöver förstå.

För en mer djupgående titt på processen för leasingavtal för kopiatorer kan du ta del av vår kostnadsfria guide: Nybörjarens guide till leasing av en kontorskopiator.

Leverantör. Även om du skaffar en kopiator genom ett företag som leasar kopiatorer, som Superior Office Systems, finansierar du leasingavtalet genom en bank eller ett annat låneinstitut. Precis som när du leasar en bil kommer din återförsäljare att välja långivare, kallad leasegivare i avtalsvillkoren, baserat på vem som erbjuder gynnsamma räntor och vem som med största sannolikhet kommer att godkänna din kredit.

Leasingperiod. Detta är den period som du har kommit överens om att använda och betala för kopiatorn. Leasingavtal kan sträcka sig från 24 till 60 månader, men är vanligtvis tre till fem år. Längre leasingavtal innebär lägre månadsavgifter, men är totalt sett dyrare. Om du räknar med stor volymanvändning kanske du inte vill ha en femårig period eftersom din maskin kanske inte är minst så länge. Din återförsäljare bör ge dig råd om hyreslängd baserat på volym och typ och märke av utrustning.

Betalningar. Dina betalningar baseras på maskinens värde dividerat med antalet planerade betalningar under leasingperioden, plus ränta.

Rabatter. Ofta erbjuder kopiatortillverkare kampanjer för att göra deras leasingavtal för kopiatorer mer attraktivt än konkurrenternas. Din återförsäljare bör informera dig om eventuella rabattprogram.

Färligt marknadsvärde. Det är inte ovanligt att underteckna ett leasingavtal för kopiatorer som ger dig möjlighet att köpa kopiatorn i slutet av leasingperioden. Företag väljer vanligtvis att köpa en kopiator i slutet av ett leasingavtal med kortare löptid eftersom det är mer sannolikt att kopiatorn har en viss livslängd och inte nått ett stadium av opålitlighet. Köpeskillingen, som bestäms av banken, ligger vanligtvis på 25 till 30 procent av maskinens ursprungliga kostnad.

Garanti. I ditt avtal står det förmodligen att leasingavtalet inte innehåller någon garanti för utrustningen. Tur för dig att detta inte nödvändigtvis betyder att din utrustning inte har någon garanti. Det beror på att garantin sannolikt ingår i ditt serviceavtal från din kopiatoråterförsäljare snarare än från finansinstitutet.

Relaterad artikel: 3 tips för att välja rätt serviceavtal för kopiatorer

Interimshyra. Långivare följer faktureringscykler, som kommer att innehålla specifika förfallodagar för betalning, till exempel den 1:a eller 15:e i månaden. Om din utrustning anländer före den första faktureringscykeln kan du komma att debiteras en interimshyra för att täcka den tid du haft kopiatorn före avtalets fastställda startdatum.

Tricky business – Ge paus för dessa klausuler.

Automatisk förnyelse. Automatiska kontraktsförlängningar är inte ovanliga i ett hyresavtal för kopiatorer och är en hyresgästs mardröm. När ditt leasingavtal närmar sig sitt slutdatum måste du meddela finansieringsbolaget att du har för avsikt att återlämna utrustningen.

Om du inte skickar ett brev till långivaren om att du har för avsikt att återlämna maskinen inom den angivna tidsram som finns i ditt leasingavtal för kopiatorn, kan du drabbas av en automatisk 12-månadersförlängning. Förnyelsen innebär ytterligare ett år av betalningar för en kopiator som du kanske inte längre vill ha. Om ditt serviceavtal och hyresavtal är kombinerade betalar du även för service. Det är tillrådligt att ha ett serviceavtal separat från ditt leasingavtal. Se till att sätta upp en varning i din elektroniska kalender för utgångsdatumet och vidta åtgärder!

$1 $ Utköpsalternativ. Som tidigare nämnts tillåter ibland långivare att du köper kopiatorn för 1 dollar i slutet av hyresavtalet. Utköpet kan låta som ett attraktivt alternativ i ditt leasingavtal för kopiatorn, men det kan kosta dig mer pengar på dina månatliga leasingavgifter. Det kan vara klokare att gå med på mindre betalningar och bestämma i slutet av leasingavtalet om du vill köpa kopiatorn. Om du bestämmer dig i slutet av hyresavtalet har du fördelen att veta hur din kopiator är i skick och om dina kopieringsbehov har förändrats.

Försäkringstillägg. Kontrollera ditt hyresavtal för kopiatorn för eventuella försäkringstillägg. Vissa långivare kräver att din leasade utrustning har ett försäkringsskydd. Du kanske kan undvika ett försäkringstillägg om du kan visa för långivaren att din kontorsförsäkring täcker kopiatorer.

Var försiktig med beräkningar & frakt

Många leasingföretag tillåter att du lägger till kopiatorer i ett leasingavtal och räknar om leasingavtalet baserat på den extra utrustningen. Titta noga på siffrorna för dolda räntehöjningar och för att se till att du inte betalar mer än utrustningens värde.

Se till att du granskar ditt hyresavtal för kopiatorer för leveransvillkor. Det är inte ovanligt att leasetagaren får stå för fraktkostnaden, som kan överstiga 500 dollar, i slutet av hyresavtalet.

Välj din leverantör med omsorg för att undvika dyra överraskningar

Här är slutsatsen: Är din leverantör hjälpsam genom att förklara hyresvillkoren så att du vet vad du skriver under? Har de dig i ryggen genom att se till att du inte fastnar i hyresvillkor som inte ligger i ditt intresse? På SOS tror vi på öppenhet och integritet. Vi är alltid glada att ge dig råd om hyresavtalsvillkor, och du är alltid välkommen att kontakta oss med dina frågor.