Med tanke på den mängd teknik som byggts för att förbättra teamkommunikationen borde tvärfunktionellt samarbete vara enklare än någonsin. Vi kan omedelbart kontakta medarbetare med Slack. Vi kan dela dokument över hela världen med Google Drive. Vi kan tilldela uppgifter och samarbeta om projekt i Asana. Det räcker dock inte alltid med att introducera ny programvara för ditt team. Du har troligen också andra, mer mellanmänskliga, hinder att övervinna.

På InVision, till exempel, spelar samarbetsverktyg en viktig roll för att samordna arbetet mellan produkt- och marknadsföringsgrupperna. Men de betonar också vikten av ständig kommunikation, tydlig delegering av ansvarsområden och kunskap om kommande produktlanseringar i hela företaget. Alla dessa ingredienser bidrar till deras förmåga att framgångsrikt samarbeta mellan flera team – och deras marknadsföringskampanjer är starkare för det.

När man saknar klarhet om syftet blir det tydligt när man försöker bryta sig ut ur sin silo för att samarbeta – och då stöter på en vägg.

Tvärfunktionellt samarbete kan frigöra möjligheter för företag att göra sitt bästa möjliga arbete. Så varför kämpar vi mot det? Och varför har vi svårt att underlätta det även när vi alla är överens om att vi vill ha det? Nedan hittar du fem vanliga hinder för samarbete mellan team, avdelningar och funktioner – och lösningar för vart och ett av dem.

Vad är tvärfunktionellt samarbete?

Samt uttryckt är tvärfunktionellt samarbete när personer från olika team eller funktioner (marknadsföring, försäljning, teknik, HR) inom ett företag slår sig samman för att arbeta med ett gemensamt mål, projekt eller ansvar.

Det kan handla om allt från dagliga ansvarsområden, t.ex. att kundsupport och marknadsföring samarbetar kring sociala medier, till engångsprojekt, t.ex. att försäljning och produkt utvecklar en ny, kundkonverterande funktion. Men det är inte alltid lätt att få det att hända – för att inte tala om att få det att fungera.

De inblandade teamen har motstridiga mål – eller inga mål alls

Har du någonsin försökt involvera ett annat team i ett projekt, bara för att höra dem säga ”det är inte en prioritet för oss”? Det kan kännas irriterande om du vet att det kommer att ha en direkt inverkan på intäkterna, få ett stort antal nya kunder, åtgärda en stor teknisk skuld eller på annat sätt ha en positiv inverkan på din verksamhet.

I det här fallet är det troligt att du och det berörda teamet inte har samma mål. Eller ännu värre, du känner inte till målen för ditt team eller företag.

När du saknar klarhet om syftet blir det uppenbart när du försöker bryta dig ut ur din silo för att samarbeta – och sedan stöter på en vägg.

Lösning: anpassa dig till målen och dela dem med alla

Uppmuntra de högre cheferna att göra företagets mål offentligt synliga så att alla, inte bara ledningsgruppen, vet vilka prioriteringar företaget har. Om du är en enskild bidragsgivare, se till att du vet hur dina projekt leder upp till bredare mål (du kan använda tydlighetspyramiden för att hjälpa till att kartlägga detta) och kommunicera vilket mål ditt initiativ stöder med medarbetare.

Om du använder Asana skapar du ett projekt som listar alla dina företagsmål och målsättningar. Dela det med hela företaget så att alla team – från redovisning till försäljning – förstår helheten. Du kan använda kommentarsbehörighet för att se till att det är synligt, men inte redigerbart, för alla. Om du vill ha mer detaljerade instruktioner kan du läsa vår guideartikel om hur man skapar ett projekt med företagets mål och milstolpar i Asana.

Du känner inte till andra teamens projekt och initiativ

Några av de bästa samarbeten jag har jobbat med startade när en annan medarbetare vände sig till mig och sa: ”Hej, det här teamet jobbar med XYZ. Kände du till det?”

Du har säkert också upplevt detta. Tyvärr är det så att för varje gång vi snubblar över en möjlighet till korsvis samarbete, så är det många fler som går oss förbi på grund av att vi inte visste vad andra team arbetade med. Organiska samarbeten är bara toppen av isberget. Tänk på hur många fler möjligheter vi kan avslöja genom att aktivt kommunicera vårt arbete med varandra.

Lösning: dela med dig av kommande arbeten inom och utanför din avdelning

Att inte veta vad dina kollegor håller på med skapar ett hinder för samarbete över teamgränserna, men det behöver det inte göra. För att lösa detta kan du regelbundet dela en sammanfattning av ditt teams kommande arbete med hela företaget eller skapa en plats där andra lätt kan hitta denna information.

Samarbete över teamgränserna har potential att låsa upp några av våra bästa arbeten, att avslöja insikter som vi aldrig visste att vi behövde och att ta våra projektresultat från hyfsade till exceptionella.

Var bara uppmärksam på bruset. Även om det är bra att ha en uppfattning om vad varje team i ditt företag gör, behöver inte varje person känna till varje liten Tweet, felrättning eller kundsupportärende. Håll din delning kortfattad, men ge kollegorna en destination de kan gå till (t.ex. ett Asana-projekt) om de vill veta mer.

I Asana kan du använda statusuppdateringar för att ge alla dina projektföljare en snabb uppdatering om framstegen och det kommande arbetet. För större initiativ kan du skapa en sammanfattning och dela den som en konversation för hela teamet eller personalen. Inkludera länkar till relevanta uppgifter och projekt och bjud in lagkamrater att gå med i ett projekt om de kan bidra.

Du förstår inte dina medarbetares roller, ansvarsområden eller jargong

En gång lyssnade jag på en medarbetare som gav samma uppdatering på vårt veckovisa teammöte i två månader i rad. Jag tyckte inte att det var relevant för mitt arbete. Det vill säga, tills jag såg slutresultatet och insåg att vi just hade missat ett riktigt bra tillfälle att samarbeta. Om vi hade pratat igenom det mer ingående hade vi kunnat hitta sätt att minska dubbelarbete och förkorta hennes projekts tidslinje.

Ofta sker denna ”missade kontakt” på jobbet eftersom vi:

1. inte fullt ut har förstått den andres roll eller ansvarsområden
2. använder jargong och nomenklatur som inte är lätt att förstå för en bredare publik

Troligtvis är medvetenhet det första steget för att bryta ner detta hinder.

Lösning: Lär dig vem som gör vad och tala deras språk

När du kan, lär känna dina medarbetare, deras arbetsstilar och ställ detaljerade frågor om vad de arbetar med. I större företag kan du underlätta inlärningstillfällen, till exempel slumpmässiga 1-1-träffar eller företagsgemensamma ”show and tells” där folk kan presentera saker som de byggt, lanserat eller arbetat med.

På Asana gör vi detta genom att tilldela varje anställd ansvarsområden (AoRs) och hålla en löpande lista över alla AoRs och deras ägare. Det hjälper alla att veta exakt vem som gör vad.

Att ta på sig ett annat projekt verkar för tidskrävande

Det här är förmodligen det vanligaste scenariot: Du bjuder in ett team eller en lagkamrat att samarbeta med dig om något. De är intresserade, men har inte tid. Kanske går de med på att hjälpa till men ”nästa månad” eller ”nästa kvartal”. Så småningom skjuts projektet upp på obestämd tid och du har gett upp allt hopp om att det någonsin ska bli färdigt.

Problemet är att det ofta verkar vara en skrämmande, tidskrävande uppgift att engagera sig i ett nytt projekt – även om det i själva verket är en mycket mindre uppgift.

Lösning: Presentera ett tydligt förslag, en tidsplan och ett beräknat tidsåtgång

Innan du ens ber din kollega att hjälpa till med ett nytt projekt, ta dig tid att uppskatta hur lång tid projektet kommer att ta. Buffra in extra tid för ditt projekt om du kan. Beskriv sedan medarbetarens roll och uppskattade tidsåtgång. Om de har en tydligare förståelse för vad du behöver av dem och hur lång tid det kommer att ta, blir hindret för att ställa upp mindre.

I Asana skapar du ett projekt och lägger till en beskrivning och förfallodatum för uppgifterna. Tilldela uppgifter inom projektet till enskilda lagkamrater. Använd sedan anpassade fält för att lägga till en uppskattad tidsåtgång. När du tilldelar ut uppgifter kommer dina medarbetare att ha en mycket tydligare förståelse för vad de måste göra, när och hur lång tid det kommer att ta.

Det finns en motvilja mot att anta nya arbetssätt

”Vanor är din hjärnas version av autopilot”, skriver Stephanie Vozza på Fast Company. På arbetsplatsen innebär detta ofta en motvilja mot att införa ett nytt verktyg, en ny metod eller ett nytt arbetssätt. Det är mentaliteten ”om det inte är trasigt, varför fixa det”.

Ofta innebär korsvis samarbete och nya verktyg att vi måste ändra våra arbetsvanor. Och vi vet alla att vanor är svåra att bryta.

Olyckligtvis ignorerar vi genom att hålla oss till våra vanor möjligheter att arbeta effektivare, spara tid och gå före i utvecklingen. (Tänk bara på den fördel som tidiga användare av e-post hade jämfört med sina motsvarigheter utan e-post!) Och vem vill inte få mer tid på dagen?

Lösning: Om du introducerar något nytt – oavsett om det är en ny process eller ett nytt verktyg – för ditt team, låt folk komma in i de nya processerna. ”Det jag har kommit fram till är att inte driva på en större processöversyn”, säger Caisha, medlem i Asana-communityn. ”Börja med ett enkelt projekt, till exempel en mötesagenda eller ett evenemang. Helst är det något som många på avdelningen, oavsett inriktning, behöver känna till eller vara involverade i.”

Det är också en bra idé att ha en kontaktperson, eller en mästare, som försiktigt påminner folk: ”Hej, minns du den där nya processen som vi följer?”. Eller ”Hej, kan du lägga in det här i Asana?” för att hjälpa andra att ta till sig ett nytt arbetssätt.

Om du precis har börjat använda Asana med ditt team kan du använda integrationer som Gmail-tillägget för att hjälpa folk att smidigt övergå från att kommunicera via e-post till att samarbeta i Asana.

Börja samarbeta med lagkamrater

Tvärfunktionellt samarbete har potential att frigöra några av våra bästa arbeten, att avslöja insikter som vi aldrig visste att vi behövde och att ta våra projektresultat från hyggliga till exceptionella. Men att underlätta samarbete är inte helt problemfritt. Det kräver arbete. Det är upp till dig att bestämma om du ska låta barriärer fånga dig i en silo, eller om du ska bryta ner dem.