Om du är som jag och driver ett företag eller en sidoverksamhet från ett hemkontor (eller bara jobbar på distans ibland), så förstår du behovet av att ha en skräpfri, minimalistisk hemkontorsmiljö.

Under min uppväxt sa min mamma alltid till mig: ”clear space, clear mind”. Den lilla klumpen har alltid fastnat hos mig. Jag tror på det.

Min vän Joshua Becker har just skrivit en ny bok, The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life. I den ägnar han ett kapitel åt hemmakontoret.

Jag tänkte att det var ett perfekt tillfälle att dela med mig av några tips om hur man håller ett minimalistiskt hemmakontor, ge dig en uppdatering om min situation på hemmakontoret, ge mina tankar om Joshuas tips om hemmakontoret och dela med mig av mina handlingsplaner för att få bort en del av det röriga kaoset i mitt arbetsliv.

Vet du det? Enligt våra partners på FlexJobs:

”3,9 miljoner anställda i USA, eller 2,9 % av den totala arbetsstyrkan i USA, arbetar hemifrån minst hälften av tiden, vilket är en ökning från 1,8 miljoner 2005 (en ökning med 115 % sedan 2005).”

Det finns många av oss där ute som har arbetsplatser i hemmet. Och fler människor ansluter sig till våra led varje dag. Låt oss titta på några sätt (starkt inspirerade av boken ovan) som vi kan städa upp det utrymmet och bli mer effektiva.

Definiera ditt hemmakontorsutrymme

Detta är ett viktigt steg som vi ofta hoppar över när vi försöker skapa ett fridfullt hemmakontor. Typiskt sett kan hemmakontoret, mer än något annat rum, vara ett allmängodsrum för en massa saker: kontor (företag vs side hustle vs familjeekonomi), förvaring, pianorum, läsrum, extra lekrum etc.

Det är okej att rummet är dedikerat till ett fåtal av dessa saker om det är ett stort utrymme, men det kan inte vara allt detta. Sätt några gränser för vad det här rummet är? Kan du flytta ut några andra aktiviteter från detta utrymme?

Slutsats: försök inte göra för mycket i detta enda utrymme. Kaoset kommer naturligtvis att leda till röran.

Hur jag definierar mitt utrymme:

Mitt hemmakontor har haft flera olika versioner, men just nu är det tillägnat mitt arbete med den här webbplatsen (jag har ett skrivbord för att stå upp och ett vanligt skrivbord – båda har jag tillverkat och använder), jag hanterar en del av familjens finanser och mina barn får öva sig på tangentbordet eller ibland spela sitt favoritdatorspel – Prodigy Math. Det kommer också att innehålla tillfällig FinCon-relaterad förvaring från tid till annan.

Då jag går in i ett co-working space två eller tre dagar i veckan, tycker jag att det är okej att mitt hemmakontor används för barnens tangentbord eller datorspel när jag inte är där – den här aktiviteten använder bara två extra föremål som lätt kan förvaras. Men det här utrymmet är inte avsett för FinCon-förvaring – jag har ett riktigt förvaringsutrymme för det. Så jag måste se till att saker inte kryper in i det här utrymmet längre.

Relaterat: 7 typer av kontorsutrymmen för den nyblivna entreprenören

Skrubba ut lådor och skåp på ditt kontorsbord

När du har ditt mål för det här utrymmet är det dags att rensa ut lådorna och skåpen. Om du har haft ditt hemmakontor ett tag har du förmodligen några skrivbordslådor och arkivskåp som har samlat på sig en del saker.

Låt oss rensa ut dem. Ta ut allt ur lådorna och skåpen och lägg bara tillbaka det om du har använt det under det senaste året eller om du behöver behålla det för att föra register. Behåll bara en av varje typ av kontorsutrustning eller kontorsmaterial.

Sätt allt annat i en hög för att sälja, skänka eller slänga det i papperskorgen. Gammal elektronik kan säljas på en webbplats som Decluttr (läs vår recension).

Så vilka register ska du föra? Jag ska inte försöka ta itu med hela listan här, men jag ska lägga till några viktiga punkter:

• Skaffa dig ett kassaskåp för de fysiska/präglade ”eviga föremålen”: pass, testamenten, äktenskapslicenser, livförsäkringar, titlar, handlingar och födelsebevis. Jag använder det här lilla, brandsäkra kassaskåpet (från Amazon.com) och jag har upptäckt att när det börjar bli fullt måste jag slänga vissa saker. Litet kassaskåp = mindre skräp.
• Var förvara alla skattehandlingar i ett arkivskåp eller en förvaringslåda i minst sju år. Här finns mer från IRS om hur man förvarar skattehandlingar.
• Behåll alla ursprungsdokument för inteckningar, lån, investeringar, så länge du har skulden eller investeringen.
• Behåll inte kontoutdrag, räkningar, kvitton, du kan få dem på nätet. Och behåll inte något som ersätts av en nyare version (t.ex. ett försäkringsbrev).
• För att avsluta, digitalisera så mycket som möjligt av detta. Det är en bra idé att till och med ta en bild av dina ”eviga föremål” för att ha dem i arkivet.

Mina skrivbordslådor och skåp:

Ett av mina skrivbord har lådor och arkivskåp, och därför finns det en kombination av kontorsutrustning (häftapparater, pennor osv.), personliga finansakter och checkhäften, affärsdokument och checkhäften samt en del små elektroniska sladdar och tillbehör.

Jag har också ett par bokhyllor, som båda har skåp: på den ena sidan förvaras kassaskåp och skrivare, och på den andra sidan förvaras slumpmässiga lådor, förnödenheter och FinCon-prylar.

Jag måste ta med mig mina gamla affärshandlingar och få någon tjänst att skanna dem och organisera dem åt mig. Jag måste också ge de små elektroniska tillbehören en genomgång för att avgöra vad som inte har använts på ett tag.

Slutligt behöver jag en låda som är helt tom så att jag kan ta bort allt från skrivbordet i slutet av dagen och förvara det utom synhåll. Jag vill ha ett rent skrivbord i slutet av varje dag.

Relaterat: 6 ekonomiska fördelar med att arbeta hemifrån

Ingen extra inredning: Böcker, diplom och extra möbler

Nu när allt bakom kulisserna är organiserat kan vi ta en andra titt på vad som är synligt. Har du för mycket saker på väggarna, i hyllorna eller helt enkelt på golvet i ditt kontor?

Håll dig i minnet att du ovan åtagit dig att göra det här verkligen till ett hemmakontor.

• Låt oss börja med att plocka bort alla möbler som inte passar in. Hitta en annan plats i huset för dem eller gör dig av med dem.
• Därefter tar vi itu med väggarna. I sin bok hänvisar Joshua till en ”egovägg” med diplom och utmärkelser. Gör dig av med allt på väggen ”som är mer distraherande än hjälpsamt”.
• Till sist, ta bort alla böcker och lägg inte tillbaka dem om du inte läser dem, om du inte kommer att läsa dem snart eller om boken har ett sentimentalt värde. Överväg att byta till digitala böcker även här. Jag använder Audible för all min ”läsning” nuförtiden och tycker att det är mycket mer produktivt att lyssna på språng och i en hastighet som passar mig.

Min inredning och möbler:

Jag är skyldig till ”egoväggen”. Även om jag är stolt över min utbildning och det är verkligen trevligt att bli belönad för sin framgång, känns dessa saker lite daterade och inte lika eftersträvansvärda eller meningsfulla som något fräscht och enkelt.

Jag har också några musikinstrument i rummet som är mer dekoration vid det här laget. Jag måste hitta en annan plats för dem eller göra mig av med dem. Jag klarar mig ganska bra med mina böcker och håller dem trimmade ner till bara en hylla i min bokhylla.

Jag tror att det är dags för diplom och troféer att komma ner. Jag diskuterar musikinstrumenten. Jag tror att gitarren skulle kunna hängas på väggen och jag skulle vara mer benägen att plocka upp den och spela. Trumman måste flyttas till min garderob eller doneras.

Förbinda dig till ett rent skrivbord

Om du är som jag har ett rent skrivbord förmodligen störst inverkan på din känsla av känslomässigt välbefinnande i arbetsmiljön. Det finns inget bättre än att gå in i mitt arbetsrum och hitta ett skarpt, rent och skräpfritt skrivbord för att komma igång med dagens arbete. Detta sker inte naturligt, så du måste engagera dig för det.

Ditt skrivbord är till för de saker du för närvarande arbetar med. Inget mer. Lagra inte saker på ditt skrivbord som skulle kunna/bör finnas någon annanstans. Det är därför som nummer 2 ovan är så viktigt. Lämna en skrivbordslåda tillräckligt tom så att den alltid är tillgänglig för att förvara dina vanligt roterande skrivbordsföremål.

Min skrivbordssituation:

Det är inte ovanligt att mitt skrivbord blir fullt av post, saker som jag har med mig hem från resor, visitkort, snacks, mössor, handskar, accessoarer, klistermärken och prydnadsföremål. Jag brukar se över min städning av skrivbordet med några veckors mellanrum eller så.

En sak som har hjälpt mig lite har varit att ha en papperskorg på skrivbordet och åta mig att förvara allt där. En annan sak som har hjälpt är att köpa det här bildskärmsstället från Amazon som ger mig utrymme under bildskärmen för att förvara tangentbordet och musen i slutet av dagen.

Jag ska försöka hitta utrymme i mina skrivbordslådor för att flytta den där papperskorgen. På så sätt är det enda som ligger ovanpå skrivbordet exakt det som jag arbetar med just nu. Om inget finns där tror jag att jag är mindre benägen att släppa prydnadssaker eller kort eller andra slumpmässiga föremål på skrivbordet löpande.

Hantera inkommande papper

Hemkontoret tenderar att samla på sig mycket papper, så du måste skapa system som gör att du kan sortera igenom detta pappersarbete snabbt och effektivt.

• Först ska du välja bort så mycket skräppost och så många kontoutdrag som du kan. Besök din bank för att ta itu med kontoutdragen och besök FTC för information om hur du stoppar alla uppmaningar. Du behöver inte få det här!
• För det andra, skaffa en återvinningsbehållare eller dokumentförstörare och placera den bredvid ditt skrivbord. Enligt min mening är detta ett acceptabelt föremål att ha ute eftersom det skapar snabba åtgärder. Så snart posten kommer in, sortera allt och lägg sedan skräp och öppnade kuvert i återvinningsbehållaren. Klart!
• Om det är ett utdrag eller en räkning eller andra viktiga ekonomiska dokument, arkivera dem på lämplig plats. Nio gånger av tio brukar jag bara ta en bild av posten och skicka pappersversionen till återvinningen ändå. Jag kan oftast ta hand om det digitalt.

Hur jag tar hand om papper:

Jag tenderar att låta papper stapla sig i min papperskorg och brukar gå igenom allt varje vecka eller varannan vecka. När jag gör detta dagligen i stället för varje vecka tycker jag att jag är bättre på att hålla skräpet i schack, naturligtvis.

Vad gäller att välja bort post, så gjorde jag det själv för flera år sedan och det har fungerat bra. Jag får främst saker från företag som jag känner till. Fru PT har dock inte valt ut sig ännu och därför får hon fortfarande massor av erbjudanden tack vare sin oklanderliga kreditvärdighet.

Jag kommer att uppmuntra fru PT att välja ut sig. När det gäller inkommande papper bör en veckovisa rutin vara bra för tillfället så länge papperskorgen hamnar i lådan.

Sluttliga tankar om det minimalistiska hemmakontoret

Förhoppningsvis kan det leda till ett lyckligare och hälsosammare arbetsliv för dig och din familj om du tar några av de här stegen.

Hjälmakontoret kan vara en speciell plats, där viktigt och livsavgörande arbete utförs. Så försumma det inte när du försöker skapa en minimal livsstil.

Jag avslutar med ett citat från Joshuas bok som jag tyckte var särskilt användbart för oss som jobbar vid sidan om:

”Med ett minimerat hemmakontor kan du få – och hålla dig – på topp vad du än jobbar där. Och så här är det: när du har koll på det kan du se mer … och börja ta steg för att åstadkomma mer. Kanske kan du efter att ha gått in på ditt hemmakontor en lördagsmorgon och insett att du har kommit helt ikapp med dina kontorsarbeten, planera hur du ska starta det där deltidsföretaget som du har tänkt på.”

The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life finns tillgänglig på Amazom. Den ger dig möjlighet att städa upp i hela ditt hem, inte bara på kontoret.

Och som Joshua alltid gillar att dela med sig av kan du helt enkelt reservera den gratis på ditt lokala bibliotek om du inte vill köpa ytterligare en bok. Du kan lära dig mer om Joshua genom att lyssna på det här podcastavsnittet jag gjorde med honom.

Vad är dina tips för att hålla ett skräpfritt hemmakontor?