En uppdragsbeskrivning är en kort, meningsfull fras som sammanfattar det syfte som driver ditt företag. I likhet med ditt företags vision (vad) och värderingar (hur) svarar ditt uppdragsuttalande på frågan varför du gör det du gör.

Vi tar dig genom en enkel process i sex steg för att utveckla ditt företags uppdragsuttalande. Vi ger dig också en mall och exempel som kan inspirera dig.

När du har skapat ditt företags uppdragsuttalande kan du överväga att lägga ut det på din företagswebbplats.

Mall för uppdragsuttalande

Här är en mall för uppdragsuttalande som tar dig genom den process som beskrivs nedan för att skapa ditt företags uppdragsuttalande i sex steg.

När du går igenom mallen, tänk på ditt uppdragsuttalande som en haiku eller tweet – mindre är mer.

• Ladda ner mallen som en DOC- eller PDF-fil

Här är de sex stegen som hjälper dig att skapa ditt företags uppdragsuttalande.

Steg 1: Ställ frågor

Du kanske vill göra detta ensam, tillsammans med en affärspartner eller med en grupp betrodda rådgivare som dina toppchefer, affärscoach, revisor eller till och med din make/maka. Poängen är att börja ställa frågor om vad ditt företag gör och varför.

Ställ dig själv och ditt team grundläggande frågor som dessa om ditt företag:

• Vad är det vi gör?
• Vad skapar vi?
• Varför är det viktigt?
• Vem är det viktigt för?
• Hur gör det skillnad?

Ta dig tid. Det kan faktiskt vara bäst att boka in ett möte eller två för att åstadkomma detta. Under ett möte kanske du till exempel vill gå igenom andra företags uppdragsbeskrivningar. Titta på internet efter företag som du beundrar, eller företag som utför arbete som liknar ditt.

Fråga sedan dig själv och dina rådgivare:

• Hur skiljer sig vårt företag från våra konkurrenter?
• Hur kan vi förbättra andras uppdragsbeskrivningar?
• Vilka uppdragsbeskrivningar är intressanta för oss?
• Vilken typ av beskrivning känns rätt för vår verksamhet?

Här är ett exempel:

Säg att du äger en däckbutik och vill ta fram en uppdragsbeskrivning för din verksamhet. Detta är svaren som du skulle kunna ge på frågorna ovan:

• Vad är det vi gör? Montera däck
• Vad skapar vi? Säkrare fordon
• Varför är det viktigt? Färre olyckor
• Vem spelar det roll för? Fordonsägare och deras familjer, t.ex. föräldrar till tonårsförare
• Hur gör det skillnad? Vi gör resandet i vårt samhälle säkrare

Inget i dessa frågor eller svar hänvisar till hur mycket pengar du tjänar eller hur många däck du säljer. De handlar om dina kunders behov, vilket en uppdragsbeskrivning bör vara.

Nästan, ställ några frågor om konkurrenter:

• Hur skiljer sig vår verksamhet från våra konkurrenter? Vi är lokalt ägda
• Hur kan vi förbättra andras uppdragsbeskrivningar? Exempel: Vi skulle i stället kunna säga att vi bryr oss om dig och din säkerhet
• Vilka uppdragsbeskrivningar är intressanta för oss? Superior Tire i Kalifornien säger: ”Prisvärda priser och en god kundservice.”
• Vilken typ av beskrivning känns rätt för vår verksamhet? En som fokuserar på att hålla din familj säker genom att ge service på hemmaplan

Steg 2: Brainstorma utifrån dina svar

Detta kan tyckas vara den enklaste delen, men det kan visa sig vara svårt eftersom människor har en tendens att redigera sig själva. Istället ska du bara skriva. Be dig själv eller ditt team att börja säga ord eller korta fraser högt. Vissa ord och idéer kommer att vara bra medan andra kommer att vara fåniga. Döm inte.

Redigera faktiskt inte alls när du brainstormar. Skriv bara ner de ord som dyker upp i ditt eller deras huvud. Skriv exakt vad de säger. Omformulera inte deras idéer, för då 1) slutar de att bidra och 2) kan du missa det som är viktigast i deras bidrag.

Detta är endast en fas för datainsamling. Vad du kommer att få i slutändan är några gemensamma känsloord eller korta fraser som börjar bli begripliga och som börjar ge genklang hos dig och andra.

Steg 3: Rensa din lista med ord

Om det är du själv som hittar på orden (vilket inte är ett rekommenderat tillvägagångssätt) är det lätt att redigera genom att stryka över de termer som du inte tycker om eller som inte passar in. En rolig metod är dock att göra detta på ett möte eller i en grupp och ge deltagarna chansen att ”rösta” på ord eller fraser som de tycker om.

Överväg att lägga upp orden på ett diagram eller dokument och låt sedan teamet rösta med stjärnor eller kryss bredvid de termer eller beskrivningar som de tycker bäst om. Denna feedback ger fördelen att få ”buy-in” från din personal, vilket vi kommer att diskutera vikten av senare i den här artikeln.

Denna process kommer att rensa listan med ord till de ord som är mest representativa för ditt företag och viktigast för att representera vad ditt företag gör och varför.

Steg 4: Skapa ett första utkast

Det här är den del av processen som du eller din marknadsföringsansvarige, PR-ansvarige, HR-ansvarige eller någon annan resurs för kreativt skrivande kanske vill ta hand om. Det görs inte i grupp – det är bäst att göra det ensam. Här är ett exempel på fem första utkast till idéer för däckföretagets uppdragsbeskrivning.

Du kan sammanfatta dina tankar i ett första utkast till uppdragsbeskrivning. Alternativt kan du ta fram några första utkast till uppdragsbeskrivningar som du kan arbeta utifrån. Poängen är att få ner din eller dina uppdragsbeskrivningar på papper. Du kan redigera senare.

Steg 5: Begär feedback

Det här är ett viktigt steg som många företagare hoppar över. Det är viktigt eftersom du vill vara säker på att det du vill säga förstås av andra. Om du publicerar din uppdragsbeskrivning utan att fråga andra vad de tycker kan det hända att du får något som inspirerat dig men ingen annan. Ett annat misstag är att låta en PR- eller HR-person ensam utforma din uppdragsbeskrivning utan din eller andras input. Det är ditt uppdragsuttalande och bör återspegla din röst, så ta dig tid att göra det rätt.

Även ett möte fungerar. Du kan också skriva ner ditt uppdragsuttalande och sprida det på kontoret. Få feedback från kunder, anställda och andra företagare. Lyssna på deras input om hur uppdragsbeskrivningen får dem att känna sig.

Notera att vissa människor inte vill såra dina känslor, så de nickar helt enkelt och säger ”det är okej”. Några bra frågor för att få dem att öppna upp med ärliga synpunkter är:

• Hur får det här dig att känna för vårt företag?
• Vad skulle du ändra i formuleringen?
• Vad är det som inte fungerar för dig med den här meningen?
• Vad saknas?

Steg fyra och fem kan behöva upprepas tills du får fram något som alla kan enas om ger verksamheten ett syfte och som de kan köpa. Författaren Brandon Peele förklarar varför:

Brandon Peele, författare, ’Planet on Purpose’

”Människor som är kopplade till sitt syfte har fyra gånger så stor sannolikhet att vara engagerade och är fem gånger så produktiva som de som inte är kopplade till sitt högre syfte. Denna forskning och mycket mer (om effekterna av syfte på arbetsplatsen och inom hälsa och samhälle) finns tillgänglig här: http://scienceofpurpose.org.”

Fortsätt att redigera och få feedback tills du och de du litar på är överens om att du har lyckats.

Steg 6: Slutför & Dela det

När du har bestämt dig för din uppdragsbeskrivning är det dags att slutföra den. Du kommer förmodligen att känna lättnad när du bestämmer dig för att ”det här är det – det här är vår uppdragsbeskrivning”. Se till att skriva ner det någonstans så att du inte glömmer de exakta orden du använde eftersom nästa steg är att börja använda ditt uppdragsuttalande i företagets kommunikation.

Exempel:

Våra däck & Service Keep You & Your Family Safe on All Wheels

Kommunicera ditt företags uppdragsuttalande

Det finns många olika sätt att dela med sig av ditt uppdragsuttalande, så vi kommer att fokusera på några av de mer vanliga. Tänk på att du har mer än en målgrupp. Din uppdragsbeskrivning bör delas med dina anställda. Det bör också delas med dina kunder och kanske till och med med dina leverantörspartners.

De kommunikationsmedel du använder för att dela med dig av din uppdragsbeskrivning kan tjäna flera målgrupper. Här är två exempel:

• Dokument som vänder sig till de anställda: Du kan inkludera din uppdragsbeskrivning på affischer på arbetsplatsen, i din företagshandbok, i brev med erbjudanden, på företagets karriärsida eller på de anställdas lönekuvert. Du kan också inkludera det i platsannonser och trycka det på personalprylar som t-shirts, kepsar och kaffemuggar.

• Material som vänder sig till kunderna: Du kan inkludera ditt uppdrag på visitkort, produktbroschyrer, affärsförslag, företagets webbplats, reklamskyltar, postutskick och till och med på vinyldekaler för företagets fordon.