Att leda en workshop är ett effektivt sätt att utbilda en grupp eller få dem att samarbeta.

Men det finns fortfarande många missförstånd kring hur man gör detta.

Som en del av arbetet med att driva innovationsprojekt på ?What If!, använder vi workshops som ett verktyg för att skörda och utnyttja kreativiteten i våra projektgrupper.

Även om jag inte kan återskapa den spännande upplevelsen av att delta i en av dessa workshops på nätet, vill jag dela med mig av några av de mest användbara sakerna som du kan genomföra i dina workshops.

Vad en workshop egentligen är

För det första måste en workshop vara interaktiv. Det är inte en föreläsning. Scott Berkun förklarar detta väl:

”En matlagningsworkshop innebär att laga saker. En skrivarverkstad innebär att man skriver saker. Om det mesta av din ”workshop” består av människor som faktiskt inte gör något, bör du kanske kalla den för en klass, en föreläsning eller ett misstag.”

Jag ser workshops som ett sätt att få en grupp att samarbeta effektivt eller lära sig på ett interaktivt sätt.

I vanliga fall anordnas workshops i början av ett projekt eller som en milstolpe i projektet.

I många fall består en projektgrupp av människor som inte arbetar tillsammans dagligen. Genom att anordna en workshop får du möjlighet att samla alla i samma rum för att:

1. Facilitera samarbetsarbete (planering, idéutveckling…);
2. Lär ut nya färdigheter till teamet;
3. Tappa in den tysta kunskapen hos varje teammedlem
4. Uppdatera teamet för att få alla på samma linje när det gäller projektets aktuella status (detta bör vara ett sekundärt mål, eftersom det inte är det effektivaste sättet att uppdatera en grupp);
5. Få deltagarna att fatta ett beslut (var mycket försiktig med beslut genom konsensus).

En bra workshop kräver förberedelser. Här är hur du kan göra detta.

Hur man förbereder en bra workshop

Det finns fem viktiga faser för att förbereda en bra workshop:

1. Analys
2. Planering
3. Utveckling
4. Övning
5. Utvärdering

Unterskillnaden mellan dessa faser hjälper dig att fokusera på att besvara rätt frågor vid rätt tidpunkt, dvs.

Analys

För att förbereda och genomföra en workshop måste du vara säker på att det är det bästa sättet att få det resultat du behöver. När så inte är fallet blir en workshop en underhållning eller ett tidsfördriv, dvs. ett misstag.

Du måste vara tydlig med sammanhanget för workshopen.

• Varför behöver du en workshop? Vad vill du uppnå?
• Behövs det verkligen en workshop för det?
• Om ja, vad är din vision av framgång (idealiskt resultat) för den här workshopen?
• Vilka resultat vill du ha i slutet av sessionen?

Analysen bör leda till att du får fram ett tydligt mål för workshopen.

Workshops planeras ofta flera veckor eller månader i förväg. Att förbereda en workshop tvingar dig att tänka framåt i förhållande till din projektplan.

Planering

Planering handlar om att skapa strukturen för workshopen.

Begynna planeringen av en workshop med målet i åtanke. Visualisera det resultat och de resultat du vill ha. Arbeta sedan bakåt så att din plan verkligen leder dig dit.

Det är bättre om du kan skapa en detaljerad dagsplan för din workshop. Den innehåller:

• Huvudlinjer för varje moment i workshopen
• Detaljerna för varje aktivitet: Vad du kommer att berätta för deltagarna och be dem göra
• En tidsruta för varje aktivitet
• Vem gör vad
• Vilket material du behöver för sessionen

Vid varje ögonblick av dagen ska du kunna föreställa dig exakt vad du gör med din publik. Ju fler personer i rummet desto tydligare måste du vara.

Det är också dags att fråga dig själv vem som ska delta i sessionen. Du bör också identifiera vilket tillstånd du vill att gruppen ska befinna sig i, t.ex. ge laget energi; fokusera på ett intensivt planeringsmöte…

Enligt min erfarenhet blir planeringen lättare om du är tydlig med sammanhanget och vad du vill få ut av workshopen.

Utveckling

Utvecklingsfasen handlar om att skapa det innehåll du kommer att behöva (eller ibland hitta det, om du redan har en loggbok med innehåll och övningar).

Om du tror att du kommer att återanvända innehållet uppmuntrar jag dig att skriva manus. På så sätt kan du komma ihåg vad som hände och låta andra gruppmedlemmar köra liknande workshops.

Det finns en anledning till att jag gör skillnad mellan planering och utveckling. Båda aktiviteterna kräver att du fokuserar på olika saker:

– Planering handlar om att skapa en översikt över workshopen.
– Utveckling är att sätta alla saker på plats för att vara redo att genomföra din plan.

Det är som att skriva och redigera. De kräver två olika tankesätt. Du måste ha ett tydligt fokus på det ena eller det andra.

Övning

Om du känner dig nervös i början av en workshop är chansen stor att du inte ägnat tillräckligt med tid åt att öva med ditt team.

Övning är ett bra sätt att få självförtroende och känna efter om det finns några problem i planen. I den ideala situationen skulle du vilja genomföra en pilotworkshop. Men det är svårt att hitta tid för detta (utom om du kör samma workshop flera gånger med olika grupper).

Turligtvis kan du göra teamet redo bara genom att gå igenom planen före sessionen. Se till att alla är klara över vad de ska göra och säga.

(5. Utvärdering)

Utvärdering av hur workshopen gick hjälper dig att uppnå två saker:

1. På projektnivå får du en tydlig förståelse för de problem som måste lösas för att se till att resten av projektet kommer att löpa smidigt;
2. På ett personligt plan är det det bästa sättet att förbättra din förmåga att leda workshops. Det är också chansen att förbättra din förberedelseprocess.

Du kan utvärdera workshopen och processen med ditt team eller på egen hand. Jag uppmuntrar dig att följa feedbackanalysmetoden (jämför förväntningar med resultat) eller clearing sessionsmetoden (upptäck vad som fungerade och vad som inte fungerade).

Det var allt om förberedelseprocessen.

Nu går vi in på arenan. Jag vill dela med mig av några praktiska tips som hjälper dig att genomföra bra workshops.

15 praktiska tips för att genomföra en bra workshop

Start med målet i åtanke

Delge en tydlig vision av vad du vill uppnå med denna workshop.

Det kommer att hjälpa till att få med deltagarna och se till att de förstår vad du förväntar dig av dem.

Start med att kommunicera klarhet om varför, hur och vad

På What If använder vi ett ramverk som kallas Purpose, Process, and Payoff.

Då vi vill , ska vi göra för att komma fram till .-

• Syftet är resultatet. Det är anledningen till att du vill göra den här workshopen, dvs. var du vill vara i slutet av workshopen.
• Processen är det sätt på vilket du kommer att nå dit. Det är en förklaring av vem som gör vad och när.
• Resultatet är resultatet. Det är vad folk kan förvänta sig att få i slutet av processen.

Om du förklarar dessa tre delar för deltagarna kommer du att se till att alla är inriktade på dagordningen och resultatet av workshopen.

Skapa en samarbetsmiljö

Miljön – utrymmet och atmosfären – har ett stort inflytande på oss. I The Checklist Manifesto lyfter Atul Gawande fram ett intressant begrepp som kallas ”aktiveringsfenomenet”:

”Att ge dem en chans att säga något i början verkade aktivera deras känsla av deltagande och ansvar och deras vilja att säga ifrån.”

Ett enkelt sätt att göra detta är att få alla att presentera sig själva på ett engagerande sätt.

Förutom att fråga dem vad de heter och vad de gör på jobbet kan du också fråga dem om: vad som uppmuntrar dem mest i samband med workshopen eller deras bästa minne när de äter ute eller kör bil. Dessa frågor låter naiva, men de uppmuntrar alla att dela med sig av en personlig historia och gör dem mer bekväma.

Gör det interaktivt

Det finns tillfällen i en workshop där du måste förklara begrepp för deltagarna.

Gör även den här delen interaktiv.

Ställ frågor till dem. Gör en övning för att omsätta konceptet i praktiken och låt dem dela med sig av vad de gjort.

Gör övningar på ett strukturerat sätt

Alla övningar följer samma ram som din session. De har ett syfte, en process och ett resultat.

Du informerar om övningen genom att göra följande:

1. Håller deltagarna informerade om syftet;
2. Berätta exakt hur det kommer att gå till: vem som gör vad, när och hur länge;
3. Var tydlig med tidsplaneringen;
4. Förklara vilket resultat du förväntar dig att få när övningen väl är genomförd;
5. Fråga om det finns några frågor.

När övningen är klar kan du göra två saker (beroende på dina mål):

1. Dela tillbaka. Be varje person eller grupp att dela med sig av resultatet av övningen till resten av deltagarna. Det kan vara en chans för dem att bygga vidare på det eller ställa frågor.
2. Debrief. Beroende på sammanhanget för din workshop kan du fråga om det finns några ytterligare kommentarer, om de tyckte att det var roligt/svårt/frustrerande, vad är de viktigaste sakerna de lärde sig, när de kommer att använda den här processen …

Därefter kan du upprepa med nästa övning.

Om du vill att de ska lära sig något…

Det finns tre saker att tänka på när du planerar att lära ut något nytt.

1. Utgångspunkten – Vad vet deltagarna redan om det?
2. Lärandemålen – Vad behöver de veta om det?
3. Användningssammanhanget – Hur kommer de att använda det i framtiden?

Den sista frågan är verkligen viktig.

Om du betonar de situationer där det du lär ut kommer att vara användbart ökar sannolikheten för att deltagarna kommer att komma ihåg det och använda det vid rätt tillfälle.

Hantera teamets energi

Se till att folk är i ett positivt/konstruktivt sinnestillstånd.

På What If använder vi vad vi kallar ”energisers”, vilket är lekfulla aktiviteter (t.ex. att göra en kort teambuilding-övning eller att ställa en ovanlig fråga). Detta bidrar till att hålla energin uppe och skapa en god gruppdynamik.

Det finns många sätt att få människor att slappna av och anta ett konstruktivt tänkesätt. Equal Experts, ett IT-konsultföretag, använder till exempel isbrytarkort.

Du kan också ändra energin i rummet genom att variera aktiviteter: få deltagarna att resa sig upp, gå till ett annat rum, arbeta i par eller reflektera på egen hand…

Var i nuet

Du måste driva gruppen. I en workshop följer varje deltagare din ledning.

Och i olika ögonblick måste gruppen befinna sig i olika tillstånd. Du måste anpassa ditt eget tillstånd för att pricka resten av gruppen.

Att leda en workshop kräver att du spelar olika roller: ibland måste du vara lärare, ibland blir du en coach som underlättar det som händer och ibland är du en ledare som driver hela gruppen i samma riktning.

Vissa aktiviteter kräver mycket energi, medan andra kan kräva att människor är mer reflekterande. Det är upp till dig att få gruppen att nå detta tillstånd.

Var en bra talare

En workshop är inte ett tal eller en föreläsning. Men du måste ha förmågan att vända dig till och engagera dig i en publik.

Jag har här listat mina bästa råd för att tala offentligt. Det viktigaste i en workshop är att du kan göra den interaktiv. Berätta en historia för dem. Ställ frågor. Uppmuntra deltagarna att illustrera de begrepp du delar med dig av med sina personliga erfarenheter.

Det finns en mängd kunskap som deltagarna kan dela med sig av i en workshop.

Använd utrymmet

De flesta workshops slutar med tonvis med saker som sitter fast på väggarna.

Det beror på att vi ofta tänker bäst när vi använder utrymmet runtomkring oss, i stället för när vi begränsar oss till en datorskärm. Jake Knapp, Googler och författare till Sprint, en bok om att leda innovationsworkshops, förklarar detta fenomen:

”Som människor är vårt korttidsminne inte så bra, men vårt spatiala minne är fantastiskt. Ett sprintrum, som är fullt av anteckningar, diagram, utskrifter med mera, drar nytta av det rumsliga minnet. Själva rummet blir ett slags gemensam hjärna för teamet.”

Två saker är viktiga här:

1. Att använda utrymmet och klistra upp saker på väggen hjälper oss att tänka effektivare;
2. Att klistra upp output på väggen uppmuntrar till samarbete, eftersom allt arbete förblir synligt för alla.

Kontinuerligt utvärdera vad som pågår

Där är planen. Och sedan finns verkligheten.

”När jag förbereder mig för strid har jag alltid funnit att planer är värdelösa, men planering är oumbärlig.”
– Dwight D. Eisenhower

Självklart behöver du en dagsplan. Men när du väl är på arenan måste du också förlita dig på din intuition för att hitta de bästa sätten att nå det ideala resultatet.

Det är viktigt att behålla huvudstrukturen. Men eftersom nya saker kan dyka upp måste du också vara flexibel.

Uppmuntra samarbete

Att ha många deltagare innebär att det finns många olika åsikter i rummet. Eftersom syftet med en workshop är att samarbeta är det viktigt att gruppen håller sig öppen.

På ?What If! pratar vi om ”greenhousing”. Detta hänvisar till tre åtgärder: upphäv ditt omdöme, förstå vad personen menar och ge idén näring.

I mina workshops uppmuntrar jag deltagarna att säga saker som ”låt mig bygga vidare på det du sa…”. Läs Sticky Wisdom som går in på detaljer om detta och många andra innovationsbeteenden.

Personer från Pixar talar om ”plussing”. Det är ett liknande tillvägagångssätt men använder en annan metafor:

”Praktiken har byggts upp på de centrala principerna för improvisation, som är: acceptera alla erbjudanden (acceptera idén, förkasta den inte), använd ”ja, och …” i stället för ”ja, men …”, och få din partner att se bra ut.”

I båda fallen är ambitionen densamma: att uppmuntra till samarbete (och behålla en positiv dynamik).”

När någon bara kritiserar en idé och inte erbjuder en alternativ lösning eller ett sätt att förbättra den ursprungliga idén, hjälper han eller hon egentligen inte teamet. Du kan läsa mer om hur man tillämpar tekniker för gruppkreativitet i den här artikeln.

Var försiktig: Det jag sa betyder inte att du ska välkomna alla idéer. Om en idé är irrelevant, hitta ett sätt att fokusera om samtalet. Du vill inte slösa allas tid på en diskussion som är utanför ämnet.

Highlight the progress

Håller deltagarna i minnet om ditt mål i början av workshopen. Berätta sedan för dem om resans rubriker för att visa hur stora framsteg ni har gjort.

Se till att de inser att gruppen gjorde det som behövde göras (svara på viktiga frågor, fatta viktiga beslut…). Och lägg tonvikten på de viktigaste sakerna som de lärde sig.

Håll resultaten framför dem. Det signalerar framsteg. Du kanske till och med vill prata med dem om vad gruppen åstadkom, steg för steg.

Följ upp

När workshopen är avslutad måste du hålla igång momentumet:

1. Höj fram de viktigaste resultaten;
2. Delge resultaten;
3. Förklara nästa steg och understryka tydligt de åtgärder som du förväntar dig av dem (ange ett namn på varje åtgärd och ge dem en tidsfrist).

Njut

Det bästa sättet att genomföra en bra session är att göra den så trevlig som möjligt. Om du tycker om att leda den kommer deltagarna att känna det och det kommer att motivera dem också.