ARARA Operating Procedures Manual
juni 2007 Sida 3.2-1
3.2 MÖTEPROTOKOLL
Vad ska ingå? Robert’s Rules of Order, en handbok för att sköta icke vinstdrivande organisationer, förklarar att protokollet är ett dokument över vad som gjordes vid mötet, inte vad som sades.
Protokollet bör åtminstone innehålla:

1. Namn och typ av möte. Är det ett ordinarie styrelsemöte, ett årsmöte, ett möte med bostadskommittén eller ett särskilt möte. Om det är ett särskilt möte, bifoga en kopia av möteskallelsen som gavs till medlemmen.
2. Datum, plats och tid då mötet inleddes och avslutades.
3. Namn på ordföranden och sekreteraren eller deras ersättare.
4. Namn på de röstberättigade medlemmarna som närvarade och om beslutförhet förelåg. Du kan dela ut en anmälningslista och bifoga den till protokollet.
5. Namn på gäster och deras ämne.
6. Om protokollet från föregående möte godkändes eller korrigerades.
7. Föreslagna motioner. Du måste anteckna:
   • den exakta ordalydelsen av motionen
   • Vem som lade fram motionen
   • Resultatet av omröstningen
8. Rapporter. Anteckna betänkandets namn, namnet på den ledamot som lade fram det och eventuella åtgärder som vidtagits med anledning av betänkandet. Om rapporten var skriftlig, bifoga den eller tala om var den kan hittas. En muntlig rapport kan sammanfattas kort.
9. Andra åtgärder, uppdrag och tidsfrister, resolutioner och rekommendationer kan kortfattat antecknas.
10. Sekreterarens underskrift när protokollet har godkänts.

Sammanfattning av diskussionen
Vissa styrelser kan välja att gå längre än det grundläggande och inkludera ytterligare punkter. En sammanfattning av en diskussion kan till exempel ge en mer fullständig bild av mötet. Detta kan vara till hjälp för medlemmar som inte kunde närvara vid mötet och för dem som tittar tillbaka på organisationens historik. Sammanfattningar, om de ingår i protokollet, bör vara balanserade och inkludera viktiga motsatta synpunkter, även om de inte antas.
Vad man bör utelämna
Protokollet är en faktabaserad redogörelse för verksamheten. Inkludera inte:

• Åsikter eller bedömningar: Lämna bort uttalanden som ”en välgjord rapport” eller ”en hetsig diskussion.”
• Kritik eller hyllningar: Kritik av ledamöter, bra eller dålig, bör inte tas med, såvida det inte sker i form av ett officiellt förslag. Tack eller uttryck för uppskattning bör endast inkluderas om mötesdeltagarna var tydligt överens om det. (Till exempel genom applåder.)
• Diskussion: Om organisationen har valt att inkludera diskussionssammanfattningar, ska du inte personifiera den genom att registrera enskilda personers åsikter.
• Utvidgad upprepning av rapporter:

Godkännande av protokollet
Protokollet blir inte officiellt förrän det har lästs upp och godkänts genom en formell omröstning. De bör läsas upp av sekreteraren vid nästa ordinarie möte. Ordföranden ber då om rättelser och tillägg och begär omröstning.
Medlemmarna kan komma överens om att hoppa över att läsa protokollet högt om medlemmarna har haft tillräckligt med tid på förhand för att läsa det. Detta är ett bra sätt att spara tid och samtidigt hjälpa ledamöterna att förbereda sig inför mötet.
Konfidentiell fråga
I vissa fall kräver ett möte sekretess, t.ex. när känsliga personalfrågor behandlas. I så fall kan styrelsen rösta för ett verkställande sammanträde och begränsa deltagandet till medlemmar och inbjudna gäster. Protokollet från ett verkställande sammanträde läses och godkänns endast av de ledamöter som deltog i det verkställande sammanträdet. Om de vill kan deltagarna välja att göra protokollet tillgängligt för alla medlemmar, men diskussionen måste förbli konfidentiell. Protokoll från verkställande möten förvaras separat från ordinarie protokoll.
Relevanta avsnitt i Kaliforniens lagar:
Titel 1: Företag
Avdelning 2: Lag om icke-vinstdrivande företag
Del 2: Icke-vinstdrivande företag med offentlig vinstsyfte
Kapitel 13: Register, rapporter och inspektionsrättigheter
Avdelning 3: Protokoll, rapporter och inspektionsrättigheter
Artikel 3: Inspektionsrätt
6333. Medlemmarnas, styrelsens och styrelsens kommittéers redovisningsböcker, register och protokoll ska vara
öppna för inspektion på skriftlig begäran av en
medlem till bolaget vid varje rimlig tidpunkt, för ett ändamål som rimligen är relaterat till
denna personens intressen som medlem.
Titel 1: Företag
Avdelning 2: Lagen om icke-vinstdrivande företag
Del 3: Icke-vinstdrivande ömsesidiga förmånsföretag
Kapitel 13: Uppgifter, rapporter och rätt till insyn
Artikel 3: Inspektionsrätt
8333. Bokföringsböcker, register och protokoll från medlemmarna, styrelsen och styrelsens kommittéer skall vara
öppna för inspektion på skriftlig begäran av en
medlem vid varje rimlig tidpunkt, för ett ändamål som rimligen är relaterat till
denna persons intressen som medlem.
Kaliforniens koder kan hittas på följande url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html