Fakturering är avgörande för din advokatbyrås framgång. Men för många advokatbyråer kan fakturering av klienter och jakt på betalningar fortfarande vara en av de mest tidskrävande, repetitiva och fruktade delarna av jobbet.

Enligt 2019 Legal Trends Report registrerar advokater i genomsnitt endast 2,5 fakturerbara timmar per dag, och resten av dagen går åt till en mängd olika uppgifter, bland annat att förbereda och skicka fakturor, bearbeta betalningar och uppdatera trustledgböcker.

Advokatfirmans faktureringsprocess

I många fall ser faktureringsprocessen ut ungefär så här:

1. Företaget tar in en ny klient och öppnar sitt ärende
2. Fakturerbar tid och utbetalningsavgifter/utgifter loggas under hela ärendet
3. I slutet av varje månad (eller i slutet av ärendet, om det är ett kortare ärende), räkningar och utgifter för varje klient och ärende sammanställs i ett utkast till faktura
4. Avokaterna lägger till anteckningar och justerar kostnaderna vid behov och godkänner fakturan
5. En slutlig version av fakturan skapas och skickas till klienterna för betalning
6. Klienterna betalar via de betalningsmetoder som accepteras på företaget
7. Redovisningsteamet skickar uppföljningspåminnelser om försenade betalningar

Men det verkar ganska okomplicerat, finns det gott om utrymme för flaskhalsar och bortkastade kostnader. Om till exempel advokater tar för lång tid på sig att godkänna räkningar eller lägger till för många redigeringar kan det leda till att räkningarna blir försenade när de skickas ut.

Din advokatbyrås faktureringspolicy

För att spara värdefull tid och pengar åt din advokatbyrå är det viktigt att ha en tydlig och standardiserad faktureringspolicy för advokatbyråer. Den ger advokater och personal något att hänvisa till och håller alla i synk.

Om du skriver en policy för första gången bör du tänka på:

• Hur fakturerar din firma kunderna?
• Var ser du flest fel?
• Vilka steg i processen orsakar de största flaskhalsarna?

Med detta i åtanke kan du följa dessa steg för att skriva en effektiv faktureringspolicy:

1. Ge en mall och riktlinjer

Dessa bör inkludera när fakturor ska skickas, hur långa beskrivningar som ska vara, vilka typer av utgifter som måste inkluderas på fakturor och vad som ska skrivas av, samt eventuella standardiserade inledande meddelanden på fakturor, om det behövs.

2. Skriv ut flödet i din advokatbyrås faktureringsprocess

Vilka advokater i ett ärende behöver granska en faktura? I vilken ordning? Skickas fakturorna med post eller elektroniskt? Vem måste informeras när en räkning skickas ut? Skriv ut hela din process från början till slut så att det inte uppstår någon förvirring.

3. Ställ krav på granskning av fakturor

Det är bra att be advokaterna att använda ett specifikt system, till exempel ditt program för hantering av juridisk praxis, för att genomföra granskningar elektroniskt. Detta bidrar till att påskynda processen och ger mindre utrymme för fel; du kan till och med använda programvara för automatisering.

4. Integrera ekonomiteamet med din faktureringsprocess

Säkerställ att din revisor eller ditt ekonomiteam vet när fakturor skickas, vad som fortfarande behöver samlas in och vad som skrivs av.

5. Inkludera en standardprocess för tvister och indrivning

Låt inte obetalda räkningar ligga kvar i månader. Ju längre du väntar, desto mindre sannolikt är det att dina kunder kommer att betala, så ha en tydlig inkassoprocess. Lägg upp vem som behöver följa upp obetalda räkningar och när. Ha ett standardbrev eller e-postmeddelande som ska skickas för att be om betalning.

Om en klient bestrider en räkning, vet du vem som ska granska tvisten och tillhandahålla ramar för att lösa problemet.

6. Ha en offentlig faktureringspolicy för kunder

Dina kunder bör ha klart för sig din faktureringspolicy, så att de har klart för sig att:

• Hur ofta de kommer att faktureras
• När fakturorna kommer
• Vilken typ av betalning som förväntas
• Hur snart de behöver betala
• Konsekvenserna av försenade betalningar

Skriv ut detta tydligt och gör det tillgängligt för alla nya kunder.

Fakturakrav

Om du arbetar med ett större företag kan det finnas strikta fakturakrav som rör allt från när fakturor måste skickas till hur fakturor måste formateras. Men även om du inte arbetar med stora företag bör du ändå hålla dig till en standarduppsättning av fakturakrav. Detta kommer att säkerställa konsekvens för dina klienter’och hålla faktureringsprocessen smidig.

Fakturabeskrivningar

Rättsbyråers fakturabeskrivningar bör varken vara för långa eller för korta. De bör ge rätt mängd sammanhang och information för att klienten ska vara nöjd med att de har fått det värde de betalar för. Tydliga faktureringsbeskrivningar leder till färre tvister senare i ett ärende.

Beskrivningar av faktureringstiden kan se ut som:

• ”Träffade klienten för att gå igenom testamenten och svara på frågor”
• ”Juridisk forskning för att stärka argumenten inför nästa månads förhör”
• ”Pratade med klienten om och spelade in fakta i fallet”

Avokatbyråers faktureringskoder

Särskilt från beskrivningar anger faktureringskoderna – på en hög nivå – vilka aktiviteter eller utgifter en klient faktureras för.

Exempel på koder kan se ut som:

• Möte
• Utkast/revisioner
• Forskning

Dessa koder bör åtminstone vara konsekventa inom din firma. Ett annat sätt att göra detta är att använda standardiserade faktureringskoder enligt nedan.

LEDES fakturering

Om din advokatbyrå arbetar med större klienter kan din faktureringsprocess innehålla ett extra steg: Om du har en större kundkrets kan det till exempel innebära ett extra steg i faktureringen: formatera dina fakturor så att du använder LEDES-faktureringskoder för tids- och utgiftsposter.

LEDES, eller Legal Electronic Data Exchange Standard, är ett standardformat för elektronisk juridisk fakturering som använder särskilda formatriktlinjer. Det gör det lättare för stora organisationer att hantera stora mängder filer och data, och bedöma fakturor, eftersom alla kommer att kodas i samma format.

Sannolikt kommer du inte att behöva tillhandahålla LEDES-formaterade fakturor, såvida inte din klient specifikt ber om det. Det är dock värt att kontrollera om du arbetar med ett företag eller en större kund.

Du kan också använda UTBMS-koder (Uniform Task-Based Management System Codes) för att ge ytterligare detaljer på en LEDES-faktura.

Skapa en fakturamall

Om du inte är säker på var du ska börja med standardfakturakrav finns det gott om fakturamallar. Programvarusviter som Freshbooks tillhandahåller en utmärkt faktureringsmall för advokatbyråer. Du kan också skapa anpassade fakturamallar genom att använda fakturateman i Clio.

Topptips för att förbättra faktureringsproduktiviteten

1. Ställ upp förväntningar med klienterna på förhand om ditt företags faktureringsprocess och policyer

God fakturering handlar om tydlig kommunikation med klienterna. En faktura är inte bara en faktura: Det är ett verktyg för att kommunicera det värde du ger dina juridiska klienter.

Avhängigt av ditt verksamhetsområde kan det vara en av de dyraste sakerna som din klient någonsin gör att anlita en advokat. Skona dem från oväntade räkningar: Ställ tydliga förväntningar på vad klienterna kan förvänta sig att se på fakturorna, när de får dem och hur de ska kunna betala.

2. Spåra din tid när du arbetar för att få en mer exakt fakturering

Om du någonsin har satt dig ner i slutet av en arbetsdag och försökt komma ihåg exakt var din tid tog vägen, vet du hur svårt det är att få allting registrerat på en faktura. Använd en tidtagare för att spåra din tid medan du arbetar och gör anteckningar för att se till att kunden får en kristallklar bild av det värde du har tillhandahållit. Detta är det bästa sättet att se till att ingenting missas och att varje tidsregistrering är korrekt.

3. Använd tydliga beskrivningar

Dina fakturor till kunderna ska vara lätta att förstå, men det betyder inte att de ska sakna detaljer. Beskriv tydligt allt du har gjort för din kund: En post för ett 15-minuterssamtal för att gå igenom fallet utan något sammanhang kan få en klient att känna sig förvirrad eller orolig över debiteringen.

Överväg: Katy Young från Ad Astra Law Group prioriterar att lägga till tydlighet och detaljer i fakturorna eftersom hon anser att det skapar förtroende – vilket gör hennes klienter mer villiga att betala.

4. Fakturera ofta och konsekvent

Med rätt system kan fakturor och påminnelser skickas ut snabbt, så att det inte finns någon anledning att skjuta upp faktureringen av dina klienter. Att skicka ut mindre fakturor konsekvent kan minska chocken av en stor oväntad faktura. Dessutom har du den extra fördelen att du uppmuntrar ett jämnare kassaflöde för ditt företag

5. Automatisera, automatisera, automatisera

Det finns gott om programvara som hjälper till att automatisera rutinuppgifter, så att du kan lägga din tid och energi på sådant som inte kan automatiseras, som att besvara svåra frågor eller ge dina klienter sinnesro.

För att implementera någon programvara bör du notera att processen bör komma före tekniken. Förstå knutarna i dina faktureringsprocesser och titta sedan på verktyg som kan hjälpa till att förbättra dem.

Några exempel är:

• Användning av programvara som Clio Manage för att generera utkast till fakturor på några minuter
• Användning av automatiska påminnelser om fakturor i Clio Manage för att automatiskt skicka utestående saldon till dina kunder och fakturera mottagare baserat på ett schema som du kan anpassa
• Acceptera kreditkortsbetalningar för att få betalt snabbare

Inställ rätt taxor för ditt företag

För att börja beräkna ditt företags faktureringstaxor, Läs den här artikeln om hur du beräknar din timtaxa utifrån dina kostnader för verksamheten och det antal fakturerbara timmar som du räknar med att registrera under ett år (om din firma fakturerar per timme i stället för via fast avgift eller villkor). Kontrollera sedan hur väl din valda taxa stämmer överens med marknadspriserna.

Här är en titt på riktmärken för advokaters timpriser från 2019 Legal Trends Report, inklusive faktiska priser och priser justerade för levnadskostnader i varje delstat:

Varje intressant statistik:

• Den högsta genomsnittliga timdebiteringen per delstat var 346 dollar per timme i New York
• Den lägsta genomsnittliga timdebiteringen per delstat var 158 dollar per timme i West Virginia
• Den högsta genomsnittliga timdebiteringen per verksamhetsområde var oavgjort mellan konkursjurister och jurister inom immaterialrätt med 340 dollar per timme
• Den lägsta genomsnittliga timdebiteringen per verksamhetsområde gällde för ungdomsrätt med 87 dollar per timme.

Om du ligger lågt jämfört med din delstats genomsnittliga faktureringssatser för företag bör du överväga att höja dina taxor. Om dina taxor är högre, tänk noga på hur du ger extra värde till dina klienter så att taxan blir meningsfull.

I slutändan ska du dock komma ihåg att den taxa du tar ut i viss mån är upp till dig själv. Om du vill ta ut lite mindre för att hålla de juridiska tjänsterna överkomliga för andra i ditt samhälle är det helt okej.

Goddag, fakturerbara timmar: alternativa faktureringsarrangemang

Vad är fakturerbara timmar? Detta har länge varit föremål för debatt bland advokatbyråer. Praxis lever och frodas, men många advokater förespråkar att detta inte är det bästa sättet att ta betalt för juridiska tjänster – åtminstone inte för alla verksamhetsområden.

Här är några alternativa faktureringsarrangemang:

Abonnemangsbaserad advokatbyrå

Med en abonnemangsbaserad byrå förser du klienterna med juridiska tjänster efter behov mot en fastställd månatlig abonnemangsavgift. Detta upplägg fungerar bra för småföretagskunder som kan behöva regelbunden hjälp med varumärkesansökningar, proaktiva åtgärder för skydd av immateriella rättigheter, transaktioner med mera.

Detta leder till en mer förutsägbar inkomst för din firma och smidigare arbetsförhållanden. Det kan vara en utmaning att få klienterna att köpa in idén om de är vana vid den debiterbara timmen, men det är värt det.

Glidande avgifter

Om du arbetar med klienter med lägre inkomster kan det vara lämpligt med glidande avgifter. Klienterna betalar avgifter baserat på sin hushållsinkomst i stället för en standardtaxa. Detta tillvägagångssätt kan hjälpa ditt företag att få tillgång till fler klienter genom att göra dina tjänster mer överkomliga.

Obundna tjänster

Tanken på ”obundna” juridiska tjänster hänvisar till representation i begränsad omfattning. Advokaten med begränsad omfattning och klienten kommer överens om att definiera advokatens engagemang i deras fall. De juridiska tjänsterna kan variera mycket beroende på vilka uppgifter man kommit överens om, både i tvistemål och transaktionsärenden. Exempel kan vara att utvärdera ett ärende eller en transaktion, ge begränsad vägledning i samband med tvister eller transaktioner eller föreslå att domstolshandlingar eller transaktionshandlingar ska utarbetas.

Fasta arvoden

Om du har möjlighet att exakt fastställa hur mycket arbete som krävs för vissa typer av ärenden kan fasta arvoden vara en utmärkt metod för fakturering. De skapar klarhet om kostnaderna på förhand och är en form av värdebaserad fakturering – det vill säga att du fakturerar baserat på det värde du ger din klient, snarare än att du säljer din tid som handelsvara.

Det finns förstås en viss risk för att underskatta det arbete som krävs för ett ärende och sätta arvodena för lågt. Men med en noggrann avgränsning av ärendet kan fasta arvoden utgöra ett utmärkt alternativ till den debiterbara timmen.

Avgifter för oförutsedda händelser

Med avgifter för oförutsedda händelser finns det möjlighet att hjälpa klienter som inte har råd med en advokat, eftersom du betalas med en procentandel av de pengar som betalas ut till klienten om ärendet vinner. Beroende på fallet kan detta belopp vara ganska stort.

Det finns naturligtvis också en risk att du inte får betalt för ditt arbete. Men om du kan stå ut med risken är fakturering på basis av villkor ett utmärkt sätt att bygga upp en lönsam praktik och betjäna dem som annars kanske inte skulle ha råd med dina tjänster.

Notera: Villkorliga arvoden är förbjudna för vissa typer av ärenden, så dubbelkolla din stats etiska regler innan du bestämmer dig för att fakturera på basis av villkor.

Evergreen retainers

Evergreen retainers förenklar processen att få betalt i tid. Så här fungerar det: Din klient tillhandahåller en ursprunglig förskottsbetalning som hålls i förtroende och mot vilken de juridiska tjänsterna faktureras – och när deras förtroendekonto når ett förutbestämt minimisaldo fyller de på medlen.

Nyckeln till framgång här är att meddela klienterna när förtroendemedlen når eller understiger minimisaldot. I det här fallet kan tekniken hjälpa till genom att automatisera meddelanden när en klients förtroendekapital sjunker under minimisaldot.

Betalningsplaner

Med tanke på att 44 % av advokatbyråerna uppger att klienterna inte betalar sina räkningar på grund av att de inte har tillräckligt med pengar för att betala på en gång, enligt 2017 års rapport om juridiska trender, kan det vara till stor hjälp att erbjuda betalningsplaner för att se till att din byrå får betalt.

Innan du börjar, skapa tydliga riktlinjer för när du ska erbjuda betalningsplaner, utarbeta en avtalsmall för att bestämma hur betalningarna ska samlas in, vilka betalningssätt som ska accepteras och vad som händer när en betalning är försenad.

Sedan kan du inrätta ett system för fakturering av klienter och insamling av medel för att hjälpa till att automatisera det repetitiva arbetet.

Relaterade avgifter och pristransparens

När det kommer till etik och fakturering är tydlighet viktigt. I regel 1.5 i ABA:s modellregler för yrkesetik anges att en advokat inte får ta ut en ”orimlig avgift” eller ett ”orimligt belopp för utgifter”. ABA anger åtta faktorer att ta hänsyn till när man avgör om en avgift är rimlig, bland annat avgifter som tas ut för liknande juridiska tjänster, advokatens rykte och eventuella tidsbegränsningar.

En bästa praxis är att göra dina fakturor så tydliga och exakta som möjligt. Om du fakturerar per timme ska du ge tydliga och detaljerade anteckningar om det utförda arbetet. Om du fakturerar via fast arvode eller villkor, se till att du har ett gediget resonemang om varför dina arvoden är rimliga.

Om du bor i Storbritannien måste du tänka på SRA:s regler om pristransparens, som anger att prisinformation måste tillhandahållas i ett tydligt och lättförståeligt format. Andra krav inkluderar behovet av att tillhandahålla en totalkostnad, förklara grunden för dina avgifter och kommunicera vad som ingår och inte ingår i dina tjänster.

Fakturering, rapportering och övervakning

För att hålla din faktureringsprocess på rätt spår måste du hålla ett vakande öga på utestående saldon, betalningar och intäkter. Här är några rapporter som du kan använda för att övervaka din advokatbyrås ekonomiska process och hålla faktureringsprocessen smidig:

Rapport om kundfordringar

Rapporten om kundfordringar hjälper företag att fastställa utestående belopp på alla öppna och förfallna fakturor per användare, per klient och per ärende. Rapporten innehåller uppgifter om förfallna belopp på godkända utestående fakturor, delbetalningar som gjorts mot dessa belopp och kreditnotor som tillämpats på fakturor.

Redovisningsrapport för åldrande av fordringar

Redovisningsrapporten för åldrande av fordringar hjälper företag att spåra obetalda räkningar. Den delar in förfallna fordringar i åldersgrupper (t.ex. obetalda räkningar som är 1-30 dagar gamla, 31-60 dagar gamla och 61-90 dagar gamla). Detta gör att du kan få betalt snabbare genom att effektivt följa upp kunder vars fakturor är försenade.

Rapport om faktureringshistorik

Rapporten om faktureringshistorik ger en detaljerad översikt över öppna fordringar, förfallna fordringar och betalda fakturor. Detta ger en fullständig historik över dina klienters fakturering.

Sammanfattningsrapport för ärendebalans

Sammanfattningsrapporten för ärendebalans ger din advokatbyrå en ögonblicksbild av utestående fordringar, samt hur mycket som är pågående arbete och pågående utgifter, per ärende eller per klient. Den gör det möjligt för din firma att titta på vilka framtida intäkter som återstår att samla in för varje ärende.

Rapport om fakturabetalningar

Rapporten om fakturabetalningar ger firmor en detaljerad översikt över betalningar på fakturor för enskilda ärenden som gjorts till enskilda tjänste- och utgiftsposter, och de användare som är ansvariga för dessa poster.

Inkomstrapport

Inkomstrapporten hjälper ditt företag att visualisera och kvantifiera viktiga resultatmått per användare, per klient och per ärende. Rapporten innehåller detaljer om timmar, kostnader och skatter i form av ej fakturerade, fakturerade och inkasserade belopp.

Hur du får betalt snabbare

Avokatbyråer upplever ofta att det tar för lång tid att få betalt. Och om man tittar tillbaka på 2019 Legal Trends Report så betalas 14 % av alla timmar som faktureras till klienter aldrig.

Här är fyra tips för att förbättra indrivningen på din advokatbyrå.

1. Förbättra din tidredovisning

Ett av de viktigaste sätten att förbättra kassaflödet är att införa noggranna vanor för tidredovisning och registerhållning. Hur kan du driva in fakturerad tid om du inte har registrerat den? Gör anteckningar om vad du gör, granska utgående samtal och e-post och, som nämnts ovan, spåra tiden när du gör det.

2. Fakturera konsekvent

Tänk en stund på hur du hanterar räkningar i ditt privatliv. När dessa räkningar kommer vid en förutsägbar tidpunkt kan du budgetera därefter och betala dem i tid. När räkningarna är oförutsägbara och inkonsekventa är det svårare att hålla koll på saker och ting.

Att skicka ut räkningar i tid, vid samma tidpunkt varje månad, hjälper din firma att samla in pengar snabbare.

3. Skicka regelbundna påminnelser

Lämna inte bortglömda räkningar för advokatbyråer. Gör det till en vana att skicka regelbundna påminnelser till klienter som inte har betalat. Genom att automatisera denna process kan du spara tid och pengar.

4. Acceptera kreditkortsbetalningar

Om du fortfarande ber dina klienter att betala med check kan du be dem att använda en betalningsmetod som de inte har använt på flera år (eller som de aldrig har använt). I den digitala eran förväntar sig kunderna bekväma betalningsalternativ online. Som advokat kan du ge dem detta alternativ med kreditkortsbetalningar online.

Det krävs bara lite noggrannhet för att se till att du accepterar kreditkortsbetalningar enligt etiska regler.

Juristbyråer behöver en kreditkortsbehandlare som inte tillåter återkrav på förtroendekonton och som inte tar ut avgifter från förtroendekonton. Om en klient bestrider en avgift som resulterar i en återföring och kreditkortsföretaget tar ut pengar från ett samlat förtroendekonto kan detta leda till en etisk överträdelse.

I vanliga fall innebär detta att du måste använda en kreditkortsbehandlare som är skräddarsydd speciellt för advokater, t.ex. Clio Payments.

Bend Law har funnit att användningen av Clio Payments-programvaran hade avsevärt förbättrat deras fakturerings- och inkassoprocess:

Programvara för fakturering av advokatbyråer

Investering i en programvara för fakturering av advokatbyråer gör stor skillnad i hur du spenderar din tid – och minskar risken för fel.

Clio Manage gör det enkelt att skapa märkesfakturor och skräddarsydda faktureringsplaner, och att acceptera betalning med kreditkort. Den hanterar funktioner för förtroendebokföring och integrerar även med dina favoritbokföringsprogram, inklusive QuickBooks Online, Xero och Klyant – så att du kan hålla all din ekonomiska information synkroniserad.

Investering i juridisk faktureringsprogramvara för att hjälpa din process att löpa smidigare kan vara ovärderlig för ditt företag: Chris Trebatoski på Treblaw LLC skickar ut alla sina räkningar varje månad på bara 15 minuter med Clio – en uppgift som brukade ta honom mycket längre tid på en större byrå.

”Jag spenderar mindre tid på att göra mina tidsregistreringar och skicka ut mina räkningar med Clio än vad jag spenderade på att vara ordförande för fakturering och indrivning på en stor advokatbyrå, då jag ringde andra advokater och bad dem säga: ”Kan du skicka ut din räkning?”””, säger han.

Det är återigen avgörande att du tänker på din process före tekniken. Var inte rädd för en inlärningskurva, programvara som Clio Manage är mycket intuitiv, och en liten investering i att lära sig hur den fungerar kan ge en livslång förenklad faktureringspraxis för din advokatbyrå.

Anmärkning: Informationen i den här artikeln gäller endast för amerikanska byråer. Det här inlägget tillhandahålls endast i informationssyfte. Den utgör inte juridisk, affärsmässig eller bokföringsmässig rådgivning.